Как управлять портфелем недвижимости онлайн, быть в курсе всех событий, происходящих на объектах, контролировать каждый шаг технической команды, автоматизировать проверки и составление отчетов, ставить задачи подчиненным и контролировать ход работ на смартфоне, избавившись от бумажной волокиты?
Мы покажем в этой статье, как цифровые решения, такие как PlanRadar, для управления недвижимостью помогают в три раза сократить время на аудитах и мониторинге и экономить деньги.
Управляющий коммерческой недвижимостью отвечает и за финансовую, и за техническую сторону вопроса. Он должен контролировать финансовые потоки, чтобы проект приносил прибыль, и, в то же время, организовать обслуживание здания. Координация разных служб, взаимодействие с арендаторами, собственниками объекта, проверяющими органами — все это “лежит” на управляющем, который может делегировать полномочия, но все равно должен владеть всей картиной. Задача осложняется тем, что, как правило, в ведении управляющего сразу несколько объектов, за которыми нужно уследить. Среди задач и проблем, с которыми сталкивается управляющий в своей работе:
- Вписаться в бюджет. Содержание любого здание требует вложений, как на эксплуатационные расходы (свет, воду, клининг и прочее), так и на техническое поддержание. Бюджет всегда ограничен и нужно соблюсти баланс, грамотно планировать доходы и расходы.
- Работа с арендаторами. Деньги от аренды — это основная статья доходов для собственника. Средства от арендной платы идут на содержание всего объекта. И задача управляющего наполнять этот бюджет: найти арендаторов на пустующие площади, контролировать поступление платежей от арендной платы, оперативно реагировать на их жалобы, чтобы не потерять клиентов и сохранить репутацию. Исключением может быть крупная корпорация, которая сама выделяет бюджет на обслуживание собственного здания.
- Контроль сотрудников. Посетить каждый участок работ, чтобы проверить выполнение и качество, невозможно. Полномочия по контролю, например, за работой сантехника или электрика делегируются на других сотрудников, но от халатности выполнения работ никто не застрахован. Сейчас все чаще просят сделать фотофиксацию работ (а точно ли установлены датчики или вымыты окна), чтобы удостовериться, что работы были выполнены. Но потом встает вопрос о хранении и структурировании всех данных.
- Пробелы в коммуникации. Нужно связать все звенья, сделав коммуникацию быстрой и бесшовной: прием заявок от арендаторов, распределение задач, выполнение работ технической командой и обратная связь. Управляющий – координатор всех действий. Постоянные созвоны с командой — неудобное и устаревшее решение, ведущее к искажению информации (“испорченный телефон” ) и отнимающее время. Мессенджеры более удобный вариант, но в сотнях сообщений легко потеряться и упустить нюансы из вида. К тому же, одна часть команды может быть не в курсе как двигаются работы у других коллег, хотя они работают над одним объектом. Также приходится отправлять почтой “тяжелые” файлы, например, чертежи, спецификации, которые понадобятся техподдержке.
- Актуальность данных. Плагны помещений, отчеты, акты, спецификации, графики проверок и их результаты — все эти данные нужны не только управляющему, но тем или иным членам команды. Многие компании уже пришли к тому, что удобнее всего хранить информацию в облаке, чтобы она была доступна для всех. Но не все пошли дальше Гуглдиска, а это не очень удобно, когда речь идет о большом массиве информации. Сложно структурировать данные, ведь появляются новые документы.
- Контроль за эксплуатационными расходами. Задача управляющего сделать все возможное для снижения коммунальных платежей, особенно, в свете повышения стоимости энергоресурсов, не допустить перерасход тепла, воды, электричества, контролировать своевременную оплату. Также нужно следить за поддержанием других статей расходов: клининговая компания, замена мебели, косметическое поддержание помещений, чтобы объект имел надлежащий вид.
- Профилактическое обслуживание. Главное не допустить выхода из строя оборудования или износа ресурсов. Для этого нужно регулярно проводить техосмотры, упреждать возникновение поломок, составлять графики технического контроля, следить за их выполнением. Современные технические решения новых зданий становятся все сложнее, чаще используются недешевые интеллектуальные системы. Дорогостоящее оборудование нуждается в надлежащем обслуживании и поддержке со стороны сертифицированного персонала. Своевременная диагностика помогает снизить расходы на тех обслуживание на 18-25%.
