Kunskapsbas – Mallar

 

I den här artikeln kan du läsa om följande:

 

Grundmall

Med hjälp av grundmallen kan du exportera information från ärenden till modifierbara PDF-rapporter. (Till exempel inspektionsrapporter, avvikelserapporter, kompletterande formulär, lägesrapporter och annan rapportering.)

Du kan bland annat ändra titeln, sista sidan, eller använda din egen logotyp.

Ställ muspekaren över “Mallar” och klicka på “Ärenderapporter” för att få en översikt över dina mallar. Här kan du skapa och redigera mallar. Med hjälp av mallar kan du lätt ändra dina PDF-exporter efter behov.


 

  1. Skapa en mall (se ”Skapa mallar” för mer information)
  2. Sökfält
  3. Kopiera, redigera eller ta bort en mall (se ”Hantera mallar” för mer information)

 

Skapa en grundmall


 

För att skapa en ny mall, gör så här:

  1. Ställ muspekaren över menyfliken “Mallar” och klicka på “Ärenderapporter”.
  2. Klicka på ”Skapa ny rapportmall”. Välj “Grundmall”.
  3. Ett nytt fönster öppnas. Ange vilken projekt- och ärendeinformation som ska finnas med i rapporten, till exempel foton eller byggdagbokshistorik. Du kan också skapa en innehållsförteckning, utforma en titel- och slutsida, eller infoga sidhuvud (för företagslogotyper med mera).
  4. Spara mallen eller avbryt.

 

Byt namn på ärendeattribut:

Du har även möjlighet att döpa om ärendeattribut när du skapar en mall.

Ärendeattribut: Klicka för de ärendeattribut (titel, skikt och prioritet) du vill använda i mallen, och ange en annan text.

Typattribut: Du kan använda rullgardinsmenyn för att välja vilka attribut du vill överföra från befintliga ärendetyper till mallen, och ange en annan text.

 

Mall-skaparen

  1. Översikt
  2. Skapa eller anpassa mallar med mall-skaparen
  3. Verktygsfält
  4. Konfigurationsflikar
    1. Flik för inställningar
    2. Flikar för försättsblad och bilagor
    3. Flik för ärenden
  5. Lägg till, ta bort och redigera flikar
  6. Begränsa åtkomst till projekt

 

Hur man använder vår mall-skapare

Med mallskaparen kan du exportera ärendedata på ett sätt som passar just dina behov. Det kan till exempel handla om en byggdagbok, ett överlämningsprotokoll, en brandsäkerhetsrapport eller ett inspektionsprotokoll.

För att skapa en mall kan du välja en av våra exempelmallar och anpassa den efter dina behov, eller skapa en helt egen mall.

ÖVERSIKT ÖVER MALLAR

Mall-skaparen öppnas genom att du ställer muspekaren över “Mallar” och klickar på “Ärenderapporter”. Där ser du en översikt över alla befintliga mallar.
 

SKAPA ELLER ANPASSA MALLAR MED MALL-SKAPAREN

Klicka på knappen ”Skapa ny rapportmall” för att börja skapa eller anpassa en rapportmall. Du kan välja vår grundmall , oeller använda vår mall-skapare. Mall-skaparen ger dig följande alternativ:

Exempelmallar


 

Du kan välja en av våra exempelmallar: byggdagbok, brandsäkerhetsrapport, heminspektionschecklista eller överlämningschecklista.


 

När du har valt en mall måste du matcha dina ärendefält till motsvarande fält i rapporten för att informationen i dina ärenden ska synas i rapporten.


 

Klicka på ”Visa fältordning” för att göra detta manuellt. Har du inget passande ärendeformulär kan du skapa formuläret och ordna fälten automatiskt genom att välja ”Skapa och ordna formulär”.

Starta en ny mall


 

Ditt andra alternativ är att ”starta en ny mall”vilket gör att du kan bygga en ny mall med hjälp av vårt effektiva verktygsfält.

VERKTYGSFÄLT

Verktygsfältet fungerar på liknande sätt som i Microsoft Word och gör att du kan utforma rapporten på ett sätt som passar ditt företag.

