Kunskapsbas – Ärenden

  1. Översikt och ärendenavigering
  2. Vyer
    1. Listvy
    2. Ritningsvy
    3. Dokumentvy
  3. Skapa ärende
  4. Information i ett ärende
    1. Ärendeöversikt
    2. Skräddarsy ärenden
    3. Mediegalleri
    4. Foton
    5. Video
    6. Ljudinspelningar
    7. Journal
    8. Chatt i appen
    9. Läskvitto
  5. Huvud- och underärenden
  6. Redigera och radera ärenden
  7. Importera ärenden
  8. Hitta ärenden
  9. Filtrera ärenden
    1. Skapa ett nytt filter
    2. Spara ett filter
    3. Använd ett sparat filter
    4. Redigera, byt namn, kopiera eller ta bort ett sparat-filter
  10. Ärendemeddelanden
  11. Exportera ärenderapporter

 

Översikt och ärendenavigering

I ärenden kan du samla information om ditt projekt. Du kan använda dem för att följa upp arbetsuppgifter, hitta korrigeringar eller fel, göra dagliga loggboksanteckningar, skapa checklistor och annat.

Du kan lägga till medier till ärenden för att kommunicera visuellt med dina grupper – via foton, videoklipp, ljudinspelningar och dokument. Du kan också chatta med gruppmedlemmar i ett ärende. All aktivitet registreras i journalen, vilket ger fullständig bevisinsamling.

Interna användare kan skapa, redigera och radera ärenden, medan underleverantörer endast kan uppdatera ärenden för att följa upp sina framsteg. Övervakare kan bara visa ärenden.

För att få åtkomst till ärenden väljer du Ärenden i navigeringsfältet till vänster.
 

Ärendenavigering

I det översta verktygsfältet kan du filtrera de ärenden du visar. Du kan filtrera på projekt, eller filtrera för att se ärenden med hjälp av ett specifikt formulär. Välj ”Alla projekt” och ”Alla formulär” om du vill se en fullständig lista över dina ärenden.

Du kan också skapa anpassade filter för att visa ärenden baserat på specifika kriterier.
Se Filtrera ärenden för mer information.


 

Här är en översikt över ärendenavigeringen:

  1. Skapa ärende – Klicka här för att skapa ett nytt ärende
  2. Projekt – Välj det projekt du arbetar med. När ett projekt har valts kan du välja ett lager
  3. Formulär – Välj för att visa ärenden med hjälp av ett specifikt formulär
  4. Sparat filter – Använd ett filter som har sparats
  5. Meddelandecenter – Meddelanden visas här
  6. Visa – Växla mellan vyerna Ritning, Lista och Dokument. Lär dig mer i Vyer.
  7. Sök – Sök efter ett ärende genom att använda nyckelord
  8. Dölj avslutade ärenden – Välj detta för att ta bort avslutade ärenden från din vy
  9. Skapa rapport – Klicka här för att exportera en ärenderapport
  10. Importera/Exportera – Klicka på mer-ikonen och välj att importera eller exportera ärenden till en Excel- eller CSV-fil

 

Vyer

Det finns flera sätt att visa dina ärenden.

  • Listvy – visar ärenden i en lista
  • Ritningsvy – visar ärenden som nålar på en ritning
  • Dokumentvy – visar dokument som är överförda till PlanRadar. Se Dokumenthantering för mer information.

 

Listvy

I listvyn visas ärenden i en lista.


 

  1. Visa/dölj kolumner: När du klickar på den här ikonen öppnas en rullgardinsmeny där du väljer att markera eller avmarkera vilken ärendeinformation du vill ska visas i kolumnerna i din listvy. Om du avmarkerar dessa kommer kolumnen att döljas.
  2. Val av flera ärenden: Med dessa kryssrutor kan du redigera, radera eller exportera alla markerade ärenden samtidigt
  3. Redigera/radera – När ärenden är markerade är redigerings- och raderingsknappar tillgängliga.
  4. Snabbredigeringsfält – I listvyn kan du direkt ändra fältvärden, såsom status, prioritet, förfallodatum, underleverantör eller framsteg utan att behöva öppna ärendet. Om du vill göra detta klickar du på det du vill ändra, så öppnas en rullgardinsmeny, en förloppsindikator eller en kalender så att du kan göra ändringar.
  5. Sortera efter – Genom att klicka på kolumnernas namn kan du sortera dem i stigande eller fallande ordning.
  6. Kolumnbredd och -position – Om du placerar markören mellan kolumnerna kan du justera kolumnbredden för att bättre se information i den aktuella kolumnen. Du kan också klicka och hålla ned på en kolumn och dra den åt vänster eller höger för att flytta den inom listan med kolumner.

