В европейских странах уже давно активно используют цифровое управление объектами недвижимости. Применение специализированного ПО избавляет от рутины и решает многие задачи, экономя время и деньги. Цифровые платформы в этой нише, как и в строительстве, не были настолько востребованы, но пандемия переломила эту тенденцию. Как цифровые решения могут помочь в сфере аренды коммерческой недвижимости?
“Головные боли” арендного бизнеса
Источник фото: https://www.prime-property.ru/themes/prime/pages/img/bn/banner-9.jpg
Управление коммерческой недвижимостью — сложный и многоэтапный процесс, ежедневно требующий решения множества вопросов, от управления финансовым портфелем до, в буквальном смысле, потекших труб. Список вопросов и задач довольно обширен. Содержание объекта в исправном состоянии — техническое обслуживание, модернизация в сетей — все эти шаги сопровождаются учетом расходов и прибыли, а также составлением отчётов для владельцев, арендаторов.
Чтобы объект недвижимости приносил прибыль, требуется грамотный фасилити менеджмент, особенно сейчас, в кризисный период.
Зачастую в обслуживании объекта недвижимости задействовано несколько служб, работу которых необходимо координировать. Служба технической эксплуатации устраняет неполадки, диагностирует оборудование, взаимодействует с коммунальными службами. Служба клининга поддерживает чистоту в помещениях, служба безопасности и охраны защищает имущество от вандализма, служба строительного контроля занимается модернизацией зданий.
Управляющему недвижимостью требуется создать бизнес-план по управлению портфелем, проанализировать рынок и выявить конкурентные преимущества, создать предложение, которое будет интересно для арендаторов и посетителей, планировать бюджет.
Согласитесь, это огромный объем работы, если речь идет фасилити менеджменте нескольких объектов коммерческой недвижимости. Управление арендой апартаментов и офисов требует регулярного решения мелких задач. Их координация отнимает множество времени, которое отнимает много рабочих часов для более сложных и важных задач.
Среди главных проблем, с которыми сталкиваются собственники и управляющие недвижимости:
- Рост затрат на эксплуатацию объектов. Статья расходов на содержание объектов съедает “львиную долю” в общей структуре затрат. И они постоянно растут. Но при этом доходы не увеличиваются: они, наоборот, снижаются из-за постоянных кризисов, которым подвержен рынок недвижимости. А сокращение расходов на эксплуатацию приведёт к снижению привлекательности объектов для платежеспособных арендаторов. Как следствие, необходимо искать пути сокращения затрат на эксплуатацию, оптимизировать штат работников.
- Отсутствие контроля. Нанятые сотрудники, выполняющие работы по обслуживанию коммерческой недвижимости, часто не задерживаются долго на своей позиции. Текучка кадров приводит к небрежному отношению, поломкам оборудования. Сотрудники понимают, что они работают в компании краткосрочной и временно. Имеет место и хищения, и махинации со списанием денег за несуществующие работы – важно контролировать действия персонала.
- Длительность выполнения заявок и небрежность выполнения работ. Как правило, штат администраторов и диспетчеров, принимающих заявки, довольно большой, что накладывает отпечаток на фонд заработной платы. Но командной работе не хватает координации, задачи дублируются. От подачи заявки до ее выполнения проходит большой интервал из-за отсутствия контроля, а некоторые заявки просто теряются. Некачественная работа служб, длительное выполнение заявок приводит к тому, что клиент может просто разорвать контракт. Дальше собственнику или управляющему будет сложно найти арендатора.
- Отсутствие грамотного планирования. На самом деле, для поддержания имущества в привлекательном для арендатора состоянии требуется организация фасилити менеджмента: регулярная уборка, реагирование на поступающие жалобы, проведение текущих ремонтов. Но также необходимо предупреждать возможные поломки, проводить своевременную диагностику. А не “тушить” пожар по факту.
- Простой помещений. Одна из основных фасилити менеджмента проблем: необходимо свести к минимуму простой помещений, оборудования и работников. Это несет прямые убытки, ведь затраты на эксплуатацию объекта не уменьшаются, особенно в части использования энергоресурсов. К тому же, если помещение простаивало довольно долго, оно становится менее ценным в глазах арендаторов, что сказывается и на стоимости аренды. Чтобы избежать такой ситуации, стоит наладить аренду таким образом, чтобы всегда заранее видеть, что объект скоро потребует нового арендатора. Это возможно лишь при полном мониторинге ситуации – что в традиционном способе ведения портфеля недвижимости довольно сложно.
- Отсутствие взаимодействия с коммунальными службами. Постоянно возникают проблемы с простаивающих лифтами, коммунальными службами, которые вовремя не вывозят мусор, электрикой. Такие моменты негативно сказываются на рейтинге объекта.
