Optimiser les opérations de Property Management

Comment la digitalisation a permis à Constructa Asset Management de gagner en productivité

Le groupe immobilier français Constructa a vu le jour à Marseille en 1964. Au fil de son histoire, l’entreprise des débuts s’est progressivement agrandie et exerce aujourd’hui l’ensemble des métiers de l’immobilier à travers ses différentes entités. Groupe familial et responsable, Constructa est très attaché à son impact sociétal et à la préservation de l’environnement : le groupe valorise ainsi les biens immobiliers pour défendre sa vision d’une ville « où il fait bon habiter, travailler et flâner ».

Constructa Asset Management est la filiale du groupe spécialisée dans la gestion et la valorisation des actifs immobiliers. Capable de suivre la totalité du cycle de vie de chacun des biens immobiliers qui lui sont confiés, l’entreprise offre un accompagnement sur-mesure à ses clients et couvre une palette de prestations exhaustive incluant Asset, Property et Corporate Management. Avec 11 milliards d’euros d’actifs, 390 immeubles gérés, et 2 millions de m² sous gestion, l’entreprise est résolument un acteur de référence du secteur immobilier. C’est pour offrir à ses clients un service haut de gamme que Constructa Asset Management a fait le choix de digitaliser ses activités avec PlanRadar.

Une fois qu’on a créé toutes nos tâches sur le plan, on peut directement émettre un rapport et l’envoyer aux propriétaires : cela représente un gain de temps phénoménal !

Edouard Pineiro, responsable technique chez Constructa Asset Management

Le défi : optimiser les activités de property management

Edouard Pineiro est responsable technique chez Constructa Asset Management. Son équipe et lui exercent diverses activités de property et d’asset management allant de l’exploitation de bâtiments (gestion des contrats, des budgets, des prestataires, des conformités, du reporting), en passant par la gestion de proximité avec les locataires, la gestion environnementale des actifs, les travaux d’exploitation (OPEX) réalisés à un rythme annuel ou biannuel, les travaux d’investissement (CAPEX), les OPR, mais aussi des missions de maîtrise d’œuvre déléguée et d’assistance à la maîtrise d’ouvrage. Une variété de missions et de clients qui rendent certes ce métier très intéressant mais nécessitent également une organisation hors pair pour être en mesure de livrer les meilleures prestations dans les délais.

Parmi l’ensemble de ces activités, Edouard Pineiro explique que de nombreux processus pouvaient être optimisés : « Lors de la visite d’un actif ou d’un chantier, nous prenons des notes, et des photos. Or, après une visite, nous n’avons pas forcément le temps de rédiger immédiatement un rapport car il y a souvent une autre réunion ou une autre urgence à traiter. Cela nous prenait énormément de temps de retraiter les informations a posteriori, car il fallait faire un travail de mémoire et de réorganisation de retour au bureau. » Cette manière de procéder, en plus d’être chronophage, n’était pas satisfaisante car elle conduisait à une perte importante d’informations entre la visite et la rédaction du rapport.

M. Pineiro fait également état d’une autre problématique liée à la variété de leurs clients institutionnels : « Chacun a son process, son modèle de reporting, son tableau de gestion. Cette multiplicité de méthodes faisait perdre du temps à l’équipe.»

Sur la base de ce constat, les membres de l’équipe pressentent que digitaliser les processus de gestion grâce à un logiciel de property management serait la clé pour solutionner ces différents problèmes. L’objectif est alors d’optimiser les process pour gagner en efficacité, en productivité et répondre aux exigences des clients.

