öGIG: 2 Stunden Zeitersparnis pro Tag bei Hausbegehungen

öGIG: 2 Stunden Zeitersparnis pro Tag bei Hausbegehungen

Wie öGIG den Glasfaserausbau in Österreich zu 100% digitalisierte

Die Österreichische Glasfaser-Infrastrukturgesellschaft öGIG arbeitet seit 2019 an nachhaltigen Infrastrukturprojekten mit 117 Mitarbeitenden. Das Unternehmen versorgt hauptsächlich ländliche Regionen in Österreich mit Glasfasernetzen und stärkt somit die lokale Digitalisierung.

öGIG wird dabei über den gesamten Lebenszyklus der Immobilien aktiv. Die Anlagen werden bereits in der Planungsphase von Gebäuden miteinbezogen, aber auch bei Bestandsimmobilien oder im Zuge von Sanierungen nachgerüstet. Primär werden Wohnhausanlagen mit Glasfaserleitungen ausgestattet, aber auch Gewerbeimmobilien und Logistikzentren zählen mitunter zu den Projekten für zukunftssicheres Breitband.

Als Leiter der Immobilienwirtschaft bei öGIG ist Michael Burger für das Vertriebsteam zur Gebäudeakquisition zuständig. Der Fokus liegt auf der technischen und kommerziellen Herstellbarkeit von Wohn- und Gewerbeimmobilien. Dabei werden vor allem Mehrparteienhäuser durch Hausbegehungen dahingehend bewertet, ob sie mit Glasfaser ausgerüstet werden können. Dies geschieht zur Gänze in PlanRadar.

„Jedes Haus ist in PlanRadar angelegt, skizziert und bewertet – mit den individuell gestaltbaren Formularen und Exporten passt uns das wunderbar in den Arbeitsablauf.“ erzählt Sales Engineer Lukas Bredenfeldt.

In unserer Tätigkeit geht es darum, den Glasfaserausbau in Häusern zu bewerkstelligen. Dafür benötigen wir ein Tool, um unserere Arbeit unkompliziert und mit wenigen Handgriffen zu dokumentieren. Ohne PlanRadar müssten wir uns alles selbst merken oder aufwändig auf Papier dokumentieren – das lässt sich jedoch nicht skalieren.

Christoph Auböck, Sales Engineer

Die Herausforderung: Hausbegehungen mit Papier und Stift sind nicht skalierbar

Bevor PlanRadar eingesetzt wurde, fanden Hausbegehungen mit Papier und Stift sowie Fotos am Smartphone statt. Informationen mussten sich entweder gemerkt werden, oder handschriftlich dokumentiert werden.

Durch die Digitalisierung, die mit dem Umstieg auf die Plattform PlanRadar kam, konnten gleich mehrere Probleme im Arbeitsalltag gelöst werden – vor allem in der Dokumentation und im Reporting. „Wir haben nun die Möglichkeit, genau zu verfolgen, wo wir mit den Häusern auf Projektebene stehen. Wir müssen Daten nicht mehr getrennt und lose ablegen, sondern speichern sämtliche Informationen strukturiert in der Plattform. Eine systematische Erfassung der Daten und das entsprechende Reporting ist uns wichtig.“ erklärt Christoph Auböck.

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100%

des Papieraufwands im Arbeitsalltag eliminiert

25%

Einsparung von Personalkosten

2

Stunden Zeitersparnis pro Tag

Die Lösung: PlanRadar zur Digitalisierung der Dokumentation & Auswertung

Bei der Umstellung auf eine digitale Lösung wurden mehrere Möglichkeiten ausgetestet. Durch die einfache Auswertbarkeit, die für öGIG einen hohen Stellenwert einnimmt, wurde sich rasch für PlanRadar entschieden.

Um die Plattform maßgeschneidert auf die Bedürfnisse der notwendigen Arbeitsprozesse anzupassen, wurden anfangs verschiedene Varianten an Abläufen ausgetestet. Die Lösung funktionierte bei den ersten Begehungen bereits sehr gut, woraufhin auch festgestellt werden konnte, welche Auswertungen und Berichte konkret benötigt werden. Letztendlich wurde sich für einen Prozess entschieden, der die Handhabung mit Tickets und Ticketberichten fokussiert.