- Неорганизованная работа. Функции диспетчера могут выполняться неэффективно и хаотично, если нет чёткой координации. Например, если заявки поступают из разных источников, мессенджеров и администратор не успевает их обрабатывать. Или срабатывает человеческий фактор и диспетчеров пропускает некоторые заявки. В этом случае клиентам приходится повторно напоминать о своем обращении. В случае систематических затруднений с выполнением клиентских заявок, страдает репутация собственника и объекта недвижимости.
- Краткосрочная аренда. Бизнес заинтересован в долгосрочной аренде. Так удаётся избежать простоев, минимизировать затраты на проведение косметических ремонтов. Одно из решений — навести справки об арендаторе до подписания контракта. Разобраться в бизнесе арендатора: понять, насколько он стабилен, приносит ли прибыль.
- Наличие нескольких собственников на объекте. У владельцев недвижимости часто разное видение, что усложняет работу управляющей компании и уменьшает привлекательность объекта на рынке. Арендаторы не хотят испытывать трудности из-за конфликтов собственников.
Аренда и кризис: текущая ситуация на рынке недвижимости
Источник фото: https://beehive.kyiv.uahttps://planradar-website.s3.amazonaws.com/production/uploads/2021/01/img-great-office-1.png
Пандемия и ограничения, которые она принесла, затронули практически все сферы жизни. Собственники бизнеса лишились дохода, благодаря которому они покрывали стоимость аренды коммерческих объектов.Пострадало и управление арендой апартаментов.
В 2020 году практически 90% арендаторов просили скидки. Сократилось число сделок, свободных площадей стало больше, пришлось пересматривать условия уже действующих контрактов. Но в тоже время ликвидные объекты всё равно сдавались достаточно быстро и без скидки к предыдущему арендатору.
Какие тенденции наблюдаются сейчас?
- Произошло перераспределение рынка. Компании, обладающие достаточным капиталом, во время кризиса приобрели коммерческую недвижимость по низкой цене. Офисы закрылись, но их место заняли склады и помещения под онлайн торговлю.
- Владельцам бизнеса пришлось диверсифицировать свой бизнес – стало популярным доверительное управление арендой. Чаще нанимают специалистов по управлению недвижимостью, которые помогут сократить затраты, предпринять меры для эффективного управления.
- Выросло число желающих арендовать помещение в спальных районах, которые находятся рядом с потребителем. Открылись те же коворкинги, которые заполнили сотрудники, переведенные на удаленку.
- Один из трендов сейчас — пересмотр сроков аренды. Договора заключают так, чтобы арендатор может выйти из договора без штрафов в определенный срок. Например, если контракт подписан на 10 лет, то срок сокращается до 5-7 лет.
- Оптимизация расходов на эксплуатацию и умное управление недвижимостью с помощью цифры — глобальная тенденция. Управляющим компаниям приходится приложить усилия, чтобы сохранить свои позиции на объектах недвижимости и работать за минимальное вознаграждение.
В целом, СНГ рынок услуг управляющих компаний и компаний фасилити менеджмента активно развивается только последние 2–3 года. При этом в западной практике такая модель уже давно себя зарекомендовала и успешно адаптируется к различным экономическим условиям. В Европе уже более 90% офисных зданий имеет внешних управителей, тогда как, например, в той же Москве — 5- 15%. Эта же тенденция затронула управление арендой квартир.
Эффективный менеджмент недвижимости с помощью цифровых решений
После пандемии собственники и управленцы стали больше обращать внимание на цифровые инструменты. Они использовали их для дистанционного управления и увидели ряд преимуществ. Системы управления недвижимостью упрощают взаимодействие с клиентами. Цифровой сервис помогает оптимизировать затраты на содержание недвижимого объекта, выстроить списки задач по профилактике, ремонту, обслуживанию, уборке объекта. Всё это даёт максимальную привлекательность для арендаторов и повышает стоимость объекта, вследствие чего он приносит более высокую прибыль.
Использование цифровых решений дает конкурентное преимущество на рынке. Предоставление качественного сервиса требует хорошей и эффективной организации, высококвалифицированных специалистов.
В чем преимущества “цифры” и как она помогает решить наболевшие проблемы?
- Общая система учета заявок, которые поступают из разных источников. Заявки может подавать и служба эксплуатации, подрядчики и арендаторы. Все они поступают на одну платформу и тщательно контролируются. Благодаря автоматизации, практически отсутствуют телефонные звонки. Снижается число сотрудников, которое необходимо для диспетчеризации и приёма заявок.
- Автоматизация планово-предупредительных работ. При помощи цифрового календарного планирования и использования графика отслеживается комплекс мер для поддержания исправности объекта, арендные платежи, смены техподдержки и многое другое.
