Использование цифровых решений становится обязательным дополнением к любому бизнесу, ответственно относящемуся к эффективности и производительности. 

Аренда и управление недвижимостью предъявляют все больше требований, нагрузка на управляющих объектами постоянно растет. Необходимо отслеживать активы, планировать техническое обслуживание, контролировать подрядчиков, поддерживать высокий сервис и многое другое. Руководители объектов больше не могут полагаться исключительно на статическую информацию и электронные таблицы Excel для принятия эффективных решений. Все это дало толчок к появлению цифровых систем. 

Такие системы называют CAFM – система автоматизации управления недвижимостью. Это развивающаяся технология в секторе управления объектами, позволяющая оцифровывать активы и оптимизировать основные задачи за счет автоматизации и данных в реальном времени.

Согласно опросу, проведенному британской Ассоциацией управления объектами (FMA), более 80% респондентов заявили, что использование автоматизированных систем управления недвижимостью привело к экономии средств. А 91% участников опроса считают, что аренда и управление недвижимостью стали более эффективны. 

По состоянию на 2019 году мировой рынок CAFM оценивался в $830 млн. Ожидают, что к концу 2026 года он достигнет более $1,4 млрд, а среднегодовой темп роста в течение 2020-2026 годов составит в 8,24%.

Как правило, пользователи цифровых решений окупают инвестиции в течение шести месяцев. Это происходит за счет увеличения срока службы активов, сокращения времени простоя, повышения производительности и улучшения управления коммунальными услугами.

Каким образом цифровые решения помогают сократить расходы и приумножить прибыль?

Аренда и управление недвижимостью: энергосбережение

Аренда и управление недвижимостью: энергосбережение

Источник фото: https://tekce.net/files/upload/images/Property-Management-Services-in-Spain-3.jpg

Согласно с исследованиями, примерно 35% затрат на электроэнергию тратится только на освещение. Удобная система отчетности и обновление данных в режиме реального времени помогают оперативно принимать решения и эффективно использовать ресурсы. Например, цифровые решения помогут отследить, в каких помещениях повышено энергопотребление. Исходя из полученных цифр, можно рекомендовать использование энергосберегающих лампочек и двойных стекол на окнах. Хотя это может потребовать первоначальных инвестиций, но они окупятся в счетах компании за электроэнергию.

 Профилактическое обслуживание

Всегда дороже «тушить» пожар и его последствия, чем предотвратить возгорание. И профилактическое обслуживание – один из главных аспектов в управлении недвижимостью. Замена сломанной детали может обойтись дороже, чем своевременная диагностика и техобслуживание. Диагностика может снизить затраты на техническое обслуживание на 18–25%.

Как планирование поможет сократить расходы?

  • Последовательное профилактическое обслуживание продлит срок службы активов, сэкономив деньги как на ремонте, так и на замене деталей.
  • Проблемы, которые не выявлены на ранней стадии, со временем могут привести к более масштабному и дорогостоящему ремонту.
  • Не диагностированные проблемы могут представлять угрозу безопасностио которой вы не знаете.

 Цифровое решение помогает объединить данные, чтобы использовать их для планирования задач технического обслуживания. Благодаря регулярному графику обслуживания, число поломок снижается. Автоматизированные системы по управлению недвижимостью могут уведомлять о том, где плановые и оперативные задачи пересекаются. За счет эффективного планирования задач можно добиться дополнительной экономии времени и средств. Цифровое решение для управления недвижимостью поможет составить бюджет, спланировать и запланировать регулярное техническое обслуживание, контролировать расходы в долгосрочной перспективе. Это приведет уменьшению аварийных ремонтов и вызовов от клиентов.

Управление площадью

Управление арендой и коммерческой недвижимостью

Источник фото: https://s0.rbk.ru/v6_top_pics/media/img/4/29/756304791757294.jpg

Самое болезненное в работе управителя недвижимостью – простои помещений, будь-то аренда и управление собственной или арендуемой недвижимости. Именно простой приводит к наибольшим убыткам. После пандемии управление стало играть ещё более значимую роль. Снизилось число сотрудников, требования социального дистанцирования приводят к тому, что одно и то же пространство теперь используется по-разному. Неиспользуемое пространство ничего не дает, кроме затрат на содержание. Грамотный анализ размещения активов помогает принять эффективное решение. Цифровое решение поможет определить как оптимально организовать пространство, чтобы деньги не были потрачены впустую.