 

Ärenden är kategoriserade med olika färger efter status för tydlig visning:
Röd = Öppet
Blå = Pågående
Grön = Löst
Gul = Synpunkter
Svart = Avvisat
Grå = Ärende stängt

 

Ritningsvy

Ritningsvyn ger en visuell överblick över dina ärendens position på din ritning.


 

  1. Hämta ritningar – Hämta endast ritningen eller hämta en version som visar ärendeplatserna.
  2. Visa versioner – Hantera och jämför ritningsversioner
  3. Återcentrera ritningen – När du klickar här kommer ritningen att återcentreras på skärmen

 

När du klickar på en nål öppnas en ärendeförhandsgranskning. Om du snabbt vill göra ändringar i ett ärende utan att behöva öppna det helt klickar du på pilikonen för att expandera ärendeförhandsgranskningen.
 

 

  1. Snabbredigera – Från ärendeförhandsgranskningen klickar du på pilen för att ändra ärendets status, prioritet, tilldelade person och förfallodatum utan att behöva öppna ärendet. Du måste klicka på Spara för att göra dessa ändringar.
  2. Media – Klicka på ett medieobjekt för att snabbt öppna mediegalleriet.
  3. Öppna – Öppnar det fullständiga ärendet
  4. Hämta – Hämta ärendet till en PDF-fil. Du kommer att uppmanas att välja en mall innan du hämtar.
  5. Duplicera ärende – Kopierar ett ärende. Du kan sedan högerklicka på ritningen för att klistra in ett duplicerat ärende.
  6. Ritningsposition – Flytta ärendet till en annan plats på ritningen

 

Dokumentvy

Dokumentvyn visar de dokument som är överförda till PlanRadar. Se Dokumenthantering för mer information.
 

Skapa ärenden

För att skapa ett nytt ärende måste du först välja ett projekt i det övre navigeringsfältet. Klicka sedan på Skapa ärende.

I ritningsvyn kommer du först att uppmanas att välja en plats på din ritning. Flytta markören till den plats där du vill placera ärendet och klicka sedan på den gröna bockmarkeringen. För att stänga kan du klicka på det röda krysset.

Alternativt kan du i ritningsvyn högerklicka på ritningen för att lägga till ett nytt ärende.


 

Från listvyn klickar du på Skapa ärende så öppnas ett nytt ärende.


 

  1. Formulär: Här väljer du det formulär du vill använda för ditt ärende. När du har gjort ditt val kommer formulärets fält att fyllas i nedanför. Du kan anpassa formulär för att inkludera precis den information du vill registrera i ett ärende. Mer information om hur du utformar dina formulär finns i Formulär och listor.
  2. Lager: Här väljer du ritningslager för ärendet – till exempel en specifik våning eller nivå.
  3. Ritningsposition – Öppnar ritningsvyn, där du kan fästa ärendet på en plats på ritningen.
  4. Skapa ett till – Markera detta för att automatiskt öppna ett nytt ärende efter att ha klickat på Spara, med fält ifyllda för att matcha det ursprungliga ärendet.

 
Klicka på Spara när som helst för att spara ditt arbete med att fylla i ärendet. När du är redo att stänga ditt ärende klickar du på Spara och stäng.
 

Information i ett ärende

 

Översikt över ärenden


 

När du öppnar ett ärende kan du få åtkomst till all dess information.

  1. Formulär: Här anger du formuläret för ditt ärende. När du har gjort ditt val kommer formulärets fält att fyllas i nedanför. Du kan anpassa formulär för att inkludera precis den information du vill registrera i ett ärende. Mer information om hur du utformar dina formulär finns i Formulär och listor.
  2. Lager: Här väljer du ritningslager för ärendet – till exempel en specifik våning eller nivå.
  3. Ritningsposition: Öppnar ritningsvyn, där du kan fästa ärendet på en plats på ritningen.
  4. Mediebilagor: Få åtkomst till alla foton, videoklipp, ljudinspelningar och dokument som är bifogade till ärendet.
  5. Journal: All aktivitet i ett ärende registreras här när det sparas. Du kan filtrera vad som visas här genom att välja filterikonen överst i journalsektionen. Filter inkluderar medier, ljudinspelningar, kommentarer och aktivitetsloggposter.
  6. Kommentarer: I journalen kan du chatta med gruppmedlemmar om ärendet.
  7. Underordnade ärenden: Om ärendena har underordnade ärenden visas de här.
  8. Spara/Spara och stäng: Sparar ändringar av ärendet
  9. Skapa rapport: Från ärendet kan du exportera det till en PDF-fil. En listruta visas, där du kan välja att skapa rapporten med en mall (se Mallar för mer information).
  10. Ta bort / Duplicera ärende: Klicka på inställningsikonen för att radera ärendet eller duplicera ärendet med samma information.
  11. Nästa/Föregående ärende gör det möjligt för dig att navigera till andra ärenden
  12. Stäng ärende

