Общий журнал работ в строительстве: откажитесь от бумаги!

Строительство – одна из наиболее консервативных отраслей экономики, оптимизация процессов возведения объектов обычно сводится к применению новых технологий производства. Согласно с исследованиями Construction Industry Institute, более 90% инноваций в отрасли касается технологии проектирования. Но как можно усовершенствовать работу на самой строительной площадке, сделав ее более эффективной благодаря “цифре”? Повысить качество, эффективность и безопасность работ, снизить трудозатраты?

Документы на стройке: журнал строительных работ и других работ

В строительстве важно не только качественно построить объект, но и правильно оформить всю документацию. Именно рутинные бумажные процессы съедают время сотрудников. Недостаточное качество проектной и исполнительной документации негативно сказывается на всем процессе в целом, потому что приводит к ошибкам строительства и сбоям поставок. Каждая деталь должна быть отражена в документации. Ведь речь о фиксации проведения работ на объекте, их качества, безопасности, финансовых затрат. Минимальный набор журналов, которые нужно заполнять на площадке:

• Журнал входного контроля;
• Журнал авторского надзора;
• Общий производственный журнал учета строительных работ;
• Специальные журналы ( журнал бетонных работ, земляных работ, забивки свай сварочных работ, журнал работ по монтажу строительных конструкций  и другие).
•  Журналы по технике безопасности 

Для чего нужны журналы? Каждый этап на стройке документируется. Например, во время приемки работы или завершения промежуточного этапа представитель технического надзора должен проверить, соответствует ли выполняемая работа проектной документации, выявить дефекты и нарушения, которые были отмечены в журналах работы и авторского надзора. 

Общий журнал строительных работ: разделы и правила

Источник фото: https://superarch.ru/img2/obshhij-zhurnal-rabot-v-stroitelstve/obshhij-zhurnal-rabot-v-stroitelstve5.jpg

Общий журнал работ в строительстве относится к исполнительной документации и строго регламентированной форме, утвержденной госорганами. Его ведут непосредственно на объекте. Заполняют ежедневно, отражая весь спектр строительно-монтажных работ и прочих работ. Этот журнал содержит все данные о строительных процессах и всю информацию о строительно-монтажных работах, от начала от заложения фундамента до ввода в эксплуатацию. Фиксируется технологическая последовательность всего строительного процесса, указаны сроки, качество, условия проведения работ, их последовательность, строительный контроль.

Журнал строительных работ связан со значительным числом актов, контрольных листов,отчетов и других документов, созданных в процессе строительства объекта. Они упоминаются в нескольких разделах журнала. К тому же существуют проверки органами надзора, которые создают дополнительные работы и задачи. Их также необходимо документировать и учитывать.

 Журнал учета строительных работ выдает генеральный подрядчик или же застройщик, менеджеры, которые ответственны за производство работ на объекте или участке. Ведение журнала – ответственная задача, которая занимает довольно много времени. Его заполняет ответственный за производство работ. В журнал вносится такая информация:

• Раздел 1. Указывается наименование застройщика, подрядчика и общие сведения о стройке: наименование объекта, его расположение, уведомление о начале строительно-монтажных работ, ФИО ответственного за строительство объекта и ведение журнала, главного инженера проекта, заказчика, представителя технического надзора. Кроме того, раздел содержит данные о начале работ по договору и их фактической дате начала, об их окончании по договору и реальной даты окончания. Указано количество страниц, дата выдачи журнала, стоит печать организации. Отдельно прописаны основные показатели объекта строительства (мощность, производительность, полезная площадь, вместимость) и сметная стоимость, название органа, утвердившего проектную документацию.
•  Раздел 2. Общий журнал строительных работ содержит список инженерно-технического персонала, занятого на строительстве объекта. В частности, в этом разделе такие графы: должность, фамилия, инициалы, участок работ, дата начала работ на строительстве объекта, отметка о получении разрешения на право производства работ, о прохождении аттестации, дата окончания работ на строительстве объекта.

