Управленческий учет в строительстве 2023

Основные вызовы, с которыми строители столкнулись в 2023 году, – инфляция и проблемы с цепочкой поставок материалов. Это сильно подрывает финансовую стабильность компаний, снижая уровень денежных потоков, необходимый для выживания на рынке.

В 21 веке строительные компании должны быть быстрыми и эффективными, чтобы оставаться конкурентоспособными. И тут на первый план выходит управленческий учет. Только грамотное распределение финансов, охват всех составляющих может удержать компанию на плаву в сложные времена и принести прибыль. 

Казахстанские компании давно столкнулись со стремительно возрастающей ролью управленческого учета, ведь напряженная конкурентной среды в РК из-за появления иностранных компаний вынуждает искать эффективные пути управления. 

Управление финансами строительства — это распределение и учет финансовых ресурсов для сокращения расходов по проекту, максимизации прибыли и обеспечения долгосрочного финансового благополучия компании. Главная задача – добиться максимальной продуктивности, минимизировать возможные дополнительные расходы и оптимизировать использование ресурсов. 

Одного бухгалтерского учета недостаточно.  Ведение бухгалтерии – это констатация фактов, подсчет цифр и оформление документов согласно с нормами закона, пусть даже в больших масштабах. Задача бухгалтерии подвести черту под цифрами и отобразить расходы и приходы, предоставив данные налоговой. А чтобы грамотно управлять финансовыми потоками, нужно иметь возможность систематизировать данные и анализировать ситуацию. Каждое решение влияет на финансовое положение компании. 

Без управленческого контроля компания “плывёт по течению”, и никто не знает, где она окажется в финале, а это может быть и банкротство. Управленческий учет – это штурвал, который позволяет вести компанию по намечено курсу и четко вписаться в график и бюджет, став успешным проектом.

Управленческий учет в строительстве: какие задачи решает руководитель

Менеджменту, отвечающему за блок финансовых вопросов, приходится работать в режиме многозадачности и объединять несколько зон ответственности на крупном объекте. Ведь управление в строительстве имеет ряд своих особенностей:

Проектный подход 

В отличие от многих других отраслей, строительство носит проектный характер. Это означает, что стоимость проекта каждый раз меняется (даже если это точный объем работ). Погодные условия, местоположение или условия подрядчика — это лишь несколько переменных, влияющих на управление проектом.

Как правило, строительная компания ведет несколько проектов. И проходить к каждому с финансовой точки зрения нужно индивидуально. Даже два схожих проекта с одинаковыми входными данными – доступность рабочей силы и оборудования, условия труда могут потребовать разных затрат. Поэтому каждый проект нуждается в ведении отдельного учета как расходов, так и прибыли. 

Динамичность данных

Управление финансами строительства — сложный и многогранный процесс, включающий несколько ключевых компонентов. Успех во многом зависит от внешних факторов. Даже если компания потратит время и силы на подготовку максимально точной сметы, ситуация с проектом может измениться в любой момент. Нужно учитывать  стоимость материалов, рабочей силы, оборудования и субподрядчиков, соблюдение графика, а также разрешения и лицензии, необходимые для проекта. Кроме того, не забывайте о непредвиденных расходах,  закладывайте их в бюджете.  

.

Работа с большим числом подрядчиков

Сложно заполнить все проектные мощности собственными ресурсами. Субподряд растет, и чем больше подрядчиков, тем больше контрактов, которыми нужно управлять и контролировать. Приходится заключать множество контрактов на строительство, что делает финансовое управление гораздо более требовательным и сложным.

Увеличивается число счетов-фактур, которые нужно должны их отслеживать, чтобы понимать, сколько именно работ/бюджета зарезервировано, а сколько еще осталось. В таких условиях невероятно сложно планировать будущие инвестиции и не беспокоиться о финансовой стабильности.

Контроль затрат

Чтобы не допустить выхода проекта за рамки бюджета, нужно вести регулярный мониторинг расходов на строительство. Искать процессы, где затраты могут быть снижены, и принимать меры по контролю расходов на протяжении всего проекта.

Управление денежными потоками

Контроль притока средств и расходов нужен, чтобы гарантировать, что у строительного проекта достаточно средств для оплаты счетов и своевременного завершения проекта. Это подразумевает обеспечение финансирования проекта, управление кредиторской и дебиторской задолженностью, обеспечение положительного баланса средств на протяжении всего жизненного цикла строительного проекта.

Низкая рентабельность и отсутствие регулярного дохода (обычно в начале или в конце проекта)

Многие менеджеры проектов не знают, является ли их проект прибыльным, до самого конца. Причина этого не в отсутствии финансовых данных. Это связано с отсутствием методов и инструментов для их анализа. Из-за этого руководители строительных работ не имеют возможности отреагировать на возникновение риска. 

