Kunskapsbas – Ärenden

I huvudmenyn ”Ärenden”, finns en översikt över alla ärenden som tilldelats eller skapats av dig.

1. Översikt

Det finns två alternativ för att visa ärenden. I standardinställningen visas ärendena i en lista. Oavsett visningstyp kan du sortera och filtrera ärenden.

  1. Använd den här knappen för att skapa nya ärenden (se ”Skapa ärende” för mer information).
  2. Här kan du filtrera ärendena enligt dina formulär (se även ”FORMULÄR & LISTOR” ).
  3. Här väljer du filter. Du kan skapa, spara eller redigera filter (se ”Skapa filter” för mer information).
  4. Här kan du söka på valfritt sökord.
  5. Här väljer du bland dina projekt eller byter projekt.
  6. Klicka här för att se detaljerna i det valda projektet (se ”PROJEKT”).
  7. g. Här kan du välja ett skikt eller en våning. För att se ärenden i alla skikt, gå till listvyn (se ”Listvy” för detaljerad information) och välj”skikt”, ”alla”.
  8. Växla mellan list- och ritningsvy.
  9. Se aviseringar.
  10. j. Exportera ärendelistan som PDF eller Excelfil (se ”Exportera rapporter eller ärendelistor” för mer detaljerad information).
  11. Visa /göm spalter

 

För tydlighetens skull har ärenden med olika status olika färg:
Röd = Ärendet är öppen
Blå = Arbete med ärendet pågår
Grön = Ärendet är löst
Gul = Väntar på feedback
Svart = Ärendet har avvisats
Grå = Ärendet är stängt

2. Listvy

  1. Dölj / visa spalter: Om du klickar på den här ikonen visas en rullgardinsmeny. Kryssa i rutorna för den ärendeinformation du vill visa.
  2. Välj flera: Här kan du välja att redigera alla eller vissa utvalda ärenden samtidigt.
  3. I listvyn kan du ändra “Status”, “Prioritet”, “Ärendemottagare”, “Slutdatum” och “Framsteg” utan att behöva öppna ärendet. För att göra det, klicka på Status, Prioritet, Ärendemottagare, Slutdatum eller Framsteg och använd rullgardinsmenyn eller förloppsindikatorn för att ställa in ny status.
  4. Du kan ordna dina ärenden stigande eller fallande genom att klicka på spalternas rubriker (ID, Titel, Status, Prioritet, Ärendemottagare, Slutdatum osv.)

3. Ritningsvy

I ritningsvyn ser du dina ärenden på ritningen (se ”Ritningsvy”). ”). Precis som i listvyn kan du filtrera ärenden, välja skikt och våning och söka på ord. Du kan även ändra projektets framsteg, status, prioritet och ärendemottagare direkt i ritningsvyn. För att göra det klickar du på ärendet och ändrar i den meny som visas.

Du har även följande knappar för snabbredigering:

PlanRadar download Ladda ned ärendedetaljer som PDF-rapport: När du klickar på nedladdningsikonen öppnas dokumentet automatiskt.

PlanRadar Zwischenablage Kopiera till urklipp: Klicka på den här knappen om du vill kopiera ärendet. All information i ärendet kopieras, vilket gör att du kan skapa ärenden ännu snabbare.

PlanRadar Pin-Symbol Ange ritningsposition: Klicka på den här knappen om du vill flytta kartnålen till en annan position på ritningen.

PlanRadar Delete-Symbol Ta bort: Klicka på den här knappen om du vill ta bort dokumentet. Ett popup-fönster visas där du kan bekräfta eller avbryta borttagningen.

Ritningsversionering och jämförelse av ritningar

Om du har laddat upp flera ritningar (se ”Ladda ned, uppdatera eller ta bort en ritning”), kan du jämföra olika ritningsversioner bredvid varandra.

Gå till ritningsvyn och välj det skikt du vill jämföra.

  1. Klicka på “Visa versioner”-knappen.
  2. Välj den ritningsversion du vill jämföra med.
  3. c. Välj den färg du vill visa skillnaderna med.

 

4. Dokumentvy

Förutom ärende- och ritningsvy kan du också få en översikt över dina dokument.

Du har även följande knappar för snabbredigering:

PlanRadar download Ladda ned: Klicka på den här knappen om du vill se dokumentet. Det öppnas automatiskt.

PlanRadar Edit Redigera: Klicka på den här knappen om du vill se detaljer och göra ändringar.

PlanRadar Delete-Symbol Ta bort: Klicka på den här knappen om du vill ta bort dokumentet. Ett popup-fönster visas där du kan bekräfta eller avbryta borttagningen.

5. Ladda upp dokument

  1. a. För att ladda upp ett dokument, klicka på ”Lägg till nytt dokument”.

