Base de connaissances – Modèles

 

Modèles de base

Les modèles de base vous permettent d’exporter des informations issues de tâches dans des modèles de rapports (tels que des rapports d’inspection, des rapports de défaut, des formulaires supplémentaires, des messages évoquant le degré d’avancement, des messages en tout genre, etc.) au format PDF que vous pourrez ensuite modifier si nécessaire. Dans cette rubrique, vous pouvez notamment personnaliser la page de garde ou la page finale ou utiliser votre propre logo.

Passez votre curseur sur le menu « Modèles », et cliquez sur « Rapports de tâches » pour avoir un aperçu de vos modèles. Vous pourrez alors créer et modifier des modèles, ainsi que l’exportation de projets au format PDF si nécessaire.

 

  1. Créer un modèle (pour en savoir plus, voir « Créer un modèle »).
  2. Barre de recherche
  3. Copier, modifier ou supprimer un modèle (voir „Gérer les modèles “ pour en savoir plus).

 

CRÉER UN MODELE DE BASE

Pour créer un nouveau modèle, suivez la procédure suivante :

  1. Passez votre curseur sur le menu « Modèles » et cliquez sur « Rapports de Tâches ».
  2. Cliquez sur le bouton « Créer un modèle » pour créer un nouveau modèle. Choisissez alors modèle de Base.
  3. Masque de saisie : vous pouvez déterminer quelles informations relatives à un projet ou à une tâche doivent figurer dans l’export, par exemple des photos ou un historique. Il est également possible de créer un sommaire, de définir la page de garde ou la page finale ou d’ajouter un en-tête (par exemple le logo de l’entreprise).
  4. Enregistrez le modèle ou annulez le processus de création.

 

Modifier les caractéristiques d’une tâche :

Vous avez également la possibilité de définir des caractéristiques différentes pour chaque tâche lors de la création d’un modèle.

Caractéristiques d’une tâche : dans cette rubrique, vous pouvez utiliser des cases à cocher afin de déterminer les caractéristiques d’une tâche (titre, niveau et priorité) que vous utilisez dans un modèle et même utiliser un autre texte.

Définissez les caractéristiques : dans cette rubrique, vous pouvez utiliser un menu déroulant pour sélectionner les caractéristiques que vous souhaitez transférer d’un type de tâche préexistant et même utiliser un autre texte.

 

Modèles des rapports

  1. Aperçu
  2. Créer ou personnaliser des modèles à l’aide de l’outil de création
  3. Barre d’outils.
  4. Onglets de configuration
    1. Onglet Paramètres
    2. Onglet Page de garde/annexes
    3. Onglet Tâches
  5. Ajouter, supprimer et modifier des onglets
  6. Limiter l’accès à des projets

 

Comment utiliser l’outil de création de modèles ?

L’outil de création de modèles vous permet d’exporter les données d’une tâche pour répondre précisément à tous vos besoins. Qu’il s’agisse du journal de chantier, d’une levée de réserves, d’un rapport de sécurité incendie, d’un état des lieux ou d’une check-list de transfert, vous pouvez créer des modèles en toute simplicité.

Pour cela, commencez par sélectionner l’un de nos modèles puis personnalisez-le selon vos propres besoins. À défaut, vous pouvez créer un modèle à partir de zéro.

Affichage modèles

L’outil de Création de modèles est disponible en passant le curseur sur le menu modèles grâce à la barre latérale et en cliquant sur « Rapports de tâches ». Dans cette rubrique, vous trouverez une vue d’ensemble de tous les gabarits existants.

CRÉER OU PERSONNALISER DES MODELES À L’AIDE DE L’OUTIL DE CRÉATION

Cliquez sur le bouton « Créer un nouveau modèle » pour lancer la création ou la personnalisation. Vous pouvez choisir l’un de nos modèles de base ou vous pouvez utiliser notre outil de Création. Celui-ci vous proposera les options suivantes :

1. Choisir l’un de nos modèles prédéfinis
OU
2. Créer un nouveau modèle

Modèles prédéfinis


Vous aurez la possibilité de choisir l’un de nos modèles prédéfinis : journal de chantier, rapport de sécurité incendie, état des lieux ou rapport de levée de réserve.


