Basisvorlage

Die Verwendung von Basisvorlagen ermöglicht es Ihnen, Projektinformationen aus Tickets in Berichte (wie Inspektionsberichte, Fehlerberichte, Zusatzformulare, Statusmeldungen, kostenlose Nachrichten usw.) im PDF-Format je nach Notwendigkeit zu modifizieren. Hierbei können Sie u.a. die Titel- bzw. Abschlussseite anpassen, oder ihr eigenes Logo verwenden.

Führen Sie Ihre Maus auf den Menüpunkt „Vorlagen“ und wählen Sie dann „Ticketberichte“ aus, um eine Übersicht über Ihre Vorlagen zu erhalten. Hier können Sie Vorlagen erstellen und bearbeiten. Die Verwendung von Vorlagen ermöglicht Ihnen die Projektexporte im PDF-Format, je nach Notwendigkeit, zu modifizieren.

 
  1. Vorlage erstellen (weitere Informationen finden Sie unter „Vorlage erstellen“)
  2. Suchfeld
  3. Vorlage kopieren, bearbeiten oder löschen (weitere Informationen finden Sie unter „Vorlagen verwalten“
 

Basisvorlagen erstellen

  Um eine neue Vorlage zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:
  1. Führen Sie die Maus zum Menüpunkt „Vorlagen“ und klicken Sie dann „Ticketberichte“
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neue Vorlage erstellen“, um eine neue Vorlage zu erstellen. Wählen Sie hier die Basisvorlage.
  3. Eingabemaske: Sie können einstellen welche Projekt- bzw. Ticketdetails im Export enthalten sein sollen, wie z.B.: Fotos, oder Journalverlauf. Außerdem gibt es die Möglichkeit ein Inhaltsverzeichnis zu erstellen, die Titel- und Abschlussseite individuell zu gestalten und eine Kopfzeile (für Firmenlogos etc.) einzufügen.
  4. d. Speichern der Vorlage oder Abbrechen des Erstellungsvorgangs.
 

Ticketattribute umbenennen:

Sie haben bei der Vorlagenerstellung auch die Möglichkeit Ticketattribute anders zu benennen.

Ticketattribute: Hier können Sie über Checkboxen auswählen welche Ticketattribute (Titel, Ebene und Priorität) Sie für die Vorlage übernehmen möchten und jeweils sogar einen alternativen Text vergeben.

Typenattribute: Hier können Sie über ein Dropdown-Menü auswählen, welche Attribute Sie aus bereits vorhandenen Tickettypen für die Vorlage übernehmen möchten und sogar einen alternativen Text vergeben.

 
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Vorlageneditor

 


 

Übersicht

Wie Sie den Vorlageneditor verwenden

Mit dem Vorlageneditor können Sie Ticketdaten in der Form exportieren, in der sie benötigt werden. Sei es ein Bautagebuch, ein Übernahmeprotokoll, eine Mängelrüge oder eine Behinderungsanzeige. Mit der Berichtsvorlagenfunktion von PlanRadar können Sie Vorlagen erstellen, die genau Ihren Anforderungen entsprechen.

Um eine Vorlage so einfach wie möglich zu gestalten, können Sie zunächst eine unserer voreingestellten Mustervorlagen auswählen und an Ihre Bedürfnisse anpassen. Andernfalls können Sie eine von Grund auf neu erstellen.

Berichtsvorlagen Übersicht

 

Um mit dem Erstellen Ihrer Vorlagen zu beginnen, navigieren Sie über die Seitenleiste zum Menü Vorlagen. Klicken Sie dann auf „Ticketberichte“. Hier sehen Sie eine Übersicht aller Ihrer Vorlagen.

 


 

Berichtsvorlage erstellen (Vorlagen-Editor)

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neue Berichtsvorlage erstellen“, um mit dem Erstellen oder Anpassen einer Berichtsvorlage zu beginnen. Sie können zwischen unseren Basisvorlagen und dem Vorlageneditor auswählen. Der Vorlageneditor bietet Ihnen folgende Optionen:

Mustervorlagen

 

Ihre erste Option besteht darin, zunächst eine unserer Mustervorlagen auszuwählen und an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Sie können aus folgenden Vorlagen auswählen: Mängelanzeigen, Bautagebuch, Bautagesbericht, Abnahmeprotokoll oder Behinderungsanzeige.