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fois moins d’emails

300

projets sur la plateforme

La solution : numériser la gestion des actifs immobiliers

Après avoir passé en revue quelques logiciels, Constructa Asset Management a profité de la possibilité de réaliser un test gratuit de la plateforme PlanRadar. « Nous nous sommes inscrits à la période d’essai gratuite de 30 jours pour tester PlanRadar. Après quelques démonstrations de la part de l’équipe commerciale, nous avons très rapidement été convaincus par la solution. »

Soucieux de vérifier si la plateforme répondait à l’ensemble des besoins de l’équipe, l’équipe s’est livrée à une expérimentation minutieuse en effectuant des visites sur plusieurs types d’actifs et pour différents cas d’usage. Pour tester la gestion courante d’un actif, ils ont par exemple réalisé une visite classique, établi une liste des problèmes observés sur site, en les annotant sur le plan numérique, et en ajoutant des photos. Puis, un rapport a été généré directement depuis la plateforme. Des tests similaires ont été menés pour une visite de suivi de chantier, pour créer un formulaire d’état des lieux, et pour signer un PV de réception.

Ces résultats, ont ensuite été présentés à l’ensemble du département technique : la démonstration détaillait les tâches qui avaient pu être accomplies grâce à l’application et le temps gagné que cela représentait. « L’équipe a tout de suite pu apprécier l’intérêt concret de la solution : par exemple, le fait de pouvoir créer des tâches en dictant ses notes grâce à l’assistant vocal a beaucoup séduit. » Un autre atout majeur relevé par M. Pineiro : « Une fois qu’on a créé toutes nos tâches sur le plan, on peut directement émettre un rapport et l’envoyer aux propriétaires : cela représente un gain de temps phénoménal ! ».

L’adhésion de l’équipe remportée, Constructa Asset Management a signé 20 licences. La mise en place dans l’équipe s’est alors faite naturellement : « Assez rapidement, les membres de l’équipe se sont rendu compte que réaliser leurs missions sur PlanRadar était très avantageux. Même les quelques récalcitrants sont maintenant convaincus et demandeurs, car avec le volume des tâches à effectuer, nous n’avons définitivement plus le temps de remplir nos rapports à la main. Aujourd’hui, c’est hors de question de fonctionner comme cela ! »

Actuellement, l’équipe se sert quotidiennement de la plateforme pour optimiser la gestion des tâches et des travaux. Lors des inspections d’immeubles, M. Pineiro explique « Lorsque je constate un problème, je crée une tâche, prends une photo, et assigne la tâche au mainteneur présent sur site. Il va alors recevoir toutes mes demandes et je vais pouvoir suivre en direct les réparations et les commentaires qu’il va émettre. Je sais si et quand les travaux ont été faits. Cela me fait gagner en sérénité lors de mes échanges avec les propriétaires ou les locataires. J’ai la vision de tout ce qui se passe sur mon actif. »

Grâce aux tableaux de bords générés par PlanRadar, l’équipe optimise sa gestion. Avoir une vision précise des activités et des travaux est un avantage à la fois pour contrôler les missions assurées par les prestataires externes mais aussi pour repérer rapidement les tâches en retard ou qui arrivent à échéance. Cela sert de piqure de rappel à l’ensemble de l’équipe et permet de respecter les délais.

L’édition de rapports à destination des clients est désormais numérisée et automatisée grâce à la plateforme. Le responsable technique explique : « Automatiser nos visites et nos rapports nous permet de nous concentrer sur l’essentiel ». Grâce à la numérisation, Constructa Asset Management dégage du temps pour des activités à forte valeur ajoutée telles que les travaux d’amélioration, les suivis budgétaires, et les suivis environnementaux.

Centraliser les informations relatives au cycle de vie d’un actif sur une plateforme numérique dans le Cloud garantit de ne jamais perdre de données. Cela se révèle très pratique en cas d’absence imprévue d’un collaborateur : grâce aux informations contenues dans la plateforme, les activités peuvent se poursuivre sans heurts, et sans retard.

Aujourd’hui, une trentaine d’utilisateurs en interne sont actifs sur PlanRadar, avec 300 projets sur la plateforme. Persuadés des bénéfices de la solution, l’entreprise envisage même d’augmenter prochainement son nombre de licences.