 

Anpassa ärenden

Fält i ett ärende kan anpassas för att registrera just den information du behöver för specifika arbetsprocesser. Om du till exempel vill föra en daglig loggbok för arbetsplatsen kan du använda en annan uppsättning fält än om du vill registrera korrigeringar.

För att ange den information du vill registrera i ett ärende måste du skapa ett formulär. Se Formulär och listor för att få veta mer om hur du skapar ett formulär.
 

Mediegalleri

Mediegalleriet innehåller alla foton, videoklipp och dokument i ett ärende. Klicka på Visa alla bilagor för att få åtkomst till det från ett ärende.

Om du vill lägga till medier klickar du på Lägg till ny bilaga eller drar och släpper filer.

I galleriet kan du växla mellan miniatyrer och en listvy. Du kan också filtrera på filtyp.

Välj flera objekt genom att klicka på cirkeln i övre vänstra hörnet från miniatyrvyn eller bredvid objektet i listvyn för att hämta och radera.


 

Foton

Om du vill lägga till foton till ett ärende klickar du på Lägg till ny bilaga eller drar och släpper dina bildfiler.

När du laddar upp en bild till ett ärende via webbappen öppnas fotoredigeraren. Om du laddar upp flera bilder samtidigt måste du först välja en bild för att börja redigera.

Fotoredigeraren låter dig anpassa varje bild innan du laddar upp dem till ditt ärende. Du kan välja bland följande alternativ för att redigera din bild.

Omvandla:
Med Omvandlaren kan du beskära din bild. Du kan göra en anpassad beskärning eller välja bland vanliga grödor i vissa former eller storlekar.

 

Text:
Text låter dig lägga till text till din bild. Du kan anpassa teckensnittsfamiljen, teckenstorleken, teckensnittsfärgen, teckensnittets bakgrundsfärg och radavståndet.

 

Stickers:
Med Stickers kan du lägga till färdiga former till din bild som kan hjälpa dig att ringa in eller markera ett problem. Du kan ändra färgen på klistermärken och ladda upp egna klistermärken från din dator.

 

Pensel
Pensel låter dig rita på din bild. Du kan välja färg på borsten, storleken på borsten och hårdheten på borsten.

 

Redigera titel:
När du laddar upp en bild till en biljett via webbappen öppnas fotoredigeraren. Om du laddar upp flera bilder samtidigt måste du först välja en bild för att börja redigera.

Fotoredigeraren låter dig anpassa varje bild innan du laddar upp dem till din biljett. Du kan välja bland följande alternativ för att redigera din bild.

När du har gjort de nödvändiga ändringarna klickar du på ”Spara foto” i nedre högra hörnet av redigeraren för att spara dina ändringar och ladda upp bilden till ditt ärende.

Fotoredigeraren kan inaktiveras/aktiveras från dina profilinställningar.
 

Videos

Om du vill lägga till videoklipp till ett ärende klickar du på Lägg till ny bilaga eller drar och släpper din videofil.

Endast videoklipp som är 30 sekunder eller kortare kan överföras till ett ärende. Om du har en längre video måste du förkorta videon till 30 sekunder eller mindre innan du överför den till webbappen. Om du överför ett videoklipp via PlanRadar-mobilappen kommer du att kunna korta ned videoklippet till 30 sekunder eller mindre i PlanRadar-appen.
 

Ljudinspelningar

Ljudfiler kan spelas in på en mobil enhet. Välj Ljudinspelning i ett ärende på din mobila enhet och tryck sedan på högtalarknappen för att spela in ett meddelande. Tryck på Avsluta inspelning för att sluta spela in. Du kan lägga till mer innehåll i inspelningen genom att trycka på Utöka. När du är klar klickar du på Spara.

I webbappen kan du få åtkomst till och lyssna på ljudinspelningen i mediegalleriet.
 

Journal

Alla aktiviteter i ett ärende loggas för fullständig bevisinsamling och kravhantering. Detta inkluderar alla ändringar av ärendet – till exempel ändring av tilldelad person, prioritet, status eller förfallodatum. Det inkluderar också när ärenden öppnas och läses, alla kommentarer, medier och dokumentbilagor. Varje aktivitet har en datum- och tidsstämpel.