 

Nachdem Sie eine Beispielvorlage ausgewählt haben, müssen Sie zuerst Ihre erstellten Ticketfelder mit den entsprechenden Vorlagenfeldern abgleichen. Dadurch können Ihre Ticketdaten im ausgewählten Bericht angezeigt werden.

 

Klicken Sie dazu manuell auf "Feldzuordnung anzeigen". Wenn Sie noch kein geeignetes Ticketformular haben, können Sie das Formular erstellen und die Felder automatisch zuordnen, indem Sie "Formular erstellen und zuordnen" auswählen.

 

Neue Berichtsvorlage

 

Als zweite Option können Sie "Neue Berichtsvorlage"wählen, und mit Hilfe unserer leistungsstarken Werkzeugleiste eine neue Vorlage von Grund auf neu erstellen.

 


 

Werkzeugleiste

Die Symbolleiste funktioniert ähnlich wie Microsoft Word, um Ihren Bericht an Ihren Unternehmensstil anzupassen:

Texteditor

Zum Bearbeiten von Text:

 
  • Fett
  • Kursiv
  • Unterstrichen
  • Durchgestrichen
  • Tiefgestellt
  • Hochgestellt
  • Schriftart
  • Schriftgröße
  • Schriftfarbe
  • Hintergrundfarbe
  • Inline Class
  • Inlineformatierung
  • Formatierung löschen
 

Absatzeditor

Zum Bearbeiten von Absätzen:

 
  • Linksbündig ausrichten
  • Mittig ausrichten
  • Rechtsbündig ausrichten
  • Blocksatz
  • Nummerierte Liste
  • Unnummerierte Liste
  • Formatierung
  • Absatzformatierung
  • Zeilenhöhe
  • Einzug verkleinern
  • Einzug vergrößern
  • Horizontale Linie einfügen
  • Bild einfügen
  • Tabelle einfügen
  • Link einfügen
  • Seitenumbruch
 

Attribute hinzufügen

Fügen Sie Ticketdaten und Projektdetails hinzu:

 
  • Ticketattribute hinzufügen (nur verfügbar innerhalb der Tickets-Seite). Hier können Sie aus den Ticketfeldern auswählen, die Sie in Ihren Formularen zur Verfügung haben. Wählen Sie die Daten auf Projektebene aus, die in Ihrem Berichtsexport angezeigt werden sollen.
  • Projektattribute hinzufügen. Wählen Sie die Projektdetails aus, die in Ihrem Berichtsexport angezeigt werden sollen.
  • Ticketbilder hinzufügen. Nehmen Sie Ticketfotos in Ihren Export auf.
  • Protokoll hinzufügen. Fügen Sie Ihrem Export Ticketkommentare und Journalverlauf hinzu.
  • Planausschnitt hinzufügen, um die Ticketposition in einer Gesamtübersicht oder in der Detailansicht anzuzeigen.
  • Dokument hinzufügen
  • Benutzerattribute hinzufügen
  • Allgemeine Attribute hinzufügen erlaubt Ihnen das Datum und die Uhrzeit des Exports hinzuzufügen.
  • Projektbild hinzufügen.
  • Diagramme zu Berichten hinzufügen. Wählen Sie im Menü Statistiken Diagramme aus und fügen Sie sie ihren Berichten zu. (In der Ticketmaske nicht verfügbar)
 

HTML-Ansicht

Wenn Sie Ihre Vorlage über HTML-Code bearbeiten möchten, können Sie dies auch über die Schaltfläche „Codeansicht“ in der Werkzeugleiste:

 


 

Konfigurationsseiten

Wenn Sie eine neue Berichtsvorlage öffnen, unabhängig davon, ob Sie mit einer Beispielvorlage beginnen oder eine neue Vorlage erstellen möchten, werden zunächst die verschiedenen Konfigurationsseiten angezeigt, beginnend mit der Seite EINSTELLUNGEN.

Einstellungen

 

Hier können Sie den Stil Ihres Berichts festlegen und die Prioritätsreihenfolge der Daten festlegen, die angezeigt werden sollen. Ganz unten auf der Seite können Sie Ihre eigene Kopf- und Fußzeile erstellen. In dieser können Sie Ihr Firmenlogo per Drag & Drop in die Vorlage ziehen oder Attribute wie den Projektnamen und vieles mehr hinzufügen.

Hinweis! Das Eingabefeld „Name“ ist obligatorisch

 

Titelseite & Anhänge

Gestalten Sie den Anfang und Abschluss Ihres Berichts über das Deckblatt und etwaige Anhänge. Auf diesen Seiten können Sie mithilfe der Attributsymbole Text hinzufügen, Absätze formatieren und Projektdaten hinzufügen.

