Base de connaissances – Tickets

Dans le menu principal « Tickets », vous pouvez consulter tous les tickets que vous avez assignés ou créés.

1. Aperçu

PlanRadar vous propose deux affichages différents pour consulter les tickets. En règle générale, l’affichage «Liste» est configuré par défaut. Il permet d’avoir une vue d’ensemble des tickets sous forme de liste. Quel que soit le mode d’affichage, vous pouvez trier et filtrer les tickets.

  1. Utilisez ce bouton pour créer de nouveaux tickets (voir « Créer un ticket » pour en savoir plus).
  2. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez créer des filtres en fonction des formulaires que vous avez créés (voir également « FORMULAIRES ET LISTES »).
  3. Vous pouvez créer, enregistrer ou modifier des filtres (pour en savoir plus, voir « Créer un filtre »).
  4. Grâce à la barre de recherche, il est possible d’effectuer des recherches de mots-clés.
  5. Sélectionnez les projets disponibles ou changez de projet.
  6. Consultez les informations détaillées relatives au projet sélectionné (voir « PROJETS »).
  7. Grâce à cette option, vous pouvez sélectionner un niveau ou un étage. Pour consulter les tickets pour tous les niveaux, cliquez sur l’affichage Liste (voir « Affichage Liste » pour en savoir plus) et sélectionnez « Tous ».
  8. Passez d’un affichage Liste à un affichage Plan.
  9. Consultez les notifications.
  10. Exportez une liste des tickets au format PDF ou Excel (voir « Exporter des rapports ou des listes de défauts » pour en savoir plus).
  11. Affichez/Masquez des colonnes

 

Pour faciliter la lecture, les tickets sont classés selon des couleurs différentes :
Rouge = Ticket ouvert
Bleu = Ticket en cours 
Vert = Ticket résolu
Jaune = Commentaire
Noir = Refusé
Gris = Ticket fermé

2. Affichage Liste

  1. Afficher/masquer des colonnes : en cliquant sur cette icône, vous ferez apparaître un menu déroulant. Vous pourrez alors utiliser les cases à cocher pour sélectionner/désélectionner les informations détaillées relatives à un ticket que vous souhaitez afficher ou masquer.
  2. Sélection multiple : grâce à ces cases à cocher, vous pouvez modifier tous les tickets en même temps ou uniquement ceux que vous avez sélectionnés.
  3. Dans l’affichage Liste, vous pouvez directement modifier le « Statut », la « Priorité »,la « Date butoir », le « Sous-traitant » et le « Degré d’avancement » sans avoir à ouvrir le ticket. Pour cela, cliquez sur le statut, la priorité, la personne responsable ou le degré d’avancement et utilisez le menu déroulant ou la barre de progression pour définir le nouveau statut.
  4. En outre, vous pouvez les trier de manière croissante ou décroissante en cliquant sur l’une des catégories affichées/les informations relatives aux tickets (numéro, titre, statut, priorité, etc.).

3. Affichage Plan

Cet affichage vous permet d’avoir une vue d’ensemble de la localisation de vos tickets sur le plan. Vous pouvez alors filtrer les tickets, sélectionner les niveaux et les étages et rechercher des termes. Vous pouvez également modifier le degré d’avancement du projet, le statut, la priorité et la personne responsable directement depuis cet écran. Pour cela, cliquez sur le ticket que vous souhaitez modifier. Cela fera apparaître un menu dans lequel vous pourrez directement apporter vos modifications sans avoir à modifier le mode d’affichage du ticket.

De plus, vous disposez, pour faciliter votre travail, des boutons suivants :

PlanRadar download Télécharger les informations détaillées relatives au ticket au format PDF : cliquez sur ce bouton si vous souhaitez afficher le document. Après avoir cliqué sur l’icône de téléchargement, le document s’ouvrira automatiquement et vous pourrez ainsi le consulter.