- Проведение ремонтных работ. Понадобится реагировать на поступающие заявки от арендаторов или пользователей, организовать оперативную работу ремонтных бригад.
- Оперативная аналитика. Сбор статистических данных и их анализ помогает понять “слабые” места. Выявить, где больше всего расход электроэнергии, воды как оптимально провести профобслуживание и другое. Но получить актуальную аналитику довольно не просто: в традиционной модели пройдет достаточно много времени, прежде чем аналитика ляжет на стол руководителю.
- Фиксация событий на объекте. За все ЧП на объекте отвечает управляющий — любое возгорание или выход из строя оборудования будут не только в компетенции непосредственного ответственного лица, но и менеджера. Поэтому важно подстраховаться и иметь полный пакет документов, из которого будет видно, что инспекция по пожароопасности была проведена, а техобслуживание обеспечили вовремя. В случае судебных разбирательств (а ответственность может доходить до уголовной) нужны доказательства добросовестного выполнения возложенных функций.
- Управление субподрядчиками. Кроме сотрудников в штате (например, электрика, сантехника) придется заключать дополнительные договоры с подрядными организациями на специализированные работы. Например, в высотном здании понадобятся услуги промышленного альпинизма. Необходимо иметь оперативную связь с исполнителями работ, требовать от них заполнения всей документации, хранить информацию по договорам, финансовым обязательствам, акты выполненных работ.
- Заполнение отчетов. Бумажная работа отнимает значительную часть времени менеджера. Проблемой остается оперативное подписание отчетов, актов — не всегда есть возможность физически присутствовать на объекте.
Как все это можно оптимизировать с помощью цифровых приложений?
Справиться с обслуживанием и эксплуатацией объектов помогают FM – системы, такие как PlanRadar. Они специально разработаны для грамотного управления недвижимостью, с ними проще организовать весь процесс технического контроля и эксплуатации объекта, эффективно выстраивать коммуникации.
Удобная система отчетности и обновление данных в режиме реального времени позволяют контролировать задачи, принимать оперативные решения и эффективно распоряжаться ресурсами.
Управление недвижимостью с PlanRadar: как экономить время и деньги
PlanRadar – это специальное программное решение, которое позволяет перенести все бумажные документы и процессы компании в удобный цифровой формат. Это делает управление проектами недвижимости намного проще. Все разновидности документов, такие как акты, отчеты, списки дефектов и протоколы, могут легко создаваться и храниться в цифровом виде с помощью этого приложения.
Оно автоматически заполняет формы отчетов и генерирует их на основе заполненной ранее информации. Частая проблема — поиск приложения, которым смогут пользоваться не только сотрудники, но и арендаторы. Им совершенно не хочется разбираться со сложностями. А многие приложения ограничивают число пользователей, которых вы можете пригласить на свою лицензию. В PlanRadar на одну лицензию можно подключить неограниченное число пользователей, а с простым интерфейсом они без проблем освоятся с платформой. Остановимся детальнее, как это реализовано в приложении:
Ведение нескольких проектов
Управляющий недвижимостью, как правило, ведет несколько объектов одновременно. В PlanRadar менее, чем за 10 минут вы можете создать проект, загрузить чертежи здания. Посмотрите, насколько это просто.
Создать проект объекта в PlanRadar
Все проекты собраны на одной платформе: не нужно переключаться между данными, хранящимися на разных ресурсах.
Открыть чертеж или даже 3D-модель можно прямо со смартфона, во время работы на объекте. Работать с планами одновременно может вся команда, и вы уверены в актуальности этих данных. А также вы наглядно увидите, какие площади заняты арендой, а что пустует.
Вернитесь в информационную панель: по каждому проекту вы увидите статистику: сколько задач создано, какие решены, что находится в работе. Данные могут быть представлены в виде списка или диаграмм.