- Коммуникация. Арендатор и арендодатель имеют прямое сообщение. Отметив местоположение на плане помещения и сделав фото, арендатор может подать заявку на ремонт. Она сразу же принимается в работу, а арендодатель на цифровой платформе может отследить ход выполнения работ и выслать отчет арендатору о проделанных работах.
- Бесшовность процессов и полный контроль. Обычно данные отчетов хранятся в Excel или других программах. Приходится дублировать информацию вручную, высчитывать, сколько было выполнено заявок, отработано часов, затрачено материалов. Цифровые системы для управления недвижимостью упрощают процесс. Достаточно один раз внести данные, и они автоматически отобразятся во всей системе и отчет готов мгновенно.
- Анализ данных. Визуальные диаграммы и графики Ганта помогают понять наиболее уязвимые места, как можно сократить время закрытия поступивших заявок, какое оборудование чаще всего выходит из строя, можно ли оптимизировать штат или, наоборот, необходимо нанимать новых специалистов. Кроме того, всегда есть наглядная картина ситуации по всем объектам – система проанализирует, когда подходят сроки окончания аренды, и с какого числа освобождается тот или иной объект – таким образом использование недвижимости будет максимально рациональным и проносить непрерывную прибыль – основываясь на данных, собранных автоматически системой.
Управление коммерческой недвижимостью с PlanRadar
Программные методы и цифровые решения оптимизируют процессы управления,тем самым позволяют повышать прибыльность объектов, прилагая минимум усилий. Ранее были необходимы определенные ресурсы, чтобы вести техническое обслуживание, отслеживать договоры и финансовую сторону, лично проверять состояние объектов и взаимодействовать с арендаторами. Но программное решение в разы сократило трудозатраты и оптимизировало все рабочие процессы, а в ряде случаев заменило рутинные важные процессы на автоматический контроль.
PlanRadar — приложение для управления проектами недвижимости и для фасилити менеджмента. ПланРадар работает как на смартфоне и планшете, так и на ноутбуке. Интуитивно понятен и прост в использовании, а настройка любого проекта займет не более 10 минут. Как ПО может облегчить фасилити менеджмент объекта?
- Управление объектами в одном приложении. Осуществлять управление арендой можно из офиса и же из любой точки мира, используя мобильный телефон или смартфон. Приложение дает возможность отслеживать всю деятельность команды, управлять процессами (работами на объектах, сервисными службами, заявки арендаторов и пр) на единой платформе, где собраны данные по реконструкции, ремонту, эксплуатации всех объектов, а также данные по арендаторам. Благодаря чек-листам и спискам инспекций, быстрее выполняется диагностика объекта на предмет технических неисправностей, в пару кликов создается отчет и направляется техслужбе или собственнику..
- Сбор заявок. Приложение исключает человеческий фактор, консолидируя в единой платформе все поступающие проблемы и заявки. Команда техобслуживания получает актуальные сообщения в режиме реального времени. Каждая заявка-задача имеет своего ответственного исполнителя, сроки и статус выполнения – после выполнения задачи управляющему приходят уведомления с датой и временем выполнения.
- Удобство коммуникации. Приложение сокращает время на обработку задачи и взаимодействие между управляющим, диспетчером, специалистами и клиентами. Арендодатель и арендатор могут оперативно общаться в режиме реального времени. Пригласите в приложение арендаторов. Их число неограниченно и бесплатно. Они получат определённые права доступа. Такой клиентский сервис, безусловно, повышает рейтинг коммерческого объекта.
- Постановка задач. Создайте задачу в пару кликов и назначьте ответственное лицо. К каждой задаче можно прикреплять фото, видео, добавлять голосовые заметки прямо с мобильного телефона. Статус выполнения задачи отображается онлайн. Вы моментально узнаете, когда задача была решена, какие изменения внесены. Задачи можно зафиксировать прямо на чертежах или на 3D-модели, планировать повторяющиеся работы, давать задания исполнителям. Все правки, комментарии подрядчиков или клиентов фиксируются в конкретной задаче/заявке. Координация всех работ на объекте по эксплуатации, внеплановому техобслуживанию, инвентаризации становится намного удобнее. Арендатор сам может создать заявку в приложении и отслеживать процесс ее выполнения.
- Контроль за сотрудниками. Вы получаете точные актуальные отчеты с указанием даты и времени реализации. Вся документация благодаря цифровой записи надёжнее обычных бумажных документов, а протокол журнала хранит каждый шаг и действия работника.
- Наглядность. Все нужные элементы в приложении можно выделять цветом на чертежах для наглядности. Например, можно использовать выделение цветом для отметки свободных и занятых площадей. Информационные панели дают диаграммы, которые отображают состояние задач по объекту – вы моментально имеете информацию без необходимости собирать все в отчете.
