Managementul subcontractanților este una dintre cele mai importante activități din orice proiect de construcții. Indiferent dacă sunteți un contractant principal sau aveți o firmă subcontractantă, aveți nevoie de un mod de încredere pentru a vă organiza timpul și sarcinile echipelor dvs. Până acum, acesta a fost, în principal, un proces manual, realizat față-în-față. Tehnologia începe însă să schimbe factorii ecuației.

Contractanți din toate domeniile adoptă diferite tipuri de software-uri pentru subcontractanți. Așa că, ce fac aceste instrumente digitale și cum contribuie ele la managementul subcontractanților?

Desk of architects engineer with a blueprint on table in the office. Engineering tools and construction concept.

Ce este tehnologia pentru managementul subcontractanților?

Software-ul pentru subcontractanți acoperă o gamă largă de instrumente care contribuie la gestionarea activității de lucru a subcontractanților, precum și a relațiilor cu aceștia. Această tehnologie are ca scop digitalizarea managementului sarcinilor și al proiectelor și înlocuirea tehnicilor manuale tradiționale cu aplicații și instrumente mobile.

Companiile pot utiliza un software pentru subcontractanți pentru diferite motive:

  • Managementul sarcinilor subcontractanților: permite contractantului principal sau managerului companiei subcontractante să aloce lucrări fiecărui angajat.
  • Verificarea lucrărilor: aplicațiile mobile vă permit să utilizați camera unui telefon sau funcțiile de geolocalizare pentru a verifica progresul proiectului fără să fiți nevoit să vizitați fizic șantierul. De exemplu, datorită unei fotografii a unui defect reparat de un subcontractant, managerul de șantier nu va mai trebui să meargă în locație și să verifice remedierea.
  • Interacțiune cu planul clădirii: software-ul pentru subcontractanți permite utilizatorilor să vizualizeze un plan digital sau un model BIM. Aceștia pot înțelege cum trebuie să arate structura și pot pune întrebări.
  • Suport pentru emiterea de facturi: instrumentele pentru managementul sarcinilor subcontractanților vă furnizează dovezi clare cu privire la ce lucrări au fost efectuate de subcontractanți, când au fost efectuate și intervalul de timp necesar pentru acestea. Acest lucru facilitează emiterea unor facturi care reflectă realitatea și consolidează încrederea între părți.
  • Comunicare: aplicațiile pentru subcontractanți permit utilizatorilor să discute proiectul într-o locație centrală și să înregistreze acele conversații pentru referințe ulterioare.

De ce să utilizați aplicații pentru managementul sarcinilor?

Managementul subcontractaților tinde să fie o activitate preponderent manuală. Odată ce subcontractanții ajung în șantier, managerii de șantier le arată o copie de hârtie a planului clădirii și îi informează verbal cu privire la termenele limită, probleme și așteptări. Acestora li se cere apoi să își finalizeze lucrarea într-un anumit interval de timp.

Problema este că această abordare lasă loc de neînțelegeri și erori de comunicare. Deși majoritatea subcontractanților sunt profesioniști, această metodă manuală poate crea probleme precum:

  • Întârzieri

Numeroase studii au evidențiat tendința proiectelor de construcții din Marea Britanie de a fi predate cu întârziere și peste budget. Aceasta nu este, în niciun caz, doar vina subcontractanților, managementul slab al acestora jucând un rol important în această problemă. De exemplu, un subcontractant poate fi pe șantier, pregătit de muncă, dar acesta se vede nevoit să aștepte finalizarea unei alte lucrări, înainte de a se putea apuca de treabă. Cu un instrument pentru managementul subcontractanților, un manager de șantier poate monitoriza cu ușurință progresul, pentru a reduce „timpii morți” de pe șantier.

  • Dispute

Se întâmplă deseori ca multe dispute comune să apară între contractanți și subcontractanți. Aceste probleme apar, cel puțin în parte, din cauza lipsei de claritate în ceea ce privește responsabilitățile și așteptările. Software-ul pentru managementul subcontractanților poate reduce numărul acestor dispute. Dacă toată lumea are acces la aceleași informații despre proiect și știe care sunt așteptările – și le comunică digital – riscul apariției disputelor este mai mic

  • Comunicare deficitară

Comunicarea deficitară între părțile interesate și subcontractant este o problemă foarte frecventă. Din nou, software-ul pentru subcontractanți se dovedește a fi foarte util. Dacă un constructor, zidar, instalator sau electrician are vreodată îndoieli, acesta poate trimite un mesaj direct contractantului principal, utilizând instrumente de comunicare digitală.

Transformare digitală: De ce finalizarea practică devine digitală

Cum funcționează software-ul pentru subcontractanți

PlanRadar is a task and defect management app designed to support subcontractor task management. The tool gives every member of the project access to digital blueprints (2D and 3D) from their mobile/tablet. It’s possible for all participants to issue a ticket, follow up on the progress, create a punch list and communicate with colleagues. All subcontractors working on a project can easily download the app and get up and running with the easy-to-use software.