PlanRadar Zwischenablage Copier dans le presse-papiers : cliquez sur ce bouton si vous souhaitez copier ce ticket. Toutes les informations et propriétés du ticket seront alors copiées. Cela vous permettra de créer des tickets encore plus rapidement.

PlanRadar Pin-Symbol Localiser sur le plan : cliquez sur ce bouton si vous souhaitez déplacer l’épingle sur le plan.

PlanRadar Delete-Symbol Supprimer : cliquez sur ce bouton si vous souhaitez supprimer le document. Une fenêtre s’affichera alors à l’écran afin que vous confirmiez ou annuliez l’opération.

Comparaison de plans et de versions du plan

PlanRadar permet de comparer plusieurs versions d’un plan en côte à côte à condition d’avoir chargé plusieurs plans (voir « Télécharger, mettre à jour ou supprimer un plan »).

Rendez-vous dans l’affichage Plan et sélectionnez les niveaux que vous souhaitez comparer. Puis suivez la procédure suivante :

  1. cliquez sur le bouton « Afficher les versions ».
  2. sélectionnez les versions du plan que vous souhaitez comparer.
  3. sélectionnez la couleur dans laquelle vous souhaitez voir apparaître les différences.

 

4. Affichage Document

En plus des affichages Ticket et Plan, vous pouvez également n’afficher que vos documents.

De plus, vous disposez, pour faciliter votre travail, des boutons suivants :

PlanRadar download Télécharger : cliquez sur ce bouton si vous souhaitez afficher le document. Après avoir cliqué sur l’icône de téléchargement, le document s’ouvrira automatiquement et vous pourrez ainsi le consulter.

PlanRadar Edit Modifier : cliquez sur ce bouton si vous souhaitez modifier les paramètres détaillés pour procéder aux modifications.

PlanRadar Delete-SymbolSupprimer : cliquez sur ce bouton si vous souhaitez supprimer le document. Une fenêtre s’affichera alors à l’écran afin que vous confirmiez ou annuliez l’opération.

5. Charger des documents

  1. Pour charger un document, cliquez sur « Ajouter un nouveau document ».

  1. Sur la page actuelle, cliquez une nouvelle fois sur « Ajouter un document ». Sélectionnez le document à charger (vous pouvez en sélectionner plusieurs en même temps) puis cliquez sur « Ouvrir ». Sinon, vous pouvez également ajouter des documents en faisant un glisser-déposer.

  1. Vous verrez immédiatement les documents sélectionnés s’afficher dans la fenêtre de sélection ainsi qu’en fond et il vous sera également possible de les renommer. Si vous ne remplissez pas le champ « Titre », il prendra automatiquement le nom du fichier.
  2. En outre, vous pouvez sélectionner le plan auquel vous souhaitez associer le document.
  3. Pour finir, cliquez sur « Enregistrer ».

6. Créer un ticket

Selon l’affichage (Liste ou Plan) dans lequel vous créez un ticket, vous devrez sélectionner la localisation du défaut sur le plan soit avant de remplir les informations détaillées (Plan), soit après (Liste).

  1. Pour créer un ticket, rendez-vous dans la barre de navigation et cliquez sur « Tickets ».
  2. Cliquez sur le bouton « Créer un ticket » dans le coin supérieur gauche.

L’affichage détaillé dans lequel vous pouvez saisir toutes les informations requises apparaît alors à l’écran.

AUTRE SOLUTION ! Si vous disposez d’un plan, faites un clic droit sur le plan avec votre souris puis, avec le bouton gauche, déplacez ensuite l’épingle à l’endroit souhaité et confirmez la localisation à l’aide de la coche verte.

7. Affichage détaillé Ticket

INFORMATIONS DÉTAILLÉES

Dans l’affichage détaillé des tickets, vous pouvez consulter toutes les informations importantes et toutes les options disponibles.

