إدارة الوثائق

يُوفِّر استخدام برنامج إدارة وثائق مشروع البناء الوقت مع تقليل احتمالية حدوث أخطاء باهظة التكلفة. وبينما تحتاج مشاريع البناء والتشييد في الغالب إلى مئات المخططات والتقارير والمستندات الأخرى، يساعدك برنامج إدارة الوثائق على حسن التنظيم ويساعد فريقك على العثور على المعلومات التي يحتاج إليها بسهولة. وسيعني استخدام برنامج قائم على السحابة لإدارة الوثائق في قطاع الإنشاءات أنه يُمكنك مشاركة المخططات أو الوثائق بشكلٍ فوري مع عدد غير محدود من الأشخاص – بما في ذلك المقاولين من الباطن. كما يُمكنك أيضًا بسهولة استبدال الإصدارات القديمة من الوثائق بأخرى حديثة وتوزيعها تلقائيًا على الأشخاص المعنيين، وهذا يعني عدم العمل من المخططات القديمة ويقلل من مخاطر ارتكاب الأخطاء.

أفضل برنامج لإدارة وثائق مشاريع البناء والتشييد هو البرنامج الذي لا تلاحظ أنك تستخدمه ويتسم نظام عمله بالبساطة الشديدة، لدرجة أن تحميل إصدار جديد من مخطط ما أو وثيقة يصبح عادة وأمر غريزي. ويجب ألا يستغرق الأمر منك ساعات للتأكد من تحديث كل شيء. أما من حيث الميزات المحددة التي تبحث عنها، ستختلف احتياجاتك اعتمادًا على ما إذا كنت معماريًا أو مهندسًا أو مطورًا. وسيعتمد ذلك أيضًا على حجم عملك وحجم المشاريع التي تنفذها. وعند اختيار أفضل برنامج لإدارة الوثائق في أعمال الإنشاءات الخاصة بك، فأنت بحاجة أولاً إلى فهم المجال الذي تحتاج فيه إلى الدعم. ثم، يُمكنك إجراء بحث شامل عن البرنامج المتاح في السوق، باستخدام قائمة بالميزات الأساسية لإنشاء قائمة مختصرة. وبعد ذلك، يُمكنك اختبار الخيارات المختلفة على أرض الواقع باستخدام الإصدارات التجريبية المجانية وحضور العروض التوضيحية للمنتج وطلب الأسعار من مجموعة من شركات برامج إدارة الوثائق. ولا تخشى طرح الأسئلة مثل – ما أنواع الملفات التي تعمل مع هذا النظام؟ هل توجد قيود على حجم الوثيقة؟ كيف تعمل إعدادات الأذونات؟ هل يُمكنك عرض مخططات الإنشاءات والعمل من خلالها؟ ما مقدار الدعم الذي يوفره مقدم الخدمة؟ بعد تقييم الميزات وطرح جميع أسئلتك وتقييم التكاليف، ستكون قد وجدت أفضل برنامج لإدارة الوثائق في عملك.

تتسبب إدارة الوثائق سيئة التنظيم في حدوث العديد من المشكلات للمقاولين، بدءًا من فقدان الوثائق، إلى إصدارات المخططات الخاطئة، أو تمزيق الملفات الورقية عن طريق الخطأ. ولهذا يضمن برنامج إدارة الوثائق أن يتم تخزين جميع أعمالك الورقية بشكل رقمي وآمن، وإمكانية وصولك إلى أي وثائق قديمة بمجرد البحث عنها في مكان واحد.

اقرأ المزيد في مدونتنا عن كيف يمكن لبرامج إدارة الوثائق مساعدة المقاولين.

نعم! يُمكنك الحصول على نسخة تجريبية مجانية لمدة 30 يومًا حتى تتمكن من اختبار جميع ميزات منصة PlanRadar ومعرفة مدى ملاءمتها لعملك. ويُمكنك أيضًا حجز استشارة مجانية مع الخبراء حيث سيساعدك أحد مستشارينا على تحديد احتياجاتك وشرح كيف يمكن أن يساعدك استخدام منصة PlanRadar.