Textstilredigerare

För redigering av text:

  • Fet text
  • Kursiv text
  • Understruken text
  • Genomstruken text
  • Nedsänkt text
  • Upphöjd text
  • Typsnittsfamilj
  • Teckenstorlek
  • Textfärg
  • Bakgrundsfärg
  • Inlineklass
  • Inlinestil
  • Radera formatering

 

Styckeredigerare

För redigering av stycken:

  • Vänsterjustera
  • Centrera
  • Högerjustera
  • Marginaljustera
  • Sorterad lista
  • Oordnad lista
  • Styckeformat
  • Styckestil
  • Radhöjd
  • Minska indrag
  • Öka indrag
  • Infoga horisontell rad
  • Infoga bild
  • Infoga tabell
  • Infoga länk
  • Sidbrytning

 

Lägg till attribut

  • Lägg till ärendeattribut (endast tillgängligt under Ärendefliken). Du kan välja mellan de ärendefält du har i dina formulär.
  • Lägg till projektattribut. Välj den projektinformation du vill ha med i din rapport.
  • Lägg till ärendebilder. Inkludera ärendefoton i din rapport.
  • Lägg till protokoll. Lägger till ärendekommentarer och journalhistorik i din rapport.
  • Lägg till ritningsvy/ett utsnitt av en ritning för att visa var ett ärende finns.
  • Lägg till dokument.
  • Lägg till användarattribut i din rapport.
  • Lägg till allmän information/attribut som datum och tidpunkt för rapporten.
  • Lägg till projektbild. Lägg till din projektbild direkt i rapporten.
  • Lägg till diagram. Välj bland de diagram du skapat på statistiksidan och lägg till dem i rapporten. (Inte tillgängligt i ärendefönstret)

 

HTML-kodvy

Om du vill redigera din mall via html-kod kan du göra det över knappen ”Kodvy” i verktygsfältet:


 

KONFIGURATIONSFLIKAR

När du öppnar en ny rapportmall, oavsett om du valde att börja med en förinställd mall eller skapade en ny mall, är det första du ser de olika konfigurationsflikarna som börjar med fliken >strong>INSTÄLLNINGAR-fliken.

FLIKEN INSTÄLLNINGAR

Här kan du utforma rapporten och ange hur informationen ska visas. Längst ner på sidan kan du skapa sidhuvud och sidfot. Du kan lägga till ditt företags logotyp genom att dra och släppa den i mallen, lägga till projektets namn med mera.

Observera! ”Namn” är ett obligatoriskt fält

FLIKAR FÖR FÖRSÄTTSBLAD OCH BILAGOR

Du kan bestämma hur din rapport ska börja och sluta via flikarna för försättsblad och bilagor. Under dessa flikar kan du lägga till text, styckestil och lägga till information om projektet med attributikonerna.


 

Du kan även lägga till sidhuvud och sidfot från fliken Inställningar genom att kryssa i rutan.

FLIKEN FÖR ÄRENDEN

RRapportmallens kärnfunktioner ligger under Ärendefliken. Här kan du ange vilken information du vill ha med och hur du vill utforma rapporten.

All information du har samlat in om ditt projekt i PlanRadar kan du här placera i din rapport genom att dra och släppa. När du ändrar och uppdaterar information i PlanRadar uppdateras din rapport automatiskt.


 

På det här sättet kan du automatiskt ta fram dina egna standardformulär för till exempel byggdagböcker, överlämningsprotokoll och andra rapporter.

Du kan lägga till innehåll till den här sidan på två sätt:

a) Du kan antingen kopiera och klistra in text eller tabeller från källor, exempelvis Excel kalkylark eller Worddokument

ELLER

b) skapa och redigera rapportmallen med hjälp av VERKTYGSFÄLTET
 

Kopiera och klistra in från andra källor

För att lägga till innehåll i din rapportmall kan du kopiera text eller tabeller från exempelvis Worddokument, Excelark och PDF-filer och klistra in dem i mallbyggaren.

När du klistrar in kopierat innehåll i mallbyggaren kommer PlanRadar automatiskt att känna igen källan och fråga dig om du vill behålla källformatet eller anpassa det till målformatet.


 

När innehållet har klistrats in och om du behöver göra några ändringar i texten kan du använda verktygsfältet för att hjälpa dig att anpassa textstilen och styckestilen för innehållet.

Om du behöver ändra i texten efter att du har klistrat in den kan du göra det genom att använda verktygsfältet.

Lägg till attribut

För att definiera var du vill att specifik ärendeinformation ska visas i din rapport klickar du på verktygsfältet och väljer de attribut du behöver.


