Augmentation de 15% de la productivité dans les processus de service et de rapport

Augmentation de 15% de la productivité dans les processus de service et de rapport

Comment Avensis Ingenieros utilise PlanRadar pour la maintenance des systèmes de ventilation du métro de Barcelone

AVENSIS INGENIEROS a été fondée en 2005 en tant que bureau technique pour le conseil en ingénierie, la prévention des risques et les services d’installation. L’équipe de l’Avensis est composée de 12 techniciens expérimentés ayant reçu une formation dans différents domaines, notamment des ingénieurs techniques et des techniciens en prévention des risques professionnels. Certains de leurs services comprennent des conseils techniques personnalisés, l’installation et la maintenance d’équipements industriels, ainsi que des inspections régulières des systèmes et équipements de sécurité industrielle.

Bien qu’Avensis soit spécialisée dans l’industrie chimique, elle travaille également avec des hôtels et d’autres installations de l’industrie du tourisme, ainsi qu’avec des infrastructures publiques. La société fournit ses services directement pendant les phases de construction et d’exploitation : le travail est très différent, mais exige toujours une précision impeccable et une documentation appropriée.

“Mon plus grand défi est de faire le lien entre l’équipe de gestion du projet et les personnes sur le site, afin que les deux parties comprennent les buts et les objectifs de l’autre.”

Gabriel Alvarez, directeur technique chez Avensis Ingenieros

Le défi : communication, transparence et précision

Avensis Ingenieros est responsable de la maintenance du système de ventilation du métro neuf de Barcelone, un élément clé de l’infrastructure de la ville. Dans le cadre de ce contrat, ils doivent envoyer des rapports réguliers sur les travaux aux autorités régionales, qui à leur tour rendent compte au public.

Par conséquent, il est très important pour Avensis de résoudre rapidement tout problème, tout en restant totalement transparent et en gardant le contrôle.. Il est crucial pour eux d’avoir la possibilité d’informer les autorités de l’état d’avancement des travaux à bref délai.

Au départ, Avensis utilisait plusieurs systèmes différents pour collecter les données et rendre compte des progrès. Sur le site, ils ont collecté des données en utilisant un stylo et du papier et ont utilisé des téléphones portables pour prendre des photos. De retour au bureau, l’équipe a dû fusionner manuellement ces données dans des documents Excel et Word. La communication s’est faite par WhatsApp, e-mail et appels téléphoniques. Bien que ce système ait fonctionné, il a pris beaucoup de temps.

Plus de 3 000 points du système de métro devaient être contrôlés.Pour surveiller, détecter et corriger les pannes dans les 24 heures, là où chaque seconde compte. En conséquence, Avensis a commencé à chercher une solution numérique qui pourrait simplifier ses processus.

48%

de temps en moins passés dans les réunions

80%

d'intéractions par email en moins

15%

d'augmentation hebdomadaire des tâches accomplies

de temps en moins passés dans les réunions

La solution : PlanRadar fournit une communication et une documentation transparentes

Gabriel Alvarez, directeur technique chez Avensis, a testé différents outils numériques : mais certains fonctionnaient de manière problématique sur les appareils Android, tandis que d’autres étaient incompatibles avec les tablettes Windows Surface et avaient tendance à être très peu conviviaux.

Puis il a découvert PlanRadar. Après un court atelier et quelques brèves consultations avec l’équipe d’assistance, il a créé son propre projet et a commencé à travailler avec l’application de manière 100% autonome, avec facilité, en créant ses propres projets, formulaires et rapports.

Alvarez a choisi le projet de maintenance et de gestion de la ligne de métro de Barcelone comme projet d’essai avec PlanRadar. L’objectif était d’augmenter la productivité et d’éliminer les défauts le plus rapidement possible.

PlanRadar a également été utilisé pour effectuer des contrôles de qualité périodiques et pour créer une liste étendue de défauts.

Il décrit son équipe comme « apprenant par la pratique, sur le tas » : il leur a montré les bases du dispositif mobile et tous l’ont trouvé très facile à utiliser. Après que l’équipe ait pris en main la solution,il leur a fallu en moyenne moins de 3 minutes pour créer la tâche, ce qui a permis de réaliser des économies plus de trois heures par semaine pour l’administration et le post-traitement du site. Alvarez estime, il permet d’économiser un total de 75% du temps pour administrer le projet.

Le résultat : une seule plateforme pour une communication transparente de toute l'équipe.

L’Avensis utilise PlanRadar aujourd’hui pour la gestion des défauts, la communication et l’établissement de rapports. En moyenne l’équipe l’utilise pour cinq projets en même tempsdont certains sont des projets d’entretien à long terme et d’autres des projets d’installation à court terme qui prennent de trois à six mois.

Pour travailler avec la ligne 9 du métro de Barcelone, l’équipe chargement de 300 dessins avec 3 000 points de référence qui nécessitent des inspections régulières. Ils stockent également les spécifications de 300 composants différents de la ventilation pour les consulter en cas de dysfonctionnement. PlanRadar permet à une équipe de trois consultants techniques, deux sous-traitants et deux observateurs de communiquer et de collaborer sur une seule plateforme.

Un autre avantage de travailler sur une ligne de métro est la possibilité de travailler avec PlanRadar hors ligne, sans Internetl’équipe est libre d’enregistrer des informations pendant qu’elle travaille sous terre, et les données sont alors automatiquement téléchargées et synchronisées lors de la connexion au réseau. Ainsi, l’équipe peut interagir avec les autres les parties externes au projet de manière pratique en même temps.

“Grâce à PlanRadar, la communication au sein de notre équipe et le reporting à l’équipe de gestion du projet sont devenus plus efficaces et plus flexibles.”

Gabriel Alvarez, Directeur technique chez Avensis Ingenieros

Avensis Ingenieros utilise PlanRadar pour ces tâches

Gestion des défauts et contrôle de la qualité

Si un défaut est détecté par des spécialistes, il est immédiatement enregistré par photo ou vidéo : l'information apparaît rapidement dans le système, est vue par la personne responsable et le défaut est rectifié immédiatement.

Rapports et documentation sur la qualité

Les modèles de rapports personnalisables de PlanRadar permettent à Avensis de générer une variété d'options de rapports qui peuvent être partagés avec tous les membres de l'équipe de projet et les parties prenantes externes.

Collecte de preuves et journal des événements

Grâce à la possibilité de prendre des photos, des vidéos, des mémos vocaux et des annotations dans l'application, en les attachant à la tâche sur le dessin, PlanRadar vous permet de créer une piste d'audit complète et transparente.