Úspora času díky softwaru pro řízení projektů
Správce nemovitosti ve společnosti NORD/FM ušetří až 70 % času při následném zpracování a monitorování
Hannoverská společnost NORD/FM zabývající se správou budov, se 145 zaměstnanci a ročním obratem 12,5 milionu eur, transformovala pomocí softwaru PlanRadar své procesy řízení projektů. Dříve bylo zdokumentování stavu budov a řízení návazných prací časově náročné. Software PlanRadar pro řízení projektů nyní zefektivňuje inspekce budov tím, že umožňuje okamžité digitální zaznamenávání stavu, požadavků na údržbu a vzniklých škod. Tato data jsou pak efektivně roztříděna, sdílena a analyzována, čímž se ušetří až 70 % času. Spolupráce v reálném čase je zárukou přesnosti úkolů a minimalizuje nedorozumění. PlanRadar představuje přizpůsobitelné a adaptabilní řešení pro potřeby společnosti NORD/FM v oblasti správy nemovitostí.
Problém: zaznamenávání aktuálního stavu budov a související následné zpracování je časově velmi náročné
Benjamin de Beisac má ve společnosti NORD/FM na starosti správu nemovitostí a dohlíží na stavební práce a úkony související se správou budov. Protože každá budova je jedinečná, dokumentace všech informací a všeho, co je potřeba udělat, vyžaduje velké úsilí. V minulosti to platilo zejména pro následné zpracování a monitorování prací.
Zaměstnanci často trávili po inspekci nemovitosti několik hodin v kanceláři, aby dali dohromady fotografie a informace ze seznamů závad, než tuto dokumentaci mohli předat dál odpovědným osobám. Kromě toho se výměna informací někdy zasekla kvůli chybějícím datům či médiím. „Nastávaly situace, že o závadě věděl jeden člověk, ale ostatní ne,“ říká Benjamin de Beisac. Nechtěným důsledkem bylo zpoždění projektu, nedorozumění nebo dokonce duplicitní práce.
Řešení: PlanRadar pro řízení projektů zefektivňuje procesy na stavbě i v kanceláři
Společnost NORD/FM používá software PlanRadar pro řízení projektů a údržby, aby zvýšila efektivitu těchto procesů. Během mapování stavu budovy v rámci její technické inspekce při nákupních procesech je aktuální stav nemovitosti zaznamenáván digitálně. Za tímto účelem lze do systému rychle a snadno nahrát stavební výkresy. V chytrém telefonu a tabletu nebo na počítači se pak dají stisknutím jediného tlačítka zaznamenat příslušné charakteristiky v konkrétním bodě digitálního výkresu nebo BIM modelu.
Při každoročních inspekcích budov společnost zaznamenává stav budovy, požadavky na údržbu a škody – vše pomocí softwaru pro řízení projektů. Poznámky jsou pak rozděleny do kategorií podle urgentnosti a okamžitě sdíleny se zaměstnanci a dodavateli. Export do aplikace Excel umožňuje kompaktní analýzu dat a tvoří základ pro přehledné manažerské výkazy. Kromě sledování závad se software pro řízení projektů používá také k pořizování zápisů z jednání na stavbě a k vytváření seznamů úloh. „Díky libovolnému rozplánování požadavků v aplikaci lze jejich plnění přizpůsobit individuálním potřebám,“ uvádí Benjamin de Beisac.
Při pronajímání stávajících objektů používá společnost NORD/FM PlanRadar k cílenému zaznamenávání požadavků nájemců, které jsou zmíněny během inspekcí a jednání. Na základě zaznamenaných údajů lze pak tyto požadavky při případné renovaci zohlednit.
Výsledek: software pro řízení projektů snižuje množství práce
Pomocí softwaru pro řízení projektů PlanRadar mohou projektoví manažeři sledovat stav prací v budovách v reálném čase. Díky propojení řemeslníků a dalších subdodavatelů bez dodatečných nákladů má společnost NORD/FM neustále k dispozici veškeré podrobné informace a termíny dokončení. Díky sdílení informací v reálném čase nedochází k duplicitní práci, protože všichni účastníci projektu neustále vidí aktuální stav.
Benjamin de Beisac vysvětluje výhody: „Společnosti NORD/FM přineslo používání aplikace PlanRadar při následném zpracování a monitorování až 70% úsporu času – všechna data a úlohy jsou zaznamenány a pečlivě zdokumentovány už na místě. Díky využití tohoto softwaru se také snížilo množství nedorozumění v souvislosti s řízením úloh, protože úlohy se dají vyhledat přímo v digitálním stavebním výkresu a doplnit k nim další zdroje informací, jako jsou fotografie a hlasové záznamy.“