  1. Formulaire : Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez sélectionner le formulaire que vous souhaitez utiliser pour ce ticket (pour en savoir plus, voir « FORMULAIRES ET LISTES »).
  2. Niveau: Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez sélectionner l’étage ou le niveau où le défaut se situe à l’aide du menu déroulant. À droite, vous constaterez également la présence d’une épingle. En faisant un clic droit, vous pouvez afficher le plan sur lequel il vous sera alors possible d’indiquer la localisation.
  3. Ticket parent : Le ticket parent permet d’associer plusieurs défauts (ce qu’on appelle donc des sous-tickets) à un défaut primaire (le ticket parent). Dans le menu déroulant, sélectionnez un ticket préexistant pour créer le ticket parent ou créez un ticket parent auquel vous souhaitez associer le défaut.

ATTENTION ! Cette fonctionnalité est particulièrement utile, surtout en présence de défauts graves qui, en règle générale, sont la cause de nombreux défauts secondaires.

  1. Titre : Saisissez ici le titre du défaut (par exemple : Fissure dans le mur)

ASTUCE ! Lorsque vous choisissez le titre, gardez bien à l’esprit que vous serez probablement amené à le chercher ou à l’utiliser dans un filtre par la suite (dans le cas des défauts fréquemment rencontrés, il est donc judicieux d’ajouter des informations telles que sa localisation, par exemple : fissure dans le mur, 1er étage).

  1. Degré d’avancement : Grâce à la barre de progression, vous pouvez définir le degré d’avancement d’un défaut. Pour cela, avec votre souris, cliquez sur le curseur de la barre de progression et, sans relâcher, déplacez-le.
  2. Statut : Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez définir le statut dans le menu déroulant en cliquant sur le champ : « Ouvert », « En cours », « Commentaire en attente », « Refusé », « Terminé ».
  3. Priorité : Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez définir le degré de priorité du défaut parmi les options suivantes : faible – moyenne – élevée.
  4. Sous-traitant : Dans le menu déroulant, définissez la personne responsable d’un défaut. Cette liste de noms est créée dans le menu « Utilisateurs » sur la base des personnes assignées au projet (pour en savoir plus, voir « UTILISATEURS »).
  5. Destinataire (CC) : grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez sélectionner le destinataire parmi des utilisateurs dont les noms figurent dans le menu déroulant. Ceux-ci pourront alors consulter les tickets et les modifier dans la limite de leurs autorisations.
  6. Date butoir : Cliquez sur l’icône du calendrier pour définir la date à laquelle un sous-traitant doit avoir remédié à un défaut.

 

ASTUCE! S’il s’avère qu’un délai est nécessaire pour finaliser le ticket, vous devez d’abord cocher la case « Période d’acceptation » dans « FORMULAIRES ET LISTES » dans le champ « À compléter avant ». Vous n’aurez la possibilité de définir un « délai de grâce » qu’après avoir effectué cette procédure. De plus, le système vous indique automatiquement à combien de reprises le délai de grâce a été prolongé.

REMARQUE : vous pouvez définir, pour vos tickets, des champs et des caractéristiques supplémentaires dans « FORMULAIRES ET LISTES ».

  1. Créer un sous-ticket : grâce à cette fonctionnalité, vous avez la possibilité de créer un ticket secondaire associé directement depuis le ticket ouvert.
  2. Supprimer un ticket
  3. Enregistrer/Enregistrer et fermer
  4. Exporter au format PDF : Dans l’affichage détaillé Ticket, vous avez la possibilité d’exporter le résumé relatif à un défaut au format PDF. Pour cela, cliquez sur l’icône « Télécharger » dans le coin supérieur droit. Un menu déroulant s’affichera alors à l’écran. Vous pourrez ainsi choisir de créer le rapport sur la base d’un gabarit ou non. Les gabarits ne sont proposés que si vous en avez déjà créés dans le menu « Gabarits »« GABARITS » pour en savoir plus).
  5. Ticket suivant/précédent
  6. Fermer un ticket

 

PHOTOS ET VIDÉOS

Pour associer une photo ou une vidéo à un ticket, veuillez suivre la procédure ci-dessous :

  1. sélectionnez l’onglet « Photos ».
  2. cliquez sur le bouton «Ajouter des images ou des vidéos ». Sur votre ordinateur, sélectionnez les photos ou les vidéos que vous souhaitez charger. Une fois cette procédure terminée, cliquez sur « Enregistrer ».