PlanRadar este o aplicație pentru managementul sarcinilor și al defecțiunilor, proiectată pentru a sprijini managementul sarcinilor subcontractanților. Instrumentul îi oferă fiecărui membru al proiectului acces la planurile digitale (2D și 3D) pe telefonul mobil/tabletă. Acesta permite tuturor participanților să emită tichete, să urmărească progresul, să creeze o listă cu lucruri de făcut și să comunice cu colegii. Toți subcontractanții care lucrează la un proiect pot să descarce cu ușurință aplicația și să se familiarizeze rapid cu acest software ușor de utilizat.

Contractanții și subcontractanții pot utiliza PlanRadar pentru:

  • Alocarea sarcinilor: după ce se autentifică folosindu-și numele de utilizator și parola, subcontractanții primesc acces la un rezumat al tuturor sarcinilor care le sunt alocate.
  • Vizualizarea planurilor: subcontractanții pot identifica locația exactă pentru fiecare tichet, pe planul digital, și pot apăsa pe cui, pentru a vedea detaliile. Toate tichetele au o categorie pentru a indica stadiul în care se află (deschis/în progres/rezolvat/feedback/închis/refuzat).
  • Vizualizarea listelor: folosind această funcție, un subcontractant poate vizualiza tichetele unui anumit proiect și poate afla mai multe detalii despre fiecare făcând clic pe titlul tichetului.
  • Detaliile tichetului: pe lângă faptul că poate vedea toate informațiile despre tichet, subcontractantul poate specifica progresul și stadiul și poate utiliza pictograma cameră pentru a atașa fotografii tichetelor în cazul în care sunt necesare clarificări. Când fac o fotografie, subcontractanții o pot adnota cu text, abțibilduri sau marcaje manuale.
  • Comentarii: în fila jurnal, fiecare subcontractant poate citi istoricul comunicării în ordine cronologică și poate adăuga propriile comentarii.

Exemplu: Cum vă poate ajuta un software pentru subcontractanți

Imaginați-vă că sunteți un electrician care instalează cabluri într-un ansamblu rezidențial nou. Tabelul de mai jos compară managementul sarcinilor subcontractanților cu și fără tehnologie digitală:

Task Abordare tradițională Abordare digitală
Alocarea lucrărilor Primiți un plan de hârtie care ilustrează planurile curente pentru dispunerea pereților și a punctelor electrice. Utilizați același plan pentru tot proiectul sau sunteți nevoit să așteptați planuri noi, atunci când cineva face o modificare. Aveți acces la un plan pe smartphone-ul dvs. și puteți să măriți cu ușurință imaginea pentru mai multe detalii. Planul se actualizează automat dacă există modificări ale proiectului. De asemenea, nu există riscul de a pierde sau de a deteriora planul.
Managementul timpului Dacă aveți nevoie de o prelungire a termenului, trebuie să vă întâlniți cu managerul de șantier și să solicitați prelungirea în persoană – dacă reușiți să îl găsiți. Acest lucru nu garantează însă că managerul de șantier va informa managerul de proiect în legătură cu modificarea cerută. Puteți solicita o prelungire cu ajutorul aplicației și o puteți înregistra direct pe planul proiectului. Nu există nicio confuzie și puteți demonstra când și de ce ați solicitat modificarea.
Neclarități Dacă aveți nelămuriri în privința unei sarcini, trebuie să căutați managerul de șantier pentru clarificări. Acesta este posibil să fie nevoit să ia legătura cu arhitectul. Dacă aveți nevoie de clarificări sau mai multe detalii referitoare la o sarcină, trebuie doar să trimiteți o cerere (care include fotografii sau un memo vocal) persoanei care v-a alocat sarcina, prin intermediul aplicației mobile. Aceasta va primi o notificare push și va știi imediat că cineva are nevoie de asistență.
Facturare Veți factura conform prețului stabilit, dar există mereu riscul ca un contractant principal să dispute anumite sume, dacă acesta nu are acces la dovezi ale muncii dvs. Există un registru digital clar al tuturor sarcinilor finalizate de către dvs. Managerii de șantier vă alocă lucrări, iar dvs. aveți dovezi concrete ale sarcinilor finalizate.

Este momentul să digitalizați managementul subcontractanților?

Digitalizarea managementului subcontractanților aduce numeroase beneficii – atât subcontractantului, cât și contractantului principal. Îmbunătățind comunicarea, transparența și alocarea sarcinilor, proiectele se desfășoară cu mai multă eficiență și asigură un nivel mai ridicat de productivitate.

Software-ul pentru subcontractanți de la PlanRadar vă ajută să revoluționați managementul sarcinilor subcontractanților. Încercați-l astăzi gratuit.