15% wzrost wydajności konserwacji i raportowania

W jaki sposób firma Avensis Ingenieros wykorzystuje PlanRadar przy konserwacji systemu wentylacji w metrze w Barcelonie

Avensis Ingenieros to biuro techniczne z siedzibą w hiszpańskiej Barcelonie zajmujące się inżynierią, zapobieganiem ryzyku i montażem. Odpowiada za utrzymanie systemu wentylacji 9. linii barcelońskiego metra.

Chcąc poprawić komunikację, transparentność i rzetelność sprawozdań sporządzanych dla regionalnych władz, firma wdrożyła PlanRadar, by monitorować postępy, zarządzać dokumentami i współpracować z lokalnymi instytucjami.

W rezultacie biuro Avensis Ingenieros skróciło czas spędzany na spotkaniach o 48%, a liczbę wysyłanych wiadomości e-mail udało się ograniczyć aż o 80%. Z kolei liczba realizowanych zadań wzrosła o 15%.

Wyzwanie: komunikacja, przejrzystość i dokładność

Firma Avensis Ingenieros odpowiada za utrzymanie systemu wentylacji dziewiątej linii barcelońskiego metra, które jest kluczowym elementem infrastruktury miasta. W ramach kontraktu przedsiębiorstwo musi regularnie składać sprawozdania władzom regionalnym, które odpowiadają przed społeczeństwem. To właśnie dlatego Avensis tak bardzo zależy na szybkim rozwiązywaniu wszelkich problemów, przy jednoczesnym zachowaniu przejrzystości i odpowiedzialności. Firma musi być też w stanie w krótkim czasie poinformować władze o aktualnym stanie prac. 

Pierwotnie przedsiębiorstwo korzystało z kilku różnych systemów do gromadzenia danych i raportowania postępów. Na miejscu informacje były zbierane odręcznie, na kartce, a dodatkowo wykonywano zdjęcia telefonem komórkowym. W biurze zespół musiał ręcznie zestawić dane w dokumentach Excel i Word. Komunikację prowadzono przed WhatsApp, a także mailowo i telefonicznie. System działał, ale był niezwykle czasochłonny. 

Przy ponad 3 000 lokalizacjach do monitorowania w systemie metra i konieczności lokalizowania i naprawiania usterek w ciągu 24 godzin, liczyła się każda sekunda. W rezultacie firma Avensis zaczęła szukać rozwiązania cyfrowego, które pomogłoby usprawnić cały proces.

Rozwiązanie: PlanRadar umożliwia przejrzyste prowadzenie dokumentacji i komunikacji

Gabriel Alvarez, dyrektor techniczny w firmie Avensis, był już w trakcie testowania innego cyfrowego narzędzia, ale nie był zadowolony z jego wydajności na urządzeniach z Androidem. Ponadto było niekompatybilne z tabletami Windows Surface, no i niezbyt przyjazne dla użytkownika. Wtedy właśnie natknął się na PlanRadar. Po krótkim wprowadzeniu utworzył własny projekt, a po kilku krótkich wiadomościach z działem wsparcia był już w 100% samodzielny – bez problemu przygotowywał projekty, formularze i raporty.

Alvarez postanowił najpierw przetestować PlanRadar na projekcie związanym z konserwacją i obsługą w barcelońskim metrze. Zależało mu na poprawie produktywności i jak najszybszym eliminowaniu defektów. Wykorzystał PlanRadar także do przeprowadzania cyklicznych kontroli jakości i tworzenia obszernych list usterek. Według Alvareza jego zespół najlepiej uczy się w praktyce. Kiedy pokazał współpracownikom podstawy korzystania z programu na urządzeniu mobilnym, stwierdzili, że jest bardzo łatwy w obsłudze. Kiedy już przyzwyczaili się do systemu, utworzenie zgłoszenia zajmowało im średnio niecałe trzy minuty, co pozwoliło zaoszczędzić ponad trzy godziny tygodniowo na administracji i przetwarzaniu danych w biurze. Alvarez szacuje, że dało to łącznie 75% oszczędności czasu potrzebnego na ogólną pracę administracyjną. 

Rezultat: jedna platforma, która zapewnia przejrzystą komunikację

Dziś Avensis wykorzystuje PlanRadar do zarządzania usterkami, komunikacji i raportowania. Zespół używa oprogramowania w średnio pięciu projektach jednocześnie, z których część to długoterminowe projekty konserwacyjne, a część to krótkoterminowe projekty instalacyjne, które zajmują od trzech do sześciu miesięcy. 

W przypadku pracy przy dziewiątej linii metra w Barcelonie, zespół przesłał 300 planów z 3000 punktów kontrolnych, które wymagają regularnej weryfikacji. Udało się też przechować specyfikację 300 różnych elementów wentylacji, co przydaje się w razie wystąpienia usterki. PlanRadar pozwala zespołowi, w skład którego wchodzi trzech konsultantów technicznych, dwóch podwykonawców i dwóch obserwatorów, na komunikację w ramach jednej platformy.

Kolejną korzyścią podczas prac realizowanych przy linii metra jest tryb offline PlanRadar, który pozwala zespołowi rejestrować informacje podczas pracy pod ziemią, a następnie automatycznie synchronizuje się po ponownym podłączeniu do Internetu. Dzięki temu zespół może komunikować się z zainteresowanymi z zewnątrz prawie w czasie rzeczywistym.