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So setzt Drees & Sommer BIM im Facility Management ein

Drees & Sommer Österreich nutzt das neue BIM-Feature von PlanRadar, um im Facility Management die Effizienz zu steigern. Am Beispiel des Referenzprojekts BUWOG Forsthausgasse zeigt das Unternehmen, wie die Digitalisierung den Betrieb von Gebäuden unterstützt. Im Gespräch geben Drees & Sommer Österreich Geschäftsführer Georg Stadlhofer und PlanRadar-Gründer Domagoj Dolinsek Einblicke in die Zukunft der Immobilienbranche.

 

Wer ist und was macht Drees & Sommer?

Georg Stadlhofer: Drees & Sommer ist ein internationales Beratutungsunternehmen für das Planen, Bauen und Betreiben von Immobilien. Wir begleiten Bauherren und Großbauvorhaben bei den Umsetzungen ihrer Baumaßnahmen. Das machen wir schon seit 1970.

PlanRadar wurde 2013 gegründet. Wie kam es zur Gründung, und wo steht das Unternehmen heute?

Domagoj Dolinsek: PlanRadar wurde gegründet, um Personen auf Baustellen und im Büro miteinander zu verbinden. Heute sind wir international und an sieben Standorten vertreten, wo wir unsere international tätigen Kunden wie Drees & Sommer lokal vor Ort unterstützen.

Welche Potenziale bestehen aus ihrer Sicht, um mittels Digitalisierung und BIM das Facility Management deffizienter zu machen?

Georg Stadlhofer: Die Potenziale sind sehr groß. Der gesamte Betriebsprozess einer Immobilie ist bereits sehr digitalisiert. Ohne digitale Tools wäre der Betrieb von komplexen Immobilien nicht möglich. Trotzdem sehen wir häufig Systembrüche. Das betrifft zum Beispiel die einzelnen Lebenszyklusphasen von der Planung über den Bau bis zum Betrieb. Dort gehen Daten verloren. Aber auch innerhalb des Betriebsprozesses, beispielsweise bei Betreiberwechseln, oder einfach, weil eine Immobilie schon in die Jahre gekommen ist. Dabei helfen entsprechende Tools und Prozesse, um die Datenqualität sicher zu stellen und hoch zu halten und die Effizienz im Gesamtprozess zu garantieren.

PlanRadar hat im September 2020 ein BIM-Feature auf den Markt gebracht. Entwickelt wurde es aufgrund zahlreicher Kundenfeedbacks. Welche Potenziale sehe Sie aus Ihrer Sicht?

Domagoj Dolinsek: Es besteht die Notwendigkeit, Informationen in einem Modell zu verknüpfen, um eine noch eindeutiger Informationsbasis im gesamten Ablauf zu schaffen. Die Herausforderung dabei ist, alle Phasen eines Immobilienprojekts abzudecken. Hier ist unser Ansatz, BIM im Facility Management, aber auch im Zuge der Gebäudeerrichtung so einfach wie möglich einzubinden. Denn diese Prozesse sind sehr komplex. Unser Anspruch ist, die Applikation den Nutzern so einfach wie möglich zu machen. Denn nur dann ist die Akzeptanz durch die Anwender gegeben.

Drees & Sommer Österreich ging vor einiger Zeit eine Zusammenarbeit mit PlanRadar ein. Wie kam es dazu?

Georg Stadlhofer: Unser Selbstverständnis ist das eines Innovationsführers. Wir beschäftigen uns intensiv damit, wie wir unsere Prozesse effizienter gestalten können. Eine unserer Herausforderungen ist, dass wir Bestandsgebäude für die Bewirtschaftung fit machen und in ihrer Qualität beurteilen müssen. Pro Jahr wird rund ein Prozent des Immobilienbestands in Österreich neu gebaut. Rund 70 bis 80 Prozent sind nicht digitalisiert. Mit PlanRadar können wir diese Liegenschaften in eine digitale Zukunft bringen. In der Branche ist es sehr wichtig, dass man zu den innovativen Unternehmen Kontakt hält. Und so hat sich mit PlanRadar eine fruchtbare Zusammenarbeit ergeben

BIM erlaubt maximale Übersicht im Facility Management

Was kann man von PlanRadar dabei erwarten?

Domagoj Dolinsek: Die Idee dahinter ist, dass wir bereits die Bestandsaufnahme und vorgelagert die Ausschreibung unterstützen. Nutzer haben das Bestandsobjekt vor Ort und stellen mit PlanRadar bei der Begehung den IST-Zustand fest. Das kann man „konventionell“ auf digitalen 2D-Plänen oder auch im BIM-Modell machen. Dort kann man die notwendigen Dinge verorten. Darin liegt der Schlüssel. Je eindeutiger die Informationen sind, desto effizienter und kostenschonender kann das Projekt abgewickelt werden. Da setzen wir durch eine einfache Nutzung und einfach strukturierte Daten an. Der Rest kann mit unseren Partnern weitergeführt werden.

