Art-Invest Real Estate: Zarządzanie budynkami z PlanRadar

Zarządzanie budynkami z pomocą oprogramowania pozwala oszczędzić czas i zasoby

W jaki sposób spółka Art-Invest Real Estate zajmująca się inwestycjami, deweloperką i zarządzaniem aktywami, nadzoruje prace konserwacyjne i naprawy w 30 hotelach z wykorzystaniem PlanRadar

Problem: koordynacja pracy przez wiadomości e-mail jest skomplikowana i czasochłonna

Constantin Hoss odpowiada za zarządzanie aktywami hotelowymi w Art-Invest Real Estate. Razem ze swoim zespołem zarządza portfelem około 30 nieruchomości. Od strony komercyjnej, wiąże się to z wszystkimi czynnościami powiązanymi z umowami o dzierżawę i wynajem. Od strony technicznej, jego praca skupia się głównie na pracach konserwacyjnych, od drobnych napraw po zaawansowane remonty. W swojej pracy Constantin Hoss pozostaje w stałym kontakcie z zarządcami obiektów. 

W przeszłości nie wszystko szło płynnie. Zarządca aktywów podzielił się swoimi wspomnieniami z tego okresu: „E-maile czasami po prostu ginęły w zalewie informacji. Kiedy ktoś chciał się dowiedzieć, jaki jest aktualny status prac, najpierw musiał przewertować wszystkie wiadomości w skrzynce. Czasami ktoś zapomniał zapisać istotny dokument na dysku, a wtedy trzeba było żmudnie wszystko przeglądać, żeby go odnaleźć”. Brak możliwości uzyskania ogólnego wglądu zwiększał ilość pracy administracyjnej. A to zajmowało wiele czasu. 

Rozwiązanie: zarządzanie nieruchomościami z wykorzystaniem oprogramowania zwiększa wydajność procesów

Spółka Art-Invest Real Estate zdecydowała się na zastosowanie oprogramowania do zarządzania budynkami PlanRadar, by poprawić wydajność zadań związanych z konserwacją i naprawami. Po udanej fazie pilotażowej w dwóch hotelach, Constantin Hoss wraz z zespołem wdrożył oprogramowanie w całym portfelu hotelowym. Firma wykorzystuje PlanRadar do monitorowania zadań konserwacyjnych związanych z zarządzaniem usterkami. 

Kluczowe znaczenie mają cztery aspekty: 

1. Komunikacja:

1. To naturalne, że z czasem pojawiają się różne usterki, zwłaszcza w dużych hotelach w centrum miast. Wszelka komunikacja, która wcześniej odbywała się przez maile, została przeniesiona do PlanRadar i odbywa się w ramach jednej platformy w formie zdjęć, nagrań wideo, komentarzy oraz czatu.

2. Akceptacja:

1. Zarządzaniem usterkami, z uwzględnieniem wyceny robót i zarządzania zewnętrznymi wykonawcami, zajmują się po części technicy na obiekcie. Jako właściciel, Art-Invest Real Estate pokrywa dużą część kosztów. Oznacza to, że procesy związane z występującymi usterkami muszą zostać zaakceptowane w oprogramowaniu przez Constantina Hossa i jego zespół. Dzięki PlanRadar akceptacja odbywa się szybciej, ze względu na błyskawiczną wymianę informacji.

3. Nadzór nad projektem:

1. Dzięki wygodnemu panelowi kontrolnemu i statystykom dostępnym w PlanRadar, Constantin Hoss może monitorować postępy prac we wszystkich zarządzanych hotelach.

4. Przechowywanie dokumentów:

1. Wszystkie dokumenty związane z zarządzaniem usterkami są przechowywane w PlanRadar.