Das Dokumentenmanagement ermöglicht Ihnen, die für Ihre Projekte relevanten Pläne und Dokumente innerhalb von PlanRadar zu verwalten. Es gibt mehrere Funktionen, um ihre Dokumente zu verwalten:
Das Dokumentenmanagement ist für Pro- und Enterprise-Konten verfügbar*.
*Nur Pro- und Enterprise-Konten, die nach Februar 2022 erstellt wurden, sind berechtigt das neue Dokumentenmanagement zu nutzen. Wenn Sie ein älteres Pro- oder Enterprise-Konto haben, können Sie weiterhin die Funktion Dokumente nach Ebenen nutzen oder kontaktieren Sie uns für ein Upgrade Ihres Kontos.
Wenn Ihr PlanRadar-Konto vor dem Release der neuen Dokumentenmanagement-Funktion erstellt wurde (d.h. Sie konnten Dokumente unter Tickets > Dokumente hochladen), können Sie diese Funktion immer noch über Dokumente nach Ebenen aufrufen. Das Anhängen von Dokumenten an Tickets ist von diesen Änderungen nicht betroffen.
Nur interne Benutzer können in ihren Projekten vollen Zugriff auf das Dokumentenmanagement haben.
Lesen Sie mehr weiter unten im Abschnitt Berechtigungen
Klicken Sie auf Dokumente im Hauptmenü der Web-Applikation:
Alle Ihre Dokumente und Dateien finden Sie unter Dokumente > Alle Dateien.
Sie sind nach Projekten getrennt. Siehe: Ein Projekt auswählen
Dokumente nach Ebenen deckt die alte Art der Verwaltung von Dokumenten in PlanRadar ab.
Es funktioniert anders als hier beschrieben und wird in einem separaten Artikel behandelt.
Siehe: Dokumente nach Ebenen
Sie können von allen Geräten aus auf alle Dateien zugreifen und die meisten Funktionen sind sowohl in der die Web-Applikation sowie in unsere mobilen Apps verfügbar.
Berechtigungen können in der Web-Applikation verwaltet werden.
Es gibt keine Beschränkungen für Dateitypen, die hochgeladen werden können.
Die folgenden Dateitypen können in PlanRadar als Vorschau angezeigt werden:
Zugang zu den Dokumenten eines Projekts
Wählen Sie ein Projekt aus, um auf dessen Dateien und Ordner zuzugreifen.
Alle Dateien und Ordner sind pro Projekt getrennt.
Hinzufügen von Dateien und Ordnern von Ihrem Gerät
Sie können einzelne Dateien, mehrere Dateien oder Ordner hochladen.
Der erste Schritt besteht immer darin, zum Zielordner zu navigieren, wo die die neuen Elemente hinzugefügt werden sollen.
Es gibt dann 3 Möglichkeiten, Dateien hochzuladen:
Hinzufügen von Dateien und Ordnern aus Cloud-Speicherdiensten
Fügen Sie Dateien oder Ordner zu Ihren Favoriten hinzu, damit Sie auf all Ihren Geräten schnell darauf zugreifen können.
Klicken Sie auf das Stern-Symbol, um eine Datei oder einen Ordner zu Ihren Favoriten hinzuzufügen:
Klicken Sie auf Favoriten, um alle Ihre Favoriten-Dateien und -ordner in einer Liste anzuzeigen:
Dateien und Ordner, die als Favoriten gekennzeichnet sind, erkennen Sie an dem gefüllten Stern-Symbol.
Klicken Sie auf das Stern-Symbol, um eine Datei oder einen Ordner aus Ihren Favoriten zu entfernen:
Verschieben von Dateien und Ordnern
Duplizieren Sie eine einzelne Datei, um eine exakte Kopie zu erstellen. Wenn Versionierung verwendet wird, wird der Versionsverlauf nicht dupliziert und nur die aktuelle Version wird für die neue Datei verwendet.
Navigieren Sie zu der Datei, die Sie duplizieren möchten.
Dateien und Ordner werden nicht sofort gelöscht, sondern erst in den Papierkorb verschoben.
Von dort aus können sie wiederhergestellt oder endgültig gelöscht werden. Derzeit werden Elemente im Papierkorb nicht automatisch gelöscht.