Интеграция с BIM

В последнее время наблюдается тенденция интеграции информационного моделирования BIM c CAFM. Такая синергия значительно повышает эффективность работы, снижает затраты и позволяет получать еще более стандартизированные данные. Это дает менеджерам доступ к обширной информации в BIM-модели, где хранятся все данные об объекте. Такой подход ведет к минимизации использования документов и ручной обработки информации на протяжении всего жизненного цикла объекта. И, как следствие, снижению расходов благодаря эффективному управлению.

Исследование: Будущее управления строительством

Как цифровые решения изменят управление проектами в 2022 и дальнейшем?

 Автоматизация диспетчерской

Одним из основных способов экономии затрат с помощью программного обеспечения является использование технологий для коммуникации и контроля. Все обращения клиентов видны на одной платформе и поступают 24/7. Нет необходимости набирать раздутый штат диспетчеров, которые будут принимать звонки. Обработка заявок значительно сокращается благодаря автоматизации, а клиент сам оставляет заявку: её не нужно записывать и вносить в систему. Чтобы записать и распределить вызов, оператору требуется около четырех минут. Но время на оказание админуслуг можно сократить. А клиенту, чтобы узнать статус выполнения заявки, не нужно звонить диспетчеру: все данные он видит онлайн в приложении. Это высвобождает время и дает возможность оптимизировать штат, сократить затраты. 

Финансовый контроль

Финансовый контроль в управлении арендой

Источник фото: https://vietaustralia.com/vnt_upload/news/01_2022/thumbs/740_crop_image001.jpg

Автоматическая система напоминаний помогает всегда своевременно решать вопросы об арендных платежах, коммунальных услугах. Вы видите все просрочки, можете оперативно связаться с арендатором для выяснения возникающих вопросов. Автоматизированная бухгалтерия исключает человеческий фактор. Большим преимуществом в ведении финансовой документации является синергия с системой бухгалтерского учета 1С: аренда и управление недвижимостью становится бесшовной, нет необходимости дублировать данные. Автоматизированные системы позволяют импортировать данные из стороннего финансового программного обеспечения, экспортировать в файл данных и легко отслеживать расходы. 

Контроль за работами

Недобросовестные сотрудники встречаются везде. Это человеческий фактор, которого нельзя избежать. Но можно вовремя выявить недочеты. Цифровые инструменты помогают не только грамотно составить план проведения технических работ, но и проконтролировать факт их проведения. Например, установку датчиков угарного газа и дыма, замену кухонных вентиляторов или мытье окон. Все проведенные работы отображаются в журнале работ с приложенными фото/видео «до» и «после». Таким образом, удается избежать растрат и фактов мошенничества со стороны подрядчиков.

Аренда и управление недвижимостью: цифровые туры

Цифровые инструменты позволяют проводить удаленные просмотры, включая использование виртуальной реальности и цифровые туры. Это напрямую ведет к увеличению прибыли, повышая поток клиентов. Им проще увидеть объект онлайн, оценить “за” и “против”. А по приезду уточнить детали и подписать контракт, чем специально ехать на просмотр объекта, о котором недостаточно информации. 

Юридическая подстраховка: сбор доказательств

По закону арендодатели обязаны проходить регулярные проверки, получать в контролирующих органах необходимые сертификаты и разрешения. Но при возникновении проблем, всегда существует соблазн переложить ответственность на другое лицо. Например, у арендатора случилось возгорание, но он переложил вину с себя на управителя и собственника недвижимости. Заявил, что не была проверена сигнализация или не пройдена пожарная проверка. Но с цифровым решением все доказательства всегда под рукой. В журнале данных отображены действия сотрудников и вся документация.