Und das ist in der Immobilienbranche bisher nicht der Fall gewesen?

Georg Stadlhofer: Das ist richtig. BIM ist im Facility Management noch nicht so angekommen, wie wir uns das bislang erhofft hatten. Wir sind angetreten, das BIM-Versprechen erstmals und endgültig einzulösen. Man hat sich von BIM im Facility Management viel erwartet. Das Versprechen war, dass man durch BIM alle relevanten Daten bekommt und dass das den Betrieb viel einfacher macht. Aber es ist nur soviel da, wie zuvor hinzugefügt wird. Der Planer hat in der Regel nicht die notwendige Erfahrung, welche Informationen und Daten für den Betrieb eines Objekts erforderlich sind. Darum sind wir gefordert, um festzulegen, was gebraucht wird. Eine andere Herausforderung war bisher, dass BIM-Modelle für den Betrieb nur schwer zugänglich waren. Es war bislang nicht einfach, mit BIM-Modellen zu arbeiten. PlanRadar ist diesbezüglich bei der einfachen Handhabung und Visualisierung ein Vorreiter. Das macht uns in der täglichen Arbeit viel Spaß, dass man im Modell schneller Fehler identifizieren und Informationen hinterlegen kann. Dadurch können wir den Betrieb in eine digitale Zukunft führen.

Gibt es ein praktisches Beispiel, wie der Einsatz von BIM im Facility Management aussehen kann?

Georg Stadlhofer: Ein konkretes Projekt für BIM im Facility Management ist eine Wohnhausanlage der BUWOG in Wien, wo wir gemeinsam mit PlanRadar eine Anlagenaufnahme durchgeführt haben. Innerhalb von zwei Tagen haben wir über 3.000 Datenpunkte in PlanRadar erfasst und damit die Grundlage für ein effizientes und kostengünstiges Facility Management geschaffen. Das spannende ist, diese Daten weiterzuverarbeiten. Wir haben die Möglichkeit, direkt aus dem BIM-Modell per Knopfdruck Ausschreibungsunterlagen zu generieren. Damit kann der Facility Management Dienstleister unmittelbar ein Angebot erstellen. Das wird dazu beitragen, dass Planer künftig auch auf die Themen des Betriebs achten. Und wir werden darauf schauen, dass diese Daten auch in den Betrieb gelangen.

Mit PlanRadar Mängel, Wartungsbedarfe und andere Sachverhalte direkt im BIM-Modell verknüpfen

Wie lange hätte beim BUWOG-Projekt die Datenaufnahme mit konventioneller Methodik gedauert?

Georg Stadlhofer: Die Datenaufnahme hätte mit konventionellen Methoden wahrscheinlich nicht viel länger gedauert. Was aber viel länger gedauert hätte, wären die Vorbereitung und insbesondere die Nachbearbeitung gewesen. Wenn wir mit PlanRadar die Daten erfasst haben und aus dem Objekt herausgehen, sind wir sozusagen schon fertig. Wir können auf Knopfdruck einen Bericht aus dem Tool ziehen, und das war’s. Früher musste man hingegen mühsam Notizen und Listen nachbearbeiten, wodurch wir im Vergleich sicher das doppelte an Zeit aufwenden mussten.

Gibt es Kostenrechnungen, wie viel es kostet, bei neuen Portfolien alle Daten zusammenzutragen, was durch BIM vermieden werden könnte?

Georg Stadlhofer: Das hängt grundsätzlich vom Portfolio ab. Aber rund 10 bis 15 Prozent des Jahresauftragsvolumens für einen Dienstleister wie Hausverwalter werden für die Neuorganisation aufgewendet. Unser Ziel ist, einen durch verschiedene Tools und BIM im Facility Managment Datenpools zu schaffen, die qualitätsgesichert für alle Immobilien vorliegen und dieDienstleister abrufen können. Dort finden sie alle Daten und Prozesse, die Sie für die rasche Neuorganisation benötigen. Das würde der gesamten Branche einen großen Effizienzgewinn bringen. Wir würden dadurch Kosten minimieren und auch sicherstellen, dass Daten am Ende der Vertragslaufzeit wieder in derselben Qualität eingepflegt werden. Das würde eine durchgehende Dokumentation des Gebäudebestands ermöglichen.

Arbeitet Drees & Sommer Österreich bei allen Projekten mit BIM-Modellen?