 

Med verktygsfältet för attribut kan du lägga till projekt- och ärendeattribut som till exempel anteckningar, slutdatum och annan relevant projektinformation samt bilder, delar av ritningar och ärendejournaler som du har samlat in i PlanRadar. Placera markören där du vill att informationen ska visas och välj sedan attribut.

 

Obs!Denna layout kommer att gälla för alla ärenden som du exporterar!

Viktigt! Du kan endast lägga till ärendedetaljer från ett formulär och från de statiska fälten. Om du har lagt till attribut från ett annat formulär än det du exporterar, kommer exporten inte att innehålla dessa ärendefält eller denna ärendeinformation vid export.

Expertläge

Om du behöver ha med ärendefält från två eller flera formulär kan du klicka på ”Aktivera expertläge” som finns längst ner på ticketsidan.


 

Expertläget tilldelar olika rapportlayouter till olika formulär. När du klickar på knappen ”aktivera expertläge” som finns längst ner på ärendesidan.

a) Välj från dina befintliga rapportlayouter, ELLER

b) välj ”Lägg till rapportlayout” för att skapa en ny rapportlayout

c) Välj formulär: Välj ett formulär för att tilldela en ny rapportlayout till formulärärenden. Du kommer bara kunna lägga till attribut från det formulär du väljer här.

d) Rapportlayout: Kopiera innehållet i den nya rapportlayouten från en befintlig layout, så att du inte behöver skapa innehållet från grunden.

Resultatet blir att rapporten kommer att innehålla två olika formulär, vart och ett med sin egen rapportlayout.

Här är ett praktiskt exempel för att förtydliga hur det fungerar:

Låt oss säga att du har skapat ärenden med hjälp av ett formulär som du döpt till ”Överlämningschecklista”. Med vår mallbyggare kan du bestämma hur informationen du samlat in med detta formulär ska presenteras. I följande skärmbild ser du rapportlayouten för formuläret ”Överlämningschecklista”:

Obs! Tänk på att den första rapportlayouten för ärenden som standard kommer att kallas “Standard”.


 

När du har lagt till ytterligare en rapportlayout för ett annat formulär, som nämns i stegen ovan, kan du utforma den på ett annat sätt (i det här exemplet har vi lagt till en rapportlayout som är kopplad till ett formulär med namnet ”PlanRadar(EN)”):


 

Nu har du skapat en rapportlayout som är kopplad till ett annat formulär. Du kan växla mellan dem via rullgardinsmenyn.

Andra typer av attribut (s.k ”Rich data”)

Du kan lägga till den här typen av information till din rapport, exempelvis bilder eller ritningsavsnitt.

När du lägger till ärendebilder lägger du till en platshållare för den plats där bilden kommer att visas i din rapport. Du kan även definiera den procentuella breddstorleken för bildexporten i den slutliga rapporten.

När du väljer att importera ritningsvyn kan du välja att visa ett detaljutsnitt av ritningen för att visa kartnålens position mer exakt, eller välja en översikt för att visa en större del av området där kartnålen befinner sig på ritningen.

Se följande exempel:


 

Användarattribut

När du lägger till användarattribut, kom ihåg att exporten endast kommer att inkludera data från den användare du väljer i exportprocessen. Du kan bara välja en användare.


 

LÄGG TILL, TA BORT OCH REDIGERA FLIKAR/SIDOR

Olika rapporter behöver olika struktur. Med PlanRadars rapportmallbyggare kan du lägga till eller ta bort sidor och ordna dem som du vill. Du kan använda ett standardiserat försättsblad, en extra sida för underskrifter eller lägga till ett informationsblad med exempelvis företagets riktlinjer.

Lägg till sidor

Du kan välja att lägga till en tom sida för att redigera eller ladda upp en PDF-fil till din export.


 

Ta bort sidor


 

Ordna om sidor

Klicka på knappen ”Ordna om sidor”


 

Byt namn på sidor

Dubbelklicka på den flik du vill byta namn på.


 

BEGRÄNSA TILLGÅNG TILL PROJEKT


 

Standardinställningen är att alla rapportmallar är tillgängliga för alla projekt, men du kan även begränsa tillgängligheten till vissa projekt.

a) Klicka i rutan ”Begränsa åtkomst till projekt” och klicka på ”Välj projekt”.

b) Välj de projekt som du vill att mallarna ska vara tillgängliga för och klicka på spara.