Nachdem die Arbeitsschritte klar geregelt wurden, konnte sich das Team rasch auf den neuen Workflow einstellen. „Mit PlanRadar zu arbeiten, die Tickets zu positionieren, auszufüllen und Auswertungen zu erstellen ist intuitiv und benötigt keine große Einarbeitungsphase. Der Arbeitsablauf ist somit unkompliziert.“ schildert Lukas Bredenfeldt. Für Projektbeobachter:innen hingegen sollen in Zukunft Schulungen angeboten werden, um die Auswertungen und Berichte im Detail zu erklären.

Ausbaugemeinden werden im Arbeitsablauf als Projekte angelegt. Die Projekte werden in Form von Tickets positioniert, wobei der Ticketstatus den Grad des Fortschritts der Begehung oder des Objekts anzeigt. Vor Ort werden Fotos von Verkabelungsmöglichkeiten geschossen und relevante Informationen werden in den Fotos genau skizziert. Im ausfüllbaren Formular des Tickets werden daraufhin Kostenschätzungen angestellt. Es folgen Kommentare und weitere Informationen zum Objekt. All diese Daten finden sich auch tabellarisch auswertbar in Excel-Listen wieder, um ganze Gebiete in eine Kostenübersicht stellen zu können.

Im Speziellen hilft uns die Auswertbarkeit. Herauszufinden, wie viele Nutzungseinheiten in einer Gemeinde bestehen, ist mit einem Stapel an PDFs nur schwer möglich. Das hat sich durch PlanRadar für uns ergeben.

Lukas Bredenfeldt, Sales Engineer

Das Ergebnis: öGIG spart Zeit und Geld und arbeitet 100% papierfrei

Die Zielsetzung für den Umstieg auf eine digitale Lösung war es, Papier und Stift im Arbeitsalltag zu eliminieren und Informationen strukturiert dokumentieren zu können. Am Ende eines Tages voller Hausbegehungen sollten die Daten bereits in der Plattform hinterlegt sein, ohne sich zusätzliche Informationen merken zu müssen.

Durch PlanRadar konnte das Ziel der 100% digitalen Dokumentation rasch erreicht werden. Darüber hinaus spart öGIG durch die digitalisierten Arbeitsabläufe Zeit und Geld in signifikanter Höhe.

„Wir haben jetzt ein Protokoll mit Fotos, welches wir einfach nur abspeichern müssen. Früher mit Stift und Papier mussten Fotos erst eingescannt und separate Fotos abgespeichert werden. Wir ersparen uns durch PlanRadar zwei Back-office Ressourcen– bei vier Mitarbeitern! Eine Einsparung von fast 25% der Personalkosten.“ erklärt Michael Burger. Christoph Auböck ergänzt: „Vor Ort sparen wir uns bis zu 2 Stunden pro Tag. Diese Zeit kann somit für weitere Begehungen genutzt werden.“

Nach nur wenigen Monaten wurden bereits 40 Projekte mit PlanRadar umgesetzt und dabei über 1000 Tickets erstellt. Durch die verbesserte Skalierbarkeit erwartet man sich, schon bald 2000 Tickets erstellt zu haben.

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Das Ergebnis: öGIG spart Zeit und Geld und arbeitet 100% papierfrei

Für diese Aufgaben setzt öGIG die Software PlanRadar ein

Fotodokumentation

Durch Fotos von Verkabelungsmöglichkeiten bei Hausbegehungen kann öGIG wichtige Informationen schnell und einfach festhalten und weitergeben.

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Berichte & Echtzeit-Einblicke

Mithilfe von lückenlosen Berichten gelingt es öGIG, die erfassten Daten unkompliziert auszuwerten.

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Dokumentenmanagement

Dokumente und wichtige Dateien werden von öGIG innerhalb der PlanRadar-Plattform strukturiert über das ganze Projekt hinweg organisiert – ganz ohne Papieraufwand.

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