Цифровые инструменты позволяют сохранять изображения, указывать дефекты и их исправления. И выступают доказательством того, что вы добросовестно выполняли свои задачи.

Отказ от рутинных задач

Один из наиболее эффективных способов экономить  — сократить время, затрачиваемое на ручные задачи и процессы. Управление задачами по ремонту и техническому обслуживанию объекта отнимает много времени. Поиск подрядчиков, получение ценовых предложений, заполнение документов, счетов, общение с клиентами, контроль за сервисом.

Программное обеспечение для управления объектами делает управление задачами более эффективным. Вы можете отслеживать задачи и их статус в режиме реального времени. А документы легко оформить прямо в системе. Автоматизация сокращает время, затрачиваемое на поиск, организацию и установление контактов с подрядчиками, высвобождая драгоценное время вашей команды.

Инженеры больше тратят времени на выполнение задач, а не заполнение бумаг. В среднем, от 30 минут в день расходуется на оформление актов. Когда речь идет об управлении несколькими крупными объектами, на которых задействованы несколько десятков технических работников, ежегодная стоимость затрат на нерационально использованные рабочие часы довольно высока. Этого можно избежать с цифровым решением, в котором легко заполнить всю документацию несколько кликов, при этом не выезжая в офис.

Анализ данных

Анализ данных в управлении недвижимостью

Еще одним преимуществом цифрового управления объектами является оперативный анализ. Аренда и управление недвижимостью с цифровыми решениями дается проще благодаря визуализации данных. С графиками легко определить наиболее затратные области, выявить неликвидный актив. В приложении видны «узкие места», которые можно устранить и сэкономить деньги в долгосрочной перспективе.

Также можете управлять своим бюджетом и контролировать расходы на управление объектами. Это поможет определить, какие объекты превышают бюджет и почему.

Улучшение коммуникации с подрядчиками 

Система связывает всех участников процесса в режиме онлайн. У подрядчиков есть возможность ознакомиться с проблемой благодаря прикрепленным фото и видео еще до выезда на место. Это помогает подготовиться к вызову, быстрее выполнить работы. Соответственно, сокращается время на выполнение заявки, что также ведет к повышению финансовых показателей.

Отслеживание показателей работы

Менеджеры могут отслеживать KPI подрядчиков и сотрудников в режиме реального времени, повышать производительность труда, экономическую эффективность и оптимизировать качество обслуживания.

Аренда и управление недвижимостью: экономия с PlanRadar

Управление арендой недвижимости 
 с помощью PlanRadar

Приложения для управления недвижимостью, такие как PlanRadar, упрощают управление бизнес-портфелями, увеличивая прибыль за счет экономии затрат. Программное обеспечение помогает эффективнее принимать решения и оперативно реагировать на проблемы. Это улучшает имидж компании, позволяет повысить уровень лояльности клиентов, расширить бизнес-портфель. Репутация имеет огромное значение и платежеспособные компании выберут объект, который отвечает всем современным требованиям, не доставит хлопот и сократит время на решение рутинных задач.

  • PlanRadar — это управление портфелем недвижимости в «кармане». Приложение работает на любых девайсах как на IOS, так и на Android. Все данные по объекту доступны режиме онлайн, из любого уголка мира. Это позволяет оперативно принять эффективное решение, не допустить лишних растрат или предупредить затраты.
  • Единая платформа. На одном ресурсе собраны все процессы. Удобно отследить деятельность подрядчиков, сервисных служб, заявки клиентов. Все под контролем. Обширная база данных позволяет в считанные секунды запросить и найти нужную информацию. Цифровое управление сокращает рутинные процессы, освобождая время для выполнения более высококвалифицированных задач.
  • Централизованный сбор заявок. Все заявки поступают на платформу: функция диспетчеризации оптимизирована. Нет необходимости тратить лишнее время на телефонные разговоры и уточнения, записывать вызова. Это приводит к оптимизации штата и сокращению расходов.
  • Планирование техобслуживания. PlanRadar поможет выстроить оптимальный график проведения ремонтных работ. Используйте диаграмму Ганта для рационального управления ремонтами и профилактическими работами. Так вы защитите оборудование от поломок, не допустив значительных затрат и предоставите высокий сервис клиентам.
  • Электронная документация. Создавайте акты, отчеты, договоры прямо в приложении PlanRadar. Остальные пользователи получат к ним удаленный доступ со своих смартфонов в режиме реального времени. Шаблоны документов можно настроить под любую задачу и автоматизировать процесс. Информация структурирована, на сбор данных уходит меньше времени благодаря чек-листам.

