La Gestion des Documents permet de gérer les plans et documents pertinents pour vos projets dans PlanRadar. Pour cela, elle propose les fonctionnamités suivantes :
La Gestion des Documents est disponible pour les comptes Pro et Enterprise*.
*Seuls les comptes Pro et Enterprise créés après février 2022 peuvent utiliser la nouvelle fonctionnalité de Gestion des Documents. Si vous disposez d’un compte Pro ou Entreprise plus ancien, vous pouvez continuer à utiliser les Documents par niveau ou nous contacter pour mettre votre compte à niveau.
Si votre compte PlanRadar a été créé avant le lancement de la nouvelle fonctionnalité de Gestion des Documents (c’est-à-dire que vous pouviez importer des documents via Tâches > Afficher > Document), vous pouvez toujours accéder à cette fonctionnalité via Documents par niveau.Le fait d’attacher des documents à des tâches n’est pas affecté par ces changements.
Seuls les utilisateurs internes peuvent accéder entièrement à la Gestion des Documents dans leurs projets.
Pour en savoir plus, consultez la section Autorisations
Cliquez sur Documents dans le menu principal de l’application web:
Tous vos documents et fichiers se trouvent dans Documents > Tous les fichiers.
Ils sont répartis par projet. Voir : Sélectionner un projet
Les Documents par niveau correspondent à l’ancienne façon dont PlanRadar gérait les documents.
Elle fonctionne différemment de celle décrite ci-dessous et fait l’objet d’un article dédié.
Voir : Documents par niveau
Vous pouvez accéder à tous les fichiers sur tous les appareils et la plupart des fonctionnalités sont disponibles sur l’application web ainsi que sur nos applications mobiles.
Les Autorisations peuvent être gérées dans l’application web.
Il n’y a aucune restriction sur les types de fichiers qui peuvent être importés.
Les types de fichiers suivants peuvent être prévisualisés dans PlanRadar :
Accéder aux documents d'un projet
Sélectionnez un projet pour accéder à ses fichiers et dossiers.
Tous les fichiers et dossiers sont répartis par projet.
Ajouter des fichiers et des dossiers à partir de votre appareil
Vous pouvez importer un fichier, plusieurs fichiers à la fois ou des dossiers.
La première étape consiste toujours à naviguer jusqu’au dossier de destination dans lequel les nouveaux éléments seront ajoutés.
Il y a ensuite trois manières d’importer des fichiers :
Ajouter des fichiers et des dossiers à partir de services de stockage dans le Cloud
Ajoutez des fichiers ou des dossiers à vos favoris pour y accéder rapidement sur tous vos appareils.
Cliquez sur l’étoile pour ajouter un fichier ou un dossier à vos favoris :
Cliquez sur Favoris pour afficher la liste de tous vos fichiers et dossiers favoris :
Les fichiers et dossiers marqués comme favoris sont reconnaissables à l’icône étoile pleine.
Cliquez sur l’icône étoile pour supprimer un fichier ou un dossier de vos favoris :
Déplacer des fichiers et des dossiers
Déplacer des fichiers ou des dossiers vers un autre dossier :
Dupliquer un fichier unique signifie créer une copie exacte. Si le Contrôle des versions de documents est utilisé, l’historique des versions ne sera pas dupliqué et seule la version actuelle du document sera utilisée pour le nouveau fichier.
Naviguez jusqu’au fichier que vous souhaitez dupliquer.
Supprimer et restaurer des fichiers et des dossiers
Les fichiers et les dossiers ne sont pas immédiatement supprimés, mais tout d’abord placés dans la corbeille.
De là, ils peuvent être définitivement restaurés ou supprimés. Actuellement, les éléments de la corbeille ne sont pas automatiquement supprimés.
La corbeille est synchronisée entre tous les appareils. L’endroit où vous avez supprimé un fichier ou un dossier n’a pas d’importance.
Supprimez un ou plusieurs fichiers ou dossiers en les déplaçant vers la corbeille.
Naviguez jusqu’au fichier ou dossier que vous souhaitez mettre à la corbeille.
Pour supprimer définitivement des fichiers ou des dossiers sans possibilité de les restaurer, il existe deux méthodes :
Naviguez jusqu’au fichier ou dossier que vous souhaitez renommer.
Rechercher des fichiers et des dossiers
Par défaut, la recherche est effectuée dans le dossier en cours et dans tous les sous-dossiers.
Notez que vous pouvez également effectuer une recherche dans la corbeille ou, le cas échéant, dans les Documents par niveau.
Après avoir terminé votre recherche, quittez la page des résultats de la recherche en cliquant sur :
Retour au dossier [Dossier actuel] (dans cet exemple, retour au dossier « Terminé ») :
Cliquez sur la croix dans le champ de recherche
Télécharger des fichiers et des dossiers
Sur iOS et Android, le téléchargement de fichiers sur votre appareil s’effectue à l’aide de la fonction de partage. Voir Partager des fichiers avec d’autres applications mobiles
Dans l’application web, il y a plusieurs façons de télécharger des fichiers sur votre appareil local et de les sauvegarder en dehors de l’application PlanRadar.
Le téléchargement d’un dossier regroupera tous les fichiers dans un fichier ZIP.
Le téléchargement de fichiers et de dossiers regroupera tous les fichiers dans un fichier ZIP.
Afficher les détails du fichier
Ouvrez les détails du fichier pour obtenir plus d’informations sur le fichier, notamment :
Pour les dossiers, les informations suivantes sont disponibles :
Conseil : Lorsque les détails d’un fichier sont ouverts, vous pouvez également sélectionner d’autres fichiers ou dossiers pour afficher leurs détails.
Importer une nouvelle version du fichier
Sauf si des approbations sont nécessaires, l’importation d’une nouvelle version d’un fichier remplacera l’ancienne version du fichier, et deviendra nouvelle version.
Le Contrôle des versions de documents est uniquement disponible pour les comptes Enterprise.
Il y a trois manières d’importer une nouvelle version de fichier :
Si les fichiers doivent être approuvés, consultez Contrôle des versions & approbation des documents.
Utilisez la fonctionnalité « Rendre accessible hors ligne » pour vous assurer que certains fichiers sont toujours disponibles même lorsque vous n’êtes pas en ligne.
Cliquez sur Hors ligne (dans la barre d’outils inférieure) pour afficher une liste de tous les fichiers que vous avez auparavant marqués comme étant « accessible hors ligne ».
L’icône à côté de « Créé le » (date à laquelle le fichier a été téléchargé dans Documents) indique que le fichier est marqué comme « accessible hors ligne ».
Les fichiers que vous avez récemment ouverts sont mis en cache pendant un certain temps et peuvent également être accessibles hors ligne. Les fichiers inaccessibles en mode hors ligne sont grisés.
Partager des fichiers avec d’autres applications mobiles
Tout fichier peut être téléchargé et partagé en dehors de PlanRadar.
Les autorisations concernant les approbations de documents sont décrites dans Contrôle des versions & approbation des documents
L’accès à la Gestion des Documents peut être contrôlé à l’aide de rôles, donnant des autorisations spécifiques aux utilisateurs internes. Ils peuvent consulter, créer, modifier ou supprimer des fichiers et des dossiers dans leurs projets situés dans Documents.
Les intervenants n’ont pas accès aux dossiers en général.
Les observateurs peuvent consulter tous les fichiers, mais ils ne peuvent ni les modifier ni en ajouter.
Ces autorisations spécifiques pour la Gestion des Documents n’ont aucun effet sur les documents dans Documents par niveau.
