Wissensdatenbank – Projekte

In der „Projekte“ Ansicht erhalten Sie eine Auflistung Ihrer Projekte. Hier können Sie auch neue Projekte anlegen und eine Liste Ihrer Projekte im Excel-Format exportieren.

1. Projekt erstellen und einrichten

  1. Wählen Sie über die Navigationsleiste (links) den Menüpunkt „Projekte“ aus.
  2. Klicken Sie nun links oben auf „Projekt erstellen“.

2. Projektdetails ausfüllen

Verpflichtend ist nur die Angabe eines Projektnamens, die anderen Felder sind optional. Wenn Sie ein Projektbild hinzufügen, kann dieses beim Export der PDF-Berichte auf der Titelseite angezeigt werden.

ANMERKUNG! In den Projektdetails haben Sie die Möglichkeit benutzerdefinierte Attribute zu den Projektdetails hinzuzufügen. Diese Attribute werden auch PDF-Exporten hinzugefügt, wenn Sie Ihre Vorlage für den Export entsprechend anpassen.

3. Benutzer hinzufügen

In dieser Ansicht können Sie bereits auf der Plattform eingetragene Benutzer (siehe BENUTZER) dem Projekt zuordnen, oder entfernen. Damit ein Benutzer beim Projekt mitarbeiten kann, muss er diesem zugewiesen werden.

  1. Benutzer zuordnen: Klicken Sie auf das grüne „+“-Symbol, um den gewünschten Benutzer zum Projekt hinzuzufügen.
  2. Benutzer entfernen: Wenn Sie auf das rote „x“ klicken, können Sie einen Benutzer vom Projekt entfernen. Wenn einem Benutzer Tickets zugeordnet sind, kann dieser nicht vom Projekt entfernt werden.
  3. Im Suchfeld können Sie nach bestimmten Benutzern suchen.
  4. Wenn Sie die Check-Box aktivieren, werden die Projekte auch für mobile Endgeräte des jeweiligen Benutzers synchronisiert.
  5. Jedem „In-House“ Benutzer können Rollen zugewiesen werden. Dadurch steuern Sie welcher Benutzer Tickets erfassen, bearbeiten, einsehen oder löschen darf (siehe ROLLEN).

 

HINWEIS! Auftragnehmer und Beobachter sind kursiv dargestellt.

4. Gruppen zuordnen

Vorausgesetzt Sie haben unter dem Menüpunkt GRUPPENbereits Gruppen angelegt, können Sie in den Projektdetails dementsprechend Gruppen diesem Projekt zuordnen.

Dafür gehen Sie wie folgt vor:

  1. Wählen Sie das Grüne „+“ um, die jeweilige Gruppe zum Projekt hinzuzufügen.

  1. Wählen Sie die gewünschte Rolle, die der Gruppe und somit jedem
    Gruppenmitglied zugewiesen werden soll. Sollte sich die Rolle der Gruppe von der Rolle des einzeln zugeordneten Benutzers unterscheiden, so wird die Rolle der Gruppe übernommen. Diese kann nachträglich unter „Benutzer zuordnen“ wieder geändert werden. Um eine Gruppe zu entfernen, klicken Sie auf das rote Kreuz. Wie man Benutzer einer Gruppe zuordnet und Gruppen erstellt finden Sie unter GRUPPEN.
  2. Klicken Sie auf „Gruppe zuordnen“.

 

HINWEIS! Alle Formulare können auch unter dem Hauptmenüpunkt „Formulare & Listen“ verwaltet werden (siehe „FORMULARE & LISTEN).

5. Formulare

Um in die Formular-Ansicht zu gelangen, klicken Sie dazu rechts oben in den Reiter „Formulare“. Um Formulare auszuwählen und dem Projekt zuordnen zu können, müssen Sie diese vorher unter dem Menüpunkt FORMULARE & LISTENangelegt haben. Haben Sie noch keine angelegt oder möchten ein neues Formular anlegen, so geht dies auch direkt über diese Ansicht, indem Sie links oben auf „Formular erstellen“ klicken. Wie Sie ein „Formular“ erstellen, erfahren Sie im Kapitel FORMULARE & LISTEN.

