How cloud solutions help control design documentation in construction, save time and reduce litigation.
Project documentation in construction is a guide for the entire construction project. It is on its basis that permits are obtained, estimates are calculated, and the entire construction project is controlled and implemented. Without drafting project documentation, it is impossible to demonstrate the real cost to the customer at each stage of implementation, determine the volume of necessary investments, and avoid unnecessary costs.
Two male architects inspecting and discussing work at construction site
But managing project documentation is a headache for the entire team. Just imagine what a huge section of data needs to be collected, updated and structured to always have the necessary information at hand. After all, you have to refer to project documentation constantly, and not only during construction, but also after its completion, during the operation and maintenance of the building. Project documentation in construction details all parameters: from complex solutions for high-rise construction to the choice of color for window panels and types of bolts and screws. It is needed for work by everyone, from an engineer to a plumber.
Read also: Construction acts: acceptance certificates, apartment inspection certificates
The main tasks that project documentation solves are project planning, cost and risk management. Project documentation is not created entirely at one time. Some documents are developed only at a certain stage of the project: they lay the foundation for the next step.
Creating and managing project documentation throughout the project life cycle is critical to the success of the overall project.
Its careful management saves significant funds, prevents missed deadlines and budget overruns, increasing profits.
Many contractors have already come to use digital solutions that make it easier to work with design documentation.
Project management software like PlanRadar helps organize data and share information that is relevant to the entire team, as all plans, drawings , and reports are updated in real time.
PlanRadar is a cloud-based solution that has unlimited storage and allows you to easily share documentation between all team members online, directly from your smartphone.
What is included in the design documentation?
Although the composition of the design documentation is strictly regulated, its configuration depends on the type and complexity of the object. Therefore, design documentation for construction may have a different structure and list of sections.
In general, the design documentation includes:
- project plan
- project schedule
- project budget
- other documents that define the subsequent actions of the entire team.
The design documentation is conditionally divided into three blocks:
- Text. This block includes data on the construction site, tables, explanatory notes and links to regulatory documents.
- Graphic. Presented by drawings, plans, 3-D models that demonstrate proposed architectural, engineering and design solutions. This is the main component of construction documentation, where materials, structural components and much more are detailed.
- Estimated. This is an estimate that reflects the cost of the object as a whole and details the investments that will be required at each stage.
In general terms, the design documentation for residential and civil engineering facilities consists of the following main sections:
- Explanatory note (initial data for design, basis, justification for selection of the site, main characteristics, technical and economic indicators of the project, information);
- Architectural design, design solutions (site data and description of the surrounding area, engineering and construction conditions, basic architectural and planning parameters, engineering solutions);
- Construction solutions and their justification;
- Technological solutions;
- Description of engineering equipment;
- Compliance of the project with environmental protection;
- Civil defense engineering and technical measures;
- Organization of construction and investment and technical and economic indicators;
- Schemes and drawings.
Read also: Optimizing Construction with Digital Solutions in 2023
Difference between PSD and PD
PSD stands for design and estimate documentation, which is prepared on the basis of PD – design documentation.
The difference is that design and estimate documentation combines design documentation with information on construction costs. It includes cost estimates, descriptions of material and work costs, as well as information on labor costs and other resources.
The main purpose of design and estimate documentation is to provide an estimate of the cost of construction, determine the project budget and help in financial management at all stages of construction.
What is included in the design documentation?
Estimate documentation includes information on construction costs and contains calculations of the cost of materials, labor costs, machine time and other resources required to perform the work. It includes:
- Estimate calculations : Calculations of volumes and costs of construction and finishing materials, as well as work for each stage of construction.
- Cost estimate documentation : A detailed description of the cost structure, budget distribution for various types of work and expenses.
- Certificates of work performed : Documents confirming the actual performance of work on the construction site
- Cost estimation : Cost estimates allow you to pre-estimate the project budget and effectively manage finances.
The design and estimate documentation enables planning and coordinating all aspects of the construction process, minimizing risks and conflicts. Contractors can be guided by the design and estimate documentation when performing work, which helps to avoid misunderstandings and errors.
Design and estimate documentation is developed on the basis of design documentation, by analyzing the volume of work, materials and resources required to complete the project. It is usually compiled by specialists in the field of estimating and construction economics. That is, PD is based on the technical description and appearance of the future object, and DED – on the cost estimate and resources required for its implementation. However , both types of documentation are important for the successful completion of a construction project.