Après avoir choisi un modèle, pour afficher les données de la tâche dans le rapport sélectionné, vous devez associer les champs de la tâche que vous avez créé.


Cliquez sur « afficher l’analyse des champs » pour procéder manuellement à cette association ou, si vous ne disposez pas encore de rapport de tâche adapté, vous pouvez le créer et analyser les champs automatiquement en cliquant sur « Créer et analyser le formulaire ».

Créer un nouveau modèle


Sinon, vous pouvez « Créer un nouveau modèle », ce qui vous permettra de créer un nouveau modèle à l’aide de notre ingénieuse barre d’outils.

BARRE D’OUTILS

Cette barre d’outils fonctionne comme Microsoft Word et permet d’adapter le style de votre rapport à la charte graphique de votre entreprise.

Éditeur de style de police

Pour modifier du texte :

  • Gras
  • Italique
  • Souligné
  • Barré
  • Indice
  • Exposant
  • Police
  • Taille de police
  • Couleur du texte
  • Couleur de fond
  • Classe Inline
  • Style Inline
  • Effacer le formatage

 

Éditeur de style de paragrapher

Pour modifier un paragraphe :

  • Aligner à gauche
  • Centrer
  • Aligner à droite
  • Justifier
  • Liste ordonnée
  • Liste non ordonnée
  • Format de paragraphe
  • Style de paragraphe
  • Hauteur des caractères
  • Diminuer le retrait
  • Augmenter le retrait
  • Insérer un trait horizontal
  • Insérer une image
  • Insérer un tableau
  • Insérer un lien
  • Saut de page

 

Ajouter des caractéristiques

  • Ajouter les caractéristiques du ticket (uniquement disponible dans le masque de ticket). Dans cette rubrique, vous pouvez choisir les champs du ticket qui seront repris dans vos formulaires.
  • Ajouter les caractéristiques du projet. Sélectionnez les données du projet que vous souhaitez voir figurer dans l’export de votre rapport.
  • Ajouter des photos au ticket. Inclut les photos du ticket dans votre export.
  • Ajouter un protocole. Inclut les commentaires et l’historique du journal du ticket dans votre export.
  • Ajouter l’affichage Plan afin d’indiquer la localisation du ticket dans la vue d’ensemble ou une vue détaillée de chaque ticket.
  • Ajouter des documents parmi les documents du ticket.
  • Ajouter les caractéristiques d’un utilisateur à votre rapport.
  • Ajouter des caractéristiques générales. Vous permet d’ajouter l’heure et la date auxquelles l’exportation a eu lieu.
  • Ajouter l’image du projet. Inclure l’image de votre projet directement dans votre rapport
  • *Ajouter des graphiques à votre rapport. Choisissez parmi les graphiques que vous avez créés à partir de la page des statistiques pour les ajouter directement à votre rapport. (Non disponible dans le masque des tâches)

 

Affichage code HTML

Si vous souhaitez modifier votre modèle en passant par le code HTML, vous pouvez le faire en cliquant sur le bouton « Afficher le code » dans la barre d’outils.

ONGLETS DE CONFIGURATION

Lors de l’ouverture d’un nouveau modèle, que vous ayez choisi de reprendre un modèle prédéfini ou d’en créer un nouveau, les différents onglets de configuration s’afficheront en premier, à commencer par l’onglet PARAMÈTRES.

ONGLET PARAMÈTRES


Dans cet onglet, vous pourrez définir le style de votre rapport et le degré de priorité des données qui y seront affichées. En bas de la page, vous pouvez créer votre propre en-tête et votre propre pied de page qui s’afficheront sur chaque page de votre rapport. C’est à cet endroit que vous pourrez glisser et déposer le logo de votre entreprise dans le gabarit ou ajouter des caractéristiques telles que le nom du projet et bien plus encore.

Remarque ! Le champ « Nom » doit obligatoirement être rempli.