Klicka på filterikonen för att begränsa visningen enligt kommentarer, bilder, ljudinspelningar och aktivitetsloggposter.


 

Chatt i appen

Här kan ärendets skapare och tilldelade person kommunicera. Alla kommentarer och överföringar av medier registreras kronologiskt och permanent med en tids- och datumstämpel. När en kommentar har skickats kan den inte raderas.


 

Läskvitto

När du har skapat och tilldelat ett ärende till en tilldelad person kommer en läskvittoikon att visas bredvid fältet för tilldelad person.

Den överkryssade ögonikonen betyder att den tilldelade personen ännu inte har öppnat och visat ärendet.


 

När den tilldelade personen har visat ärendet ändras ikonen till ett öppet öga.


 

Läskvittoinformation kommer att visas i ärendejournalen med det exakta datum och klockslag då ärendet öppnades.

Varje användare har möjlighet att slå på eller av denna funktion i sina profilinställningar.
 

Överordnade och underordnade ärenden

Med överordnade och underordnade ärenden kan du skapa en hierarki och länka ihop flera ärenden. Denna funktion kan vara mycket behändig när det finns en huvudsaklig arbetsuppgift och flera mindre arbetsuppgifter inom den. Den huvudsakliga arbetsuppgiften kan skapas som det överordnade ärendet, och de mindre arbetsuppgifterna kan skapas som de underordnade ärendena.

När du har skapat ett överordnat ärende kan du klicka på knappen Skapa underordnat ärende direkt i det överordnade ärendet för att skapa dina länkade underordnade ärenden.

Alternativt kan du när du skapar ett nytt ärende använda listrutan Överordnat ärende och välja det ärende du vill ha som överordnat ärende. Observera att det överordnade ärendet redan måste ha skapats.


 

Redigera och radera ärenden

Om du vill redigera eller radera ett ärende öppnar du ett befintligt ärende.

För att redigera gör du ändringar i ärendet och klickar sedan på Spara eller Spara och stäng.

Om du vill radera klickar du på inställningsikonen och väljer sedan Radera. Du kommer att uppmanas att bekräfta valet innan ärendet raderas permanent.

Du kan bara redigera eller radera ärenden om du har behörighet att göra det. För mer information, se Roller.
 

Importera ärenden

Du kan importera ärenden direkt till PlanRadar via Excel- eller CSV-filer.

Navigera till fliken Ärenden via navigeringsfältet, klicka sedan på mer-ikonen och välj Importera Ärenden.

 

 

Alternativ:

Första raden är ett sidhuvud:
Välj det här alternativet om du har skapat din Excel-, eller CSV-fil med den första raden som sidhuvud/rubrik för varje attribut. Om den första raden i din Excel-fil är ärendedata som också ska importeras och bli ett ärende ska du inte välja det här alternativet.

Validera ärenden innan import:
Vi rekommenderar att du validerar ärenden innan du genomför en import. Då ser du hur många ärenden som kommer att importeras utan problem och hur många ärenden som inte kommer att importeras på grund av felaktig anslutning/inmatning av data. Om något är fel får du information om vilken uppgift och vilken rad i din Excel-, eller CSV-fil som orsakar felet, så att du lätt kan rätta till det.
 

Anslut attribut:

Nästa steg är att ansluta attributen från din Excel-, eller CSV-fil till attributen i det PlanRadar-formulär du har valt.

 
För vissa fält behöver du specificera vilken typ av data som förs in i din Excel-, eller CSV-fil.

 
Namn:
Välj det här när din exceldata innehåller namnet på en användare eller namnet på en listpunkt du vill ansluta din data till.

ID:
Välj det här när din exceldata innehåller en användares eller en listpunkts identifierare. En användares identifierare hittar du på Användar-sidan bredvid användaren i spalten #ID. Identifierare för listpunkter kan bara inhämtas via API-integrering.

Email:
Välj det här när din exceldata innehåller en användares e-postadress (till exempel den som skapat ett ärende)

När du har anslutit attributen, klicka på “Nästa”.
 

Validering av ärendeimport:

Om fel identifieras när du importerar dina ärenden kommer de att listas här. Om det inte finns några fel kan du klicka på “Importera”. Då importeras dina ärenden direkt till ditt projekt.

 
*Du kan klicka på knappen “Tillbaka” för att rätta fel som har att göra med anslutningen av attribut. Annars kan du behöva ändra data i din Excel-, eller CSV-fil. I felmeddelandet ser du i vilket attribut, på vilken rad felet finns, så att du lätt kan rätta till det.

