Managementul clădirilor cu ajutorul software-ului, pentru a economisi timp și resurse

Cum investitorul, dezvoltatorul imobiliar și managerul de active Art-Invest Real Estate supraveghează întreținerea și reparațiile, în 30 de hoteluri, cu PlanRadar

Art-Invest Real Estate, o companie germană de investiții de top, se confrunta cu dificultăți operaționale, în gestionarea întreținerii și reparațiilor, din cauza dependenței de pix, hârtie și e-mailuri.

Prin implementarea PlanRadar, în toate cele 30 de hoteluri, aceștia au eficientizat, cu succes, comenzile de lucru, au documentat reparațiile și au îmbunătățit colaborarea cu contractanții. Aflați cum a reușit această soluție inovatoare să sporească eficiența și să reducă semnificativ costurile pentru Art-Invest Real Estate.

Problema: coordonarea activităților prin e-mail implică mult efort și timp

Constantin Hoss is responsible for hotel asset management at Art-Invest Real Estate. Together with his team, he manages a portfolio of around 30 buildings. On the commercial side, this includes all activities related to rental and lease agreements. On the technical side, the focus is on maintenance work, ranging from minor repairs to major upgrades. In the course of his work, Constantin Hoss is in active contact with property managers.

Constantin Hoss este responsabil pentru managementul activelor hoteliere, pentru Art-Invest Real Estate. Împreună cu echipa sa, acesta gestionează un portofoliu de aproximativ 30 de clădiri. Pe partea comercială, gestionarea include toate activitățile legate de contractele de închiriere și leasing. Din punct de vedere tehnic, accentul se pune pe lucrările de întreținere, de la reparații minore la modernizări majore. În timpul desfășurării activității sale, Constantin Hoss este în contact activ cu administratorii de proprietăți.

În trecut, lucrurile nu au mers întotdeauna bine. „E-mailurile dispăreau uneori în fluxul zilnic de comunicații. Iar dacă doreai să afli stadiul actual al unei lucrări, mai întâi trebuia să verifici toate mesajele. Uneori, oamenii uitau să salveze documentele relevante pe unitate, așa că eram nevoiți să căutăm în detaliu, pentru a le găsi”, susține managerul de active. Lipsa unei imagini de ansamblu creștea volumul de muncă administrativă. Și asta costa timp.

Soluția: managementul clădirilor cu software, pentru a eficientiza procesele

Art-Invest Real Estate a ales software-ul de management al clădirilor PlanRadar, pentru a-și eficientiza sarcinile de întreținere și reparații. După o fază pilot de succes, în două hoteluri, Constantin Hoss și echipa sa au implementat software-ul, în întregul portofoliu hotelier. PlanRadar este utilizat pentru a monitoriza toate măsurile de întreținere, pentru gestionarea defecțiunilor.

Sunt esențiale patru aspecte:

1. Comunicarea

Un număr mare de defecțiuni apar, în mod natural, în timp, mai ales în cazul hotelurilor mari urbane. Toată comunicarea aferentă a fost transferată de la e-mail-uri către PlanRadar, având loc, în prezent, pe o singură platformă, prin imagini, clipuri video, comentarii și prin intermediul funcției de chat.

2. Aprobări:

Inspecțiile tehnice, inclusiv obținerea ofertelor de preț și gestionarea contractanților externi, sunt parțial gestionate de tehnicienii, de la fața locului, ai operatorului. În calitate de proprietar, Art-Invest Real Estate acoperă o mare parte a costurilor. Acest lucru înseamnă că procesele din jurul defecțiunilor, trebuie să fie aprobate de Constantin Hoss și echipa sa, prin intermediul software-ului. Cu PlanRadar, aprobările sunt mai rapide datorită schimbului rapid de informații.

3. Supervizarea proiectelor:

Folosind tabloul de bord ușor de citit și funcția de statistici a PlanRadar, Constantin Hoss poate monitoriza stadiul curent al lucrărilor, în toate hotelurile gestionate.

4. Stocarea documentelor:

Toate documentele relevante, pentru inspecțiile tehnice, sunt stocate în PlanRadar.

 

Rezultatul: software-ul de management al clădirilor PlanRadar contribuie la economisirea de timp și resurse

Cu software-ul de management al clădirilor PlanRadar, Constantin Hoss și echipa sa beneficiază de procese mult mai eficiente: „PlanRadar ne ajută să reducem semnificativ fluxul de email-uri și volumul de documente pe hârtie. Deoarece toate informațiile, inclusiv corespondența, sunt stocate într-un singur loc, procesarea acestora este mai rapidă, permițându-ne să verificăm cu ușurință stadiul curent. Acest lucru reduce timpul alocat activităților administrative și ne oferă mai multe resurse pentru alte sarcini.” De aceste procese beneficiază nu numai managerii de active din cadrul Art-Invest Real Estate, ci și operatorii hotelieri. „Primim feedback pozitiv de la hoteluri, cu privire la PlanRadar. Operatorii apreciază timpul mai scurt de procesare, ceea ce înseamnă că lucrările sunt gestionate mai rapid. De asemenea, ne ajută și că PlanRadar ne permite să creăm diferite roluri, pentru utilizatori. Astfel, operatorii văd doar informațiile care sunt relevante pentru ei”, spune Constantin Hoss.