Jak si vybrat software pro správu nemovitostí na měnícím se pracovišti

Rok 2020 ukázal, jak velký význam může mít software pro správu nemovitostí. Odborníci v oblasti správy nemovitostí na celém světě uzavírali pracoviště, přetvářeli půdorysy kanceláří, instalovali přepážky z PVC na pokladnách supermarketů a přeorganizovávali sklady a továrny, aby umožnili pracovníkům dodržovat bezpečné rozestupy.

V současné době většina profesionálů v oblasti správy nemovitostí spoléhá při své práci na manuální procesy. To zahrnuje úkoly jako pochůzky po objektu, vizuální kontroly a osobní rozhovory s kolegy. Nicméně v důsledku neustále rostoucího počtu úkolů se ukazuje, že jsou manuální procesy jednoduše příliš časově náročné a navíc nákladné.

Pokud musí například odborníci z oblasti správy nemovitostí neustále sledovat dodržování opatření zajišťujících bezpečné rozestupy, a to ještě navíc ke všem svým stávajícím povinnostem, může být pro ně obtížné vykonávat nadále efektivně svou práci.

A právě v tom vám může pomoci software pro správu nemovitostí.

 

Osoba držící tablet, na kterém je zobrazen hologram softwaru pro správu nemovitostí

Co je software pro správu nemovitostí?

Software pro správu nemovitostí poskytuje správcům budov nástroje, které potřebují k monitorování, správě, plánování a reportování operací týkajících se provozu nemovitostí pomocí mobilní nebo počítačové stavební aplikace.

Tato technologie obsahuje všechny informace o nemovitostech, včetně půdorysů, seznamů úkolů, vybavení, kontaktních údajů zaměstnanců a informací o dodavatelích. Funguje jako centrální platforma pro všechny zúčastněné strany a umožňuje zaměstnancům firmy zajišťující správu nemovitosti sledovat a kontrolovat provoz nemovitosti z jednoho místa.

Software pro správu nemovitostí přináší celou řadu výhod, zejména ve světě potýkajícím se s dopady pandemie:

 

  • Pomáhá při stanovování požadavků na prostor a umístění vybavení, kalkulaci stavebních nákladů, určování ekologických omezení, řešení přesahů a dalších důležitých kroků během plánování.
  • Eviduje soupis majetku, využití prostoru, umístění nebezpečného materiálu, evakuační trasy, umístění požárních zařízení a vlastnosti budov.
  • Pomáhá správci budovy zajistit, aby byl majetek organizace plně využit za nejnižší možné náklady.
  • Umožňuje správci budovy vytvářet úkoly a kontrolní seznamy a sdílet je s dodavateli.
  • Umožňuje správcům vyhnout se nutnosti fyzicky nasměrovávat dodavatele na místo práce.
  • Pomáhá všem zúčastněným stranám přezkoumávat opatření proti šíření covidu-19 a lépe plánovat využití prostoru a pracovních stolů, umístění podlahových značek a další zdravotní a hygienické aspekty.

 

Přečtete si také: Známe více než 30 nejlepších stavebních aplikací

 

7 základních funkcí softwaru pro správu nemovitostí

Různé druhy softwaru pro správu nemovitostí poskytují rozličné funkce. Jestliže vybíráte nástroj pro vaši organizaci, sestavte si nejdříve kontrolní seznam činností, které vykonáváte každý den, a poté si ověřte, zda daná technologie dokáže splnit vaše požadavky.

Software pro správu nemovitostí by měl podporovat minimálně 7 následujících funkcí:

 

  1. Umožňuje sledovat přidělování úkolů

Funkce přidělování úkolů umožňuje správcům budov sledovat průběh řešení úkolů přiřazených jednotlivým zaměstnancům nebo externím dodavatelům.

To vám umožní identifikovat konkrétní problém a následně zadat úkol odpovědné osobě k řešení. Díky této funkci také uvidíte, kdy byl úkol splněn, a pomocí filtru si můžete zobrazit úkoly roztříděné podle typu.

  1. Podporuje interaktivní práci se stavebními plány/modely BIM

Software pro správu nemovitostí by měl umožňovat interakci s plánem budovy a přiřazování úkolů ke konkrétnímu umístění na modelu.

