Was ist Baumanagement Software? Welche Vorteile bietet sie, wann macht eine Anschaffung Sinn und welche Dinge sollten Sie dabei beachten? In unserem großen Leitfaden beantworten wir die wichtigsten Fragen und zeigen Ihnen, worauf es am meisten ankommt.
Was ist Baumanagement Software?
Eine Baumanagement Software unterstützt Bauunternehmen, Bauleiter und Bauprojektmanager bei der Planung, Koordination, Durchführung und Kontrolle von Arbeiten im Zuge von Bauvorhaben. Grundsätzlich sollen mit Hilfe von Software-Lösungen Prozesse am Bau effizienter – also zeit- und kostensparender – gemacht werden. Je nach Produkt können dabei verschiedene Aspekte von Bauvorhaben im Fokus stehen: Die Verwaltung und Steuerung von Mitarbeitern, das Mängelmanagement, der effiziente Austausch von Informationen zwischen den Gewerken, etc.
Warum setzen immer mehr Unternehmen auf Software für das Baumanagement?
Die Baubranche zählt bei der Digitalisierung traditionell zu den Nachzüglern. Dennoch greifen immer mehr Unternehmen aller Größen zu Baumanagement Software. Die Gründe dafür sind vielfältig und wir wollen im Folgenden einige davon näher beschreiben:
Steigender Konkurrenzdruck
Im DACH-Raum macht sich ein Bruch zwischen den Bauunternehmen bemerkbar. Auf der einen Seite stehen Baukonzerne und innovative Mittelständler, die seit einigen Jahren stark in digitale Lösungen investieren, um Kosten zu sparen. Auf der anderen Seite stehen noch traditionell denkende Baufirmen, die sich zunehmend unter Zugzwang sehen, um konkurrenzfähig zu bleiben. Dieser Trend wird sich weiter verschärfen. Einige Gründe dafür sind:
- Steigende Energie und Rohstoffpreise, die den gesamten Bau- und Immobilienmarkt unter Druck setzen.
- Anhaltende Probleme mit Lieferketten.
- Die Grundlagen für die Finanzierung von Bauprojekten ändert sich fundamental – so verschwinden gerade jahrzehntelang bewährte Förderungsmodelle.
- Der klassische Häuslebauer wird dank Inflation immer seltener.
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All diese und andere Faktoren tragen dazu bei, dass nur die agilsten und anpassungsfähigsten Bauunternehmen die kommenden Jahre überstehen werden. Durch die Digitalisierung von Prozessen legen Sie den Grundstein dafür, konkurrenzfähig zu bleiben.
Analoges Arbeiten mit Daten nicht mehr zeitgemäß
Das Arbeiten mit Papierplänen, Notizblöcken, Excel und E-Mail, um Daten zu erfassen, zu verarbeiten und zu kommunizieren ist bewährt und wird auch in Zukunft nicht völlig vom Bau verschwinden. Fest steht aber auch, dass das Arbeiten mit analogen Methoden langwierig und anfällig für Fehler ist. Um Zeit und Kosten zu sparen erfolgt darum immer öfter der Griff zu digitalen Mitteln, mit denen Prozesse vereinfacht oder zum Teil sogar voll automatisiert werden können. Das ist insbesondere dann von Vorteil, wenn mehrere Personen auf die gleichen Daten Zugriff haben und mit ihnen arbeiten müssen.
So vereinfacht Baumanagement Software die Dokumentation und Kommunikation rund um Bauvorhaben und sorgt zugleich für transparente und einfach nachvollziehbare Prozesse.
Steigende Komplexität bei Bauprojekten
Erschwert wird die Situation dadurch, dass Bauprojekte immer anspruchsvoller werden. Selbst beim Bau eines Einfamilienhauses fallen durch die Menge an beteiligten Personen, Gewerken, verwendeten Baustoffen, und zu berücksichtigenden Vorgaben eine Vielzahl an Informationen und Daten an. All das lässt sich mit herkömmlichen Methoden immer schwerer bewältigen, so dass Bauleiter & Co. zwangsläufig auf Baumanagement Software ausweichen.
Welche Funktionen bietet eine Baumanagement Software?
Generell machen digitale Helfer viele Prozesse am Bau und im Büro einfacher und schneller. Die Vorteile einer Software für das Baumanagement unterscheiden sich je nach konkretem Produkt. Am Beispiel der Baumanagement Software PlanRadar zeigen wir einige der wichtigsten Vorteile:
- Sachverhalte wie Mängel, Leistungen, Behinderungen, Gefahrenpotenziale und mehr werden direkt vor Ort auf digitalen 2D-Plänen oder in BIM-Modellen verzeichnet. Daten werden in Form von Tickets als Text, Bild, Video und Tonaufnahme auf den Zentimeter genau hinterlegt. So sind alle Fakten auf einer Plattform in einem einheitlichen Format ersichtlich.
- Die Software teilt alle erfassten Daten in Echtzeit mit den relevanten Projektteilnehmern. Benachrichtigungen und Einsicht erhalten nur jene Personen, die über die entsprechenden Rechte verfügen. Das sorgt für volle Transparenz und Nachvollziehbarkeit.