C’est une solution qui nous a vraiment facilité la tâche et la vie

Edouard Pineiro, responsable technique chez Constructa Asset Management

Le résultat : des processus plus efficaces et rentables et une satisfaction client renforcée

Le premier atout majeur relevé par Constructa Asset Management concerne le gain de temps apporté par la digitalisation des activités, mais les avantages vont bien au-delà. Edouard Pineiro a détaillé l’ensemble des bénéfices apportés par PlanRadar.

Avec les anciennes méthodes employées, rédiger et éditer un rapport pouvait représenter entre 1h30 et 2 heures de travail, grâce à PlanRadar, cela ne prend plus que 30 minutes aux gestionnaires d’actifs de Constructa Asset Management. « Il n’est plus nécessaire de passer au bureau pour rédiger un audit de site. Grâce à l’outil commande vocale, l’édition de rapport est presque immédiate. Et je peux générer le rapport aussitôt la visite terminée. » déclare le responsable technique. Le gain de temps est également visible sur l’attribution des tâches « Auparavant, je prenais des notes sur téléphone, de retour au bureau, je rédigeais un mail, j’ajoutais des photos. Désormais, je peux assigner une tâche en un clic. »

Grâce à la centralisation des informations sur la plateforme, le nombre de réunions superflues a été réduit de moitié et cela représente un gain de productivité non négligeable pour l’équipe : « Le fait de supprimer plus de 50% de nos réunions nous permet de faire énormément d’autres choses et d’avancer partout. Cela a un vrai impact. On est passé d’une moyenne de 3 réunions d’1 heure 30 par semaine, à un seul point PlanRadar hebdomadaire qui ne dure parfois que 30 minutes ». Le nombre d’emails a également drastiquement chuté avec 70% d’emails superflus en moins. « Nous avons divisé par 3 le nombre d’emails grâce à PlanRadar.»

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Le résultat : des processus plus efficaces et rentables et une satisfaction client renforcée

Ce temps gagné sur les tâches opérationnelles a représenté l’opportunité pour l’équipe de se concentrer sur des activités plus profitables et de respecter des échéances réglementaires. « Dans l’ensemble, j’estime que PlanRadar nous a permis de gagner entre 1 et 1 journée et demie de travail par semaine. Grâce à cela, nous avons pu nous concentrer sur les travaux d’investissement à plus forte valeur ajoutée, et sur la gestion environnementale. »

Dégager du temps s’est par exemple révélé salutaire dans le cadre de la mise en œuvre du décret tertiaire qui imposait à Constructa Asset Management de réaliser un travail extrêmement chronophage et fastidieux de déclaration réglementaire. « Ce gain de temps a été essentiel pour respecter les échéances. Grâce à PlanRadar, nous avons pu remplir cette obligation réglementaire non seulement dans les délais, mais avec de l’avance ! » Désormais, les collaborateurs ont également plus de temps à consacrer à des travaux plus rentables tels que les CAPEX. « Auparavant, nous n’étions en mesure de lancer que 50 à 70% des CAPEX que nous avions prévu sur une année. Grâce aux gains de temps réalisés, nous avons déjà augmenté ce ratio, et nous allons, dans les années à venir, pouvoir lancer 100% des CAPEX sur la moitié des actifs que nous avons en gestion. C’est non seulement profitable pour nous mais aussi pour les propriétaires qui peuvent valoriser leurs biens, augmenter leurs loyers et attirer des locataires. En somme, notre gestion est optimisée et donc plus rentable ».

Pour les managers, la plateforme s’est révélée être un parfait outil de pilotage pour gérer les équipes et les ressources temps-homme. La direction garde une trace des événements, et peut s’assurer que tout se déroule bien sur un projet. Grâce aux tableaux de bords, il est plus facile d’anticiper les surcharges et de réaliser si un collaborateur est débordé et a besoin d’aide. Cela permet de voir exactement ce qui ne va pas.