Sind die Formulare vorhanden, die Sie anwenden möchten, können diese nun dem Projekt zugeordnet werden. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

  1. Wählen Sie das Grüne „+“, um das jeweilige Formular zum Projekt hinzuzufügen.
  2. Klicken Sie hier, wenn Sie bestimmte Formularattribute ändern
    möchten.
  3. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor (siehe auch
    FORMULARE & LISTEN
    ).
  4. Mit dem Zahnrad-Symbol können Sie weitere Einstellungen für das
    Attribut vornehmen.

 

HINWEIS! Alle Formulare können auch unter dem Hauptmenüpunkt FORMULARE & LISTEN“ verwaltet werden

6. Listen

Um in die Listen-Ansicht zu gelangen, klicken Sie dazu rechts oben in den Reiter „Listen“. Hier erstellen Sie projektgebundene Listen.

ANMERKUNG! Die in dieser Ansicht erstellten Listen sind nicht zu verwechseln mit den unter dem Hauptmenüpunkt FORMULARE & LISTEN“ erstellten Listen

Um projektgebundene Listen zu erstellen gehen Sie wie folgt vor:
a. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neue Projekt-Liste“, um die jeweilige Liste dem Projekt hinzuzufügen.

b. Benennen Sie Ihre Liste
c. Legen Sie den Inhalt Ihrer Liste an oder
d. Importieren Sie alternativ den Inhalt aus einer Excel-Datei
e. Klicken Sie abschließend auf „Speichern und Schließen“

Kopieren: Klicken Sie auf diese Schaltfläche, wenn Sie zu einer bestehenden Liste eine ähnliche erstellen möchten. Sobald Sie auf das Kopier-Symbol klicken, erscheint unmittelbar eine neu editierbare Vorlage in der letzten Zeile auf. Mit einem Klick auf das Stift-Symbol können Sie dieses nun entsprechend bearbeiten.

Bearbeiten: Klicken Sie auf diese Schaltfläche, wenn Sie in die Detaileinstellungen einsteigen möchten, um Änderungen vorzunehmen.

Löschen: Klicken Sie auf diese Schaltfläche, wenn Sie die Liste löschen möchten. Dabei erscheint sicherheitshalber nochmal ein Pop-Up Fenster auf, in welchem Sie den Löschvorgang nochmals bestätigen müssen oder abbrechen können.

7. Pläne und Ebenen

Über den Reiter „Pläne und Ebenen“ laden Sie sämtliche Pläne hoch. In der Ansicht sehen links die Ebenenstruktur. In dieser könne Sie auch mit gedrückter linker Maustaste die Ebenen nach Belieben verschieben. Klicken Sie dazu zuerst auf die Schaltfläche „Ebenen erstellen“ gehen dann wie folgt vor:

Eine Ebene erstellen

  1. Möchten Sie einen Plan hochladen, so klicken Sie auf das „+“-Symbol oder auf die Schaltfläche „Plan-Datei auswählen“. Möchten Sie weitere Pläne hochladen klicken Sie auf die Schaltfläche „Weitere Ebene hinzufügen“. Wählen Sie die hochzuladenden Pläne aus. Beachten Sie, dass Sie nur Pläne im .pdf, .jpg und .png-Format hochladen können.
  2. Benennen Sie die Ebene.
  3. Ordnen Sie den Plan, welchen Sie hochladen möchten, einer übergeordneten Ebene zu (sofern bereits übergeordnete Pläne hochgeladen wurden).
  4. Ist der Vorgang abgeschlossen klicken Sie auf „Speichern“.

ANMERKUNG! Über die Schaltfläche „Plan drehen“ haben Sie zusätzlich die Möglichkeit Ihren Plan in die erforderliche Lage zu drehen. Bedenken Sie, dass Sie Pläne danach nicht mehr drehen können.

Plan herunterladen, aktualisieren oder löschen

  1. Möchten Sie einen Plan aktualisieren oder löschen, so wählen Sie diesen zuerst (links in der Planansicht) aus.
  2. Klicken Sie dann entweder auf die Schaltfläche „Plan aktualisieren“ bzw. das Download- oder Löschen-Symbol.

Wenn Sie „Plan aktualisiert“ gewählt haben erscheint die Option „Wählen Sie Dateien von ihrem Computer“. Wählen Sie dann den neuen Plan aus und klicken anschließend auf „Speichern“. Im letzten Schritt werden Sie gefragt, ob die alten Ticketpositionen auf den neuen Plan übertragen werden sollen, oder ob Sie diese manuell korrigieren wollen.

