Grupa Verus: przegląd przegród przeciwpożarowych wysokiej jakości z wykorzystaniem PlanRadar
Dostarczanie wyjątkowych projektów wykorzystujących rozwiązania dostosowane do potrzeb klienta
Spółka Verus Group, założona w 2018 roku, specjalizuje się w wykonywaniu przeglądów przegród pożarowych wysokiej jakości. Chcąc odejść od ręcznej, papierowej dokumentacji projektu, spółka testowała szereg narzędzi cyfrowych. Zespołowi zależało przede wszystkim na wydajności i transparentności. Ostatecznie firma postawiła na oprogramowanie PlanRadar, które umożliwiło kompleksowe raportowanie i zarządzanie danymi. Ze względu na korzyści, takie jak lepsza ewidencja i usprawnione zarządzanie zasobami, spółka Verus Group wykorzystała PlanRadar już w ponad 90 projektach, co potwierdza kluczową rolę platformy w optymalizacji zarządzania projektami i komunikacji z klientem.
Problem: redukcja pracy administracyjnej w taki sposób, by się to opłacało
Zespół nowej spółki szybko zdał sobie sprawę, że odpowiednia ewidencja wszystkich instalacji będzie stanowić kluczowy element zarówno dla działalności firmy, jak i jej klientów. Jednak początkowo Verus Group nie korzystało z rozwiązania cyfrowego zaprojektowanego specjalnie dla branży ochrony przeciwpożarowej. Pierwszym priorytetem było zaoferowanie klientom usług na wysokim poziomie, jednocześnie starając się utrzymać świeżo powstałą firmę. Duża inwestycja w oprogramowanie nie była w tamtym momencie najistotniejsza.
Na początku zespół korzystał z klasycznego rozwiązania: do dokumentowania instalacji, zrealizowanych prac i warunków na obiekcie służyły długopis, kartka i aparat fotograficzny. Dominique Thistleton, jeden z dyrektorów firmy, zestawiał zgromadzone dane w raportach przygotowywanych dla klientów. Było to czasochłonne, a informacje nie były przechowywane w sposób umożliwiający szybki wgląd.
W związku ze stale zwiększającym się nakładem pracy, dyrektorzy wiedzieli, że dalsza cyfryzacja pomoże poprawić wydajność zespołu. Kolejnym krokiem była inwestycja w tablety, które można było zabrać na plac budowy, aby rejestrować dane. Na tym etapie Verus Group rozglądało się za specjalistycznym oprogramowaniem z branży bezpieczeństwa pożarowego, w które mogłoby zainwestować. Jednak po wybadaniu rynku firma postanowiła zrezygnować z tego rozwiązania, ze względu na słabe recenzje i wysoki koszt.
Spółka zaczęła korzystać z Evernote, niespecjalistycznego rozwiązania w chmurze, które umożliwia zespołom w terenie wprowadzać notatki i zdjęcia do współdzielonego środowiska danych. W praktyce metoda nie różniła się zbytnio od robienia zapisków na kartkach, ale zredukowała ilość pracy administracyjnej. Wykorzystanie szablonów i bardziej ujednoliconego podejścia do rejestrowania danych na początku realizacji prac uprościło przenoszenie danych i ręczne przygotowywanie raportów.
Rozwiązanie: pokazanie skuteczności oraz intuicyjności zespołom ds. ochrony przeciwpożarowej
Dyrektorzy Thistleton i Grimes wiedzieli, że na rynku musi istnieć jakaś lepsza opcja. Postanowili zasięgnąć opinii w internetowej społeczności ekspertów ds. bezpieczeństwa pożarowego. Znajomy z branży polecił im PlanRadar. Wcześniej wypróbował kilka różnych rozwiązań, ale uznał, że to właśnie PlanRadar najlepiej sprawdza się w jego pracy.