En interne, la collaboration s’est également améliorée grâce à PlanRadar. Les collaborateurs sont davantage connectés les uns aux autres et peuvent tenir leurs collègues informés de leurs actions via la plateforme. « Auparavant, en raison des fréquents déplacements sur site, les interactions étaient moins nombreuses. Les informations étaient donc moins partagées. Aujourd’hui, le travail en équipe a été sensiblement renforcé. On peut davantage travailler ensemble et s’aider les uns les autres. »

Côté clients, Constructa Asset Management note également de nombreux retours positifs et une satisfaction accrue : « Pour les propriétaires, recevoir un compte-rendu, 20 à 30 minutes après la visite sur site, est une véritable plus-value. Ils apprécient d’avoir le même niveau d’information que nous en direct. » Auparavant, les clients pouvaient recevoir ce type d’informations sous la forme d’e-mails contenant des listes de points avec un nombre important de pièces jointes. Aujourd’hui, l’édition de rapports étant facilitée par la plateforme, leur nombre a pu augmenter, tout comme la qualité de cette prestation : « Cela améliore la traçabilité et montre que l’on est carré sur notre gestion, que rien n’est oublié et que nous sommes en maîtrise de nos sujets. Par ailleurs, l’aspect visuel des rapports avec des photos est très apprécié par les clients et valorise la qualité de nos services. » Il en va de même pour le nombre de visites : lorsqu’une opération de travaux est réalisée ou qu’un imprévu se produit, la transmission de l’information est immédiate, il n’y a plus de temps de latence qui pourrait causer des retards ensuite. Ainsi, les actifs sont suivis d’encore plus près qu’auparavant et aucune information ne se volatilise.

Certains propriétaires demandent à avoir accès à la PlanRadar pour y laisser leurs commentaires. « Le fait que les clients puissent accéder à la plateforme rend la communication plus fluide et plus transparente. Elle évite les coups de téléphones superflus, les mails manqués, et permet de passer outre les incompatibilités d’agendas. » Les échanges s’effectuent au fil de l’eau, et les propriétaires sont rassurés de pouvoir suivre la gestion de leur actif de manière précise et régulière.

Les effets bénéfiques de cette communication plus transparente se font également ressentir pour les gestionnaires d’actifs. Grâce à la fonctionnalité chat, les interactions sont facilitées avec toutes les parties prenantes. Via l’application, les gestionnaires sont instantanément informés des travaux effectués par les prestataires et des problèmes éventuels qu’ils rencontrent. Ces échanges réguliers leur permettent de dépasser la barrière d’informations parfois très techniques : « Avec tous les éléments à disposition, il est bien plus facile pour les asset managers d’expliquer et de communiquer aux propriétaires l’ampleur des dégâts ou des travaux à réaliser. Comme le gestionnaire est tout de suite au courant des problèmes qui surviennent grâce au chat, il est en mesure de comprendre immédiatement l’utilité de certains travaux, et cela même sans bagage technique. Cela nous fait gagner énormément de temps : on sait ce qu’il se passe et on en vient directement aux faits. On valide ainsi beaucoup plus facilement les commandes et les travaux ».

En conclusion, digitaliser les process avec PlanRadar s’est révélé extrêmement bénéfique pour Constructa Asset Management : gain de temps, optimisation du pilotage des actifs, augmentation de la productivité, renforcement de la collaboration, et amélioration de la satisfaction client : « C’est une solution qui nous a vraiment facilité la tâche et la vie » résume le responsable technique.

Constructa Asset Management utilise PlanRadar pour les tâches suivantes

Créer des rapports

Les rapports et comptes-rendus sont générés en quelques clics et transmis aux propriétaires directement après la visite.

Gérer les sous-traitants

Depuis l’application, Constructa peut facilement missionner les différents prestataires les tâches de maintenance ou de réparation à accomplir sur le terrain.

Réaliser un audit de site

En collectant les bonnes informations sur le terrain, les équipes de Constructa disposent de tous les éléments nécessaires pour réaliser un audit complet, à partager avec les propriétaires.