Экономьте время и ресурсы на заполнении документации: инструкция по созданию журнала входного контроля качества.
Журнал входного контроля качества необходим, чтобы вести учет стройматериалов. С его помощью фиксируют:
-
- Соответствие материалов проекту. Журнал входного контроля качества (форма 12) фиксирует брак и несоответствие материалов проектным требованиям. В нем указывают наименование, количество поступивших материалов, номер накладных, данные о поставщиках и выявленных дефектах и прочее. В журнале фиксируются все сопроводительные документы, включая сертификаты качества, а также данные лабораторных испытаний.
- Систематизация данных. Журнал входного контроля качества помогает упорядочивать информацию о поступивших материалах и их местонахождении. Это упрощает процесс поиска и учета материалов, ведь они часто не используются сразу после поступления на площадку.
- Анализ информации. Подробный журнал входного контроля качества материалов облегчает анализ ситуации на стройке. Легко увидеть, какие материалы есть в наличии, какие необходимо заказать, проанализировать надежность поставщиков. Это особенно важно для предотвращения простоев в строительных работах из-за нехватки материалов.
- Используют для составления актов скрытых работ. При составлении актов скрытых работ необходимо указывать использованные материалы и их количество, делать ссылки на сертификаты качества. Журнал входного контроля качества содержит всю необходимую информацию, что упрощает процесс подготовки таких актов и помогает избежать ошибок.
Журнал упрощает управление строительными материалами и помогает оперативно принимать решения, основываясь на достоверной информации. Это обеспечивает бесперебойное проведение строительных работ и соответствие их проектным требованиям.
Узнайте детальнее, как можно управлять цифровой документацией в PlanRadar
Преимущества цифрового ведения журнала
- Удобство и точность ввода данных. Ведение журнала входного качества на стройке требует тщательности и аккуратности. Традиционный подход, подразумевающий записи в черновике с последующим переносом данных в чистовой журнал, отнимает много времени. Цифровые решения позволяют вносить данные прямо на стройплощадке со смартфонов или планшетов. Отпадает необходимость дублировать информацию, а правки можно внести мгновенно.
- Экономия времени и ресурсов. Сокращение времени на заполнение, проверку и перенос данных позволяет сотрудникам сосредоточиться на более важных задачах, повышая общую производительность. А уменьшение использования бумаги способствует экологической устойчивости и снижению затрат.
- Поиск и систематизация данных. В цифровом журнале легко найти нужную информацию с помощью встроенного поиска. Доступ к записям осуществляется мгновенно.
- Совместная работа онлайн. Данные хранятся в облаке или на сервере с возможностью доступа с любых устройств, подключенных к интернету. Это обеспечивает возможность работы для всех участников команды, независимо от их местоположения. Обновления и изменения в журнале становятся сразу доступны всем участникам проекта.
- Улучшенная систематизация и аналитика. Данные из цифровых журналов моментально преобразуются в настраиваемые графики и диаграммы. Можно увидеть, как проблемы с поставками отразятся на всем цикле, выявлять тенденции и потенциальные проблемы на ранних стадиях.
- Сохранность и долговременное хранение. Цифровые записи не подвержены физическому износу и сохраняются в надёжных архивах с возможностью бэкапа и восстановления данных. Хранить данные журнала следует на протяжении 45 лет и в этом отношении цифровой хранитель надежнее бумаги. Цифра значительно упрощает доступ к историческим данным и снижает риски их утраты.
Как вести журнал входного контроля качества стройматериалов в PlanRadar
PlanRadar — платформа для управления строительством, которое существенно сокращает время на ведение журнала.
Простой интерфейс позволяет быстро настроить все процессы, чтобы вести журнал входного учета и контроля качества получаемых деталей материалов конструкций и оборудования в цифровом виде.
Создайте форму для ввода данных
Откройте PlanRadar на компьютере. Настроить все процессы нужно в десктопной версии, но в дальнейшем вы сможете заполнять журнал входного контроля прямо со смартфона.
