U projektima je zapravo svaki korak na gradilištu povezan s gomilom dokumentacije. I u 2023. velikim dijelom dokumentacije upravljalo se analogno, što je često uzrokovalo ozbiljne probleme. U ovom članku možete saznati kako digitalni sustav za upravljanje dokumentacijom (DMS) u građevinskim i nekretninskim projektima podržava različite procese u organizaciji, dijeljenju, provjeri i odobravanju bitnih dokumenata.
Sadržaj
- Što je DMS?
- Ove 4 prednosti upravljanja dokumentacijom su od odlučujuće važnosti
- Nadogradnja sustava za upravljanje dokumentacijom novim DMS-om PlanRadara
Što je sustav za upravljanje dokumentacijom DMS?
DMS, skraćeni naziv za sustav za upravljanje dokumentacijom, je softver za organizaciju i pohranu dokumentacije te upravljanje dokumentacijom. Profesionalni DMS omogućuje korisnicima da sortiraju, pohranjuju, traže i razmjenjuju dokumentaciju poput nacrta, odobrenja, skica, otpremnica, računa itd.
Softver za upravljanje dokumentacijom dokumentaciju arhivira šifrirano i zakonito u oblaku, a ovlašteni korisnici bilo kada i s bilo kojeg mjesta imaju pristup bazi podataka.
No zašto je to tako bitno i koje su odlučujuće prednosti DMS-a? Odgovor na ovo pitanje pružit ćemo u nastavku.
Ove 4 prednosti sustava za upravljanje dokumentacijom su odlučujuće
Oni koji u radu koriste DMS, u pravilu projekte dovršavaju učinkovitije, ranije i uspješnije. To osobito vrijedi za korištenje softvera za upravljanje dokumentacijom u građevinskoj industriji.
Sve verzije na jednom mjestu
Jedna od najvećih prednosti sustavnog upravljanja dokumentacijom je činjenica da svu dokumentaciju možete pronaći na jednom mjestu.
Kada se dokumentacijom upravlja bez upotrebe softvera za upravljanje dokumentacijom, različite datoteke su pohranjene na različitim mjestima. Često svaki odjel ima svoj vlastiti sustav, analogni ili digitalni, vlastita mjesta pohrane i vlastita pravila arhiviranja starijih dokumenata. To rezultira mnoštvom različitih načina čuvanja dokumentacije. Takva se situacija u slučaju procesa u koji je uključeno više odjela poput nadzora ili upravljanja nedostacima može usporediti s traženjem igle u plastu sijena.
Dok ni profesionalno planirani sustavi ručne pohrane dokumentacije nisu pouzdani zato što uvijek postoji opasnost od pogrešno razvrstanih ili zaboravljenih dokumenata, profesionalni DMS sve datoteke pohranjuje na način da se one mogu jednostavno i bez poteškoća pronaći.
Pristup neovisno o lokaciji
Drugi odlučujući razlog zašto bi administratori dokumentacije trebali napustiti analogno arhiviranje dokumenata i prijeći na DMS je taj što pristup dokumentaciji ne ovisi o lokaciji. Za razliku od fizičke pohrane dokumentacije, kod digitalnog arhiviranja nije bitno gdje se nalazite te s bilo kojeg mjesta možete pristupiti relevantnoj dokumentaciji ili pohraniti novu. Zahvaljujući DMS-u u bilo kojem trenutku neovisno o svojoj lokaciji možete pristupiti podacima, na gradilištu, u uredu, u nekoj ustanovi ili tijekom rada od kuće. Ušteda vremena i troškova koja se ostvaruje na taj način je ogromna.
Šifrirano, sigurno i pouzdano
Neki poduzetnici digitalne sustave pohrane dokumentacije smatraju neprikladnima zato što smatraju da postoje ograničenja glede sigurnosti podataka i dugoročnog čuvanja podataka.
No, korisnici profesionalnog softvera za upravljanje dokumentacijom poput PlanRadara brzo prepoznaju da je takav strah neopravdan. U današnje vrijeme digitalna i šifrirana pohrana dokumenata sukladno najnovijim standardima u pravilu je sigurnija i pouzdanija od analognih alternativa.