ONGLET PAGE DE GARDE/ANNEXES

Vous pouvez définir le format de la première et de la dernière page de votre rapport grâce à l’onglet Page de garde/annexes. Sur ces pages, vous pouvez ajouter du texte, modifier le format des paragraphes et ajouter des données concernant le projet à l’aide des icônes Caractéristiques.


Vous pouvez également ajouter l’en-tête et le pied de page à partir des paramètres en cochant les cases correspondantes.

ONGLET TÂCHES

La fonctionnalité centrale du modèle réside dans la page Tâches. C’est en effet là que vous pourrez définir les données du rapport et sa présentation.

Toutes les informations relatives au projet que vous avez collectées dans PlanRadar vous seront proposées et vous pourrez, à l’aide d’un glisser-déposer, ajouter les caractéristiques que vous pourrez même placer à l’endroit de votre choix dans votre rapport. Cela signifie que vous pouvez modifier et mettre à jour les informations relatives à un projet dans PlanRadar et celles-ci seront automatiquement mises à jour dans votre rapport.


Cela vous permet ainsi de recréer des formulaires officiels standards tels que des journaux, des rapports de levée de réserves ou tout autre rapport en fonction de vos besoins et de les automatiser.

Vous pouvez ajouter des commentaires sur cette page de deux manières différentes :

a) Copier-coller un texte ou un tableau depuis une source telle qu’une feuille de calcul Excel ou un document Word.

OU

b) Créer et modifier le modèle à l’aide de la BARRE D’OUTILS.

Copier-coller depuis d’autres sources

Pour ajouter du contenu à votre modèle, vous pouvez copier un texte ou un tableau depuis un document Word, un document Excel, un PDF ou une note puis le coller dans l’outil de création de modèles.

Lorsque vous collez du contenu copié dans l’outil de création, PlanRadar reconnaît automatiquement la source et vous demande si vous souhaitez conserver la forme ou si vous souhaitez l’adapter à la forme cible.


Une fois le contenu collé, si vous souhaitez apporter des modifications au texte, vous pouvez utiliser la barre d’outils afin d’en adapter le style et les paragraphes.

Ajouter des caractéristiques

Pour définir l’endroit où vous souhaitez placer du contenu spécifique dans votre rapport, cliquez pour développer la barre d’outils et sélectionnez les caractéristiques de votre choix.

La barre d’outils des caractéristiques vous permet d’ajouter des caractéristiques relatives à un projet et à une tâche telles que des notes, des dates butoirs et autres informations relatives à un projet ainsi que des images, des sections de plan et des journaux des tâches que vous avez collectées dans PlanRadar. Pour ajouter ces caractéristiques en premier, placez votre curseur à l’endroit précis où vous souhaitez qu’elles apparaissent et sélectionnez la caractéristique de votre choix.

 

Remarque ! Gardez bien à l’esprit que cette mise en page s’applique à chaque tâche exportée !

Important !  Vous ne pouvez ajouter des caractéristiques que d’un seul formulaire ainsi que les champs des données statistiques. Lors de l’exportation du rapport, si vous avez ajouté une caractéristique issue d’un formulaire autre que celui que vous exportez, cet export ne contiendra pas le champ et les données de la tâche.

Mode expert

Si votre rapport doit inclure des champs spécifiques à une tâche issus d’au moins deux formulaires, vous pouvez utiliser le « Mode expert », qui se trouve tout en bas de la page des tâches.


Ce mode permet d’assigner des mises en page différentes à différents formulaires. Lorsque vous cliquez sur le bouton « Activer le mode expert », les options suivantes vous sont proposées.

a) Choisissez depuis les mises en page de rapports existants OU

b) Choisissez « Ajouter une mise en page de rapport » pour créer une nouvelle mise en page

c) Sélectionner le formulaire : Sélectionnez un formulaire à assigner à la nouvelle mise en page des tâches. Vous ne pourrez alors ajouter que les caractéristiques du formulaire que vous venez de sélectionner.

d) Mise en page de rapport : Copiez le contenu de la nouvelle mise en page du rapport depuis une mise en page existante, de telle sorte que vous n’avez pas à tout refaire.

De ce fait, votre rapport inclura deux formulaires différents, chacun ayant sa propre mise en page.