- Планирование техобслуживания. Используйте график проекта – функционал диаграммы Ганта рационально поможет в управлении всеми ремонтными работами в срок. Все задачи видны и собраны на единой платформе. Планирование профилактического обслуживания при помощи “цифры” помогает предвосхитить серьезные поломки, неисправности и оперативно реагировать на возникшие проблемы, снижать время простоя и предоставлять своим клиентам наиболее высокий сервис.
- BIM для управления недвижимостью. Платформа работает с BIM-моделями позволяет детализировать проблемный участок, делая его понятнее. Прикрепленные фото и видео к задаче на модели помогают более точно и быстрее решать техсервису проблему. Работа с 3D- моделями и чертежами помогает наглядно видеть задачу, демонстрировать собственнику ситуацию.
- Надежное хранилище доказательств. В случае споров с арендодателем или с подрядчиками работ, данные по спорному вопросу всегда под рукой: фото- и видеодоказательства. На случай возможных претензий собрана вся информация по безопасности труда, прохождение пожарной инспекции. Документы цифровые и не потеряются, как бумажные.
- Анализ данных. Удобные графики и диаграммы позволяют оперативно проанализировать данные по проектам в режиме реального времени. Их можно сегментировать, экспортировать, оперативно принимать решения.
- Документация онлайн. Ежедневная постановка задач и создание отчетов автоматизированы. Документация создается в пару кликов, а списки и формы настраиваются под пользователя. Можно настроить шаблон под любую цель и автоматизировать процесс. Данные по объектам структурированы, их сбор занимает намного меньше времени благодаря настройке чек-листов. Отчеты формируются в несколько кликов и уже доступны собственнику или управляющему. Отчеты, акты принятых работ, а также договора аренды формируются прямо на объекте: нет необходимости заполнять и подписывать их в офисе.
- База данных. Документация доступна в несколько кликов: можно узнать всю информацию о конкретном объекте, о предыдущих арендодателях, сроках, стоимости. Всё зафиксировано и доступно онлайн в считанные секунды. Данные хранятся в облаке и доступны в несколько кликов и найти можно при помощи фильтров и ключевым словам.
- Удаленная работа. Цифровое решение дает возможность контролировать задачи в любое время из любого уголка мира. Отпадает необходимости ехать в офис для подписания документов: можно использовать встроенные шаблоны, заполнить данные, переслать на почту и просто заверить документ цифровой подписью. Дистанционное управление арендой коммерческой недвижимости позволяет управлять объектами, расположенными не только в разных городах, но и странах.
- Бесшовность работы. Приложение помогает вести отчётность по масштабным проектам. Excel остался в прошлом. Он неудобен, когда задействовано много проектов: к таблицам прилагается множество чертежей, договоров, актов и отчетов. В приложении PlanRadar все данные упорядочены и унифицированы. По каждому объекту система собирает и хранит все задачи, документы и чертежи. Платформа позволяет минимизировать ошибки и неточности. Готовые отчёты легко экспортировать и отправить на распечатку.
- Автоматическое напоминание. Приложение автоматически напоминает о сроках оплаты аренды, поступивших счетах, необходимости подписания договоров. Можно настраивать напоминание по разным вопросам, которые будут приходить в систему создать определенные графики, повторяющиеся задачи. Информация по объекту недвижимости всегда актуальна – она обновляется в режиме реального времени.
- Программное решение интегрируется с ERP или любой CRM-системой. Например, с бухгалтерской программой и 1 С, которую можно интегрировать с PlanRadar и работать сразу с двумя продуктами. Приложение интегрируется с Primavera P6, Microsoft Project или ASTA Powerproject. В целом, интегрировать можно любое стороннее ПО. Документы, которые существуют в PDF или Excel формате, можно загрузить в приложение и далее работать с ними без переноса данных вручную. Это значительно экономит время.
Рынок недвижимости консервативен и пока отстает от внедрения инноваций. Это объяснимо тем, что он не показывает быстрых результатов в краткосрочной перспективе, так как жизненный цикл здания довольно длительный. Управление арендой апартаментов, офисов, складов и другой недвижимости должно осуществляться на протяжении всего цикла жизненного цикла объекта. Собственникам крупных объектов коммерческой недвижимости выгодна максимальная цифровизация бизнеса, внедрение автоматизации процессов и облачных хранилищ данных. Это позволяет автоматизировать управление и повысить эффективность, минимизировать временные и денежные затраты.
Попробуйте вывести ваш бизнес по управлению коммерческой недвижимостью с помощью нашего решения на новый уровень – 30 дней вы можете использовать его совершенно бесплатно, чтобы оценить весь функционал и выгоду PlanRadar.
