Wissensdatenbank – Tickets

Im Hauptmenüpunkt „Tickets“ sehen Sie Ihre Aufzeichnungen zu den Projekten.

1. Übersicht

PlanRadar hat zwei unterschiedliche Optionen seine Tickets zu betrachten. Als generelle Ansicht wird Ihnen die Listenansicht angezeigt. Sie zeigt Ihnen in Listenform eine Übersicht der Tickets. Unabhängig von der Ansichtsart können sie die Tickets sortieren und filtern.

  1. Über diese Schaltfläche können Sie neue Tickets erstellen (siehe „Ticket erstellen“).
  2. Hier können Sie nach den von Ihnen erstellen Formularen filtern (siehe „FORMULARE & LISTEN“).
  3. Sie können Filter erstellen, speichern oder bearbeiten (Details siehe „Filter erstellen“).
  4. Hier können Sie nach beliebigen Stichwörtern suchen.
  5. Verfügbare Projekte auswählen oder zu einem anderen Projekt wechseln.
  6. Wechseln Sie zu den Details des ausgewählten Projekts (siehe auch „PROJEKTE“).
  7. Hier können Sie eine Ebene beziehungsweise ein Geschoß auswählen. Damit Sie die Tickets aller Ebenen sehen können, wechseln Sie zur Listenansicht (siehe „Listenansicht“) und wählen „Ebene“, „Alle“.
  8. Wechseln zwischen Listen- oder Planansicht.
  9. Benachrichtigungen ansehen.
  10. Ticketliste als PDF oder Excel Datei exportieren (Details siehe „Mängelliste bzw. Berichte exportieren“).
  11. Spalten ein-/ausblenden.

 

Zur besseren Veranschaulichung werden Tickets farblich kategorisiert:
Rot = Ticket offen
Blau = Ticket in Bearbeitung
Grün = Ticket erledigt
Gelb = Rückmeldung ausständig
Schwarz = Ticket abgelehnt
Grau = Ticket abgeschlossen.

2. Listenansicht

  1. Spalten ein-/ ausblenden: Beim Klicken auf dieses Symbol erscheint Ihnen ein Dropdown-Menü. Hier können Sie über Checkboxen an- oder abwählen welche Ticketdetails angezeigt oder ausgeblendet werden sollen.
  2. Mehrfachauswahl: Über diese Checkboxen können Sie alle oder ausgewählte Tickets gleichzeitig bearbeiten.
  3. Sie können in der Listenansicht direkt den „Status“, die „Priorität“, „Erledigt bis“, den „Zuständigen“ und den „Fortschritt“ ändern, ohne das Ticket öffnen zu müssen. Dazu klicken Sie mit der Maus auf den Status, die Priorität, den Zuständigen oder den Fortschritt und bestimmen über das Dropdown-Menü oder die Fortschrittsleiste den neuen Status.
  4. Zusätzlich können Sie mittels Mausklick auf eine der eingeblendeten Kategorien/Ticketdetails (ID, Titel, Status, Priorität, etc.) diese jeweils auf- oder absteigend sortieren.

3. Planansicht

Die Planansicht erlaubt Ihnen einen visuellen Überblick über die Planlage Ihrer Tickets/Mängel. Wie in der Listenansicht (siehe „Listenansicht“) können Sie Tickets filtern, die Ebenen und Geschoße auswählen und nach Begriffen suchen. Sie können ebenfalls den Projektfortschritt, den Status, die Priorität und den Zuständigen direkt in der Planansicht ändern. Dazu klicken Sie auf das jeweilige Ticket, worauf ein Menü erscheint in welchem Sie direkt die Änderungen vornehmen können, ohne in die Ticketansicht wechseln zu müssen.