Добавьте арендаторов, сотрудников, подрядчиков
На одну лицензию совершенно бесплатно вы можете пригласить неограниченное число подрядчиков и от 10 до 100 чертежей объекта на одного пользователя (зависит от пакета). То есть, в приложение вы можете подключить арендаторов, техническую службу, клининг, администратора для обработки входящих заявок, любых подрядчиков. Это особенно актуально, если у вас несколько проектов.
Пригласить пользователя можно в пару кликов: найдите значок “Управление пользователями”, выберете “Пользователи”:
Далее нажмите “Пригласить пользователя” или “Создать пользователя”.
Заполните данные о пользователе: они вам пригодятся. Когда нужно будет позвонить арендатору, вы легко найдете его телефон в системе за считанные секунды.
Вы можете определить приглашенного пользователя к одной их трех групп: “субподрядчики”, “внутренние пользователи”, “наблюдатели”.
Субподрядчики имеют меньше прав на платформе: они могут комментировать, присылать фото, видео, но не могут самостоятельно создавать задачи. В этот раздел можно определить, например, арендаторов. Также сюда можно определить подрядные организации. Ко “внутренним пользователям” следует отнести сотрудников, которые смогут самостоятельно назначать задачи для других пользователей, например, техслужбу, менеджеров. Третья категория, “наблюдатели”, подойдет для подключения инвесторов, собственника объекта, который хочет оставаться в курсе происходящего.
Электронная почта и пароль, который вы назначите — это единственные данные, которые понадобятся пользователю, чтобы войти в систему. Как только вы нажмете кнопку сохранить, пользователь получит уведомление на почту и сможет зайти в систему.
Организуйте пользователей в группы
Когда вы подключили пользователей, организуйте их в группы. К примеру, создайте группу “Арендаторы”, “Технический персонал”, “Подрядчики”. Так вы сможете быстрее находить информацию по конкретному пользователю в системе и давать ему доступ к определенным функциям. Выберете в панели меню “Управление пользователями”, “Группы”, а затем “Создать группу”.
Выберете из выпадающего списка пользователя и назначьте его в конкретную группу. Каждой группе можно назначить свою роль — определить функции на платформе.
Последний этап — распределение пользователей и групп по конкретным проектам. Для этого вернитесь в пункт меню “Проекты”, выберете пункт “Добавить пользователей” и добавьте пользователя в конкретный проект и группу.
Еще одна удобная функция — статистика по пользователям. Зайдите в пункт меню “Управление пользователями”, выберете “Показатели пользователя”. Здесь хранится вся информация о конкретном человеке: например, число созданных отчетов техническим работником или количество заявок от арендатора.
Загрузите документацию в облако
PlanRadar — единая база всей документации, вы можете работать в облаке одновременно всей командой в режиме реального времени. Загрузите в приложение все документы, которые понадобятся для работы: договора с арендаторами, подрядчиками, оформление договорных отношений с сотрудниками, документацию по объекту, оборудованию, финансовую документацию, гарантии, инструкции по установке, опись имущества и прочее.
Это облегчит поиск данных и поможет их структурировать. Зайдите в “Документы”. Вы можете загрузить документы с компьютера, Гуглдиска и других источников или просто перетянуть их “на поле” мышкой. Разбейте документы по папкам для удобства.
Поиск доступен по фильтрам и ключевым словам. Так вы в считанные секунды найдете нужную информацию и не сэкономите время. Доступ к разделу имеют только авторизованные сотрудники, которым вы дали права. Изменить что-либо в документации, не оставив “цифрового” следа невозможно.
Единая база заявок
Добавив арендаторов в систему вы можете наделить их возможностью отправлять свои пожелания и жалобы. Так вы автоматизируете прием заявок: все они поступают в единую систему, без звонков, на которые нужно отвлекаться. А к каждой проблеме арендатор сможет прикрепить фото. Вся переписка с арендатором прозрачна и видна: вы видите, что он пишет, как к нему обращаются ответственные за решение проблемы сотрудники. Это дает дополнительный плюс: все сообщения зафиксированы с указанием времени, изменить их невозможно
Такой подход экономит время и решает вопрос с диспетчеризацией: менеджер сам может распределять заявки по ответственным лицам или поручить их обработку администратору. Арендатор может следить за ходом выполнения работ, дополнительно оставляя свои комментарии, если появляются новые обстоятельства. С ПланРадар экономите время на обратной связи с арендатором: он не отвлекает вопросами, как там по срокам, потому что видит в системе действия по своей заявке.