Georg Stadlhofer: Nein. Wenn Sie ein kleines Projekt durchführen oder eine Sanierung oder einen Umbau im Bestand haben, benötigen Sie BIM noch nicht. Aber BIM ist die Zukunft des Planens und Bauens. Es wird daran kein Weg herumführen. In der Planung bringt es unglaubliche Effizienzsteigerungen. Auch die regulativen Rahmenbedingungen werden dafür in Zukunft sicher geschaffen und angepasst werden. Wir sehen bereits heute, dass die Modellierung von Gebäuden viele Vorteile mit sich bringt, was zum Beispiel Verbräuche und Energiesimulationen betrifft. Was wir sicherstellen wollen, ist, dass Datenmodelle schon von Beginn vollständig aufgesetzt und im Betrieb genutzt werden.

Wie sieht es bei BIM im Altbestand aus, wo es keine entsprechenden Pläne gibt?

Georg Stadlhofer: Im Bestand ist es oft einfacher, nicht das ganze Gebäude nachzumodellieren, sondern sich die Sache direkt vor Ort anzusehen. Wir sehen aber, dass Lösungen in Entwicklung sind, mit denen auch bestehende Objekte modelliert und aufgenommen werden können. Da haben wir zwar noch einen Weg zu gehen. Aber in rund 10 Jahren werden wir auch dafür eine Lösung haben.

Eine große Schwierigkeit besteht auch darin, die Datenkontinuität im Planen, Bauen und Betrieb herzustellen?

Georg Stadlhofer: Genau. Die Immobilienwirtschaft ist leider noch immer sehr stark in den einzelnen Silos Planen, Bauen und Betreiben konzentriert, wo es starke Systembrüche gibt. Aber die Digitalisierung wird uns dabei helfen, das in den nächsten 5 bis 10 Jahren zu überbrücken.

Wie sieht denn ein typischer Workflow im Facility Management mit BIM und PlanRadar aus?

Domagoj Dolinsek: Die Objektbetreuer können mit der App vor Ort auf der Basis von Plänen und BIM-Modellen Informationen erfassen. Zum Beispiel in Form von Texten oder Fotos. Wenn man also zum Beispiel eine Maschine oder technische Anlage hat, werden alle Informationen zentral und strukturiert gesammelt und an die Verantwortlichen wie etwa Elektriker oder Haustechniker weitergeleitet. Durch eine rasche Kommunikation steigt die Effizienz von Prozessen, wodurch die Kosten im Gebäudebetrieb gesenkt werden.

Lassen sich die Einsparungspotenziale durch BIM im Facility Management und im Betrieb von Immobilien beziffern?

Georg Stadlhofer: Wenn Sie Ihre Daten und Dokumente im Betrieb im Griff haben, sparen Sie bis zu 10 Prozent der Bewirtschaftungskosten. Wir sehen immer wieder, wie aufwendig es ist, wenn Eigentümer und Betreiber Ihre Daten strukturieren müssen. Da müssen Listen abgearbeitet werden, man muss Informationen nachgehen und all das ist sehr aufwendig. Daraus ergeben sich auch Fehlerpotenziale. Es erfolgen zum Beispiel Wartungen an Anlagen, die noch in der Gewährleistung sind. Oft erfolgen Wartungen auch mehrmals, oder Fehler in Anlagen werden nicht rechtzeitig erkannt. Das sind Dinge, die im Betrieb häufig durch eine fehlende Datenqualität verursacht werden. Dieses Thema ist im Facility Management kein neues. Seit den 1980ern gibt es ja schon Tools dafür. Was heutige Lösungen wie PlanRadar ermöglichen, ist, dass wir uns diese ganzen Arbeiten viel einfacher machen. Es ist intuitiv, ich muss dazu kein riesen IT-Projekt bei mir im Haus machen. Ich kann damit unmittelbar arbeiten und das bringt uns einen deutlichen Effizienzgewinn.

Die einfache Nutzung ist also der Schlüssel. Was kann sich ein Anwender erwarten und wie integriere ich PlanRadar in bestehende Systeme?

Domagoj Dolinsek: Wir legen seit Beginn großen Wert darauf, dass wir uns über Schnittstellen mit bestehenden Systemen integrieren können. Seien es Kostenverwaltungsprogramme oder Plattformen zur Dokumentanablage. Wir wollen keine Insellösung sein, wir wollen zur Einfachheit verhelfen und bestehende Abläufe optimieren.

Zu wie vielen CAFM-Systemen hat PlanRadar Schnittstellen?

Domagoj Dolinsek: Wir können jedes am Markt erhältliche System integrieren. Es ist möglich, Informationen aus PlanRadar zu exportieren, aber auch aus anderen Softwarelösungen in PlanRadar zu importieren.

Wie lange benötigt man für die Implementierung?

Domagoj Dolinsek: Die Umsetzung ist einfach. Das Wesentliche ist, wie man es macht. Wer ist in den Prozess involviert? Welche Personen müssen eingebunden werden? Sind meine Prozesse dafür geeignet? Es ist eine gute Vorarbeit notwendig. Die Umsetzung erfolgt dann sehr rasch.

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