الاعتماد المفرط على الأعمال الورقية يُمثل مشكلة كبيرة لشركات البناء، فمن السهل فقدان الأوراق، وإذا كان عليك نقل المعلومات من الملاحظات المكتوبة إلى تنسيق رقمي، فمن السهل أيضًا ارتكاب أخطاء عند نسخ البيانات. كما يصعب أيضًا مشاركة المستندات الورقية. وباستخدام برنامج إدارة وثائق الإنشاءات، يُمكنك مشاركة الوثائق مع كل من يحتاجها، وكل ذلك في نفس الوقت. ونتيجة لذلك، لا تحتاج إلى طباعة نسخ متعددة من المخططات أو الأدلة أو معلومات السلامة – حيث يُمكنك الوصول إليها جميعًا من باستخدام أحد التطبيقات أينما كنت.

وباستخدام منصة PlanRadar، يُمكنك أيضًا التخلص من النماذج والتقارير الورقية ونسخ التنسيقات التي تحتاجها داخل المنصة والسماح للمستخدمين بإنشاء تذاكر المهام وتعبئة القوائم المرجعية في المنصة. وبالإضافة إلى الحد من استخدام الأوراق، يوفر البرنامج أيضًا الوقت في إعداد التقارير والأعمال الإدارية، حيث لا يتعين عليك إدخال نفس البيانات عدة مرات.

عند اختيارك منصة لإدارة وثائق أعمال الإنشاءات الخاصة بك، تأكد من أن موفر الخدمة يوفر تطبيقات للأجهزة المحمولة بالإضافة إلى إصدارات أجهزة الحاسوب المكتبية. وبهذه الطريقة، سيتمكن أعضاء فريقك من الوصول إلى الوثائق والمخططات من جهاز محمول أو جهاز لوحي. تُوفِّر منصة PlanRadar تطبيقات للأجهزة التي تعمل بنظام iOS وAndroid وWindows، متوافقة أيضًا مع أنظمة التشغيل الأقدم من ذلك. كما نُتيح أيضًا إمكانية الاستخدام في وضع عدم الاتصال الإنترنت، بحيث يُمكن للمستخدمين الوصول إلى أي وثائق ومخططات قاموا بتنزيلها، حتى في حالة عدم اتصالهم بالإنترنت.

نعم. يجب على الشركات الصغيرة أن تكون أكثر حرصًا في التعامل مع التكاليف فيما يتعلق باختيار الحلول البرمجية؛ ولهذا السبب يعد الخيار الأفضل لهم هو اختيار منصة قادرة على دعم وظائف متعددة في نفس الوقت. فعلى سبيل المثال، يمكن استخدام PlanRadar لإدارة المخططات ووثائق الإنشاءات، وإسناد المهام، والإشراف على الأداء وإنشاء قوائم العيوب، والتواصل المركزي وإنشاء سجلات مراجعة، والإشراف على الصحة والسلامة وإعداد جميع أنواع التقارير. ونظرًا لإمكانية إضافة مقاولين من الباطن مجانًا، يُمكنك أيضًا إدارة فرق كبيرة دون تكاليف إضافية ضخمة. يمكن لشركات الإنشاءات الصغيرة الاستفادة بطرق متعددة نظير سعر واحد، بدلاً من دفع المزيد من التكاليف مقابل عدة أجزاء مختلفة من البرنامج التي تتعامل كل منها مع مشكلة واحدة.

نعم. لتسهيل إدارة المخططات ومشاركة الوثائق، تتكامل منصة PlanRadar مع Dropbox وGoogle Drive وOneDrive. ونقدم أيضًا واجهة برمجة تطبيقات مفتوحة open API وخطافات الويب Webhooks، لذلك إذا كنت تبحث عن تكامل معين، فيمكننا مساعدتك في ذلك.
 اقرأ المزيد عن عمليات التكامل لدينا

نعم! لدينا 12 مكتبًا حول العالم مع فرق محلية لدعم تجربتك. ونعمل أيضًا مع شركاء مبيعات معتمدين في العديد من الدول حول العالم، ونضمن تمكين عملائنا دائمًا من التحدث إلى الخبراء بلغتهم المفضلة. يُمكنك  التواصل مع أحد فرقنا الدولية  للحصول على استشارة شخصية.