 

Sie können auch die Kopf- und Fußzeile aus den Einstellungen zu jeder dieser Seiten hinzufügen, indem Sie das Kontrollkästchen aktivieren.

 

Tickets Seite

Die Kernfunktionalität der Berichtsvorlage befindet sich auf der Seite "TICKETS". Hier legen Sie fest, wie Inhalte im Bericht dargestellt werden.

Alle Projektinformationen, die Sie in PlanRadar gesammelt haben, können Sie als Drag & Drop-Attribute hinzufügen, die Sie an einer beliebigen Stelle in Ihrem Bericht positionieren können. Dies bedeutet, dass beim Ändern und Aktualisieren von Projektinformationen in Planradar diese automatisch im Inhalt Ihres Berichts aktualisiert werden.

 

Auf diese Weise können Sie Standardformulare wie Bautagebücher, Übergabeprotokolle oder andere Berichte entsprechend Ihren Anforderungen neu erstellen und automatisieren.

Sie können dieser Seite auf zwei Arten Inhalte hinzufügen:

a) Sie können entweder Text oder Tabellen aus Quellen wie Excel-Tabellen oder Word-Dokumenten kopieren und einfügen

ODER

b) Erstellen und bearbeiten Sie die Berichtsvorlage mit der Toolbar.

 

Kopieren & Einfügen aus anderen Quellen

Um Ihrem Vorlagenbericht Inhalte hinzuzufügen, können Sie Text oder Tabellen aus Word-Dokumenten, Excel-Tabellen, PDFs usw. kopieren und in den Vorlagen-Editor einfügen.

Beim Einfügen von kopiertem Inhalt in den Editor erkennt PlanRadar die Quelle automatisch und fragt Sie, ob Sie das Quellformat beibehalten oder an das Zielformat anpassen möchten.

 

Attribute hinzufügen

Um zu definieren, wo bestimmte Ticketinhalte in Ihrem Bericht angezeigt werden sollen, erweitern Sie die Symbolleiste und wählen Sie die gewünschten Attribute aus.

 

In der Attribut-Symbolleiste können Sie Projekt- und Ticketattribute wie Notizen, Fälligkeitstermine und andere relevante Projektinformationen sowie Bilder, Planabschnitte und Ticketjournale hinzufügen, die Sie in PlanRadar gesammelt haben. Um diese Attribute hinzuzufügen, platzieren Sie den Cursor zunächst an der Stelle, an der der spezifische Inhalt angezeigt werden soll, und wählen Sie das gewünschte Attribut aus.

 

Hinweis! Beachten Sie, dass dieses Layout für jedes Ticket im Bericht gilt!

WICHTIG! Sie können die für Ihren Bericht erforderlichen Ticketdetails nur hinzufügen, wenn sie als Ticketfelder in einem Ticketlayout vorhanden sind. Außerdem können Ticketattribute nur auf der Ticketseite Ihrer Berichtsvorlage hinzugefügt werden.

 

Expertenmodus

Um zusätzliche Formulartickets in einem anderen Stil im generierten Bericht anzuzeigen, können Sie den „Expertenmodus“ verwenden, der sich unten auf der Ticketseite befindet:

 

Wenn Sie auf die Schaltfläche „Expertenmodus aktivieren“ klicken, werden die folgenden Optionen angezeigt:

a) Wählen Sie aus Ihren bestehenden Berichtsvorlagen ODER

b) Wählen Sie "Berichtsvorlage hinzufügen" um eine neue Berichtsvorlage zu erstellen

 

c) Formular auswählen: Wählen Sie ein Formular aus, um ein neues Berichtslayout für die Formulartickets zuzuweisen. Sie dürfen nur die Attribute aus dem hier ausgewählten Formular hinzufügen.

d) Berichtslayouts: Kopieren Sie den Inhalt des neuen Berichtslayouts aus einem vorhandenen Layout, sodass Sie den Inhalt nicht von Grund auf neu erstellen müssen.

Infolgedessen enthält Ihr Bericht zwei verschiedene Formulare mit jeweils einem eigenen Layout.

