U vremenima rastućih građevinskih troškova i troškova materijala te ograničenih isporuka učinkovito održavanje je za upravitelje zgrada, vlasnike nekretnina i ulagače postalo pravi izazov. Computerized Maintenance Management Systems (CMMS) ili softver za organizaciju zadataka upravljanja objektima poput PlanRadara osigurava transparentno i učinkovito upravljanje uslugama održavanja te na taj način i kvalitetu i neprobijanje rokova. Na primjeru iz prakse NORD/FM pokazat ćemo Vam što je najvažnije.
U nijednom drugom životnom ciklusu nekretnine faktor troškova ne igra tako odlučujuću ulogu kao u održavanju, i u nijednoj drugoj fazi postojanja zgrade ne generira se tolika količina podataka kao tijekom uporabe nekretnina. To su najbolji preduvjeti da se u okviru digitalizacije u relevantnim procesima postignu učinci kojima se smanjuju troškovi i povećava učinkovitost. Međutim, manjak volje za digitalizacijom u ovom sektoru i potreba za ujednačenim strukturama podataka do sada su kočile ovaj proces. No to će se promijeniti.
Faktori motivacije su osobito ušteda troškova i povećanje gospodarske učinkovitosti te bolja konkurentnost. Dodatni važan faktor je i sve bolja transparentnost koju omogućuju digitalizirani procesi. Pojavom pandemije koronavirusa povećali su se pritisci da se određeni koraci digitaliziraju i da se stvore mogućnosti rada neovisno o tome gdje se nalazite.
CMMS RJEŠENJA ZA UPRAVLJANJE ZADACIMA ODRŽAVANJA ZGRADE
Kod održavanja zgrada i objekata potrebno je sa decentraliziranih lokacija osigurati nesmetanu uporabu zgrade. Ovaj zadatak počinje s prikupljanjem podataka o stanju zgrade i obuhvaća određivanje prioriteta, brzu obradu dojave o smetnjama i upravljanje projektima rekonstrukcije. Computerized Maintenance Management Systems, ili skraćeno CMMS rješenja, su softverski programi koji pružaju podršku u zadacima održavanja zgrade i time omogućuju kontinuirane radne procese poput popravaka, inspekcija, provjera i održavanja. Softver za upravljanje zgradom mora podržavati cijeli lanac procesa, od dojave o smetnji do otklanjanje smetnje, ali i provedbu planiranih mjera unutar zadanog roka. Ovdje je automatski nadzor rokova bitan instrument. Osim toga, za učinkovito održavanje je potrebna i evidencija svih aktivnosti, za što je nadležan i odgovoran upravitelj zgrade.
CMMS – NAJBOLJA PRAKSA NORD/FM
Što zvuči kao teorija može se na jednom primjeru iz prakse vrlo jednostavno prikazati. Tvrtka Norddeutsche Facility-Management GmbH (NORD/FM) za različite procese u upravljanju zadacima održavanja zgrade koristi CMMS rješenje PlanRadar.
Provedba tehničke dubinske analize pomoću CMMS-a
U procesima kupoprodaje nekretnina softverom za upravljanje zgradama već se prilikom prikupljanja podataka o stanju zgrade u okviru tehničke dubinske analize informacije o stanju objekta bilježe u digitalnom obliku. U tu svrhu tlocrti i BIM modeli nekretnina mogu se jednostavno i brzo učitati u sustav. Posebnosti se mogu jednostavnim klikovima zabilježiti na relevantnim mjestima unutar digitalnih nacrta, i to na pametnom telefonu, tabletu ili osobnom računalu.
U okviru godišnjeg obilaska zgrade tvrtka NORD/FM koristi CMMS pomoću kojeg bilježi oštećenja i potrebe za određenim koracima održavanja. Prikupljeni podaci odnosno točke kategoriziraju se prema hitnosti (kratkoročno, srednjoročno, dugoročno, pratiti). Obrada kratkoročnih točaka prati se izravno u softveru za upravljanje objektima. Točke ostalih kategorija provjeravaju se ponovno prilikom sljedećeg obilaska objekta te se u danom slučaju svrstavaju u drugu kategoriju.
Dodjela zadataka u softveru za upravljanje objektima i upravljanje tim zadacima
Za digitalni prikaz radnih naloga u aplikaciji i njihovo praćenje korištenje CMMS rješenja može se usporediti sa sustavom ticketa. Uz radni nalog se na primjer može pohraniti opis zadatka u obliku teksta, govornih poruka i fotografija. Sva komunalna poduzeća koja sudjeluju u održavanju objekta besplatno mogu koristiti CMMS. Na taj način je u svim procesima osigurano nesmetano odvijanje pojedinačnih koraka. Ako se neki zadatak mora izvršiti u kratkom roku, izrađuje se ticket.
Nadležne osobe o tome primaju obavijesti na zaslonu pametnog telefona ili putem elektroničke pošte te imaju pristup svim informacijama potrebnima za izvršenje zadatka. Sve uloge, nadležnosti, rokovi i status projekta jasno su utvrđeni. A informacije o tome u bilo kojem trenutku stoje na raspolaganju. Tako je omogućeno da sustav bilježi sve radne korake u održavanju objekta, i to izravno u digitalnim nacrtima. Ako se status nekog zadatka u zgradi promijeni, sve nadležne osobe o tome primaju izravnu obavijest.