Control over project documentation: how to avoid project delays
The quality of the design documentation seriously affects the characteristics and reliability of the entire building. Design control is one of the components of construction quality control. In order for both the project and the finished object to successfully pass the examination, it is necessary to control the implementation of design work at each stage. But when the design documentation is presented in paper form or stored on autonomous, disparate media, the entire team faces a large number of difficulties:
- Lack of a single source of reliable information.
A group of interdisciplinary specialists works with project documentation and has to refer to it constantly. Excel tables and instant messaging are often used at construction sites to track changes throughout the project life cycle.
When information is in different programs and on different media, specialists have a lot of questions, the solution of which takes a lot of time. For example, where is the necessary document stored? The search for the employee who owns the information begins.
And if the document was found, there is a question: is this the latest, updated version of the document or drawing? Where is the specification for it? Has the document been signed by management? Has the payment been made in accordance with the document? Imagine how much time is spent simply clarifying elementary things! For example, the supply of materials and equipment is always checked against the design documentation. Outdated versions of the document may end up in the hands of the contractor. And then the company will incur unnecessary expenditures of time and materials, and the contractors will have to correct errors and delay the project.
Even after the work is completed, it may take time before errors become apparent. And then you will have to stop work, do alterations, which will lead to cost overruns. With digital construction documentation management systems , the team works with a single database that is available in real time. The situation where outdated plans are included in the work is simply excluded.
Cloud storage allows users to store all the information in the cloud, and access to it is possible from anywhere in the world from any device connected to the Internet. This makes it possible to manage all processes and documentation remotely, but you are always sure that employees are working with the latest version of the project and you have all the saved documents.
- Data relevance
Clients and creditors require project status updates, milestone reports, schedules and expenses to ensure transparency. Providing them promptly and with the latest updated data is not easy. And management needs up-to-date project documentation, only on its basis can they make effective decisions, make additions to the project, and reallocate the budget. This is easy to achieve with a cloud platform, where all data is displayed online and reports can be generated in a few clicks.
- Litigation risks and disputes
All contractors expect to never become a party to a lawsuit, but claims and conflicts on the construction site still happen. And when the lawsuit begins, both parties review the design documentation to prove their point of view and identify what the opponent’s mistake was.
Often, a contractor faced with a construction claim, a defect discovered , realizes that he has not retained the necessary documentation to substantiate his claim or defense. Many company managers still do not realize the importance of timely and correctly completed documentation that is organized and securely stored in the database.
But a proper project document management system does significantly reduce legal risks. Worker claims, construction disputes, and litigation costs can be expensive and can delay projects for months or even years.
- Entering data on the construction site
The office plays a significant role in the implementation of a construction project, but most of the work is carried out on the construction site. Managers and supervisors who work in the field must have access to documents while working on the construction site.
How to bring all the drawings, documents, photographs, not to mention working with a 3D model? The lack of design documentation at hand makes it difficult to control construction work at the construction site. It is needed for verification with the work performed.
And every comment or change made on site must be documented, duplicated, sent to subcontractors and the project team. Routine work takes up a lot of time. Using cloud software changes everything: you can view and download data directly on the construction site from your smartphone.
- Management of estimate documentation
Changes often occur in a construction project, mainly due to fluctuations in the cost of materials and increases in energy costs. This leads to constant adjustments to the design and estimate documentation.
Therefore, many documents in a construction project go through several revisions.
Just imagine the time spent if all the changing data has to be duplicated several times because it is not synchronized! Automation of calculation processes comes to the rescue, which significantly increases the accuracy of construction estimates.
- No digital signature
The contractor may wait weeks for the installation of structures, so the documents must be personally certified by the manager who is on a business trip. Using a digital signature and a reliable document management application solves this problem: any report or act can be certified in a matter of minutes from anywhere in the world, avoiding project delays.
- Difficulties in organizing photos
Drones and photography are having a huge impact on the construction industry, making it easier to spot problems and share information quickly. But the technology has also created new challenges in documentation and file management.
Projects generate a huge amount of photographic data that needs to be organized. What specific area does this photo belong to? Cloud applications have made this process easier, allowing users to easily attach photos to specific tasks and projects.
- Schedule control
Project documentation only lays the foundation for project implementation. To adhere to these plans, you need to track progress in real time. But it may take several days for the information to pass through all the links, be signed off by the responsible persons, and the necessary data to be analyzed and presented in the form of a report.