• Раздел 3.  Перечисление актов промежуточной приемки, освидетельствования скрытых работ. Этот раздел заполняется в хронологическом порядке ответственным за производство работ. В нем указывается наименование актов, когда и кем были подписаны.
• Раздел 4. Заполняется в течение всей стройки, записи вносятся каждый день ответственным менеджером или главным на участке. В нем указывается информация о начале и окончании строительных работ, ежедневный отчет о ходе их выполнения. Форма его заполнения – дата проведения работ и смена, краткое описание выполненных работ с указанием место, применяемые материалы, методы производства. Детализируются погодные условия, сведения о простоях строительных машин. Также есть графы о количестве и единицах измерения. Этот раздел заверяют ответственный менеджер и сотрудник, оценивающий качество работ на стройке.

Этот раздел самый информативный и один из важных.  Его заполнение  – рутинные действия, которые невозможно обойти, однако можно существенно облегчить задачу, имея готовую форму в цифровом виде и доступную на смартфоне или планшете. Попробуйте готовый образец отчета для ведения журнала строительных работ – заполнив форму ниже, вы бесплатно получите загружаемую форму, которую можно заполнять и редактировать под ваши цели:

Используйте рационально ваше время, избавляйтесь от бумажных отчетов!  Попробуйте PlanRadar с его широким функционалом для ведения строительной документации-  вы можете использовать готовые стоительные шаблоны и создавать свои с помощью нехитрых перетаскиваний и добавлений нужных опций. Сделайте свой общий журнал работ 2023 в цифре!

• Раздел 5 содержит перечень специальных журналов работв строительстве, которые ведутся субподрядчиками, выполняющими специальные работы на строительстве (журнал учета газоопасных работ, журнал учета работ  по нарядам и распоряжениям, журнал учета работ по дезинфекци и т.д). Указывается наименование специального журнала работ, дата его выдачи, кем он был выдан, ФИО ответственного лица.
• Раздел 6 заполняется ответственными за производство и за безопасность строительных работ. Содержит замечания, касающиеся проведенных работ и их безопасности. В журнале отображаются замечания эксперта, контролирующего производство и безопасность работ, или ссылка на предписание об устранении замечаний. 
•  Раздел 7. Содержит данные о проведении органами надзора проверок: соответствие требованию нормативных документов и утвержденной проектной документации, проектным решениям и сертификатам. Указывается название контролирующего (надзорного) органа, перечень предписаний, ФИО руководителя проверки, время проведения и состав комиссии. Заверяется подписью руководителя.

Основная проблема общих журналов в строительстве

Согласитесь, что ежедневное ведение журнала, где нужно отобразить ход работ и осветить множество других аспектов, отнимает много времени у ответственного сотрудника. Отсутствие возможности ведения общего журнала в цифровом виде затягивает срок его оформления минимум на 15%. А это тормозит проведение всех работ по строительству, реконструкции капремонту. В СНГ уже наблюдается постепенный переход документооборота на “цифру”.

Например, c декабря 2022 в России уже можно ввести общий журнал работ в электронном формате. Была утверждена новая форма общего журнала. По желанию заказчика он может по-прежнему может вестись в бумажном виде, но также разрешен и в электронной форме без дублирования на бумажной носитель.

Так, МинСтрой России, в частности, считает, что “отсутствие возможности ведения общего журнала работ в электронном виде затягивается срок его оформления минимум на 15%, что также тормозит проведение последующих работ по строительству, реконструкции, капитальному ремонту”

Органом государственного строительного надзора создается регистрационная запись с указанием уникального номера цифрового журнала. 

К сожалению, пока что в Казахстане журнал должен вестись в рукописном виде. Каждый объект строительства должен иметь свой журнал, который должен быть пронумерован, прошнурован и скреплен печатью организации, выдавшей журнал. Поэтому в РК сейчас нет возможности полностью перейти на электронный документооборот: до сих пор в приоритете бумажные версии. Но учитывая, что Казахстан ориентирован на цифровизацию отрасли, не исключено, что в недалеком будущем будет возможность сделать полноценный цифровой журнал строительных работ, который станет самостоятельным. Поэтому проблема временная и ожидается, что законодательная база будет вскоре актуализирована под современные условия. 

Вместе с тем,  ведение журнала в электронном виде намного упрощает ведение внутренней документации. Все данные можно вначале в электронном виде, используя облачное решение. А это предотвращает ошибки, исключает не учтенные данные в документации, ускоряет обмен информацией между командой и в целом экономит время.