Zusätzlich haben Sie die folgenden Schaltflächen zur schnelleren Bearbeitung:

PlanRadar download Ticketdetails als PDF-Bericht herunterladen: Klicken Sie auf diese Schaltfläche, wenn Sie sich das Dokument ansehen möchten. Sobald Sie auf das Herunterladen-Symbol klicken, können Sie, falls gewünscht noch eine Vorlage auswählen, danach können Sie den Export zur Einsicht herunterladen.

PlanRadar Zwischenablage In die Zwischenablage kopieren: Klicken Sie auf diese Schaltfläche, wenn Sie dieses Ticket kopieren möchten. Dabei werden alle Informationen und Eigenschaften ( außer Fotos) des kopierten Tickets übernommen. Das erlaubt Ihnen Tickets noch schneller anzulegen.

PlanRadar Pin-Symbol Planposition bestimmen: Klicken Sie auf diese Schaltfläche, wenn Sie den Pin an eine andere Position im Plan verschieben möchten.

PlanRadar Delete-Symbol Löschen: Klicken Sie auf diese Schaltfläche, wenn Sie das Ticket löschen möchten. Dabei erscheint sicherheitshalber nochmal ein Pop-Up Fenster auf, in welchem Sie den Löschvorgang nochmals bestätigen müssen oder abbrechen können.

Planversionierung und Planvergleich

Vorausgesetzt Sie haben bereits mehre Planstände hochgeladen (siehe „Plan herunterladen, aktualisieren oder löschen“), haben Sie mit PlanRadar die Möglichkeit unterschiedliche Planversionen Seite an Seite zu vergleichen.

Gehen Sie dazu in die Planansicht und wählen Sie die Ebene aus, die Sie vergleichen möchten. Anschließend gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Versionen anzeigen“.
  2. Wählen Sie die zu vergleichende Planversion aus.
  3. Wählen Sie eine der angezeigten Farben aus, in welcher Sie die Planunterschiede hervorgehoben haben möchten.

4. Dokumentenansicht

Neben der Ticketlisten- und Planansicht haben Sie zusätzlich die Dokumentenansicht.

In der Dokumentenansicht (rechts oben unter „Docs“) sehen Sie alle von Ihnen abgelegten Excel, Word, PowerPoint und PDF-Dokumente (keine Bildformate). In jeder Zeile sehen Sie ganz rechts die folgenden drei Symbole:

PlanRadar download Herunterladen: Klicken Sie auf diese Schaltfläche, wenn Sie sich das Dokument ansehen möchten. Sobald Sie auf das Herunterladen-Symbol klicken, öffnet sich automatisch das Dokument für Sie zur Einsicht.

PDFs werden im Browser geöffnet und nicht heruntergeladen.

PlanRadar Edit Bearbeiten: Klicken Sie auf diese Schaltfläche, wenn Sie in die Detaileinstellungen einsteigen möchten, um Änderungen vorzunehmen.

PlanRadar Delete-Symbol Löschen: Klicken Sie auf diese Schaltfläche, wenn Sie das Dokument löschen möchten. Dabei erscheint sicherheitshalber nochmal ein Pop-Up Fenster auf, in welchem Sie den Löschvorgang nochmals bestätigen müssen oder abbrechen können.

5. Dokumente hochladen

  1. Um ein Dokument zu erstellen, gehen Sie links oben auf die Schaltfläche „Dokument hinzufügen“.

  1. In der aufscheinenden Ansicht klicken Sie nochmals auf „Dokumente hinzufügen“. Wählen Sie die hochzuladenden Dokumente aus (sie können auch mehrere Dokumente gleichzeitig auswählen) und klicken auf „Öffnen“. Alternativ können Sie die Dokumente auch per Drag & Drop hinzufügen.

  1. Die ausgewählten Dokumente sehen Sie nun im Auswahlfenster, als auch im Hintergrund, aufgelistet und können diese zusätzlich umbenennen. Sollten Sie das Feld „Titel“ auslassen, so wird automatisch der Dateiname übernommen. .
  2. Zusätzlich können Sie die Planebene auswählen, dem Sie das Dokument zuordnen möchten
  3. Klicken Sie abschließend auf „Speichern“.