Voici un exemple pratique pour que tout cela soit plus clair :

disons que vous avez créé des tâches à l’aide du formulaire que vous avez appelé « Rapport de levée de réserves ». Grâce à l’outil de création de modèles, vous pouvez définir le style des informations collectées grâce à ce formulaire. La capture d’écran suivante montre la mise en page du rapport basée sur le formulaire « Rapport de levée de réserves ».

Remarque ! Gardez bien à l’esprit que la mise en page du premier rapport par défaut sera intitulée « par défaut ».


Après avoir ajouté une nouvelle mise en page basée sur un autre formulaire, comme évoqué dans l’étape précédente, vous pouvez maintenant en modifier le style (par exemple, nous avons ajouté une mise en page basée sur un formulaire appelé « PlanRadar (EN) »):


Une mise en page a maintenant été créée sur la base d’un autre formulaire. Vous pouvez passer de l’une à l’autre grâce au menu déroulant.

Caractéristiques des données structurées


Vous pouvez ajouter des données structurées à votre rapport telles que des photos ou des sections d’un plan.

Lorsque vous choisissez d’ajouter des photos, vous ajoutez un caractère de remplissage à l’endroit où les photos s’afficheront dans votre rapport. Vous pouvez également définir la largeur (en pourcentage) qu’occuperont les photos exportées dans le rapport final.

Lorsque vous choisissez d’importer l’affichage Plan, vous pouvez choisir l’affichage détaillé afin de voir la position exacte de l’épingle ou la vue d’ensemble montrant la zone dans laquelle elle se trouve.

Pour référence :

Caractéristiques de l’utilisateur

Lorsque vous ajoutez les caractéristiques d’un utilisateur, gardez bien à l’esprit que l’exportation n’inclura que les données de l’utilisateur que vous sélectionnez lors du processus d’exportation. Vous ne pouvez sélectionner qu’un seul utilisateur.

AJOUTER, SUPPRIMER ET MODIFIER DES ONGLETS

Chaque rapport implique une structure différente. Grâce à l’outil de création de modèles de PlanRadar, vous pouvez ajouter ou supprimer des pages et les réorganiser à votre guise. Vous pouvez utiliser une page de garde standardisée, ajouter une page de signature ou des pages d’informations telles que les lignes directrices de l’entreprise.

Ajouter des pages

Vous pouvez choisir ici d’ajouter une page vierge à modifier ou un fichier PDF à faire figurer dans votre export.

Supprimer des pages

Réorganiser des pages

Pour cela, cliquez sur le bouton « réorganiser des pages »

Renommer des pages

Double-cliquez sur l’onglet Nom pour renommer la page de votre modèle

LIMITER L’ACCÈS À DES PROJETS

En règle générale, tous les gabarits sont disponibles pour tous les projets mais vous pouvez également faire en sorte de les limiter à certains projets.

a) Cochez juste la case « Limiter l’accès à des projets » et cliquez sur « Sélectionner des projets ».

b) Sélectionnez chaque projet pour lequel vous souhaitez proposer le modèle et cliquez sur Enregistrer.

 

Vous pouvez, dans la vue d’ensemble du compte, consulter des manuels et des FAQ. Si vous avez d’autres questions, des suggestions d’amélioration ou des commentaires, n’hésitez pas à nous contacter à l’adresse suivante : [email protected]. Sinon, cliquez sur « Assistance » sur la plate-forme Internet pour nous envoyer votre demande.

GESTION DES MODELES DE RAPPORT DE TACHES

Dans le menu « Modèles », vous avez accès à tous les modèles que vous avez créés. À chaque ligne, à l’extrême droite, vous trouverez les 3 icônes suivantes :

Copier : Cliquez sur ce bouton si vous souhaitez copier un modèle déjà préexistant. Dès que vous cliquez sur l’icône « Copier », un nouveau modèle modifiable apparaît à la dernière ligne. Cliquez sur l’icône « Crayon » pour le modifier.

PlanRadar EditModifier : cliquez sur ce bouton si vous souhaitez afficher les paramètres détaillés pour procéder à des modifications.