Перейдите в раздел “Формы” и выберите “Создать новую форму”.
Формы легко настроить в пару кликов мышки за пару минут. Просто выберите нужный блок и он будет доступен для заполнения.
В форме есть статические поля, (заголовок, ответственное лицо, статус и прочее). Название динамических полей можно задавать по своему усмотрению. Поля могут быть числовыми (вводить можно будет только цифры), текстовыми (короткие, длинные поля), в формате даты, времени и прочее. Внесите необходимые изменения в форму, добавляя или удаляя поля в зависимости от специфики вашего журнала.
Как работать с формами — в нашем видео
Журнал входного учета и контроля качества не имеет строгой фиксированной формы. Хотя существует типичная форма, она может не подойти для конкретного проекта. В таких случаях можно разработать собственный бланк и адаптировать журнал под собственные нужды, исключив колонки или добавив графы. Журнал входного учета и контроля качества получаемых материалов — образец заполнения:
- Заголовок. В этот раздел вносить наименование материалов, конструкций и элементов, их обозначение по ГОСТ или ТУ.
- Номер партии, сертификатов.
- Дата приемки материала.
- Объем поставок в метрах, кубических метрах или других единицах измерения. Если в одной поставке находится арматура разного диаметра, распишите их в отдельных строках.
- Поставщик: внесите данные о компании, предоставившей материалы, или об изготовителе.
- Сопроводительная документация: номера накладных, сертификатов качества, деклараций и паспортов на поставленные материалы и прочее.
- Дефекты: опишите все отхождения от нормативно-правовой базы, ГОСТов, СНиПа.
- Подпись лица, осуществившего контроль приемки материалов.
- Контролируемые параметры: (размеры плит, внешний вид, цвет стройматериалов, дефекты сварных швов и коррозия и прочее ).
- Условия хранения (на каких складах и как именно будут храниться материалы: открытых, закрытых, холодных или отапливаемых; на поддонах, в штабелях, на стеллажах и др).
Не забудьте внести поля: статус, ответственное лицо. Устанавливаем дедлайн – отмечаем дату завершения задачи. Также добавляем получателя – это члены нашей команды, которые должны быть в курсе обновлений.
Обратите внимание, что с PlanRadar вы легко можете добавлять и удалять нужные поля, подстраивая форму журнала под свои нужды.
Добавление формы в проект
Заходим в меню “Проекты”, находим “Формы” и добавляем созданную форму в конкретный проект.
Заполнение журнала входного контроля
Перейдите в раздел “Задачи”. Создайте задачу, например, журнал входного контроля от 20.07. 2024. При создании задачи выбираем только что созданную форму – в зависимости от формы меняется вид конструктора и отображаемые поля.
Читайте также: Ежедневные отчеты о ходе строительства: как сократить админработу
Вносим данные в созданную задачу. Это можно сделать с мобильного или планшета прямо на стройке. Цифровой журнал входного контроля позволяет избежать ошибок, связанных с переносом информации из черновика в чистовик, и экономит время. Прямо на стройке прикрепите фотографии, видео и документы. Например, в приложениях загрузите фотографию трещины на железобетонной конструкции или короткое видео (до 30 сек). Это поможет документировать состояние материалов и выявленные дефекты.
Фото можно отредактировать, выделить кистью проблемный участок на материалах нужным цветом, добавить надпись прямо на фото, чтоб конкретизировать проблему.
В мобильной версии есть возможность добавлять голосовые заметки – это позволяет диктовать информацию на ходу и не отвлекаться на длинные тексты.
Укажите точное местоположение участка, о котором идет речь в задаче, на плане. Для этого нужно выбрать конкретный слой на 2D-плане или 3D-модели BIM.
Отметьте ответственного и получателей. Когда мы сохраним задачу, ответственному сотруднику сразу же придет уведомление и он моментально будет в курсе проблемы, которую нужно решить
Прямо в конструкторе задач можно дублировать задачу. Вам не придется создавать шаблон под журнал входного контроля заново. А функция повтора понадобится для ежедневного ведения журнала.