Hier ist ein praktisches Beispiel zur weiteren Verdeutlichung:

Angenommen, Sie haben Tickets mit dem Formular "Handover-Checkliste" erstellt. Mit unserem Vorlagen-Editor können Sie festlegen, in welchem Stil die mit diesem Formular gesammelten Informationen angezeigt werden. Im folgenden Screenshot sehen Sie das Berichtslayout für das Formular "Abnahmeprotokoll":

Hinweis! Beachten Sie, dass das erste Layout des Ticketberichts standardmäßig "Standard" heißt.

 

Nachdem Sie ein zusätzliches Berichtslayout für ein anderes Formular hinzugefügt haben, wie in den obigen Schritten erwähnt, können Sie ihm jetzt einen anderen Stil zuweisen (in diesem Beispiel haben wir ein Berichtslayout hinzugefügt, das mit einem Formular namens "Dokumentation" verbunden ist):

 

Jetzt haben Sie ein Berichtslayout erstellt, das mit einem anderen Formular verbunden ist. Sie können über das Dropdown-Menü zwischen diesen wechseln.

 

Rich data attributes

 

Sie können Ihrem Bericht umfangreiche Daten hinzufügen, z. B. Bilder oder Planabschnitte.

Wenn Sie Ticketbilder hinzufügen, fügen Sie einen Platzhalter für den Ort hinzu, an dem Bilder in Ihrem Bericht angezeigt werden. Sie können auch die prozentuale Breite festlegen, mit der Bilder wie im Abschlussbericht exportiert werden.

Wenn Sie die Planansicht importieren möchten, können Sie die Detailansicht auswählen, um die Pin-Position anzuzeigen, oder die Übersicht auswählen, um den Bereich anzuzeigen, in dem sich der Pin befindet.

Als Beispiel:

     

 Benutzeratttribute

Beachten Sie beim Hinzufügen von Benutzerattributen, dass der Export nur die Daten des Benutzers enthält, die Sie im Exportvorgang ausgewählt haben. Beachten Sie, dass Sie nur einen Benutzer auswählen können.

   


 

Seiten hinzufügen, löschen und bearbeiten

Seiten bearbeiten

Unterschiedliche Berichte erfordern unterschiedliche Strukturen. Mit dem Berichtsvorlagen-Generator von PlanRadar können Sie Seiten hinzufügen oder löschen und sie nach Bedarf neu anordnen. Aus einem standardisierten Deckblatt, einer zusätzlichen Signaturseite oder einem Informationsblatt, z. B. Unternehmensrichtlinien.

 

Seiten hinzufügen

 

Wählen Sie, ob Sie eine leere Seite zum Bearbeiten hinzufügen oder eine PDF-Datei hochladen möchten, die in Ihren Export aufgenommen werden soll.

 

Seiten löschen

 

Seiten neu anordnen

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Seiten neu anordnen"

 

Seiten umbenennen

Doppelklicken Sie auf den Registerkartennamen um diesen umzubenennen.

 


 

Zugriff auf Projekte beschränken

Sie können auswählen, für welche Projekte Ihre Vorlagen verfügbar sein sollen.

 

a) Aktivieren Sie dazu das Kontrollkästchen “Zugriff auf Projekte beschränken” und klicken Sie auf “Projekte auswählen”.

 

b) Wählen Sie die Projekte aus, für die die Vorlage (n) verfügbar sein soll, und klicken Sie auf Speichern.

 
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Vorlagen für Ticketberichte verwalten

In der Ansicht „Vorlagen“ sehen Sie alle von Ihnen angelegten Vorlagen. In jeder Zeile sehen Sie ganz rechts die folgenden drei Symbole:

Kopieren: Klicken Sie auf diese Schaltfläche, wenn Sie zu einer bestehenden Vorlage eine ähnliche erstellen möchten. Sobald Sie auf das Kopier-Symbol klicken, erscheint unmittelbar eine neu editierbare Vorlage in der letzten Zeile auf. Mit einem Klick auf das Stift-Symbol können Sie dieses nun entsprechend bearbeiten.

PlanRadar Edit

Bearbeiten: Klicken Sie auf diese Schaltfläche, wenn Sie in die Detaileinstellungen einsteigen möchten, um Änderungen vorzunehmen.

Löschen: Klicken Sie auf diese Schaltfläche, wenn Sie die Vorlage löschen möchten. Dabei erscheint sicherheitshalber nochmal ein Pop-Up Fenster auf, in welchem Sie den Löschvorgang nochmals bestätigen müssen oder abbrechen können.

 
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Vorlagen für Projektberichte



 

Projektberichtsvorlagen erstellen

Um Projektberichtsvorlagen zu verwalten, klicken Sie auf „Vorlagen“ im Navigationsmenü und klicken Sie dann die Schaltfläche „Projektberichte“. Sie müssen über die entsprechenden ‘Rechte ’ verfügen, um darauf zuzugreifen.