Read also: Statistics panels in PlanRadar: practical value
With digital solutions, data is collected automatically: all input information is available in real time. This makes it possible to monitor the progress of work, budget expenditures, and adjust schedules. One of the most important documents is the project plan. It can be used with a Gantt chart, which organizes all tasks and indicates interrelations, helping to stay on schedule. With digital solutions, Gantt charts provide data in real time. It is easy to share and make operational decisions based on the information received.
How to Simplify Project Documentation Control and Management with PlanRadar
PlanRadar is a cloud platform with a user-friendly interface that helps organize and update project documentation. The digital solution stores and collects project documentation for construction: all documents, drawings, plans or 3-D models, executive documentation, reports and instructions. All data is updated online, which eliminates the situation when a specialist works with an old version of documents. Instant communications allow you to resolve all issues quickly and efficiently, saving a lot of time, and process automation relieves employees of routine work. Let’s take a closer look at how PlanRadar can help in working with project documentation:
- Support of the examination of design documentation. Each project requires an examination, state or with the involvement of independent experts, who will assess the architectural, planning, engineering solutions and the safety of the facility as a whole.
Read also: Paperless construction: digital construction documentation
Вся документация проверяется на комплектность, полноту представления проектных решений, соответствие требованиям нормативно-технических документов. С PlanRadar вы всегда уверены, что у вас готов полный пакет документов, который надежно хранится в цифровом облаке. Проектная документация доступна в считанные секунды, просто со смартфона. В приложение можно загрузить как таблицы Excel, так и 2D-чертежи, 3D-модели, подгрузить файлы .pdf и .jpeg и дальше работать с этими данными, не дублируя их вручную. Весь массив проектной информации удобно отфильтровать по ключевым словам. Документация в собрана в единой базе, и вы легко ответите на любой вопрос, который возникнет во время проведения экспертизы. Функционал PlanRadar позволяет бесплатно добавлять нужных специалистов в проект на платформе бесплатно. Вы можете дать доступ к документации экспертам, облегчив для себя процесс прохождения экспертизы.
- Актуальность чертежей и документов. PlanRadar работает в режиме реального времени: вся внесенная информация обновляется онлайн. Данные моментально синхронизируются на всех устройствах. Это обеспечивает связь строительной площадки и офиса. Данные, которые работник внес в проектную документацию на стройплощадке, сразу же доступны сотрудникам в офисе и членам всей команды независимо от их местонахождения. Это исключает работу специалистов с устаревшими версиями проектной документации. Вся команда может одновременно работать над актуальными чертежами и документами.
- Работайте на стройплощадке оффлайн. Если на стройплощадке нет сети, все равно загруженная проектная документация доступна в приложении оффлайн. Нет необходимости брать с собой ноутбук или распечатывать гору документов. Откройте проектные документы с планшета или смартфона, найдите нужные данные, внесите корректировки и обновления. С появлением сети вся новая информация синхронизируются с проектом. Больше не нужно дублировать данные и заполнять документацию по приезду в офис.
- Проводите мониторинг состояния дел по каждой фазе. Проверка или верификация проекта проводится для каждой его отдельной части и сопровождает проект вплоть до его завершения. Специалист сопоставляет исходные данные проекта и их соответствие проектному заданию. С PlanRadar удобно моментально находить документы, сравнивать их, вносить правки и изменения, формировать отчеты, графики, делится ими, проводить нормоконтроль проектной документации.
- Контроль загружаемых версий планов. Вы моментально увидите разницу между разными версиями чертежей и планов. Всё различия выделяются различными цветами. Сравнивайте версии с помощью функции сравнения и делитесь своими мыслями с командой. Прямо на чертежах или 3-D модели с использованием гео-метки вы можете оставить свои замечания, прикрепить фото и видео.
- Фото- и видеофиксация. Вопрос с большим объемом медиаданных решен. PlanRadar позволяет делать фото и видео прямо с телефона и прикреплять их к конкретной задаче для проектной документации, использовав гео-метку на плане.