8. Projekt exportieren

Sie haben auch die Möglichkeit eine Liste aller Projekte im Excel-Format zu exportieren. Dabei wird eine Zip-Datei erstellt, welche Vorschaupläne, Audiodateien, Bilder, Listen und Statistiken inkludiert.

Dazu gehen Sie wie folgt vor:

  1. Wählen Sie links oben mittels Dropdown-Menü das Projekt,
    welches Sie exportieren möchten.
  2. Klicken Sie nun am rechten unteren Rand auf „Projektdaten exportieren“.
  3. Im Exportfeld können sie einen Filter auswählen.
  4. Bestätigen Sie mittels Klick auf „Exportieren“. Der Export-Prozess wird gestartet und Sie erhalten eine Benachrichtigung, sobald dieser abgeschlossen ist. Der Vorgang kann einige Minuten dauern.

9. Projekt bearbeiten

Sie können Projektdetails auch nachträglich bearbeiten. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf Projekte.
  2. Wählen Sie das Projekt, das Sie bearbeiten möchten.
  3. Nehmen Sie in den Projektdetails Ihre Änderungen vor (nähere Informationen finden Sie auch unter „Projektdetails ausfüllen“).
  4. Klicken Sie auf „Projekt speichern“, um Ihre Änderungen zu speichern.

10. Projekt kopieren

Sie können auch Ihre Projektdaten in ein neues Projekt kopieren. Sie können selbst wählen welche Daten übernommen werden sollen.

Wählen Sie dazu das Projekt, welches Sie kopieren möchten, im Menüpunkt „Projekte“ aus und gehen wie folgt vor:

  1. Auf der Detailseite Ihres Projektes finden Sie am rechten, unteren Bildschirmrand die Schaltfläche „Projekt kopieren“.
  2. Geben Sie dem neuen Projekt einen Namen und wählen Sie, welche Daten kopiert werden sollen. Danach bestätigen Sie die Aktion mit „Projekt kopieren“. Sie erhalten eine Benachrichtigung sobald der Kopierprozess abgeschlossen ist.

11. Projekt löschen

Sie haben auch die Möglichkeit gesamte Projekte zu löschen. Bedenken Sie jedoch, dass die Daten dann nicht mehr wiederhergestellt werden können! Daher erscheint vor dem endgültigen Löschvorgang sicherheitshalber ein Pop-up Fenster, in welchem Sie den Löschvorgang nochmals bestätigen oder abbrechen können.

Sind Sie sich sicher, dass Sie ein Projekt löschen möchten, so gehen Sie wie folgt vor:

  1. In der Projektdetailansicht finden Sie am unteren, linken Bildschirmrand die Schaltfläche „Projekt löschen“.
  2. Bestätigen Sie die Aktion im Dialogfeld „Projekt löschen“. Sie erhalten eine E-Mail mit dem Bestätigungscode. Geben Sie den Code ein und bestätigen Sie das Löschen des Projekts.

 

HINWEIS! Das Löschen von Projekten ist aus Sicherheitsgründen nur dem Projektersteller (dem uns eingetragenen Account-Besitzer) möglich.

12. Projekt archivieren

Möchten Sie ein Projekt aus Ihrer Projektliste entfernen und es vor weiterer Bearbeitung schützen, müssen Sie dieses nicht endgültig löschen, sondern können diesen archivieren. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

  1. In der Projektdetailansicht finden Sie am unteren, linken Bildschirmrand die Schaltfläche „Projekt archivieren“.
  2. Bestätigen Sie die Aktion im Dialogfeld „Projekt archivieren“.

13. Titelbild hinzufügen

Sie können jedem Projekt ein Bild hinzufügen. Dieses kann beim Export als Titelbild verwendet werden.

In der Account-Ansicht stehen Ihnen Handbücher und FAQs zur Verfügung. Haben Sie darüberhinausgehende Fragen, Verbesserungsvorschlägen oder Anmerkungen, wenden Sie sich bitte an: [email protected]. Alternativ klicken Sie auf „Support“ in der Webplattform und senden uns Ihr Anliegen.

Zurück zum Inhaltsverzeichnis.