Tako se na primjer upotrebom DMS-a ograničenja pristupa mogu provesti učinkovitije. Ali DMS ne prednjači samo kada je riječ o pristupu datotekama. Arhiviranjem u oblaku vaši podaci se sukladno Općoj uredbi o zaštiti podataka čuvaju pouzdano i dugoročno.
- Puknuće cijevi u arhivi?
- Požar u uredu?
- Nenamjerno izbacivanje kartona u kojima se nalazila važna dokumentacija?
- Namjerno otuđenje dokumenata?
- Suradnici koji naruče dokumentaciju iz arhive i zaborave da istu vrate?
Ovi i slični scenariji su zahvaljujući DMS-u stvar prošlosti.
Pristup dokumentaciji u samo nekoliko sekundi.
Pažljiva organizacija cjelokupne dokumentacije neophodna je za brzo i točno pronalaženje dokumenata. Praktična funkcija pretraživanja dodatno ubrzava proces pronalaženja dokumenata. Moderni DMS omogućuje filtriranje i pretraživanje svih pohranjenih datoteka tako da vam je dokumentacija koju tražite u roku od nekoliko sekundi dostupna na zaslonu.
Nadogradnja sustava za upravljanje dokumentacijom novim DMS-om PlanRadara
PlanRadar je vodeći pružatelj softvera za građevinske i nekretninske projekte s preko 120.000 korisnika u više od 65 zemalja. Kako bismo pojednostavili timovima iz svih industrijskih sektora zamorne zadatke u administraciji dokumentacije, sveobuhvatno smo ažurirali funkciju upravljanja dokumentacijom.
DMS PlanRadara razvijen je na temelju povratnih informacija korisnika iz sektora. Procesi planiranja, provedbe i upravljanja građevinskim i nekretninskim projektima uz ovakvo upravljanje dokumentacijom postaju još učinkovitiji, a da za to nije potrebno posebno informatičko znanje.
Naš DMS razvijen je za optimizaciju vaših radnih koraka i povećanje učinkovitosti vaše tvrtke kroz različite funkcije, zbog čega je DMS neophodan alat za upravljanje dokumentacijom.
- Prvo, sustav davanja odobrenja osigurava da sve dokumente odobravaju ovlašteni članovi tima.
- Drugo, digitalno upravljanje različitim verzijama čini suradnju još jednostavnijom i bržom.
- Treće, naš sustav vam omogućuje da brzo i jednostavno usporedite, pregledate i odobriti digitalne tlocrte.
- Četvrto, fleksibilni ste u određivanju kojim korisnicima ćete dodijeliti koju vrstu ovlaštenja te na taj način možete kontrolirati tko radi s kojim dokumentima.
U nastavku dajemo detaljan opis ove funkcije:
Odobrenje dokumentacije
Ovu funkciju je veliki broj naših korisnika priželjkivao: Odobrenje dokumentacije. Korisnici mogu jednostavno upravljati svim procesima odobravanja dokumenata preko vrlo fleksibilne platforme koja se može prilagoditi različitim potrebama radnih koraka.
Rješenje PlanRadara pojednostavljuje cijeli proces odobravanja dokumentacije i stoga osigurava uštedu vremena i resursa. Zahvaljujući intuitivnom dizajnu naš sustav za upravljanje dokumentacijom idealno je rješenje za moderne tvrtke koje teže ka učinkovitosti i produktivnosti.
Suradnja i upravljanje različitim verzijama
Uz mogućnost pohrane i uvida u sve verzije dokumenata na jednom mjestu sve se bilješke i komentari zaposlenika mogu pratiti i nadzirati, čime se stvara potpuni digitalni revizijski trag. Ova značajka je posebno korisna za tvrtke koje rade na složenim projektima koji zahtijevaju istovremeno nadziranje većeg broja osoba.
Naš unaprijeđeni sustav omogućuje suradnju i koordinirani rad kako bi se osigurali maksimalni rezultati projekta. Osim toga, uvijek imate pristup svim ranijim verzijama dokumenta kako biste mogli pratiti njegov razvoj.