Автоматизация приема заявок позволяет экономить время на их прием и обработку. К тому же, снижается вероятность ошибок при переносе данных. Можно сократить штат диспетчеров.
Как создать задачу в PlanRadar
Когда арендатор озвучил проблему, менеджер исходя из обращения определяет сотрудника, ответственного за выполнение. Например, сантехника. Задача создается в пару кликов в меню “Задачи”, “Создать новую”. К ней можно прикрепить медиафайлы, такие как фото или видео, сделать детальное описание, указать проблемный участок на чертеже, установить временные рамки выполнения задачи.
Когда наш сантехник прибыл на место, он делает фото или видеофиксацию проблемы, детально ее описывает и уточняет участок на чертеже. Прикрепляя фото для наглядности, прямо в приложении можно выделить конкретный участок цветом, оставить свою аннотацию. Это удобно: не нужно использовать стороннее приложение для обработки фото, а затем загружать снимок на платформу. Все функции уже собраны в PlanRadar.
У техперсонала не всегда на месте есть время делать подробные текстовые описания: это долго. Но можно просто надиктовать информацию в ПланРадар, оставить голосовую заметку — это удобно делать в мобильной версии прямо на ходу. Можно записать текстовое сообщение и отредактировать его на свое усмотрение.
Как создать подзадачу
Также вместо создания отдельной задачи можно создать подзадачу. Например, вы создали задачу “Обращения арендатора1”, где арендатор может оставлять свои жалобы. Как только поступила жалоба, вы увидели уведомление в системе. Достаточно нажать кнопку “Создать подзадачу”, и у вас появится новая задача для заполнения данных.
Она будет подвязана к главной задаче (“Обращения арендатора 1”) и так вы сможете просматривать всю цепочку возникающих проблем по конкретному арендатору или участку. Вы будете понимать общую картину. Например, можете сразу добавить свою аннотацию для техслужбы: в прошлом месяце была замена труб, проверь соединения.
Создание поздазач в главной задаче также удобно, когда речь идет о разных работах на одном участке: например, нужно проверить систему отопления и вентсистему, провести мойку окон в одном помещении. И главное, вы видите всю историю по данному участку, понимаете его проблемы. Постепенно ПланРадар станет базой, в которой хранится вся история обращений и поломок. Вы сможете сделать выборку по конкретному арендатору или помещению, чтобы понять “слабые” участки.
С ПланРадар сотрудник еще до выезда на место будет приблизительно понимать проблему: он сможет оценить ее по фото, чертежам, предыдущей истории, сориентироваться, какая поломка характерна для конкретного участка. То есть, техслужба не работает вслепую. Это позволяет лучше подготовиться и сразу взять необходимые документы или детали. Вся документация по объекту у ответственных работников под рукой: на месте они могут загрузить планы, чертежи, спецификации, увидеть какие проверки или работы проводились на этом участке и какие “слабые” места зафиксированы. Так управляющий может ускорить выполнение заявок, оптимизировать обслуживание и повысить удовлетворенность клиентов. И к тому же, контролировать переписку сотрудника с клиентом.
Мониторьте выполнение работ
Контролируйте ход выполнения работ и скоординируйте подчиненных прямо со своего смартфона: в системе виден список задач, стоящих перед сотрудником, можно планировать время их выполнения, добившись рационального использования ресурсов. Вы увидите, когда ответственный сотрудник открыл задачу и взял ее в работу. Вы сможете понять, как быстро он реагирует на обращения. Как только сотрудник выедет на место и изменит статус задачи, это отобразится в системе, и вы получите Push-уведомление. С цифровым решением менеджеру удобно контролировать время выполнения работ, скорость реакции сотрудников: все фиксируется в системе с указанием времени.
Все задачи, в зависимости от их текущего статуса выполнения, в PlanRadar обозначены разными цветами. Как только сотрудник изменил статус задачи на “Решена”, она меняет свой цвет в системе на зеленый.
Изменение статусов приходит в системе автоматически в виде уведомлений. Вы также увидите, если сроки выполнения заявки задерживаются.