Pokud si například všimnete poškozených omítek v chodbě, měli byste být schopni přesně označit místo v plánu budovy, přiložit fotografii a odeslat tento úkol dodavateli, který je odpovědný za provedení opravy.

  1. Oznámení

Software pro správu nemovitostí by měl poskytovat automatizovaný systém oznámení – chcete přece mít jistotu, že zaměstnanci skutečně obdrželi vaše požadavky.

Oznámení by měla být k dispozici nejen pro případy, kdy jednotlivci obdrží požadavek na provedení práce, ale také při dokončení zadání.

  1. Cloudové řešení

Ačkoliv správci budov a zaměstnanci často tráví hodně času uvnitř budovy a v dosahu wifi nebo místních serverů, nástroj pro správu nemovitostí založený na cloudu poskytuje navíc značnou flexibilitu.

Pokud například musíte vyslat pracovníka údržby, aby zkontroloval nějakou škodu na hranicích vašeho pozemku, nástroj založený na cloudu vám umožní od něj okamžitě získat aktuální informace. Cloudový software pro správu nemovitostí vám také umožňuje přihlásit se k účtu z domova nebo na cestách a zkontrolovat, zda je vše v pořádku.

  1. Vhodný i pro mobilní zařízení

Ty nejlepší aplikace pro správu nemovitostí jsou přizpůsobené i pro mobilní zařízení. Umožňují správci budov zadávat zaměstnancům nebo dodavatelům úkoly a termíny. Příjemci zadání pak obdrží oznámení na svém telefonu a mohou adekvátně reagovat.

To vám ušetří nutnost neustále se setkávat tváří v tvář nebo používat vysílačky. Používání mobilní aplikace pro stavebnictví také znamená, že zaměstnanci mohou pomocí svého chytrého telefonu pořizovat fotografie jakéhokoliv poškození, na které narazí.

  1. Podporuje komunikaci a spolupráci

Je naprosto nezbytné, aby software pro správu nemovitostí podporoval komunikaci a spolupráci. Zaměstnanci a dodavatelé by měli mít možnost klást dotazy správci budovy přímo z aplikace pro řízení staveb, kde také obdrží odpověď. To může ušetřit hodiny času, a také možné zmatky v důsledku používání vysílaček.

  1. Bezpečné uchovávání dokumentů

Vaše nemovitosti jsou vysoce hodnotným majetkem a je naprosto nezbytné, abyste dokázali zajistit, že jak veškerá stavební dokumentace a výkresy, tak i problémy nalezené na nemovitosti jsou uchovávány v bezpečí. Vyberte si software pro stavební firmy, který šifruje data během přenosu i v úložišti a který je uložen na cloudovém serveru v zemi s nejvyššími standardy zabezpečení dat.

 

 

Přejděte na digitální formát se systémem CAFM

Během uplynulého roku pomáhali správci budov společnostem po celém světě reagovat na výzvy spojené s onemocněním COVID-19. Pokud však odborníci v oblasti správy nemovitostí nadále používají manuální techniky založené na papírovém formátu, riskují, že budou zahlceni neustále rostoucím seznamem úkolů a povinností.

Právě zde může pomoci aplikace pro správu nemovitostí, jako je PlanRadar. PlanRadar je speciálně navržen tak, aby vyhovoval potřebám správců nemovitostí, a může vám pomoci zadávat úkoly, vytvářet reporty, provádět inspekce, organizovat údržbu a mnohem více.

Chcete-li zjistit, jak lze PlanRadar použít ve vaší nemovitosti, prohlédněte si funkce našeho produktu pro správu nemovitostí, nebo nás kontaktujte a získejte demo zdarma.

 

Aplikace PlanRadar

PlanRadar, společnost založená v roce 2013, nabízí inovativní software pro mobilní zařízení určený pro stavební a realitní projekty.

Aplikace pro stavební firmy je určena pro všechna zařízení se systémem iOS, Android a Windows a již tisícovkám zákazníků z celého světa pomáhá digitalizovat jejich podnikání. Každý týden se PlanRadar používá u více než 25 000 projektů.

 

Začněte zdarma