Usporedite, provjerite i odobrite digitalne tlocrte
Sljedeća revolucionarna funkcija našeg novog sustava upravljanja dokumentacijom u velikoj će mjeri pojednostaviti vaš radni život: Mogućnost uspoređivanja, pregledavanja i odobravanja digitalnih tlocrta. Prošla su vremena kada smo morali kopati po brdu papira da bismo pronašli najnoviju verziju projekta. S našim sustavom možete pratiti sve verzije, promjene i odobrenja digitalno i pritiskom tipke odnosno jednim klikom. Osim toga, svoj najnoviji tlocrt možete odmah dijeliti s ostatkom tima, čime suradnja postaje još jednostavnija.
Tijekom razvijanja unaprijeđene verzije DMS-a posebnu smo pažnju obratili na osmišljavanje što jednostavnijeg dizajna kako biste na najlakši mogući način mogli koristiti sve njegove funkcije. U samo nekoliko klikova možete osigurati da vaš tim uvijek radi s najnovijom i najpreciznijom verzijom tlocrta te da su pogreške stvar prošlosti.
Čvrst sustav autorizacije korisnika
Pogotovo kada se radi o osjetljivim i za projekt relevantnim dokumentima važno je osigurati da dokumenti ne dospiju u pogrešne ruke. Zaštita i sigurnost podataka ne samo da imaju smisla iz poslovne perspektive, nego su i iz pravnih razloga neophodne.
Kako bi se osiguralo da ne može svatko pristupiti svim dokumentima, a da istovremeno nitko ne bude uskraćen za relevantne podatke, DMS-u je potreban čvrst sustav autorizacije korisnika. Kao administrator vi unutar DMS-a PlanRadara upravljate koracima davanja odobrenja pojedinačnim korisnicima. Tako se PlanRadar prilagođava vašem načinu upravljanja dokumentacijom.
Manje dodatnih radova i manji rizici
Ako najnovijom verzijom nacrta i dokumenata ne raspolažu svi dionici projekta, može nastati čitav niz problema, i to brže nego što mislite. Povećava se rizik od neizvršenja radova u skladu s planom, pa time i rizik nastanka nepredviđenih troškova za složene dodatne radove.
PlanRadarov DMS svojim korisnicima omogućuje pristup svim relevantnim dokumentima u stvarnom vremenu, neovisno o lokaciji. Na platformi vašim su zaposlenicima dostupne najnovije verzije, uključujući komentare, revizije i odobrenja. Time se u velikoj mjeri smanjuje rizik od nesporazuma i posljedičnih troškova.
Kako suradnici na gradilištu, tako i zaposlenici u administraciji i sektoru upravljanja projektom izbjegavaju mnogo problema, čime je osigurano da se projekt razvija u željenom pravcu.
Ovako možete koristiti PlanRadarovu funkciju upravljanja dokumentacijom
Funkciju upravljanja dokumentacijom u PlanRadaru mogu koristiti svi korisnici računa Pro i Enterprise koji su izrađeni nakon mjeseca veljače.
Licencija Pro
Korisnicima licencije Enterprise dostupno je sljedeće:
- Neograničena pohrana dokumenata (sukladno pravilima PlanRadara o pravednoj uporabi)
- 1 odobravatelj za odobravanje dokumentacije
Licencija Enterprise
Korisnicima licencije Enterprise dostupno je sljedeće:
- Neograničena pohrana dokumenata (sukladno pravilima PlanRadara o pravednoj uporabi)
- Više odobravatelja za odobravanje dokumentacije
- Odobrenja nacrta
- Odobrenja različitih verzija dokumenata
Besplatno isprobajte sustav za upravljanje dokumentacijom PlanRadara
Želite li saznati više o tome kako u svojim građevinskim i nekretninskim projektima možete koristiti novi sustav za upravljanje dokumentacijom i druge funkcije PlanRadara? Uvjerite se sami i već danas isprobajte PlanRadar koji vam je besplatno dostupan 30 dana ili dogovorite neobvezujuću prezentaciju proizvoda.
PlanRadar für Bauunternehmen
4 Praxisbeispiele, wie Sie mit PlanRadar eine hohe Bauqualität und reduzierte Nacharbeit gewährleisten
eBook