 

Hitta ärende

Det finns flera sätt att söka och hitta ärenden.


 

Sökfält – Du kan söka efter ärenden med nyckelord

Projekt- och formulärfilter – Du kan söka efter ärenden med nyckelord

Ärendefilter – Du kan söka efter ett ärende inom ett projekt eller använda ett specifikt formulär
 

Filtrera ärenden

 

Skapa ett nytt filter:

För att enkelt hitta ärenden kan du välja specifika kriterier att filtrera med.

För att börja skapa ett filter klickar du på filterikonen som finns överst till höger i det översta verktygsfältet.
 

 

Du kan först filtrera dina ärenden efter tilldelad person, författare eller status. Om du klickar på alternativet Lägg till filterkriterier kan du utöka dina filtreringsalternativ med följande:

Allmänt – Filtrera dina ärenden efter projekt, lager eller formulär.

Funktioner – Filtrera för att endast visa ärenden som har eller inte har vissa tillgångar tillagda, till exempel foton, dokument, ljudinspelningar, geolokalisering eller upprepningsfunktionen.

Standardfält – Filtrera på standardfält från formulär, till exempel status, tilldelad person, mottagare eller förfallodatum.

Anpassade fält – Filtrera enligt de anpassade fält som du har skapat, namngivit och lagt till i dina formulär.

Observera att dina andra filtreringsalternativ begränsas när du väljer vissa kriterier när du skapar filter. Om du till exempel filtrerar på projekt kommer med kriterier som Lager, Tilldelade personer och Formulär endast objekt som finns i det valda projektet att visas.


 

 

Spara ett filter:

När du har valt de relevanta kriterierna för att filtrera dina ärenden kan du spara ditt filter genom att klicka på knappen Spara.


 

Här kommer du att uppmanas att namnge ditt skapade nya filter och ange vilka användare på ditt konto som ska kunna visa det.


 

Använda filter

Om du vill använda ett filter som tidigare har sparats klickar du på listrutan bredvid Filter och väljer i en lista med tidigare skapade filter. Observera att du bara kan se dina egna filter och andra gruppmedlemmars filter som du har behörighet att visa.


 

När ett filter är aktivt kommer en gul Inaktivera filter-knapp att visas överst på skärmen. Detta gör det möjligt för dig att enkelt identifiera att du använder ett filter. Om du vill inaktivera filtret klickar du bara på den gula Inaktivera filter-knappen.


 

Redigera, namnändra, kopiera eller radera ett sparat filter

Välj först önskat filter på rullgardinsmenyn och klicka sedan på filterikonen. När du har valt ett filter kan du redigera det genom att lägga till eller ändra de första kriterierna. Observera att du bara kan göra dessa ändringar för de filter du själv har skapat.

Om du vill namnändra, kopiera eller radera ett filter klickar du på inställningsikonen bredvid knappen Spara som nytt filter för att öppna filterinställningarna. Här kan du ändra filtrets synlighet, byta namn på ditt filter, radera ditt filter eller spara det som ett nytt filter.

Användare som kan visa ditt filter kan inte redigera ditt filter. De kan välja inställningen Spara som nytt filter och sedan göra ändringar i den kopia de skapat.


 

Meddelanden om ärenden

När ärenden uppdateras av gruppmedlemmar kommer du att få meddelanden med aktuell information om ärendets status. Det finns flera sätt att få meddelanden om ärenden:

Meddelandecenter – Genom att klicka på klocksymbolen i övre högra hörnet får du åtkomst till meddelandecentret, där du kan visa alla meddelanden om ärenden.

Push-meddelanden – På mobila enheter kommer du att få uppdateringar när ändringar görs i ärendet.

E-postmeddelanden – Du kan få e-postuppdateringar när ändringar har gjorts i ärendet.

Du kan slå på och av push-meddelanden och justera dina alternativ för e-postmeddelanden i dina profilinställningar.
 

Exportera rapporter om ärenden

Du kan snabbt och enkelt generera rapporter och exporter av ärenden.

Om du vill skapa en ärenderapport i PDF-format klickar du på Skapa rapport. . Om du vill exportera en lista med ärenden till en Excel-fil klickar du på mer-ikonen och väljer sedan Excel-export.


 

Du kommer sedan att uppmanas att välja ett filter och en mall. Lär dig mer om ärendefilter här och om ärendemallar här.


 

Klicka på Bekräfta så kommer din rapport att hämtas. Du kommer att få ett meddelande i meddelandecentret när rapporten har hämtats.

Exporterade rapporter kan signeras digitalt i ditt PDF-visningsprogram.