 

Du kan se manualer och FAQs i kontovyn. Om du har ytterligare frågor, förslag på förbättringar eller kommentarer, vänligen kontakta: [email protected]. Alternativt kan du klicka på ”Support” i webbplattformen och skicka oss din förfrågan.

HANTERA ÄRENDERAPPORTMALLAR

Under ”Mallar” visas alla mallar du har skapat. På varje rad ser du följande tre symboler till höger:

Duplicera: Klicka här om du vill skapa en mall som liknar en befintlig. När du klickar på dupliceringsikonen visas en ny mall längst ner. Klicka på penn-ikonen för att redigera den.

PlanRadar EditRedigera: Klicka här om du vill gå till detaljinställningarna för att göra ändringar.

Delete: Radera: Klicka på den här knappen om du vill ta bort mallen. Ett popup-fönster visas där du kan bekräfta eller avbryta..
 

Projektrapportmallar:

I den här artikeln kan du läsa om följande:

  1. Skapa en projektrapportmall
  2. Ladda upp dina egna PDF-formulär
  3. Anslut projektrapportfält
  4. Begränsa projektrapportmallar till specifika projekt
  5. Hantera projektrapportmallar

 

Skapa en ny projektrapportmall

För att hantera mallar för projektrapporter, klicka på “Mallar” och “Projektrapporter” i navigeringsfältet. Du behöver behörighet för mallar för att få åtkomst.

 

För att skapa en ny projektrapportmall, klicka på “Skapa mall”. Du får då följande alternativ:
 

1. Ladda upp ett eget PDF-formulär från din dator (läs nedan om hur du gör.)
ELLER
2. Välj en av våra exempelmallar i PDF-format.

 

Ladda upp ditt eget PDF-formulär

Om du klickar på “Ladda upp ett PDF-formulär” ber systemet dig välja en PDF-fil från din dator.

*Notera att du måste ladda upp ett PDF-formulär med ifyllbara fält. Följ instruktionerna nedan för att skapa ett ifyllbart PDF-formulär.

Steg 1: Ta fram ett formulär i Word, Excel eller något annat program och exportera formuläret som PDF.

Steg 2: Använd en PDF-redigerare (till exempel Acrobat Pro eller PDF-XChange Editor) för att skapa ifyllbara fält i din PDF.

Steg 3: Ladda upp din PDF, som nu innehåller ifyllbara fält, i PlanRadar.

När du har valt en PDF från din dator kan du döpa din mall i fältet för titel, och välja vilken användartyp som ska kunna använda mallen. När du har valt inställningar, klicka på “Skapa mall”.
 

Anslut fält i en projektrapportmall:

När du har laddat upp din PDF-fil kan du ansluta fält i din projektrapportmall. Anslutna fält fylls i automatiskt med projektinformation, eller så visas en lista med alternativ man kan välja från när man som användare skapar en projektrapport, så att man slipper fylla i all information manuellt varje gång.

Du kan ansluta följande fält i din projektrapport.

  • Projektdetaljer (Namn, ID, kod, adress, startdatum, slutdatum)
  • Projektmedlemmar, det vill säga användare (Namn, namn + företag, namn + e-post)
  • Datum och tid för rapporten
  • Listor (som skapats under fliken “Formulär och listor”)

 
För att ansluta ett fält, klicka på ett ifyllbart fält i din mall. Till höger kan du då välja vilken information som ska föras in i det fältet. Se exempel nedan.

 

När du har anslutit dina fält, klicka på “Spara anslutning”.

Anslutning av fält är frivilligt. Om du inte vill ansluta fält kan du hoppa över det här steget genom att klicka på “Hoppa över anslutning”.
 

Begränsa projektrapportmallar till specifika projekt:

När du har skapat din mall kan du välja att begränsa dina mallar till specifika projekt. Klicka i “Begränsa åtkomst” och “Välj projekt”. Här kan du välja vilka projekt som ska kunna använda denna mall.

 

Hantera projektrapportmallar

Sidan för projektrapportmallar visar en översikt över alla dina projektrapportmallar.
Läs ovan om hur du skapar din egen mall.

Du har följande snabbredigeringsalternativ för dina projektrapportmallar:

  • Ladda ner mall
  • Duplicera mall
  • Redigera mallnamn och synlighet
  • Radera mall