Ta informacja zaintrygowała Thistletona i Grimesa. Skontaktowali się z zespołem PlanRadar, by umówić się na prezentację i rozpocząć etap próbny. Po krótkim okresie onboardingu, podczas którego dyrektorzy współpracowali z konsultantami PlanRadar przy tworzeniu wstępnego zestawu formularzy, oprogramowanie zostało wdrożone w zespole. Przez tydzień zespół Verus używał PlanRadar w połączeniu z dotychczasowymi metodami gromadzenia danych, by mieć pewność, że aplikacja jest w stanie zrealizować wszystkie potrzebne zadania. Szybko okazało się, że oprogramowanie sprawdza się w praktyce i po pierwszym tygodniu prób zespół zaczął śledzić realizację prac wyłącznie za pomocą PlanRadar.
Rezultat: zaoszczędzony czas, transparentność i jeszcze większa autonomia zespołów Verus
Po udanej próbie, zespół przygotował więcej niestandardowych formularzy i raportów dostosowanych do potrzeb firmy. Od tamtego momentu każdy nowo podjęty projekt obsługiwany jest wyłącznie za pośrednictwem PlanRadar. Obecnie Verus Group wykorzystuje platformę do dokumentowania wszystkich wykonywanych prac. Firma rejestruje różnorodne szczegóły, m.in. wykonuje zdjęcia przed i po, zapisuje informacje o użytych materiałach, wskazuje konkretne obszary robocze na planach, a także generuje gotowe do użytku, intuicyjne raporty, w formie wymaganej przez zewnętrzne jednostki akredytujące.
Firma wykorzystuje PlanRadar również na potrzeby oceny nowych projektów pod kątem działań zaradczych, a także przeprowadzania oględzin drzwi przeciwpożarowych. Verus stosuje PlanRadar również na potrzeby wewnętrzne, opracowując formularze BHP i listy kontrolne urządzeń.
Według zespołu Verus PlanRadar przynosi różnorodne korzyści w biurze i poza nim. Oto co do powiedzenia na temat zastosowania oprogramowania w biurze ma Dominique Thistleton: „PlanRadar pozwala mi na monitorowanie sytuacji na obiekcie w czasie rzeczywistym. Ogólnie rzecz biorąc, oprogramowanie zwiększyło wydajność pracy w naszym biurze, i umożliwiło bardzo szybkie i elastyczne reagowanie na potrzeby klientów. Jeśli klient zażyczy sobie raportu dotyczącego określonego obszaru budynku albo raportu z najnowszych postępów prac, możemy dostarczyć mu taki dokument w przeciągu minut. Ujednolicona forma rejestrowania informacji i możliwość wprowadzania dodatkowych danych lub notatek do użytku wewnętrznego pozwala unikać niejasności. Poza tym PlanRadar ułatwia weryfikację czy dobrze wyceniamy nasze usługi – możemy sprawdzić czy przeszacowaliśmy lub nie doszacowaliśmy czas i zasoby na potrzeby poszczególnych projektów. W ten sposób możemy łatwiej podejmować decyzje związane z przyjmowaniem projektów, alokacją zasobów i wyceną usług, opierając się na danych”.
Oto co do powiedzenia o korzyściach stosowania oprogramowania na obiekcie miał do powiedzenia Jordan Grimes: „PlanRadar to prosty program, który jest dobry w tym, co robi. Jest bardzo intuicyjny, a zespół może kontynuować pracę, niezależnie od tego, czy jest online czy offline, i mieć pewność, że dane nie przepadną. Bardzo cenimy sobie również możliwość przesyłania zdjęć po fakcie, co jest pomocne w sytuacji, gdy nie wszyscy członkowie zespołu mają dostęp do konta PlanRadar. Mogą udostępnić zgromadzone dane innemu członkowi zespołu, który załaduje je do systemu. Ogólnie rzecz biorąc, PlanRadar poprawia przejrzystość naszych działań i ułatwia ewidencję”.
Do tej pory Verus Group wykorzystało PlanRadar w ponad 90 projektach. Według Verus PlanRadar umożliwia skuteczniejszą dokumentację i zarządzanie projektami, niezależnie od tego, czy zajmują tylko jeden dzień, czy kilka miesięcy.