Информация обновляется в режиме реального времени. Сотрудник устраняет поломку, делает фото до и после: так вы можете сразу контролировать качество выполнения работ. Если есть сомнения касательно квалификации сотрудника, вы можете к задаче подключить более опытного специалиста, который по видео сможет определить, действительно ли решена задача.
Таким образом, вы можете оперативно вернуть сотрудника на проблемный участок и проинструктировать его, что сделано неверно. Дополнительный нюанс — на фото или видео будет видно, какие детали были установлены, их марка, модификация. Вы можете сверить данные с отчетностью, чтобы убедиться, что сотрудник не поставил дешевое оборудование вместо дорогостоящего.
Получение обновлений по каждой задаче осуществляется через push-уведомления, что гарантирует, что вы никогда не пропустите важную информацию.
В меню “Задачи” вы видите общий ход работ по всему проекту, можете охватить картину в целом, чтобы планировать дальнейшие работы.
Вернитесь в информационную модель: тут в графическом виде представлены все задачи по вашему проекту. Вы в процентном отношении видите, как продвигаются дела на объекте.
Коммуникация онлайн и работа в облаке
PlanRadar – это современная облачная платформа, вся работа ведется онлайн, в режиме реального времени. Это означает, что вся команда всегда оперирует актуальной информацией, документы доступны для всех, кто имеет доступ, а любые изменения, комментарии доступны сразу же для всех участников моментально.
Платформа соединяет руководителя, арендаторов, техническую поддержку и другой персонал, обеспечивая эффективное взаимодействие. Благодаря встроенному чату в задачах, коммуникация становится мгновенной.
Вы всегда четко понимаете, о какой конкретной проблеме идет речь, и не тратите время на лишние пояснения. Теперь нет необходимости постоянно созваниваться, пытаясь “на пальцах” объяснить то, что можно четко увидеть на фотографиях.
Создайте шаблоны
ПланРадар экономит время на бумажной волоките: ее становится меньше, потому что достаточно один раз потратить время на создание шаблонов, форм, и списков. А дальше сотрудники смогут просто вносить в них данные в цифровом виде прямо в смартфоне и на базе этой информации формировать отчеты. Для создания различных шаблонов есть два основных раздела:
“Формы и списки”. Тут создаются шаблоны чек-листов, инспекций, актов и т п. Зайдите в раздел, выберете “Формы”, нажмите в правой части на нужные вам поля и они моментально войдут в ваш шаблон.
Чтобы просмотреть вид будущего документа, нажмите “Предпросмотр” в верхней части экрана.
Когда ваши Формы (заготовки к будущим документам) готовы, нужно вернуться в пункт меню “Проекты”, найти вверху пункт меню “Формы и списки” и добавить созданные формы в конкретный проект. Это всего пару кликов.
“Шаблоны”. В этом пункте меню удобно создать шаблоны отчетности. Зайдите в подпункт “Отчеты по задаче”, выберете “Создать шаблон”. Далее можно создать шаблон используя ”Базовый шаблон” или “Компоновщик шаблонов”.
У вас есть возможность выбирать поля будущего шаблона из заготовок.
В “Компоновщике шаблонов” вы можете загрузить уже существующий документ в PDF формате и далее настроить его под себя. Можно добавить логотип, привести документацию к одному стандарту: это позволит избежать хаоса в документах.
Календарное техобслуживание
Благодаря использованию цифровых форм, специалисты могут значительно ускорить процесс технического обслуживания зданий и проверок. У нас уже в системе есть готовые шаблоны для различных типов документов. Их остается только заполнить на месте прямо со смартфона. Для этого перейдите в раздел “Задачи” и выберите созданную ранее форму (например, чек-лист пожарной безопасности). Задача автоматически отобразит список оборудования, которое нужно проверить. Сотруднику на месте остается только поставь “галочки” в чек-листе и добавить комментарии, если он обнаружит нарушения.
Так можно в считанные минут проводить инспекции по пожарной безопасности, охране труда, фиксировать проблемы на объекте. У вас уже готов предустановленный шаблон под любой документ, остается только его заполнить. Акты, отчеты, можно сформировать прямо на объекте и не переносить бумажную работу в офис. Кстати, даже если на объекте вдруг не станет Интернета, вы можете работать с приложением офф-лайн: все данные синхронизируются, как только заработает сеть.