Na taj način nisu samo naručitelj i izvođač radova informirani o aktualnom statusu, nego i svi drugi sudionici projekta, ovisno o njihovim ulogama i pravima pristupa određenim podacima, neovisno o tome gdje se nalaze.
UPRAVLJANJE PROJEKTIMA REKONSTRUKCIJE & VIRTUALNO UPRAVLJANJE POMOĆU SOFTVERA ZA UPRAVLJANJE OBJEKTIMA
U procesu iznajmljivanja svoje imovine tvrtka NORD/FM koristi PlanRadar za ciljano prikupljanje podataka o željama zakupaca, koje su oni izrazili tijekom obilaska nekretnine i pregovora, a sve kako bi se takve želje u slučaju eventualno potrebnih rekonstrukcija u ponudi za zakup uzele u obzir.
Ako se donese odluka o nekoj rekonstrukciji, u praksi skoro svakodnevno nastaju nove situacije i novi zadaci koji se moraju organizirati, dodijeliti i riješiti. Takvi se zadaci na licu mjesta mogu unijeti u softver za upravljanje zgradama. Zatim se zadaci u obliku ticketa prosljeđuju nadležnim lokalnim i komunalnim poduzećima na izvršenje.
PROČITAJTE: Kako uz PlanRadar možete na jednostavan način koordinirati zaposlenike i podizvođače
Jednostavna koordinacija zaposlenika i eksternih pružatelja usluga održavanja
Na temelju upravljanja zadacima u CMMS-u može se upravljati i obavijestima o smetnjama i nedostacima. Zaprimanje i kvalifikacija obavijesti o smetnjama te dodjela zadataka internim suradnicima ili eksternim pružateljima usluga moguće je vrlo jednostavno i brzo regulirati putem ticket sustava, u skladu s Vašim prioritetima.
U okviru primopredaje građevinskih radova i u svrhe izrade dokumentacije o zaštiti od požara u objektima na taj se način vrlo jednostavno mogu pratiti usluge kojima se otklanjanju nedostaci. Funkcija podsjetnika služi za pridržavanje rokova.
A u okviru ove funkcije za kontrolu rokova moguće je pomoću CMMS-a u bilo kojem trenutku uzeti uvid u aktualno stanje objekta i u podatke koji mogu poslužiti kao dokaz. Potrebni zapisnici i izvještaji mogu se preuzeti u nekoliko klikova, čime se ostvaruje dodatna ušteda radnog vremena.
SOFTVER ZA UPRAVLJANJE NEKRETNINAMA STVARA BOLJU UČINKOVITOST ORGANIZACIJE ZADATAKA ODRŽAVANJA
Virtualno generiranje radnih naloga i upravljanje istima donosi sa sobom mnoge prednosti za upravljanje zadacima održavanja. Osim toga, omogućuje i veliku uštedu radnog vremena. Korisnici PlanRadara svaki tjedan u prosjeku uštede oko 7 radnih sati.
Ušteda vremena zahvaljujući CMMS funkciji PlanRadara
Benjamin de Beisac, prokurist tvrtke NORD/FM, izjavljuje: „Korištenjem PlanRadara tvrtka NORD/FM ostvaruje veliku uštedu vremena. Nije potrebna naknadna obrada podataka u uredu jer se svi podaci i zadaci prikupljaju na licu mjesta i unose u digitalni sustav. Osim toga, otkad koristimo ovaj sustav, broj nesporazuma se smanjio, jer se zadaci bilježe izravno na odgovarajućem mjestu u tlocrtu, a mogu im se priložiti dodatne informacije poput fotografija i govornih poruka.“
Postojanje takve dokumentacije omogućuje i u okviru upravljanja zgradama da se uzme uvid u promjene nadležnosti koje su se dogodile u prošlosti ili da se provjeri kada je na primjer nastala neka pukotina ili kada su premazani drveni prozori. Činjenica da i obrtnici partneri imaju besplatan pristup softveru omogućuje da NORD/FM uvijek raspolaže informacijama o dovršetku radova i o rokovima. Osim toga, sprječava se da se jedan te isti posao obavi dva puta, jer svi sudionici projekta u realnom vremenu uvijek raspolažu informacijama o aktualnom stanju.
Zahvaljujući ovom softveru liste sa zadacima i nepregledne tablice u Excelu postaju prošlost. Na temelju jednostavne implementacije u postojeće procese i brze instalacije digitalni alati su za upravljanje zadacima održavanja idealna mjera kojom se potiče digitalizacija procesa unutar poduzeća. * Objavljeno u časopisu “Facility Manager2, rujan 2020.
O PlanRadaru
PlanRadar je tvrtka osnovana 2013. koja pruža inovativna mobilna softverska rješenja za građevinsku i industriju nekretnina. Naša je aplikacija dostupna na svim iOS, Android i Windows uređajima, a pomogla je već tisućama klijenata diljem svijeta da digitaliziraju svoje poslovanje. U PlanRadaru se svaki tjedan obrađuje više od 25.000 projekata.
Pratite nas na Facebooku, Linkedinu i Twitteru da biste bili obaviješteni o novim člancima!
