Raportarea defectelor: 10 minute în loc de 2 ore
Cum Planart optimizează gestionarea defectelor cu PlanRadar
Planart, o companie de management de proiecte, s-a confruntat cu provocări în raportarea și urmărirea defectelor, folosind documente Word și comunicarea prin e-mail. Căutând o soluție eficientă, au descoperit PlanRadar. După adoptarea platformei, au înregistrat rapid 1.000 de defecte și și-au simplificat procesele de gestionare a defectelor. Funcționalitățile PlanRadar, inclusiv documentația fotografică, înregistrarea vocală și localizarea defectelor pe planuri, s-au dovedit a fi foarte valoroase. Software-ul a redus astfel timpul de raportare a defectelor de la 2 oreîn birou, la doar 10 minute în șantier, ceea ce a facilitat reducerea costurilor și îmbunătățirea eficienței. Adaptabilitatea platformei și serviciul pentru clienți receptiv au îmbunătățit și mai mult experiența Planart.
Provocarea: dificultate în monitorizarea defectelor
Întrucât crearea de rapoarte pentru înregistrarea și monitorizarea defectelor era dificil de realizat, cu documente Word, iar Planart dorește să fie întotdeauna echipată profesional, cu cele mai noi tehnologii, s-a căutat un software potrivit, care să le permită să desfășoare aceste procese mai eficient. „Ne străduim să fim mereu într-o continuă dezvoltare. Tema gestionării defectelor a fost cea mai mare provocare. Acest lucru implică crearea defectelor, pe de o parte, dar și monitorizarea lor, ceea ce nu a fost întotdeauna ușor, atunci când am folosit comunicarea prin e-mail”, explică Leon Merten, Manager de proiecte și construcții viitoare, la Planart. Trimiterea remedierilorprin e-mail, către companiile responsabile, nu asigură transparență, controlul putând fi rapid trecut cu vederea.
Soluția: înregistrarea digitală a defectelor – PlanRadar în loc de e-mail
În timp ce căuta posibile soluții digitale, echipa Planart a descoperit PlanRadar. După perioada de testare gratuită de 30 de zile avândcazuri inițiale de utilizare, în timpul unui proiect, și discuții cu echipa de vânzări PlanRadar, a fost luată direct decizia de a adopta produsul, la sfârșitul anului 2021. A devenit rapid clar că PlanRadar putea face tot ce era necesar pentru Planart. Nu a mai fost necesară testarea altor instrumente.
De atunci, platforma a fost utilizată zilnic, pentru diverse proiecte, și doar câteva luni mai târziu, 1.000 de defecte fuseseră deja înregistrate, cu PlanRadar. Un exemplu de proiect este construcția unei cantine în Montabaur. Clădirea cu patru etaje găzduiește săli tehnice, un bar, cantina cu bucătărie mare, săli de conferințe și noi birouri executive, pentru compania 1&1. Volumul proiectului este de 15,5 milioane de euro. PlanRadar este utilizat în proiectul în curs de desfășurare pentru inspecții tehnice, gestionarea sarcinilor, jurnale de șantier și pentru recepții. Rapoartele de tichete, posibilitatea de realizare a documentației fotografice și a localizării directe pe plan (inclusiv marcarea defectelor pe fotografii), precum și funcția de înregistrare vocală s-au dovedit a fi caracteristici deosebit de utile.
În prezent, managerii de construcții sunt informați despre statusulproiectului de construcție, prin intermediul unui raport de tichete, exportat în format PDF, direct din PlanRadar. Totuși, pentru proiectele noi, proprietarii clădirilor trebuie să aibă acces de la bun început la datele proiectului, prin intermediul funcției de observare, furnizată de PlanRadar.
Șabloanele au fost create inițial, pentru diferite cazuri de utilizare, în prezent, acestea asigurând simplificarea activității zilnice. Deși configurarea proiectelor individuale necesită o anumită perioadă de timp, orientarea a mers rapid și fără probleme. „Chiar și cei care nu sunt familiarizați cu tehnologia reușesc să învețe rapid să se descurce pe platformă”, spune Leon Merten.
Rezultatul: economie de timp, monitorizare ușoară și costuri reduse
„Înainte, ne lua până la 2 ore să raportăm un defect, în birou, iar acum, putem face acest lucru, în 10 minute, în șantier.” Leon Merten descrie modul eficient de lucru cu PlanRadar drept unul dintre cele mai mari avantaje ale utilizării platformei. Deoarece acest mod reduce timpul de lucru, Planart poate, prin urmare, să-și reducă și costurile.
Leon Merten menționează ca un alt avantaj este posibilitatea de a descrie în detaliu un defect, în tichet. Toate informațiile importante sunt stocate într-un singur loc. Tichetele cu termene depășite sunt afișate, contractanții pot fi controlați mai bine, iar defectele pot fi urmărite mai eficient. Acest lucru are ca rezultat și potențialul de a reduce timpul general de construcție.
„Până acum, am avut doar experiențe pozitive, cu serviciul pentru clienți; ni se răspunde rapid la întrebări și se găsesc soluții. Dar și baza de cunoștințe este de mare ajutor, deoarece multe întrebări își au răspunsul acolo”, adaugă Leon Merten.