 

Seules les vidéos de 30 secondes ou moins peuvent être importées et associées à une tâche sur l’application web. Vous devrez réduire les vidéos plus longues à 30 secondes ou moins avant de les importer (vous pourrez le faire directement dans l’application mobile PlanRadar lors de l’importation).

Une fois que vous avez importé une image sur une tâche via l’application web, l’éditeur de photos s’ouvre. Si vous importez plusieurs photos en même temps, vous devez d’abord sélectionner une image pour commencer à la modifier.

L’éditeur de photos vous permet de personnaliser chaque image avant de les importer sur votre tâche. Vous pouvez choisir parmi les options suivantes pour éditer votre image.

Transformer :
Transformer vous permet de recadrer votre image. Vous pouvez faire un recadrage personnalisé ou choisir parmi les recadrages courants dans certaines formes ou tailles.

 

Texte:
Texte vous permet d’ajouter du texte à votre image. Vous pouvez personnaliser le type de police, sa taille, sa couleur, sa couleur de fond et l’interligne.

 

Autocollants:
Les autocollants vous permettent d’ajouter à votre image des formes prédéfinies qui peuvent aider à entourer ou à mettre en évidence un problème. Vous pouvez changer la couleur des autocollants ou télécharger les vôtres depuis votre ordinateur.

 

Pinceau:
Le Pinceau vous permet de dessiner sur votre image. Vous pouvez choisir la couleur du pinceau, sa taille et la dureté de la brosse.

 

Modifier le titre:
Vous pouvez modifier le titre en cliquant dans le coin inférieur droit de l’éditeur de photos, ce qui vous permet également d’ajouter une légende à votre photo.

Une fois que vous avez effectué les modifications nécessaires, cliquez sur « Enregistrer la photo » dans le coin inférieur droit de l’éditeur pour enregistrer vos modifications et importer l’image sur votre tâche.

L’éditeur de photos peut être activé/désactivé à partir des paramètres de votre profil.
 

ENREGISTREMENTS VOCAUX

EN - Voice Recordings

Pour enregistrer un message vocal afin de l’associer à un ticket, suivez la procédure suivante :

  1. choisissez l’onglet « Audio ».
  2. cliquez sur le message vocal que vous souhaitez ajouter. Il est également possible d’avancer et de reculer en déplaçant votre souris sur la barre.

DOCUMENTS

Pour associer des documents à un ticket, suivez la procédure suivante :

  1. sur le côté gauche de l’affichage Ticket, sélectionnez l’onglet « Documents ».
  2. cliquez sur le bouton «Add Images-Symbol». Sur votre ordinateur, sélectionnez les documents que vous souhaitez charger. Sinon, vous pouvez également ajouter des documents en faisant un glisser/déposer.

COMMENTAIRES

Grâce à cette fonctionnalité, l’échange d’informations par écrit intervient entre le créateur du ticket et l’entrepreneur. Les commentaires et les échanges de documents (photos, messages vocaux) sont tous enregistrés par ordre chronologique et de manière permanente. Par la suite, la suppression des commentaires n’est plus possible une fois que vous avez cliqué sur le bouton « Envoyer/répondre ».

PROTOCOLE

Les modifications apportées à un ticket et les commentaires y figurant sont tous consignés. Les mises à jour du statut des tickets (par exemple « fait », « modification de la date butoir », etc.) et les notifications système (par exemple le chargement d’un plan) s’affichent ici. Vous pouvez n’afficher que le journal, les commentaires ou les deux.