6. Ticket erstellen

Je nachdem ob Sie ein Ticket in der Planansicht oder Listenansicht erstellen, wählen Sie die planliche Lage des Mangels entweder vor (Planansicht) oder nach (Listenansicht) dem Ausfüllen der Ticketdetails aus.

  1. Um ein Ticket zu erstellen, gehen Sie über die Navigationsleiste in das Menü „Tickets“.
  2. Klicken Sie links oben auf die Schaltfläche „Ticket erstellen“.

 

Daraufhin erscheint die Detailansicht, in welcher Sie sämtliche Informationen eingetragen können.

ALTERNATIVE! Wenn ein Plan vorhanden ist, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Plan, mit der linken Maustaste bewegen Sie den Pin auf die gewünschte Position und bestätigen die Position mit dem Grünen Häkchen.

7. Ticket Detailansicht

DETAILS: In der Detailansicht der Tickets sehen sie alle wichtigen Informationen und Optionen des ausgewählten Ticket.

  1. Formular: Hier wählen Sie das Formular, das Sie für dieses Ticket anwenden möchten aus (Mehr Informationen finden Sie unter „FORMULARE & LISTEN“).
  2. Ebene: Hier wählen Sie über das Dropdown-Menü das Geschoß bzw. die Ebene, in welchem sich der Mangel befindet. Rechts daneben finden Sie zusätzlich ein „Pin“-Symbol. Per Mausklick gelangen Sie zur Planansicht, in welcher Sie die Lage definieren können.
  3. Übergeordnetes Ticket: Das übergeordnete Ticket (Parent-Ticket) dient dazu mehrere Mängel (quasi Sub-Tickets) einem Hauptmangel (Parent-Ticket) zuordnen zu können. Mittels Dropdown-Menü wählen Sie ein bereits vorhandenes Parent-Ticket oder erstellen ein eigenes, welches Sie dem Mangel zuordnen möchten.

ANMERKUNG! Besonders bei schwerwiegenden Mängeln, die üblicherweise mehrere Folgemängel verursachen, ist dieses Feature äußerst hilfreich.

  1. Titel: Hier tragen Sie den Titel des Mangels ein (z.B.: Riss in der Wand).

TIPP! Berücksichtigen Sie bei der Auswahl des Titels, dass Sie Begriffe auswählen, nach denen Sie später ggf. suchen oder filtern möchten. (Bei häufig auftretenden Mängeln macht es Sinn den Titel mit einer Zusatzinfo, wie bspw. der Lage des Mangels, zu ergänzen – z.B.: Riss in der Wand 1.OG)

  1. Fortschritt: Mit der Fortschritt-Leiste stellen Sie den Erledigungsgrad des Mangels ein. Dazu klicken Sie mit der Maus auf den Regler des Fortschritt-Balkens und halten diesen gedrückt um diesen zu verschieben.
  2. Status: Hier können Sie mittels Mausklick auf das Eingabefeld den jeweiligen Status im Dropdown-Menü auswählen: „Offen“, „in Bearbeitung“, „Feedback ausständig“, „Abgelehnt“, „Erledigt“ oder „Abgeschlossen“.
  3. Priorität: Hier stufen Sie die Priorität des Mangels ein und wählen mittels Mausklick zwischen: Niedrig, Mittel und Hoch.
  4. Auftragnehmer (Zuständiger): Hier wählen Sie mittels Mausklick auf das Dropdown-Menü den für den Mangel verantwortlichen Beheber. Die dabei aufgelisteten Namen sind die, die Sie unter dem Menüpunkt „Benutzer“ angelegt und dem Projekt zugeordnet haben (siehe auch „BENUTZER“).
  5. Empfänger: Hier wählen Sie mittels Mausklick auf das Dropdown-Menü einen der aufgelisteten Benutzer. Dieser darf die Tickets sehen und entsprechend seiner Berechtigungen bearbeiten.
  6. Erledigen bis (Fälligkeitsdatum): Hier setzen Sie mittels Mausklick auf das Kalender-Symbol das Datum, bis wann der Mangel vom Zuständigen zu beheben ist.