 

Um eine neue Projektberichtsvorlage zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Vorlage erstellen“. Sie haben folgende Möglichkeiten zur Auswahl:

 

1. Laden Sie Ihr eigenes PDF-Formular von Ihrem Computer hoch (lesen Sie weiter unten, wie Sie es erstellen).

ODER

2. Wählen Sie eine unserer Beispiel-PDF-Formularvorlagen aus

 


 

Eigenes PDF-Formular hochladen

Sobald Sie auf "PDF-Formular hochladen" geklickt haben, werden Sie aufgefordert, eine PDF-Datei von Ihrem Computer auszuwählen.

*Bitte beachten Sie, dass Sie eine PDF-Datei mit ausfüllbaren Feldern hochladen müssen. Befolgen Sie die nachstehenden Anweisungen, um ein ausfüllbares PDF von Grund auf neu zu erstellen.

Schritt 1: Erstellen Sie Ihr Formularlayout mit Word, Excel oder einer anderen Anwendung und exportieren Sie eine PDF-Datei.

Schritt 2: Verwenden Sie einen PDF-Editor (z. B. Acrobat Pro oder PDF-XChange Editor), damit Ihre PDF-Datei ausfüllbare Felder verwendet.

Schritt 3: Laden Sie Ihre PDF-Datei, die jetzt Formularfelder enthält, in PlanRadar hoch.

Nachdem Sie eine PDF-Datei von Ihrem Computer ausgewählt haben, können Sie Ihre Vorlage über das Titelfeld benennen und auswählen, welcher Benutzertyp diese Vorlage verwenden kann. Nachdem Sie Ihre bevorzugten Einstellungen ausgewählt haben, klicken Sie auf "Vorlage erstellen".

 


 

Zuordnen von Datenfeldern in einer Projektberichtsvorlage:

Sobald Sie Ihre PDF-Datei hochgeladen haben, können Sie Datenfelder in Ihrer Projektberichtsvorlage zuordnen. Zugeordnete Felder werden vorab mit Projektinformationen oder einer Liste von Optionen befüllt, aus denen Benutzer beim Erstellen von Projektberichten auswählen können, sodass die Informationen nicht jedes Mal manuell ausgefüllt werden müssen.

Sie können Ihrem Projektbericht folgende Felder zuordnen:

  • Projektdetails (Name, ID, Code, Adresse, Startdatum, Enddatum)
  • Projektmitglieder, d. H. Benutzer (Name, Name + Firma, Name + E-Mail)
  • Datum und Uhrzeit der Berichterstattung
  • Listen (Erstellt auf der Registerkarte "Formulare und Listen")
 

Um ein Feld zuzuordnen, klicken Sie auf ein ausfüllbares Feld in Ihrer Vorlage. Auf der rechten Seite können Sie auswählen, welche Informationen in dieses Feld eingegeben werden sollen. Beispiel unten

 

Sobald Sie die erforderlichen Felder zugeordnet haben. Klicken Sie auf "Mapping speichern".

Das Zuordnen von Datenfeldern ist optional. Wenn Sie keine Feldzuordnungen hinzufügen möchten, überspringen Sie einfach diesen Schritt und klicken Sie auf Zuordnung überspringen.

 


 

Projektberichtsvorlagen auf bestimmte Projekte beschränken

Nachdem Sie Ihre Vorlage erstellt haben, haben Sie die Möglichkeit, Ihre Vorlagen auf bestimmte Projekte zu beschränken. Klicken Sie dazu auf das Kontrollkästchen "Zugriff auf Projekte beschränken" und dann auf die Schaltfläche "Projekte auswählen". Hier können Sie die Projekte auswählen, die diese Vorlage verwenden dürfen.

 


 

Verwalten von Projektberichtsvorlagen

Unter Projektberichtsvorlagen wird eine Übersicht aller Ihrer aktuellen Projektberichtsvorlagen angezeigt. Lesen Sie oben, wie Sie Ihre eigene Vorlage erstellen.

Für Ihre Projektberichtsvorlagen stehen folgende Schnellbearbeitungsoptionen zur Verfügung:

  • Vorlage herunterladen
  • Vorlage duplizieren
  • Bearbeiten Sie den Vorlagennamen und die Sichtbarkeit
  • Vorlage löschen
 
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