Финансовая отчетность

Неточные финансовые отчеты могут привести к принятию неправильных решений, что может серьезно повлиять на финансовые показатели проекта. Финансовая отчетность помогает понимать, что строительный проект идет по плану и достигает поставленных целей. На основе грамотных и своевременных отчетов стороны получают информацию, необходимую им для принятия обоснованных решений.

Минимизация перерасхода средств

Один из ключевых способов минимизировать перерасход средств — регулярно контролировать расходы на строительство. Это включает в себя сравнение фактических расходов с бюджетом, определение участков, где расходы выше ожидаемых, и принятие мер по контролю этих расходов.

Поддержание положительного остатка денежных средств

Этого можно достичь за счет эффективного управления расходами, сокращения времени между выставлением счетов и оплатой и использования таких инструментов, как прогнозирование движения денежных средств.  

Кроме того, руководителю необходимо заниматься текущим и стратегическим планированием, контролем исполнения планов и бюджетов, инвестициями, управлением качеством продукции, ценообразованием, управлением рисками, давать оценку деятельности отдельных подразделений и менеджеров. Справится с таким спектром задач помогут современные цифровые решения.

Читайте также: Как руководителю оптимизировать время и ресурсы в управлении проектами строительства?

Как программное решение упрощает управленческий учет

Масштаб работ, особенно на крупных проектах, и фронт ответственности на строительных проектах просто огромный. Нужно учитывать множество меняющихся и обновляющихся данных, что без применения цифровых решений отнимает массу времени и приводит к элементам ошибкам. 

Современное программное оборудование автоматизирует данные и фиксирует огромный массив данных, что позволяет эффективнее контролировать и управлять строительством. Оно помогает систематизировать, анализировать информацию, ведь идёт речь не только о денежных данных, но и данных по сотрудникам, видам и объемам работ, затраченного времени и т.д. С цифровыми решениями легче отследить вид работы и ее влияние на весь проект в целом, например, строительно-монтажные услуги, ремонтные, установочные работы, отделочные работы.

И главное, использование современных ПО решает одну из основных проблем: отсутствие данных в режиме реального времени о затратах проекта и их влиянии на финансовое состояние проекта.

Читайте также: Как управлять задачами в приложении PlanRadar

Чем “цифра” помогает в управлении учетом в строительстве?

• Контроль нескольких параметров проекта. Строительные компании часто испытывают проблемы из-за превышения бюджета проектов. Это не только «боль», но и иногда и «болезнь со смертельным исходом». Спасательная соломинка – контроль запланированного бюджета строительного проекта по сравнению с фактическим в режиме реального времени. Держите руку на пульсе проекта. Это поможет избежать значительных отклонений от бюджета и позволит вовремя принять правильное решение. Вы можете видеть данные о расходах, автоматически собранные из системы учета, сроки выполнения, сравнивать их с запланированным бюджетом, отслеживать основные финансовые показатели проекта. Важно в режиме реального времени отслеживать ситуацию по всем проектам. Из-за устаревших данных вы можете упустить драгоценное время для принятия правильных решений. Реальный контроль исходит из актуальных данных и возможности видеть полную картину. 
• Прогноз ситуации и принятие шагов на опережение. Чтобы предвидеть проблемы в будущем, важно вовремя обратить внимание на “первые звоночки” и на самой ранней стадии и принять своевременные меры. Вы должны иметь возможность ежедневно прогнозировать отклонения от бюджета или дополнительные расходы, такие как рост стоимости сырья, переделок, перерасхода или изменения объема работ. Так вы сможете свести к минимуму потери на вашем проекте и улучшить его итоговую прибыль.
• Снижение числа ошибок. Вероятность совершения ошибки при ручном вводе данных в электронные таблицы составляет 40 %. Риск достигает 100%, если вы имеете дело с объемными данными. Тем не менее, многие строительные компании управляют своими финансами только в электронных таблицах. Но человеческий глаз не может уловить ошибку в большом количестве финансовых данных. В этом случае полезные цифровые решения, которые позволяют не дублировать данные повторно, а переносить их автоматически. 
• Планирование, аналитика и графики
• Анализ и визуализация данных приобретают все большее значение в управлении финансами строительства, поскольку они дают четкое и интуитивно понятное представление о финансовых результатах. Визуализируя финансовые данные в доступном и простом для понимания формате, легче определить тенденции, закономерности и “узкие места” для улучшения.
• Экономия времени на рутине. Финансовая документация – это неизбежная гора бумажных счетов-фактур, которые нужно собирать и отдавать на подпись менеджеру, ответственному за финансы. С цифровыми решениями проводить все операции можно онлайн, используя электронную подпись. Это значительно экономит время. 

Управленческий учет поможет принимать правильные решения и успешно вести проект, планировать работу, делать оценки, прогнозы и контролировать процессы. А его автоматизация – эффективно управлять, оперативно реагировать и экономить время на рутине.