TIPP! Sollte sich herausstellen, dass eine Fristerstreckung zur Erledigung des Tickets erforderlich ist, so müssen Sie vorher unter „FORMULARE & LISTEN“ im Feld „Erledigen bis“ das Häkchen für „Nachfrist aktivieren“ aktivieren. Erst dann haben Sie die Möglichkeit einer Nachfristsetzung. Neben der Nachfrist zeigt Ihnen das System automatisch an wie oft diese verlängert wurde.

HINWEIS! Zusätzliche Ticketfelder und Attribute: Unter „FORMULARE & LISTEN“ können Sie weitere Felder und Attribute hinzufügen!

  1. Untergeordnetes Ticket erstellen: Über diese Schaltfläche haben Sie die Möglichkeit direkt im geöffneten Ticket ein dazugehöriges untergeordnetes Ticket anzulegen.
  2. Ticket löschen
  3. Speichern / Speichern und Schließen
  4. PDF-Export des Tickets: In der Ticketdetail-Ansicht haben Sie die Möglichkeit eine Zusammenfassung des Mangels als PDF zu exportieren. Dazu klicken Sie rechts oben auf das „Download“-Symbol. Es erscheint daraufhin eine Dropdown-Liste, in welcher Sie auswählen können, ob der Bericht ohne oder gemäß einer Vorlage erstellt werden soll. Vorlagen werden Ihnen nur vorgeschlagen, sofern Sie unter dem Menüpunkt „Vorlagen“ auch bereits welche erstellt haben. (nähere Detailinfos unter „VORLAGEN“).
  5. Nächstes / vorheriges Ticket
  6. Ticket schließen

 

FOTOS UND VIDEOS :

Um einem Ticket Fotos und Videos hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

    1. Wählen Sie auf der linken Seite der Ticketansicht den Reiter „Bilder“.
    2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Fotos und Videos hinzufügen“. Wählen Sie auf Ihrem Computer die hochzuladenden Fotos oder Videos aus.

     

    Nur Videos mit einer Dauer von maximal 30 Sekunden können über die Webanwendung in ein Ticket hochgeladen werden. Wenn Sie ein längeres Video haben, müssen Sie das Video vor dem Hochladen auf 30 Sekunden oder weniger kürzen. (Wenn Sie ein Video über die mobile PlanRadar-Anwendung hochladen, können Sie das Video in der PlanRadar-App auf maximal 30 Sekunden zuschneiden.)

    TIPP! Möchten Sie die chronologische Abfolge der Fotos sehen so können Sie das über die Filterfunktion einstellen.

     

    Bildeditor
    Wenn Sie ein Bild über die Webapp in ein Ticket hochladen, öffnet sich der Bildeditor. Laden Sie mehrere Bilder gleichzeitig hoch, müssen Sie vor der Bearbeitung ein Bild auswählen.

    Mit dem Bildeditor können Sie jedes Bild anpassen, bevor Sie es zu Ihrem Ticket hinzufügen. Für die Bildbearbeitung stehen folgende Optionen zur Auswahl.
     

    Transform:


     

    Text:
    Mit „Text“ können Sie Text zu Ihrem Bild hinzufügen. Sie können die Schriftart, die Schriftgröße, die Schriftfarbe, die Hintergrundfarbe der Schrift und den Zeilenabstand festlegen.

     

    Stickers:
    Mit „Stickers“ können Sie vorgefertigte Formen zu Ihrem Bild hinzufügen, um ein Detail einzukreisen oder hervorzuheben. Sie können die Farbe der „Stickers“ ändern bzw. Ihre eigenen „Stickers“ von Ihrem Computer hochladen.