REMARQUE :sur la partie droite du ticket se trouve une liste des actions effectuées sur celui-ci dans l’ordre chronologique mais vous disposez également d’une fonction de filtrage permettant d’afficher ou de masquer les différentes caractéristiques (commentaires, photos, enregistrement audio, protocole).
 

8. Importation de tâches

Vous pouvez importer des tâches directement dans PlanRadar en utilisant des fichiers Excel ou CSV.

Cliquez sur l’onglet Tâches dans la barre de navigation, puis cliquez sur le bouton déroulant Exporter/Importer situé en haut à droite de la page. Sélectionnez « Importer des tâches ».

 
Sélectionnez un formulaire PlanRadar qui sera attribué à vos tâches une fois importées. Importez ensuite votre fichier Excel ou CSV depuis votre ordinateur en cliquant sur le bouton « Parcourir les fichiers ». Une fois que vous avez sélectionné votre fichier, vous pouvez choisir les paramètres d’importation. Une fois terminé, cliquez sur « Suivant ».

 

Options:

Définir la première ligne en tant qu’en-tête :
Sélectionnez cette option si vous avez créé votre fichier Excel ou CSV avec la première ligne comme en-tête pour chaque attribut. Si la première ligne de votre fichier Excel est constituée de données devant être importées et créées en tant que tâches, vous devez décocher cette option.

Valider les tâches avant importation :
Il est fortement recommandé de valider les tâches avant importation. Cela vous permettra de savoir combien de tâches ne pourront pas être importées en raison de données ou de mapping incorrects. En cas d’erreur lors de l’importation de vos tâches, la ligne et les données incorrectes de votre fichier Excel ou CSV vous seront indiquées afin que vous puissiez facilement rectifier le problème.
 

Mappage des attributs :

Vous devrez ensuite faire correspondre les attributs de votre fichier Excel ou CSV aux attributs du formulaire PlanRadar que vous avez choisis.

 
Certains champs peuvent nécessiter une sélection supplémentaire pour spécifier le type de données à saisir dans votre fichier Excel ou CSV.

 
Nom :
à sélectionner lorsque vos données Excel comportent le nom d’un utilisateur ou d’un élément de liste auquel vous souhaitez associer vos données.

ID:
à sélectionner lorsque vos données Excel comportent l’identifiant d’un utilisateur ou d’un élément de liste. Les identifiants peuvent être trouvé sur la page « Utilisateurs », dans la colonne #ID. L’identifiant des éléments de liste ne peut être collecté que par l’intégration d’une API).

Email:
à sélectionner lorsque vos données Excel comportent l’adresse électronique d’un utilisateur (par exemple, l’auteur d’une tâche).

Une fois que vous avez mappé les attributs correctement, cliquez sur « Suivant ».
 

Validation de l’importation des tâches :

Les erreurs survenant lors de l’importation de vos tâches sont listées ici. S’il n’y a pas d’erreur, vous pouvez cliquer sur « Importer » et vos tâches seront importées directement dans votre projet.

 
*Vous pouvez cliquer sur le bouton retour pour corriger les erreurs si le problème était lié au mapping des attributs. Sinon, vous devrez peut-être modifier les données directement dans votre fichier Excel ou CSV. Le message d’erreur vous indiquera la ligne et l’attribut qui posent problème afin que vous puissiez facilement y remédier.
 

9. Lire le reçu

Une fois que vous avez créé et attribué une tâche à un intervenant, une icône de reçu de lecture s’affiche à côté du champ Intervenant.

Le symbole de l’œil barré signifie que l’intervenant n’a pas encore ouvert et visualisé la tâche.

 

Une fois que l’intervenant a vu la tâche, le symbole de l’œil est coché à côté.

 

Les informations relatives au reçu ou lu apparaîtront dans le journal des tâches avec la date et l’heure exactes de l’ouverture de la tâche.

 

Chaque utilisateur a la possibilité d’activer ou de désactiver cette fonction dans les paramètres de son profil.
 