Использование документации в цифре внутри компании делает работу более эффективной. Вы можете вести журналы в удобном цифровом формате, например, используя облачное решение PlanRadar, и точно знать, что данные, зафикисрованные в приложении, не потеряются и будут актуальными.  Как это поможет уже сейчас оптимизировать работу? 

Традиционное заполнение на бумаге VS цифровой формы общего журнала 

1. Сокращение ошибок. Общий журнал работ заполняется ежедневно и “в поле”. Во время строительства необходимо описать множество процессов. Сделать это сразу в чистовом варианте невозможно, поэтому рекомендуют вести черновой вариант, а затем уже переписывать данные в “чистовик”.
   Если в журнал закрадется ошибка, то ее нужно правильно исправить: указать дату, основание исправления и ФИО человека, который внес правку. Исправлять ошибки в журнале может только сотрудник, который заполнял  журнал. Правки не должны препятствовать чтению первоначальной записи. А все исправления должен заверять руководитель. То есть, нельзя допускать значительного числа правок: иначе документ будет нечитабельный.
   А это означает, что сотрудник должен сперва записывать данные на черновике, а затем в офисе красиво заполнять журнал, опять переписывая все от руки. Намного удобнее и быстрее работать с электронной версией журнала: внести все данные в шаблон прямо на своем смартфоне, а затем просто переписать их в бумажный журнал.
2. Надежность хранения данных. Общий журнал работ является важным документом: его потеря приводит к серьёзным последствиям. Должен быть дубликан информации, чтобы была возможность восстановить информацию в случае ЧП. Желательно время от время от времени сканировать или фотографировать страницы журнала, чтобы в случае потери можно бы восстановить информацию.
   Этот вопрос отпадает сам собой при ведении электронного журнала. Все данные надёжно сохранены в облаке и не могут быть утеряны. Они доступны в любой момент всей команде для одновременной работы. Все данные надежно защищены и доступ к ним имеет только определенный круг лиц.
   После того как объект сдан в эксплуатацию, общий журнал отдается приемочной комиссии, затем его отправляют в архив. Но если вам понадобится информация о проекте? В электронном варианте вы найдете всю информацию сразу за пару кликов: не нужно обращаться к архиву.
3. Централизированный единый канал информации. Строительная практика показывает, что часто необходимая информация находится на разрозненных в источниках. Требуется время, чтобы собрать всё воедино. Это довольно сложно, когда компания использует бумажный документооборот. Упорядочение данных цифрового журнала работ в едином информационном пространстве поможет полностью увидеть полностью картину и сэкономить множество времени на поиске необходимой информации.
4. Контроль за документацией. Документы иногда подписывают задним числом, что совершенно не соответствует действительности. В цифровом виде сразу видно, когда документ был сделан, кто вносил правки. Так намного быстрее и эффективнее удается идентифицировать всех участников процесса, избежать составления документов задним числом и путаницы с документами.
5. Оперативность и актуальность данных. Цифровой журнал строительных работ, который ведется ежедневно, а его обновления моментально доступны всей команде, имеет решающее значение для эффективного управления. Данные со стройки обновляются в режиме реального времени. Это позволяет сразу реагировать на все происходящие события. Например, вести учет оборудования, материалов, управлять договорами, рисками, формировать календарные планы. Внутренняя документация помогает эффективнее справляться со всеми процессами операционного контроля.
6. Эффективность управления. Решайте вопросы оперативного управления, а также планирования можно с помощью журнала работ и связанных с ним документов. Можно мониторить состояние стройки и реагировать на все возникающие ситуации онлайн. Вносить изменения в текущие графики и планы, увидеть на 3D-модели конкретные геолокацию, чтобы оценить объем выполненных работ или сложности проблемы.
   Таким образом, и застройщик и инвестор могут оперативно решать возникающие проблемы. Можно делать оперативную аналитику, которая позволит заниматься планированием. Это поможет понимать полностью процесс возведения зданий даже тем, кто не имеет строительного образования, но несет ответственность за решение финансовых вопросов.
7. Работа “в поле”. Особенно удобен такой электронный журнал общих работ в полевых условиях, когда приходится заполнять его непосредственно на строительной площадке. Например, можно подгружать документы, делать фото и видео с места, создавать дефектные акты, корректировать данные находясь прямо на стройплощадке при помощи планшета и смартфона. А не по старинке черкать все на бумажке, а потом пытаться разобрать, что на ней написано. Также можно прямо на объекте строительства создавать удобные полноценные отчеты для руководства. 