- Дефект-менеджмент. Все замечания, оставленные участниками команды, моментально появляются в системе в виде задач. Их также можно фиксировать не только текстом, но и добавить фото, видео, при помощи гео-метки уточнить место на плане или цифровой модели здания. Это позволяет оперативно отреагировать на замечания экспертов по проектной документации. Кроме того, платформа выступает единой коммуникационной средой. Нет необходимости создавать рабочие группы в мессенджерах, что тоже экономит время. Вся переписка по проекту сохраняется и доступна в случае возможных недоразумений и конфликтов.
- Мониторинг формирования задач для исполнителей. Создать любой документ и назначить задачу благодаря настраиваемым шаблонам можно в один клик. Назначите к задаче исполнителя: он сразу же получит уведомление на своем смартфоне. Ход выполнения работ легко отследить: как только задача будет завершена и ответственный работник отметит это в приложении, ее статус сразу изменится. Руководитель получит соответствующее уведомление на свой смартфон, а сама задача в приложении изменит цвет. Также в PlanRadar видны проекты, у которых “горят” сроки. Поэтому в приложении удобно отслеживать слабые места проекта.
- Интеграция со сторонними приложениями. С PlanRadar удобно связывать инструменты управления, избегать дублирования информации. Открытый Open API дает возможность интегрировать сторонние приложения, такими как 1С, плюс, PlanRadar Connect обеспечит простую работу с более чем 200 приложения без кодинга. Это обеспечивает бесшовность работы для всех участников, от проектантов до сметчиков. Данные не нужно дублировать: просто загрузите уже существующие документы в приложение. Так вы сможете избежать возможные ошибки в проектно-сметной документации.
- Работа с архивом документов. Вся проектная информация отправляется в архив и надежно хранится в цифровом облаке. Данные доступны в пару кликов в течение всего жизненного цикла объекта. Риск потери данных минимален, в отличие от бумажных версий или автономных источников. Безопасность данных в PlanRadar соответствует международному стандарту ISO 27001. Такой подход минимизирует судебные риски: каждый шаг реализации проекта, вся переписка между участниками задокументирована и любые данные можно “поднять” просто кликнув мышкой.
- Аналитика. Статистика собирается в режиме онлайн и потом автоматически можно сформировать наглядные диаграммы. Это дает возможность понимать ситуацию реализацию проекта и его прибыльностью, выявлять риски на ранних этапах. Функционал График проекта предоставит все преимущества диаграммы Ганта, оценивайте степень готовности проекта и сроки сдачи, отслеживайте соответствие проектной документации и реалий, эффективно управляя проектом.
- Формирование отчетов. Любые документы – акты, ведомости, отчеты, создаются автоматически: в приложении предусмотрены готовые шаблоны и компоновщик шаблонов. Вам остается только выбрать шаблон и внести данные: все остальное программа автоматически сделает сама. Отчет моментально будет готов для экспорта и печати. Шаблон любого документа можно в пару кликов настроить под себя исходя из потребностей компании. Отправьте готовый отчёт руководителю на утверждение: в PlanRadar реализована функция цифровой подписи. Больше не нужно ждать, пока начальник физически сможет заверить документы.
- Эксплуатация и обслуживание объекта. Проектная документация нужна не только при строительстве. Всем специалистам, задействованным в обслуживании здания, важно понимать, какие коммуникации, оборудование, материалы были использованы. Это помогает продлить срок службы оборудования, оперативно и грамотно устранить проблемы. Представляете, насколько сложно получить такую информацию сантехнику, если данные хранятся в бумажном архиве? Функционал PlanRadar предусматривает управление объектом недвижимости, а все данные по проектной документации можно найти просто моментально.
До появления специализированного программного обеспечения, такого как PlanRadar, управление проектной документацией и ее контроль были настоящим вызовом. Использование множества автономных хранилищ, громоздких таблиц Excel, накопителей затягивало сроки строительства и подвергало все стороны судебным рискам.
Управлять строительной документацией, когда все организовано и хранится в цифровом облаке намного проще.
PlanRadar— это цифровое решение, которое поможет структурировать и хранить, а также готовить ряд проектной документации по мере изменения проекта. Работайте с проектной документацией прямо со смартфона в любой точке мира. Данные синхронизируются на всех устройствах. У вас никогда не возникнет путаницы с проектной документацией. Такой подход значительно снижает трудозатраты, облегчает процессы обработки документов и их стандартизации, экономит время на ведение документации.
Попробуйте PlanRadar бесплатно 30 дней в тестовом режиме – оцените все выгоды и экономию времени, работая в цифровом формате.