Читайте также: Планирование в строительстве и программы для его эффективности

Программное обеспечение для управленческого учета в строительстве – ключ к контролю ситуации по проекту

Крутое программное обеспечение может полностью закрыть управленческий учет в строительстве, особенно, в интеграции с классической ERP-программой, например, 1С. Приложение PlanRadar обладает широким функционалом для управления строительством, в том числе как цифровой инструмент для контроля качества работ и ведение цифровой отчетности. Платформа дает возможность использовать традиционные формы бухгалтерских отчетностей (формы КС-2 или КС-3), вести календарно-сетевое планирование и одновременно контролировать комплексно задачи по всему проекту.

Так, данные о принятых работах, которые отобразятся в задачах программы PlanRadar  и которые,например, необходимо оплатить, будут автоматически переданы в систему 1С. Таким образом, все точные цифровые данные будут напрямую передаваться в ERP-систему в режиме реального времени, без необходимости отдельных отчетов, которые потом надо вручную вносить. Более того, генерация цифровых отчетов намного надежнее бумажных.

Детальнее о том, как можно интегрировать и увидеть практический пример работы в программе PlanRadar, объединенной с базой 1С, вы можете в записи вебинара.

Для управленческого учета в строительстве крайне важно, чтобы руководитель проекта получал точное и постоянное поступление свежих данных со стройплощадки в режиме реального времени. Только тогда можно вовремя и рационально вносить важные рокировки, изменения и прочие оптимизирующие работу решения для эффективной реализации проекта в срок и без дополнительных затрат.

PlanRadar – не просто программное обеспечение  с широким функционалом. У него есть мобильные приложения, которые работают также безупречно, как и веб-версии, с мобильных устройств. А это значит, что со смартфона или планшета можно вести документацию  в полевых условиях – на объектах.

Сбор данных и постановка задач, контроль исполнения в режиме реального времени

Находясь на строительной площадке, инженер ПТО или менеджер объекта может проводить инспекции по дефектам, приемке, оценке, сдаче, авторскому или техническому надзору и другим проверкам. На своем устройстве создавать и назначать задачи и предписания с точной меткой на чертеже или BIM-модели – данные будут отображаться в режиме реального времени у всех участников проекта, а ответственному лицу будет приходить уведомление о назначенной задаче.

Каждая задача будет иметь свой статус, приоритетность и сроки для выполнения. Руководитель проекта увидит статус задачи в общем списке имеющихся задач по проекту. Информационные панели отображают главные данные по каждому проекту в виде наглядных диаграмм или списка с цветовыми маркерами. Поэтому в пару кликов можно в любой момент оценить положение дел по проекту.

Планирование и анализ при помощи задач

PlanRadar успешно справляется с задачей планирования в строительстве. Его функционал может быть применен для планирования задач и сроков, а также  проверок и инспекций, составления графиков, согласно плану. Все данные по задачам и их параметрам собираются и могут быть актуализированы в разделе Статистика в виде наглядных графиков или диаграмм, которые помогут быстро оценить проблему на текущий момент по проекту и принять рациональное решение.

Такие диаграммы также смогут показать, на что уходит больше ресурсов, денег и времени, какой из отделов, исполнителей перегружен задачами, а какой нет. Такой автоматизированный анализ  очень облегчает работу менеджера проекта – нет необходимости собирать информацию от членов команды и составлять отчет вручную. Статистические данные, сгруппированные в удобную вам форму круговой диаграммы или столбчатой, или в виде графика, помогут быстро увидеть, сколько было затрачено времени на те или иные задачи, увидеть горящие сроки, а также ответственных лиц.

Используя функционал для повторяющихся событий, можно настроить ряд задач по регулярным мероприятиям, о которых система будет уведомлять заранее, и вы всегда будете держать под контролем сроки.

Читайте также: Минимизация рисков в строительстве при помощи цифры

Создание отчетов по задачам и проекту

Более того, отчеты по задачам или проекту можно создавать в пару кликов и прямо на мобильном устройстве. Используя компоновщик шаблонов для отчетов, можно настроить любой вид отчетности, с фирменным логотипом и внутренними стандартами компании, а также заверять их цифровой подписью. Перед тем как назначить задачу и прикрепить ее к чертежу, нужно создать для нее форму или список, например, для чек-листа. И настроив нужные вам поля, сможете использовать ее для создания задачи. В самой уже задаче есть ряд важного функционала: например, поле протокола задачи, где фиксируются все действия, также можно прикрепить аудио, видео комментарий.

Эти данные можно включать в отчет, который в PDF-формате можно экспортировать на почту. Имея оперативную отчетность в режиме реального времени, можно точно оценивать объемы выполненных работ или выявленные проблемы, которые необходимо исправлять.

Таким образом, PlanRadar можно эффективно применять для управленческого учета в строительных проектах: календарного планирования строительных работ, вести учет ресурсов и контроль выполнения работ, а также, интегрируя с 1С, решать и финансово-экономическое планирование.

Попробуйте применить PlanRadar  в ваших бизнес-процессах и управленческом учете в течение 30  дней бесплатно, чтобы оценить простоту использования, эффективность в рабочих процессах и экономию рабочего времени!