- Alle erstellten Tickets lassen sich mit Erledigungstermin, Priorität und Fortschrittsbalken versehen. Umfassende und voll individualisierbare Statistikfunktionen erlauben einen detaillierten Einblick, so dass Sie über den Stand der Arbeiten immer optimal informiert sind.
- Subunternehmer verwenden PlanRadar gratis. Das erlaubt eine einfache digitale Einbindung aller Gewerke in ein Bauprojekt.
- Alle Informationen werden in der Cloud gespeichert und lassen sich dank Such- und Filterfunktion innerhalb von Sekunden abrufen. So können Arbeiten, Leistungen und die Kommunikationsverläufe der Beteiligten auch im Nachhinein jederzeit nachvollzogen werden.
- Die Baumanagement Software führt die erfassten Daten automatisch in individualisierbaren Berichtsvorlagen zusammen, die auf Knopfdruck als PDF-Datei exportiert werden. So entstehen vollständige Berichte innerhalb von Sekunden.
- Auf Wunsch digitalisieren Sie auch in wenigen Schritten Ihre eigenen Vorlagen wie zum Beispiel Checklisten und teilen Sie auf Knopfdruck mit Ihrem Team.
- Dank Webhooks und API-Schnittstelle lässt sich PlanRadar ohne großen Aufwand in bestehende IT-Systeme integrieren und ermöglicht den einfachen Austausch von Daten zwischen verschiedenen Softwarelösungen.
Welche Punkte Sollte ich vor der Anschaffung einer Baumanagement Software beachten?
Damit Bauunternehmen und Anwender von Baumanagement Software bestmöglich profitieren, sollten Sie die folgenden Punkte beachten.
- Ist-Zustand erfassen und Bedarfsanalyse durchführen
Bevor Sie sich auf die Suche nach der richtigen Software-Lösung machen, sollten Sie in Ihrem Unternehmen den Ist-Zustand erfassen, eine genaue Bedarfsanalyse durchführen und folgende Fragen beantworten.
- Welche Prozesse wollen Sie durch die Digitalisierung effizienter machen und wo können Sie den größten Erfolg mit dem kleinsten Aufwand erzielen?
- Welche bestehenden Abläufe werden durch eine Software verändert? In diesem Zusammenhang wichtig: Welche Prozesse in Ihrem Unternehmen dürfen in keinem Fall in ihrem Ablauf beeinträchtigt werden, wenn es zur Umstellung auf eine digitale Lösung kommt?
- Welche Positionen oder Abteilungen im Unternehmen sollen mit der Baumanagement Software arbeiten?
- Welche digitalen Lösungen kommen in Ihrem Unternehmen bereits zum Einsatz? Funktionieren sie als Insellösungen oder sind sie miteinander verknüpft? Wie passt eine Baumanagement Software in das bestehende Gefüge?
- Welche Ziele verfolgen Sie mit der Einführung einer Baumanagement Software? Soll zum Beispiel die Reaktionszeit minimiert werden, oder wollen Sie den administrativen Aufwand verringern?
- Aufbauend auf den definierten Zielen: Welchen Funktionsumfang soll die neue Software bieten?
- Zukünftige Anwender ins Boot holen
Damit eine digitale Lösung in der Praxis die erwünschten Effizienzgewinne realisiert, muss sie von den Anwendern auch akzeptiert werden. Holen Sie darum immer die relevanten Personen bei der Entscheidung mit ins Boot. So können Sie Bedarfe und Erwartungshaltungen besser eruieren und stellen sicher, dass die Software auch wie geplant zum Einsatz kommt. Folgende Punkte sind dabei ausschlaggebend:
- Testen Sie die Software vor der endgültigen Kaufentscheidung unbedingt und ziehen Sie in die Testphase die zukünftigen Anwender mit ein. Das erhaltene Feedback sollten Sie unbedingt in Ihren Entscheidungsprozess einfließen lassen.
- Welche Personen und Abteilungen sollen intern und extern mit der neuen Lösung arbeiten. Welche anderen Personen und Abteilungen in- und außerhalb Ihres Unternehmens sind indirekt von der Einführung betroffen?
- Wie unterstützen Sie die künftigen Anwender beim Einführungsprozess? Stichworte: Schulungen, Anlaufstellen für Fragen und technische Probleme, etc.
- Voraussetzungen für den Einsatz schaffen
Neue Softwarelösungen müssen in bestehende Systeme integriert werden. Je nach Funktion und Umfang des Produkts kann diese Integration mehr oder weniger umfassend erfolgen. Folgende Fragen sind hierbei relevant:
- Verfügen Sie über eine adäquate IT-Infrastruktur, damit die Einbindung der neuen Lösung reibungslos erfolgen kann?
- Benötigen Sie für die Integration externes Fachwissen, oder kann sie von Ihrer eigenen IT-Abteilung bewerkstelligt werden?
- Wer ist für die Einführung der Software in Ihrem Unternehmen und die Einschulung der Mitarbeiter verantwortlich?
Je nach Größe, Mitarbeiteranzahl und Branche können diese Fragen unterschiedlich beantwortet werden. Darum ist es wichtig, dass Sie Ihre Ziele und den Mehrwert einer Baumanagemenet Software genau analysieren, damit Sie die für Sie beste Lösung auswählen.