Акты, отчеты, договора аренды легко сформировать прямо на объекте, без выезда в офис, сэкономив время на рутинных задачах. Внесение данных возможно и в автономном режиме: они синхронизируются сразу после восстановления соединения. Так удается экономить время на рутинных задачах. 

  • Постановка задач в пару кликов. Планируйте регулярные проверки, создавайте контрольные списки, назначайте задачи конкретным исполнителям с установлением сроков. Прикрепите фото, видео, техническую документацию, заметку к задаче с указанием точного местоположения на 3D-модели или чертежах. Это поможет сервисной службе определиться с оптимальным решением проблемы еще до выезда на место, оперативнее и качественнее справиться задачей, обслужить больше клиентов за день.
  • Работа с BIM. Приложение PlanRadar поддерживает open BIM, поэтому можно работать с файлами IFC из сторонних ПО — 3D модель отображается на любом мобильном устройстве. BIM-модель хранит в себе ценные данные по объекту, которые помогают сервисным службам в вопросах профилактики, замены оборудования или ремонта. 
  • Бесшовная и прямая коммуникация. Приложение работает в режиме онлайн, что делает эффективным взаимодействие между всеми звеньями: управляющим, техподдержкой, поставщиками, сервисной службой, клиентами. Клиент и управляющий могут оперативно прояснить все нюансы онлайн через приложение, дополняя информацию фото и видео. Вся переписка остается в системе в качестве доказательств.
  • Сбор доказательств. Постоянная фото и видеофиксация в приложении защищает в случае споров с арендодателем или с подрядчиками работ. Цифровые документы надежно хранятся в облаке. Они защищены от потери, исправлений и станут опорой в случае возникновения разногласий.
  • Аналитика. Оценить затраты и выявить слабые места помогут удобные графики и диаграммы. Данные по проектам обновляются в режиме реального времени, давая возможность оперативно принять решение.
  • Финансовый контроль. С PlanRadar все финансовые операции прозрачны, каждый шаг задокументирован, данные упорядочены. Легко проверить любые цифры и факты выполнения работ, поднять чертежи, акты, договора, журналы. Календарь всегда напоминает о сроках оплаты аренды, поступивших счетах. Автоматизируйте процесс для решения повторяющихся задач. 

Дополнительный плюс – интеграция с бухгалтерской системой 1С и не только, что делает работу более эффективной.  Нет необходимости вносить данные вручную, дублировать: они синхронизируются между собой. Всегда под рукой на одной платформе аренда и управление недвижимостью, 1с бухгалтерия, что позволяет работать сразу с двумя приложениями. Такой подход практически исключает человеческий фактор и минимизирует ошибки. Загрузите в приложение любые данные, представленные в PDF или Excel формате. Они автоматически отобразятся в PlanRadar для последующей работы, без переноса цифр вручную. Экспортируйте и отправляйте отчеты на распечатку.

Внедрение цифровых решений помогает получить более высокую отдачу от инвестиций. Автоматизация значительно повышает производительность, а с ней растет и прибыль, особенно, в разрезе жизненного цикла здания. По мере роста вашего портфолио, вы ощутите, что управление недвижимостью с помощью ручки, бумаги и электронных таблиц неэффективно. Вы потратите значительное количество времени на рутинные процессы, оставив меньше времени для решения действительно важных задач и развития бизнеса. 

Попробуйте управлять недвижимостью с PlanRadar – оцифруйте свой бизнес для достижения экономии и более высоких результатов. 30 дней вы можете использовать PlanRadar бесплатно, чтобы полностью оценить выгоду и функционал платформы.

Протестируйте PlanRadar бесплатно