Időmegtakarítás projektmenedzsment szoftverrel

Hogyan tudja megtakarítani a NORD/FM az utómunkára és a nyomonkövetésre fordított idő akár 70%-át?

A Norddeutsche Facility Management GmbH (NORD/FM) a létesítménygazdálkodási ágazatban épületüzemeltetési, építésvezetési, ingatlanközvetítési és szaktanácsadási területen nyújt szolgáltatásokat. A vállalat székhelye Hannoverben található, és 145 alkalmazottat foglalkoztatnak. Csapataik mindig integrált és fenntartható módszereket alkalmaznak az egyes ingatlanprojektek tervezésében, megvalósításában és működtetésében, valamint a kapcsolódó menedzsmentben és tanácsadási szolgáltatásokban.

A NORD/FM a PlanRadar projektmenedzsment szoftverével az általa nyújtott ingatlanszolgáltatásokat hatékonyan kezeli, és a minőségbiztosítást határidőben tudja elvégezni.

A kihívás: az épületek aktuális állapotának felmérése és a kapcsolódó utómunkálatok nagyon időigényesek.

Benjamin de Beisac a NORD/FM ingatlangazdálkodásért felelős tagja, és az építési munkálatokat és a létesítménygazdálkodással kapcsolatos feladatokat felügyeli. Mivel minden épület egyedi, az összes elvégzendő munka és az adatok dokumentálása általában nagy erőfeszítéssel jár. A múltban ez különösen igaz volt az utómunkálatokra és a munkák nyomon követésére.

Az alkalmazottak egy ingatlan felülvizsgálata után gyakran több órát töltöttek az irodában a hibalisták fényképeinek és adatainak összeállításával, mielőtt ezeket a dokumentumokat megosztották volna az illetékesekkel. Ráadásul az érintettek közötti információáramlás néha megakadt a hiányosságok vagy hiányzó adathordozók miatt. “Ilyenkor az egyik személy tudott egy hibáról, de a többiek nem” – mondta Benjamin de Beisac. A nem kívánt eredmény a projekt előrehaladásának késedelme, félreértések vagy akár megsokszorozott munka volt.

A megoldás: a PlanRadar projektmenedzsment szoftver hatékonyabbá teszi a helyszíni és az irodai folyamatokat.

A NORD/FM a PlanRadar projektmenedzsment-szoftvert használja a projektmenedzsmenthez és a karbantartás-menedzsmenthez, hogy növelje e folyamatok hatékonyságát. Amikor egy épület állapotát a beszerzési folyamatok műszaki átvilágításának részeként felmérik, digitálisan rögzítik az ingatlanok aktuális állapotát. Erre a célra az alaprajzok gyorsan és egyszerűen feltölthetők a rendszerbe. Az egyes jellemzők a digitális tervek és BIM-modellek megfelelő pontjain egyetlen gombnyomással rögzíthetők okostelefonon és táblagépen, vagy számítógépen.

Az éves épületellenőrzések során a vállalat a projektmenedzsment szoftverrel rögzíti az épület állapotát, a karbantartási igényeket és a károkat. A megjelölt pontokat aszerint kategorizálják, hogy mennyire fontos az intézkedés, és azonnal megosztják az alkalmazottakkal és a vállalkozókkal. Az Excel-export funkció kompakt adatelemzést tesz lehetővé, és átlátható vezetői jelentések alapját képezi. A hibák nyomon követése mellett a projektmenedzsment szoftvert az építési megbeszélések jegyzőkönyvezésére és a teendők listájának rögzítésére is használják. “Az a tény, hogy a jegyek szabadon programozhatók, azt jelenti, hogy a nyilvántartások egyedi igényekhez igazíthatók” – mondta Benjamin de Beisac.

A meglévő fejlesztések bérbeadási folyamatában a NORD/FM a PlanRadart használja az ellenőrzések és tárgyalások során felmerülő bérlői igények célzott rögzítésére. A rögzített adatok alapján figyelembe lehet venni ezeket a kéréseket, ha a bérlet tárgyát képező portfólió felújításra szorul.

Az eredmény: a projektmenedzsment szoftver csökkenti a munka mennyiségét.

A PlanRadar projektmenedzsment szoftverével a projektvezetők valós időben követhetik nyomon az épületekben folyó munkák állapotát. A szakipari dolgozók és más alvállalkozók külön költséget nem jelentő összekapcsolásával a NORD/FM-nek bármikor rendelkezésére áll minden információ a kivitelezés adatairól és a határidőkről. A feladatok valós idejű feltérképezése megakadályozza a munka megduplázódását, mivel a projekt minden résztvevője bármikor lekérdezheti az aktuális állapotot.

Benjamin de Beisac ismertette az előnyöket: “A NORD/FM számára a PlanRadar használata az utómunkálatokra és a nyomon követésre akár 70%-os időmegtakarítást eredményez, mivel minden adatot és feladatot a helyszínen rögzítenek és következetesen dokumentálnak. A szoftverrel való munka révén a feladatkezeléssel kapcsolatos félreértések száma is csökkent, mivel a tevékenységek közvetlenül a digitális terven elhelyezhetők, és további információkkal, például fényképekkel és hangjegyzetekkel is kiegészíthetők.”