10. Notifications

En cliquant sur l’icône « Cloche » située dans le coin supérieur droit, vous pouvez afficher l’ensemble des notifications. Une distinction est faite entre les notifications concernant les tickets et les notifications système.

10. Exporter des rapports ou des listes de défauts

Vous avez la possibilité de générer une liste contenant tous les tickets au format PDF ou sous la forme d’un fichier XLS. Pour cela, suivez la procédure suivante :

  1. déroulez le menu en cliquant sur le symbole de la flèche situé dans le coin supérieur droit.
  2. sélectionnez le type de fichier de sortie, PDF ou Excel. Les photos, le texte et la mise en page sont exportés pour chaque défaut.

  1. Ensuite, vous avez la possibilité d’exporter les informations détaillées relatives à un ticket grâce à la fonctionnalité « Choisir un filtre » (voir « Créer un filtre » pour en savoir plus).
  2. Dans l’onglet « Sélectionner un gabarit » , votre rapport s’affichera sur la base du gabarit choisi (pour en savoir plus, consultez la rubrique « GABARITS »).

 

ATTENTION ! Chaque rapport exporté dans PlanRadar peut être signé électroniquement !

 

11. Rechercher des tickets

Pour consulter des tickets spécifiques, rendez-vous tout d’abord dans l’onglet « Tickets ». Vous y trouverez une liste contenant l’intégralité des tickets qui sont accessibles d’un simple clic de souris. En règle générale, il existe trois manières de filtrer des tickets. Vous pouvez afficher les tickets associés à un formulaire (voir « FORMULAIRES ET LISTES »« Créer un filtre ») et grâce à une recherche rapide (voir « Affichage Liste » ou « Affichage Plan »), ce qui vous permet ainsi de retrouver et de modifier facilement vos tickets.

  1. Déroulez le menu pour avoir accès aux types de tickets ou
  2. Déroulez le menu pour avoir accès aux filtres personnalisés ou
  3. Saisissez un terme dans la barre de recherche rapide

12. Créer un filtre

Vous pouvez également créer vos propres filtres. Pour cela, suivez la procédure suivante :

  1. cliquez sur « Filtre » dans la barre de menu puis sur « Créer un filtre ». Une fenêtre contenant les différentes options s’affichera alors à droite.
  2. donnez un nom à votre filtre (par exemple, inspection 19/04/2018).
  3. visibilité – déterminez si le ticket peut être consulté par tous les participants au projet, par les utilisateurs internes ou uniquement par vous.
  4. choisissez les caractéristiques du filtre (par exemple, date : 19/04/2018). Vous pouvez également ajouter d’autres critères.
  5. enregistrez le filtre créé.

Pour le modifier, sélectionnez le filtre dans le menu déroulant « Filtre » puis cliquez sur  Modifier le filtre ».

13. Modifier un ticket

Pour modifier un ticket préexistant, cliquez sur son nom dans la liste pour avoir accès aux informations détaillées le concernant ou cliquez sur son nom directement sur le plan comme cela est expliqué dans l’onglet « Affichage Liste » et dans l’onglet « Affichage Plan ». Pour cela, rendez-vous d’abord dans le menu « Tickets » à l’aide de la barre de navigation puis suivez la procédure suivante :

  1. cliquez sur le ticket que vous souhaitez modifier.
  2. effectuez les modifications souhaitées. (pour en savoir plus, voir « Affichage détaillé Ticket »)
  3. si des sous-tickets existent, vous pourrez alors consulter l’ensemble des Sous-tickets associés au ticket parent. D’un simple clic, vous aurez directement accès au sous-ticket.

 

Vous pouvez, dans la vue d’ensemble du compte, consulter des manuels et des FAQ. Si vous avez d’autres questions, des suggestions d’amélioration ou des commentaires, n’hésitez pas à nous contacter à l’adresse suivante : [email protected]. Sinon, cliquez sur « Assistance » sur notre site Internet pour nous envoyer votre demande.

Revenir au sommaire.