  1. b. Klicka på ”Lägg till nytt dokument” igen. Välj det dokument som ska laddas upp (du kan även välja flera dokument samtidigt) och klicka på “Välj/öppna”. Alternativt kan du lägga till dokument genom att dra och släppa.

  1. Det valda dokumentet kommer upp i urvalsfönstret och du kan byta namn på det. Om du lämnar ”Titel”-fältet tomt behåller dokumentet sitt gamla namn.
  2. Du kan välja skikt för dokumentet.
  3. Klicka på ”Spara”.

6. Skapa ärende

Du kan skapa ärenden i ritningsvyn eller listvyn. I ritningsvyn placerar du först ärendet på ritningen och fyller sen i detaljerna. I Listvyn fyller du först i detaljerna och placerar sen ärendet på ritningen.

  1. För att skapa ett ärende, gå till navigeringsfältet och klicka på ”Ärenden”
  2. Klicka på ”Lägg till nytt ärende”-knappen i det övre vänstra hörnet.

Du får då upp ett fält där du kan ange all information.

ALTERNATIVT! Om det finns en ritning, högerklicka på ritningen, vänsterklicka på kartnålen för att flytta den och bekräfta positionen med den gröna bocken.

7. Ärendedetaljvy

DETALJER

I den detaljerade vyn för ärenden kan du se all viktig information och alla alternativ för ditt ärende.

  1. Formulär: Här väljer du det formulär som du vill använda för ärendet (för mer information se ”FORMULÄR & LISTOR”).
  2. Skikt: I rullgardinsmenyn väljer du i vilket skikt eller på vilken våning ärendet ska placeras. Klicka på kartnålssymbolen till höger så kommer du till ritningen där du kan placera ärendet.
  3. Ursprungsärende: Du kan samla flera (under)ärenden under ett överordnat ursprungsärende. Du kan välja ett redan existerande ursprungsärende via rullgardinsmenyn eller skapa ett nytt.

OBS! Denna funktion är till stor hjälp särskilt vid allvarliga fel eller avvikelser, som ofta orsakar fler fel.

  1. Titel: Här anger du ärendets titel. (T.ex “Spricka i väggen”)

TIPS! Välj termer som du kanske vill söka på senare. (Vid ofta förekommande fel kan det vara bra att komplettera titeln med ytterligare information, exempelvis om var felet finns – t.ex “Spricka i väggen, 1:a våningen”).

  1. Framsteg: Med förloppsindikatorn kan du ange hur långt arbetet med att åtgärda ärendet har kommit. Klicka med musen på pilen i förloppsindikatorn och håll den intryckt medan du flyttar den.
  2. >Status: Här kan du välja status för ärendet i rullgardinsmenyn: ”Öppet”, ”Pågående”, “Löst”, ”Feedback”, ”Avvisat”, ”Stängt”.
  3. Prioritet: Här anger du ärendets prioritet: låg, normal eller hög.
  4. Ärendemottagare: Klicka på rullgardinsmenyn för att välja den person som är ansvarig för ärendet. Här visas de användare som skapats under menyfältet ”Användare” och tilldelats projektet(för mer information se ”ANVÄNDARE”)
  5. Mottagare (CC): Klicka på rullgardinsmenyn för att välja fler personer som kan se ärendet, och även behandla ärendet om de har behörighet för det.
  6. Slutdatum: Klicka på kalenderikonen för att ange den tidsfrist som gäller för ärendemottagaren.

 

TIPS!Skulle det visa sig att tidsfristen måste förlängas måste du gå in på ”FORMULÄR & LISTOR” och klicka i “Aktivera förlängning” under “Slutdatum”. Först då kan du förlänga tidsfristen. Systemet visar automatiskt hur många gånger tidsfristen har förlängts.

OBS! Under ”FORMULÄR & LISTOR” kan du lägga till fler fält och attribut!

  1. Skapa underärende: Med den här knappen kan du skapa ett underärende till det ärende du har öppet.
  2. Ta bort ärende
  3. Spara / Spara & Stäng
  4. PDF-export av ärendet: Här kan du exportera en sammanfattning av ärendet som en PDF. Klicka på ikonen “Ladda ned” i det övre högra hörnet. Ett fönster visas där du kan välja att skapa rapporten med eller utan mall. Mallar föreslås bara om du har skapat sådana under “Mallar”. (se ”MALLAR” för mer information).
  5. Nästa / föregående ärende
  6. Stäng ärende/u>

 

BILDER OCH VIDEO

För att bifoga bilder och videoklipp till ett ärende:

  1. a. Välj fliken ”Bilder”.
  2. b. Klicka på “Lägg till bilder och video”. Välj de bilder eller videoklipp du vill ladda upp från din dator. Klicka på ”Spara”

 

Du kan ladda upp videoklipp på max 30 sekunder via webbappen. Om din video är längre än så måste du klippa ner den till max 30 sekunder innan du laddar upp den. (Om du laddar upp en video via PlanRadars mobilapp kan du klippa ner videon i själva appen.)