     

    Brush:
    Mit „Brush“ können Sie auf Ihrem Bild zeichnen. Sie können die Pinselfarbe, die Pinselgröße bzw. die Pinselhärte festlegen.

     

    Edit title:
    Über die Funktion „Edit title“ rechts unten im Bildeditor können Sie eine Bildunterschrift zu Ihrem Foto hinzufügen.

    Nach den erforderlichen Änderungen klicken Sie rechts unten im Editor auf „Save photo“, um Ihre Änderungen zu speichern und um das Bild zu Ihrem Ticket hinzuzufügen.

    Sie können den Bildeditor in Ihren Profileinstellungen deaktivieren bzw. aktivieren.

     

    SPRACHNACHRICHTEN:

    Um für ein Ticket eine Sprachnachricht anzuhören, gehen Sie wie folgt vor:

    1. Wählen Sie den Reiter „Sprachnachrichten“.
    2. Klicken Sie die gewünschte Sprachnachricht. Ein Vor- bzw. Zurückspulen ist durch ein Ziehen der Leiste möglich.

     

    DOKUMENTE:

    Um einem Ticket Dokumente zuzuordnen, gehen Sie wie folgt vor:

    1.  Wählen Sie auf der linken Seite den Reiter „Docs“.
    2.  Klicken Sie auf die Schaltfläche „“ oder „Ein neues Dokument hinzufügen“ . Wählen Sie auf Ihrem Computer die hochzuladenden Fotos aus. Alternativ können Sie Dokumente auch per Drag & Drop hinzufügen..

     

    KOMMENTARE:

    Hier findet der schriftliche Informationsaustausch zwischen Ticketersteller und Auftragnehmer statt. Sämtliche hier verfassten Kommentare und vorgenommene Uploads von Medien (Fotos, Sprachnachrichten) werden chronologisch und dauerhaft festgehalten. Ein nachträgliches Löschen von Kommentaren ist nach Klick auf die „Sende-/Antwort Schaltfläche“ nicht mehr möglich.

     

    PROTOKOLL:

    Alle Änderungen und Kommentare zum Ticket werden mitprotokolliert. Aktuelle Updates zu den Tickets (bspw. „erledigt“, „Änderung der Frist“, etc.) und Systembenachrichtigungen (z.B.: Ticket erstellt am, Ticket zugewiesen an, Planupload am, etc.) werden hier dargestellt. Sie können Auswählen ob nur das Protokoll, die Kommentare, Medien, Sprachnachrichten oder in unterschiedlicher Kombination miteinander angezeigt wird.

    HINWEIS! Auf der rechten Seite der Ticketansicht sehen Sie nicht nur die am Ticket angewendeten Aktionen chronologisch protokolliert, sondern haben eine zusätzliche Filterfunktion um die Attribute „Kommentare“, „Bilder“, „Sprachnachrichten“ ein- oder auszublenden.

     

    8. Lesebestätigung

    Nach dem Erstellen eines Tickets und dem Zuweisen an einen Auftragnehmer wird eine Lesebestätigung neben dem Feld „Auftragnehmer“ angezeigt.

    Das durchgestrichene Augensymbol bedeutet, dass der Auftragnehmer das Ticket noch nicht geöffnet bzw. gesehen hat.


     

    Nach dem Ansehen des Tickets wird das Augensymbol mit einem kleinen Häkchen angezeigt.


     
    In der Listenansicht wird die Lesebestätigung mit Datum und Uhrzeit, wann sie geöffnet wurde, angezeigt.

     

    Benutzer können diese Funktion in ihren Profileinstellungen aktivieren bzw. deaktivieren.
     

    9. Benachrichtigungen

    Mittels Mausklick rechts oben auf das „Glocken“-Symbol können Sie sich sämtliche Benachrichtigungen ansehen. Es wird zwischen Ticket-Benachrichtigungen und Benachrichtigungen, die das System betreffen, unterteilt.