Delete: Supprimer : Cliquez sur ce bouton si vous souhaitez supprimer le modèle. Par mesure de précaution, une fenêtre s’affichera à l’écran une nouvelle fois. Vous devrez alors confirmer le processus de suppression ou l’annuler..

Project Reports :

  1. Création d’un Project Reports :
  2. Importation de votre propre formulaire PDF
  3. Cartographie des champs de Project Reports
  4. Limitation des modèles de Project Reports à des projets spécifiques
  5. Gestion des modèles de Project Reports:

 

Création d’un nouveau Modèle de Project Report :

Pour gérer les Modèle de Project Report, cliquez sur le bouton « Modèle » puis « Project Report :» dans le menu de navigation. Vous devez disposer d’une autorisation « Modèles » pour y accéder.

 

Pour créer un nouveau Modèle de Project Report, cliquez sur le bouton « Créer un modèle ». Les options suivantes vous seront proposées :

 

1. Importez votre propre formulaire PDF depuis votre ordinateur (voir ci-dessous comment le créer).
OU
2. Sélectionnez l’un de nos modèles PDF

 

Importez votre propre formulaire PDF

Une fois que vous avez cliqué sur « Importer un formulaire PDF », vous serez invité à sélectionner un fichier PDF sur votre ordinateur.

*Veuillez noter que vous devez importer un fichier PDF avec des champs à remplir. Pour créer un fichier PDF à remplir à partir de zéro, vous pouvez suivre les instructions ci-dessous.

Étape 1 : Créez la mise en page de votre formulaire avec Word, Excel ou une autre application et exportez un fichier PDF.

Étape 2 : Utilisez un éditeur de PDF (par exemple Acrobat Pro ou PDF-XChange Editor) pour que votre fichier PDF utilise des champs remplissables.

Étape 3 : Importez votre fichier PDF qui comprend maintenant les champs du formulaire dans PlanRadar.

Une fois que vous avez sélectionné un fichier PDF sur votre ordinateur, vous pouvez nommer votre modèle en utilisant le champ titre et sélectionner le type d’utilisateur qui pourra l’utiliser. Une fois que vous avez sélectionné vos paramètres préférés, cliquez sur « Créer un modèle ».

Cartographie des champs dans un modèle de Project Report:

Une fois que vous avez importé votre fichier PDF, vous pouvez mettre en correspondance les champs de votre modèle de rapport. Ces champs seront pré-remplis d’informations sur le projet ou d’une liste d’options à sélectionner lorsque les utilisateurs créent des rapports, de sorte que les informations ne doivent pas être remplies manuellement à chaque fois.

Vous pourrez faire correspondre les champs suivants :

  • Détails du projet (nom, ID, code, adresse, date de début, date de fin)
  • Project Members i.e. Users (Name, Name + Company, Name + Email)
  • Membres du projet (nom, nom + société, nom + courriel)
  • Date et heure de la déclaration

Pour cartographier un champ, cliquez sur un champ à remplir dans votre modèle et, dans la partie droite, vous pourrez sélectionner les informations qui doivent être saisies dans ce champ. Exemple ci-dessous

 

Une fois que vous avez cartographié les champs nécessaires, cliquez sur « Enregistrer la cartographie ».

Si vous ne souhaitez pas cartographier les champs, il vous suffit de sauter cette étape et de cliquer sur « Passer la cartographie ».

 

Limitation des modèles de Project Report à des projets spécifiques :

Une fois que vous avez créé votre modèle, vous pouvez le limiter à des projets spécifiques. Pour ce faire, cochez la case « Limiter l’accès aux projets » et cliquez ensuite sur le bouton « Sélectionner les projets ». Vous pouvez alors choisir les projets qui doivent être autorisés à utiliser ce modèle.

 

modèles des Project Report

La page des modèles de Project Reports présente un aperçu de tous vos modèles actuels. Lisez ci-dessus comment créer votre propre modèle.

Vous disposez des options d’édition rapide suivantes pour vos modèles de Project Report :

  • Télécharger le modèle
  • Dupliquer le modèle
  • Modifier le nom et la visibilité du modèle
  • Supprimer un modèle