Увеличение на 15% продуктивности в процессах обслуживания и составления отчетов

Увеличение на 15% продуктивности в процессах обслуживания и составления отчетов

Как Avensis Ingenieros применяет PlanRadar для обслуживания систем вентиляции в метро Барселоны

Компания AVENSIS INGENIEROS была основана в 2005 году как Техническое бюро по инженерно-консультационным услугам, предотвращению рисков и монтажу. Команда Avensis состоит из 12 опытных техников, имеющих разную подготовку в различных областях, включая технических инженеров и техников по предотвращению профессиональных рисков. Некоторые из их услуг включают индивидуальные технические консультации, установку и обслуживание промышленного оборудования, а также регулярные проверки промышленных систем обеспечения безопасности и оборудования.

Хотя Avensis специализируется в химической промышленности, они также работают с гостиницами и другими объектами туристической индустрии, а также с общественной инфраструктурой. Компания предоставляет свои услуги непосредственно на этапах строительства и эксплуатации: работа очень разная, но всегда требует безупречной точности и надлежащей документации.

“Моя самая главная задача — связать команду управления проектами с людьми на объекте, чтобы обе стороны понимали цели и задачи друг друга.”

Габриэль Алварес, технический директор в Avensis Ingenieros

Проблема: коммуникация, прозрачность и точность

Avensis Ingenieros отвечают за техническое обслуживание системы вентиляции девятой линии метро Барселоны — ключевой части городской инфраструктуры. В рамках этого контракта они должны регулярно присылать отчеты по работам региональным властям, которые, в свою очередь, отчитываются перед общественностью.

Поэтому для Avensis очень важно быстро решать любые проблемы, оставаясь при этом полностью прозрачным и подконтрольным. Для них крайне важно иметь возможность информировать власти о текущем статусе работы по первому же требованию.

Первоначально Avensis использовала несколько различных систем для сбора данных и отчетов о прогрессе. На объекте они собирали данные с помощью ручки и бумаги и использовали мобильные телефоны для фотосъемки. Вернувшись в офис, команде приходилось вручную объединять эти данные в документы Excel и Word. Общение велось через WhatsApp, электронную почту и телефонные звонки. И хотя эта система работала, на это требовалось очень много времени.

Было необходимо контролировать более чем 3000 точек в системе метро, ​​мониторить, обнаруживать и устранять дефекты в течение 24 часов, где каждая секунда на счету. В результате Avensis начал искать цифровое решение, которое могло бы упростить их процессы.

48%

на столько сократилось время встреч по вопросам

80%

на столько уменьшилось взаимодействия по электронной почте

15%

на столько увеличилось завершенных задач еженедельно

на столько сократилось время встреч по вопросам

Решение: PlanRadar обеспечивает прозрачную коммуникацию и документацию

Габриэль Алварес, технический директор в Avensis, тестировал разные цифровые инструменты: но одни проблематично работали на устройствах Android, а другие были несовместимы с планшетами Windows Surface и, как правило, были очень не удобными для пользователя.

Затем он обнаружил PlanRadar. После небольшого практикума и нескольких коротких консультаций с командой техподдержки, он создал свой собственный проект и на 100% автономно, с легкостью, начал работу  с приложением, создавая свои собственные проекты, формы и отчеты.

В качестве своего пробного проекта с PlanRadar Альварес выбрал проект по техническому обслуживанию и управлению линии метро в Барселоне. Была цель — повысить производительность и максимально быстрое устранение дефектов.

Также  PlanRadar был применен для проведения периодических проверок качества и для создания расширенного перечня дефектов.

Он описывает свою команду как «обучение действием, в процессе работы»: показал им основы работы с мобильным устройством, и все нашли его очень простым в использовании. После того, как команда освоилась в системе, на создание задачи у них уходило в среднем менее 3 минут, что позволяло экономить более трех часов в неделю на администрировании и пост-обработке объекта. По оценкам Альвареса, это экономит в целом 75% времени на администрирование проекта.

Результат: одна платформа для прозрачной коммуникации всей команды

Сегодня Avensis использует PlanRadar для управления дефектами, коммуникации и создания отчетов. В среднем команда задействует его одновременно для пяти проектов, некоторые из которых являются проектами долгосрочного обслуживания, а некоторые — краткосрочными проектами по монтажу и установке, которые занимают от трех до шести месяцев.

Для работы с девятой линией метро Барселоны команда загрузила 300 чертежей с 3000 контрольными точками, которые требуют регулярных проверок. Они также хранят спецификации 300 различных компонентов вентиляции для консультации в случае неисправности. PlanRadar позволяет команде, в которую входят три технических консультанта, два субподрядчика и два наблюдателя, общаться и взаимодействовать на единой платформе.

Еще одним преимуществом в работе на линии метро является возможность работать с PlanRadar автономно, без Интернета: команда может свободно записывать информацию, работая под землей, а данные потом автоматически подгружаются и синхронизируются при подключении к Сети. Так что команда может взаимодействовать с другими внешними сторонами по проекту практически в режиме реального времени.

“Благодаря PlanRadar коммуникации внутри нашей команды и отчетность для команды управления проектом стали более эффективными и гибкими.”

Габриэль Альварес, технический директор в Avensis Ingenieros

Avensis Ingenieros использует PlanRadar для таких задач

Управление дефектами и контроль качества

Если специалисты обнаруживают ошибку, ее тут же фиксируют при помощи фото или видео: информация быстро появляется в системе, и ее видит ответственное лицо и незамедлительно устраняет дефект.

Качественные отчеты и документация

Настраиваемые шаблоны отчетов PlanRadar позволяют Avensis генерировать разнообразные варианты отчетов, которыми можно делиться со всеми членами команды проекта и внешними заинтересованными сторонами.

Сбор доказательств и журнал регистрации событий

Благодаря функционалу делать фотографии, видео, голосовые заметки и аннотации в приложении, прикрепляя к задаче на чертеже, PlanRadar позволяет создавать полный и прозрачный контрольный журнал.