RÖSTINSPELNINGAR

EN - Voice Recordings

För att spela in ett röstmeddelande till ett ärende:

  1. Välj fliken ”Ljudinspelningar”.
  2. Klicka på det röstmeddelande du vill använda. Du kan spola framåt eller bakåt genom att dra med musen på linjen.

DOKUMENT

För att bifoga dokument till ett ärende:

  1. a. Välj fliken ”Docs”.
  2. Klicka på ”Add Images-Symbol”-knappen. Välj de dokument du vill ladda upp. Alternativt kan du lägga till dokument genom att dra och släppa.

KOMMENTARER

Här sker den skriftliga kommunikationen mellan den som skapar ärendet och ärendemottagaren/underentreprenören. Alla kommentarer, foton och röstmeddelanden sparas permanent och i kronologisk ordning. När man har klickat på “Svara/skicka”-knappen går det inte att radera ett meddelande längre.

PROTOKOLL

Alla ändringar och kommentarer till ett ärende loggas. Här kan du se uppdateringar av ärendet (t.ex om status anges till “löst” eller om tidsfristen förlängts) och annat (t.ex om en ritning laddats upp). Du kan välja att endast visa loggen, kommentarerna eller både och.

OBS! I det övre högra hörnet finns en filterfunktion som gör att du kan välja vad som ska visas: kommentarer, bilder, ljudinspelningar och protokoll/dagbok.

8. Aviseringar

Genom att klicka på symbolen för ”Klocka” i det övre högra hörnet får du upp ett Meddelandecenter med samtliga aviseringar. De är uppdelade i ärenderelaterade meddelanden och systemrelaterade meddelanden.

9. Exportera rapporter eller en lista med ärenden

Du kan ta fram en lista över alla ärenden som en PDF eller XLS-fil:

  1. Öppna rullgardinsmenyn genom att klicka på pilsymbolen i det övre högra hörnet.
  2. Välj om du vill exportera listan i PDF- eller Excel-format. Foton, text och ritningsutsnitt exporteras för alla ärenden.

  1. Du kan använda ”Välj filter” för att ta fram en rapport över vissa ärenden eller ärendedetaljer. (Se ”Skapa filter” för mer information)
  2. Du kan använda ”Välj mall” för att välja mall för din rapport. (För mer information se ”MALLAR”)

 

OBS! Alla rapporter som tas fram med PlanRadar kan signeras digitalt!

 

10. Hitta ärenden

För att hitta ett ärende går du först till ”Ärende”-menyn. Där ser du en lista med ärenden du kan klicka på. Det finns tre sätt att filtrera ärenden på. Du kan begränsa listan efter formulär (se ”FORMULÄR & LISTOR”), anpassade filter (se ”Skapa filter”) och snabbsök (se ”Listvy” eller ”Ritningsvy”) för att snabbt hitta dina ärenden.

  1. Öppna rullgardinsmenyn för formulär
  2. Öppna rullgardinsmenyn för filter
  3. Ange ett sökord i sökfältet

11. Skapa filter

Du kan skapa dina egna filter:

  1. Klicka på ”Filter” i menyraden och sedan på ”Skapa nytt filter”. Ett fönster med alternativen visas till höger.
  2. Namnge filtret. (t.ex.: Inspektion från 2018-04-19)
  3. Synlighet – Välj om filtret ska vara synligt för alla projektdeltagare, interna användare eller bara för dig.
  4. Välj filterattribut (t.ex.: Datum = 2018-04-19). Du kan även lägga till fler filterkriterier.
  5. Spara filter

För att redigera ett befintligt filter, välj filter i rullgardinsmenyn under ”Filter”och klicka sedan på ”Redigera filter”.

12. Redigera ticket

För att redigera ett befintligt ärende, klicka på ärende-ID i listvyn för att komma till ärendeinformationen eller direkt via ärendevyn enligt beskrivning i ”Listvy” och ”Ritningsvy”. ”. Gå först till ”Ärenden” i navigeringsfältet och fortsätt sedan enligt följande:

  1. Klicka på det ärende du vill redigera.
  2. Genomför dina ändringar. (För detaljerad information se ”Ärendedetaljvy”)
  3. c. Om det finns underärenden till ursprungsärendet ser du dem här. Du kan komma till ett underärende genom att klicka på det.

 

Du kan se manualer och FAQs i kontovyn. Om du har ytterligare frågor, förslag på förbättringar eller kommentarer, vänligen kontakta: [email protected]. Alternativt kan du klicka på ”Support”  i webbplattformen och skicka oss din förfrågan.

Tillbaka till Innehållsförteckningen.