    10. Mängelliste bzw. Berichte exportieren

    Sie haben die Möglichkeit eine Liste aller Tickets eines Projektes als PDF- oder XLS-Datei zu erstellen. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

    1. Öffnen Sie dazu die Dropdown-Liste mittels Mausklick auf das Pfeil-Symbol rechts oben.
    2. Wählen Sie aus, ob die Liste im PDF- oder Excel-Format exportiert werden soll. Exportiert werden dabei Fotos, Text und Planausschnitt zu jedem Mangel.

    1. Anschließend haben Sie unter „Filter wählen“ die Möglichkeit Ticketdetails zu exportieren, die einem bestimmten Filter entsprechen. (Weitere Informationen finden Sie unter „Filter erstellen“).
    2. Unter „Vorlage wählen“ wird Ihr Bericht gemäß dieser Vorlage dargestellt (weitere Informationen zu „VORLAGEN“).

     

    ANMERKUNG! Mit PlanRadar kann jeder generierte Bericht digital signiert werden!

    11. Tickets finden

    Um auf Tickets zugreifen zu können, gehen Sie zunächst in das Menü „Tickets“. Es wird Ihnen zunächst eine Liste aller Tickets angezeigt, auf die Sie mittels Mausklick zugreifen können. Sie haben generell 3 Möglichkeiten nach Tickets zu filtern: Sie können nach Formulare (siehe „FORMULARE & LISTEN“), selbst erstellte Filter (siehe „Filter erstellen“) und der Schnellsuche (siehe „Listenansicht“ bzw. „Planansicht“) die Liste eingrenzen und somit Ihre Tickets sehr leicht auffinden und bearbeiten.

    1. Öffnen Sie das Drop-Down Menü für Formulare oder,
    2. öffnen Sie das Drop-Down Menü für die selbst erstellten Filter oder,
    3. geben Sie einen Suchbegriff in die Schnellsuche ein

    12. Filter erstellen

    Sie können auch Ihre eigenen Filter erstellen. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

    1. Klicken Sie in der Menüleiste auf „Filter“ dann auf „Filter erstellen“. Es erscheint rechts ein Fenster mit den Auswahlmöglichkeiten.
    2. Benennen Sie den Filter. (z.B.: Begehung vom 19.04.2018).
    3. Sichtbarkeit – Wählen Sie, ob der Filter für alle Projektbeteiligten, In-House Benutzer, oder nur für Sie selbst sichtbar sein soll.
    4. Filter-Attribute auswählen (z.B.: Datum = 19.04.018). Sie können auch weitere Filterkriterien hinzufügen.
    5. Filter speichern.

     

    Um einen Filter zu bearbeiten, wählen Sie in der Auswahlliste „Filter“ und klicken Sie anschließend auf „Filter bearbeiten“.

    13. Ticket bearbeiten

    Um ein bereits erstelltes Ticket zu bearbeiten, klicken Sie in der Listenansicht auf die Ticket-ID, um zu den Ticketdetails zu gelangen oder direkt über die Ticketansicht wie in „Listenansicht“ und „Planansicht“ beschrieben. Dazu gehen Sie zuerst über die Navigationsleiste in das Menü „Tickets“ und gehen dann wie folgt vor:

    1. Klicken Sie auf das jeweilige Ticket, welches Sie bearbeiten möchten.
    2. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor. (Sehen Sie dazu „Ticket Detailansicht“).
    3. Falls vorhanden sehen Sie hier alle dem (Parent-)Ticket zugehörigen Subtickets. Mittels Mausklick auf dieses werden Sie direkt zum Subticket weitergeführt.

     

    In der Account-Ansicht stehen Ihnen Handbücher und FAQs zur Verfügung. Haben Sie darüberhinausgehende Fragen, Verbesserungsvorschlägen oder Anmerkungen, wenden Sie sich bitte an: [email protected]. Alternativ klicken Sie auf „Support“ in der Webplattform und senden uns Ihr Anliegen.

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