Der Papierkorb wird geräteübergreifend synchronisiert. Es spielt keine Rolle, wo Sie eine Datei oder einen Ordner gelöscht haben.
Löschen Sie einzelne oder mehrere Dateien oder Ordner, indem Sie sie in den Papierkorb verschieben.
Navigieren Sie zu der Datei oder dem Ordner, den Sie in den Papierkorb verschieben möchten.
Um Dateien oder Ordner dauerhaft zu löschen, ohne die Möglichkeit, sie wiederherzustellen, gibt es zwei Möglichkeiten:
Navigieren Sie zu der Datei oder dem Ordner, die/den Sie umbenennen möchten.
Suche nach Dateien und Ordnern
Standardmäßig wird die Suche im aktuellen Ordner und allen Unterordnern durchgeführt.
Beachten Sie, dass Sie auch im Papierkorb oder – falls vorhanden – in Dokumente nach Ebenen suchen können.
Nach Abschluss der Suche verlassen Sie die Suchergebnisseite mit:
Klicken Sie auf Zurück zu [Aktueller Ordner] (in diesem Beispiel zum Ordner „Done“):
Klicken Sie auf den X-Button im Suchfeld
Herunterladen von Dateien und Ordnern
Auf iOS und Android erfolgt das Herunterladen von Dateien auf Ihr Gerät über die Freigabefunktion. Siehe Dateien mit anderen mobilen Anwendungen teilen
In der Web-Applikation gibt es mehrere Möglichkeiten, Dateien auf Ihr lokales Gerät herunterzuladen und außerhalb der PlanRadar-App zu speichern.
Wenn Sie einen Ordner herunterladen, werden alle Dateien in eine ZIP-Datei gepackt.
Beim Herunterladen von Dateien und Ordnern werden alle Dateien in eine ZIP-Datei gepackt.
Öffnen Sie die Datei-Details, um weitere Informationen über die Datei zu erhalten, einschließlich:
Für Ordner sind die folgenden Informationen verfügbar:
Tipp: Während die Datei-Details geöffnet sind, können Sie andere Dateien oder Ordner auswählen, um deren Details zu sehen.
Hochladen einer neuen Dateiversion
Wenn keine Freigaben verwendet werden, wird beim Hochladen einer neuen Version einer Datei die alte Version der Datei zur neuen aktuelle Version.
Die Dateiversionierung ist nur für Enterprise-Accounts verfügbar.
Es gibt drei Möglichkeiten, eine neue Dateiversion hochzuladen:
Wenn Sie Dateifreigaben verwenden, lesen Sie mehr unter Versionierung & Freigabe von Dokumenten.
Verwenden Sie die Funktion „Offline verfügbar machen“, um sicherzustellen, dass bestimmte Dateien immer verfügbar sind, selbst wenn Sie offline sind.
Tippen Sie auf Offline (in der unteren Symbolleiste), um eine Liste mit allen Dateien anzuzeigen, die Sie zuvor als „offline verfügbar machen“ markiert haben.
Das Symbol neben „Erstellt am“ (wenn die Datei in Dokumente hochgeladen wurde) zeigt an dass die Datei als „offline verfügbar machen“ markiert ist.
Dateien, die Sie kürzlich geöffnet haben, werden für einige Zeit zwischengespeichert und sind möglicherweise auch offline verfügbar. Dateien, die offline nicht verfügbar sind, werden ausgegraut dargestellt.
Teilen von Dateien mit anderen mobilen Apps
Jede Datei kann heruntergeladen und außerhalb von PlanRadar geteilt werden.
Berechtigungen für die Genehmigung von Dokumenten sind beschrieben in Versionierung & Freigabe von Dokumenten
Der Zugriff auf das Dokumentenmanagement kann mit eigenen Rollenberechtigungen gesteuert werden, um festzulegen, welche internen Benutzer Dateien und Ordner in ihren Projekten in Dokumente anzeigen, erstellen, bearbeiten oder löschen können.
Unterauftragnehmer haben generell keinen Zugriff auf Dateien.
Beobachter können alle Dateien einsehen, aber sie können keine Dateien bearbeiten oder hinzufügen.
Diese Rollenberechtigungen für die Dokumentenverwaltung haben keine Auswirkungen auf Dokumente in Dokumente nach Ebenen.