Читайте также: Как с PlanRadar проводить пожарные инспекции
Настройка повторяющихся задач
С ПланРадар удобно планировать техобслуживание, инспекции. Задачу достаточно создать всего один раз. Например, ежемесячная проверка пожарного или вентиляционного оборудования. Откройте задачу, которая должна повторяться по графику, и нажмите “Повтор”. Система предложит варианты, как часто должна повторяться задача. Выберете свою опцию и сохраните. Теперь вы уверены, что ни вы, ни исполнитель не упустите из вида очередную инспекцию. Система напомнит, когда подойдет ее срок, прислав уведомление. Это позволяет осуществлять календарное планирование на длительный срок.
Составляйте отчет в пару кликов со смартфона
Отчеты формируются автоматически: сотруднику не придется заново вносить данные. Это значительно экономит время и избавляет от бумажной рутины. Зайдите в Задачу, выберете, в каком виде должен быть представлен отчет (найдите шаблон в выпадающем списке, мы его создали ранее). Нажмите кнопку “Создать отчет”. Собственно, все: шаблон загружен на ваш смартфон или компьютер в PDF формате. Он содержит все данные, которые ранее были внесены в задачу: описание проблемы, фото, локацию, ход выполнения заявки с указанием времени. Отчетом можно моментально поделиться со всеми заинтересованными сторонами. Создание отчетов теперь занимает всего несколько секунд.
Таким образом, нет необходимости повторно вводить данные, исключается возможность совершения ошибок как при ручном вводе. Такой метод значительно сокращает время, затрачиваемое на проведение проверок и подготовку отчетности. В среднем, каждый день уходит около 30 минут на оформление актов.
Исходя из опыта наших клиентов, автоматизация позволяет сэкономить до 7 часов в неделю, которые ранее тратились на подготовку отчетности. Это означает, что рутинные задачи занимают меньше времени, ускоряются все процессы и сокращаются затраты. Кроме того, освобождается дополнительный человеческий ресурс, который можно направить на более сложные задачи. А когда речь идет об управлении несколькими крупными объектами, на которых задействованы десятки технических специалистов, годовые расходы на неоптимальное использование рабочих часов становятся существенными.
Цифровая подпись в PlanRadar
Отчеты и любую документацию можно заверить цифровой подписью онлайн. Это большой плюс для менеджеров проектов, которые не всегда находятся в офисе. Заверьте документацию цифровой подписью в ПланРадар и отправьте ее дальше в работу, не теряя времени на ожидание. Все это можно сделать прямо с мобильного и избежать пауз между работами и простоев.
Для этого есть две опции. Вы можете заверять бумаги подписью в разделе “Документы” . Просто откройте любой документ в разделе, и вы увидите функцию подписи
Также есть подзраздел, в который попадает вся документация, требующая одобрения. Достаточно нажать одну кнопку, чтобы одобрить документ.
Подписать документы можно прямо на ходу со смартфона. Также сотрудник может прислать любой документ на почту. Его в один клик можно загрузить в “Документы”, а далее заверить подписью или оставить свои аннотации.
Работайте с чертежами и BIM-моделью
С ПланРадар все задачи привязаны к конкретной метке на чертеже или информационной модели. Вы можете выбрать два варианта представления задач в системе: в виде списка или сразу с пометкой на чертежах. Чтобы развернуть графическое представление, в пункте меню “Задачи” выберете вид “План”.
Вы сразу увидите, на каких участках ведутся работы.
Использование информационных моделей оптимизирует и упрощает управление объектами недвижимости и процессы фасилити менеджмента. Они предоставляют более точные и детальные данные, чем 2D-чертежи, охватывая все данные по объекту, начиная с ранних стадий и до момента эксплуатации. BIM-модель содержит информацию о многих элементах здания в разрезе времени монтажа, установки, материалов, поставщиков и цены и прочего, что в целом облегчает техническое обслуживание зданий и профилактические работы.