Электронная система, которая заменит бумажные документы, позволит оптимизировать многие задачи и предоставят относительно больше преимуществ, чем затрат. Логично уже сейчас применять продукт, который решит большой спектр задач и поможет с планированием, контролем, созданием отчетов о проделанных работах. А документы, которые не требуют подписи и регистрации, например, карты операционного контроля, можно полностью перевести в цифровой вид уже сейчас. А затем, когда законодательство легализует электронные подписи или документы, полностью перейти на электронный журнал учета строительных работ. Это поможет облегчить работу, обеспечить безопасность и прозрачность для планирования и управления, повысить качество работ.

PlanRadar для цифровизации ведения общего журнала в строительстве 

Для удобного ведения документации в цифровом виде лучше всего подходят облачные платформы, которые позволяют работать в режиме реального времени прямо со смартфона или планшета. Интуитивно понятное меню и простота использования позволяют за 10 минут создать нужный документ и дальше быстро заполнять документацию благодаря шаблонам. PlanRadar – программное обеспечение для управления строительством, берет всю рутину на себя, позволяя специалистам экономить время и оперативно коммуницировать с командой, моментально отслеживать ход выполнения работ на стройке. Среди удобных функций:

• Создание шаблонов. Вы можете быстро создать нужные вам шаблоны для ведения журнала работ и в последующем просто вбивать данные прямо на стройплощадке. Несколько кликов, и отчет о ходе работ за день готов. Все шаблоны легко настраиваются, а при необходимости можно подгрузить нужный вам шаблон в PDF виде прямо в приложение и работать с ним на объекте.
• Работа на любом девайсе и с любой операционной системой. Достаточно смартфона в руках, чтобы заполнить общий журнал строительных работ.
• Все данные под рукой. PlanRadar – это ваша единая база, где собраны все документы по объекты: планы, акты скрытых работ, акты освидетельствования, предписания органов надзора. Так гораздо легче заполнять  журнал учета строительных работ. Это также удобно для работы в поле: любый показатели у вас всегда под рукой. У вас пропал сигнал на стройплощадке? Не стоит переживать о сохранности данных: продолжайте работать офф-лайн с документов: как только вы снова подключитесь к сети, документ синхронизируется.
• Составление отчетов. Нет необходимости дополнительно тратить время на формирование отчетов. На базе данных, внесенных в общий журнал строительных работ, программа автоматически сформирует отчет. Останется поделиться им с руководством, отправив в электронном виде или послав на печать.
  

• Точность и актуальность информации. В случае возникновения конфликтов или споров с одной из сторон, у вас надежно хранится вся информация по проекту. Электронное ведение журнала учета строительных работ – это дополнительный контроль всего строительного процесса и сбор доказательств для суда или возможных конфликтов.
  

  Узнайте больше о цифровом журнале строительных работ 

• Управление задачами. С PlanRadar удобно создавать задачи и контролировать их выполнение. Создайте задачу в пару кликов, назначьте ответственное лицо. Сотрудник моментально получает уведомление: он уже в курсе, что требуется сделать. Уточните задачу, добавив к ней фото, видео или голосовую заметку. Отметьте проблемный участок прямо на чертеже или в 3D-модели: так исполнителю задачи будет проще сориентироваться. Как только задача будет решена и ответственное лицо отметит это в приложении, статус задачи поменяет цвет. Это помогает визуально контролировать ход ведения работ на объекте.

• Эффективная коммуникация. Вся команда работает с документов в режиме реально времени, получая обновления. Это позволяет моментально обмениваться данными в чате, писать комментарии конкретному сотруднику, оперативно общаться по поводу хода выполнения конкретной задачи. PlanRadar становится единым информационным каналом, где все данные отображены онлайн, а информация по проекту или задаче актуальна независимо от месторасположения участников или девайса, с которым он работает. Так удается сэкономить множество времени на коммуникациях, обсуждениях, корректировках по сравнению со стандартным общением в мессенджерах. 

Попробуйте наше приложение для ведения журналов строительства в цифровом виде. Оцените экономию времени, снижение затрат на рутинное заполнение документации и повышение эффективности работы всей вашей команды. Тестовая версия PlanRadar бесплатна в течение 30 дней!