Синергия BIM с CAFM существенно улучшает эффективность работы. С PlanRadar у вас есть возможность просматривать BIM-модель проекта непосредственно с вашего смартфона прямо на месте.
Сбор доказательств
С ПланРадар у вас под рукой вся база документов и переписка между арендатором, исполнителем и всеми службами. В системе зафиксировано, кто, что и когда делал.
Каждая созданная задача или заявка имеет свой протокол, в котором подробно описываются все этапы и действия: начиная от описания проблемы или жалоб арендаторов, до сроков выполнения, фотофиксации на начальном этапе и после выполнения работ, заполнения документации.
В пару кликов вы можете поднять информацию, когда проводилась пожарная проверка на конкретном участке, что она выявила, кто ее проводил, увидеть прикрепленные снимки. Все это ценные данные в случае возникновения конфликтных ситуаций или ЧП на объекте. Протокол задачи нельзя изменить или удалить в цифровой системе — никто не сможет “вырвать листик”, “замазать корректором” или состряпать документ задним числом.
Статистика и аналитика в ПланРадар
Анализ данных в виде графиков и диаграмм Ганта помогает наглядно выявить “слабые места”, идентифицировать проблемы и спланировать мероприятия для их устранения или профилактики. Вы видите среднее время выполнения заявки, когда подходят сроки окончания аренды, и с какого числа освобождается тот или иной объект и можете планировать прибыль. Главное, что это актуальные данные, обновляющиеся в системе мгновенно, как только они внесены.
Не нужно ожидать вечерних отчетов для получения статистики. Это сокращает время обработки входящих заявок, позволяет понимать, какое оборудование чаще всего выходит из строя, на каких участках требуется замена. Вы можете грамотно спланировать работы исходя из занятости конкретных специалистов, оптимизировать штат.
Используйте график профилактических и ремонтных работ для эффективного управления объектом. Это поможет предотвратить поломки оборудования, избегая значительных затрат, и обеспечит высокий уровень сервиса для клиентов. Вы можете организовать диаграмму на различные этапы и подэтапы, имея до пяти уровней глубины. Для этого перейдите в раздел “Задачи”, измените вид на “Графики”. Назначьте временные рамки для каждого этапа и вносите изменения в любое время. Графики можно экспортировать в формат Excel, если вам нужно продолжить работу с таблицами. Приложение интегрируется с Primavera P6, Microsoft Project или ASTA Powerproject.
Удаленная работа
Цифровое решение предоставляет возможность контролировать задачи в любое время из любой точки мира. Это особенно актуально для управляющего недвижимостью, у который ведет сразу несколько проектов и не сидит на одном месте. Ставьте задачи, давайте распоряжения, контролируйте ход работ, заверяйте подписью документацию онлайн, из любого уголка мира. Управление арендой коммерческой недвижимости онлайн позволяет управлять объектами не только в разных городах, но и в разных странах.
И главное, PlanRadar имеет простой и интуитивно понятный интерфейс, который позволяет быстро освоиться с программой и подключить неограниченное число пользователей. Это позволяет бизнесу масштабироваться. Любой проект можно настроить за 10 минут и начать работу.
Вам не потребуется обучать свой персонал сложным функциям, устанавливать “тяжелое” программное обеспечение на ноутбуки. Особенно сложно приходится с арендаторами, которые просто не примут сложное в работе приложение и по-прежнему будут звонить и писать в мессенджеры.С PlanRadar легко работать просто со смартфона (как на устройствах iOS, так и на Android), поэтому он легко приживется в любом бизнесе. А благодаря открытому коду, приложение совместимо с множеством других программ, включая 1С бухгалтерию: вы можете работать в обеих программах без ручного переноса данных. И приложение можно использовать на всем жизненном цикле объекта, начиная с его строительства и включая эксплуатацию, полностью контролируя все процессы!
Управляйте недвижимостью со смартфона с PlanRadar, оптимизируйте процессы и сэкономьте время. Попробуйте цифровое решение для вашего бизнеса: тестовая версия бесплатна в течение 30 дней! Оцените удобный функционал и выгоду, которую предлагает PlanRadar — просто зарегистрируйтесь онлайн и пользуйтесь всеми преимуществами цифрового решения!