Коммуникация между участниками проекта
Моментально уведомляйте подрядчиков о дефектных материалах или повреждениях, возникших при транспортировке, чтобы быстро находить решения и минимизировать задержки. Все внесенные данные обновляются в режиме реального времени, и все участники проекта получают уведомления о последних изменениях. Это обеспечивает актуальность информации и помогает своевременно реагировать на изменения.
Как только вы откроете созданную задачу, увидите протокол, в котором отображается вся информация по задаче – действия, комментарии пользователей с указанием времени.
Тут же есть встроенный чат по задаче, где можно оперативно коммуницировать всей командой. Все, что попадает в протокол, изменить или удалить нельзя: это обеспечивает прозрачность процессов. Дополнительная подстраховка для всей команды – к протоколу всегда можно обратиться в случае возникновения противоречий и выяснить все моменты.
Создание шаблона отчета
Чтобы скачать журнал входного контроля в установленной форме, необходимо создать шаблон будущего документа. Перейдите в раздел “Шаблоны” и выберите “Шаблоны отчётов по задаче”. В этом разделе создается вид журнала, который вы сможете скачать в будущем.
У вас есть два варианта: создать базовый шаблон с нуля или воспользоваться компоновщиком шаблонов.
В компоновщике шаблонов можно выбирать из предустановленных параметров:
- Вкладка “обложка” – создаем титульную страницу журнала. Укажите название организации и структурного подразделения, адрес, дату создания журнала и его итогового заполнения. Если у вас уже есть готовый документ, вы можете его просто скопировать, вставить и отредактировать графы. Добавьте логотип, задайте колонтитулы и другие элементы стандартизации документации.
- Меню “задачи” — это основное содержимое нашего журнала. Все вносимые по ходу выполнения проекта отобразятся в итоговом документе в том виде, который мы сейчас зададим шаблону.
Открывается панель инструментов, в которой можно редактировать текст, абзацы, добавлять параметры проекта, задачи, пользователей.
Создаем таблицу в таком виде, в котором будет представлен наш журнал. В каждую колонку мы добавляем параметры задачи. Это сделать легко — просто выбираем соответствующие поля из ранее созданных форм (они отображаются в меню параметры задачи). Сопоставляем название колонки и данные, которые должны в нее “подтянуться”.
Например, в столбик с названием подтянется параметр объект контроля.
Чтобы отобразить в нашем журнале фото, выбираем добавить фотографию к задаче. Можно задать как должны располагаться фото, формат описания этих снимков: названия, дата, время, GPS.
Чтобы отобрать положение на плане, в параметрах задачи выбираем слой. И выбираем добавить вид в плане: задаем тип, размер и масштаб плана.
- Создаем заключение журнала, вносим дату, ответственных лиц.
Последняя вкладка называется приложение – сюда вы можете поместить любую дополнительную информацию, подгрузить PDF-файлы, например, сертификаты на материалы.
Генерация отчета
Выбираем в меню задачи журнал входного контроля качества. Ставим галочку и нажимаем “Создать отчет”. Журнал скачивается мгновенно. Его можно отправить по электронной почте, а выполнить все действия — непосредственно со смартфона. Это ускоряет процесс документооборота и делает его более удобным. Отпадает необходимость дополнительно оформлять журнал в офисе: он полностью готов уже прямо на стройке, причем со смартфона.
Загрузка сопутствующей документации
Загрузите все необходимые сертификаты, паспорта, накладные и инструкции по эксплуатации в приложение PlanRadar в разделе документы. Документы могут быть загружены в формате PDF, Word или Excel. Это позволяет хранить всю сопутствующую документацию в одном месте и легко получать к ней доступ. Можно создавать папки, чтобы структурировать данные.
Архивация документации. Все записи сохраняются в приложении даже после завершения проекта. Вы имеете моментальный доступ к информации при возникновении претензий или конфликтных ситуаций.
Поиск данных. Используйте фильтры и ключевые слова для быстрого поиска нужной информации. Можно легко сделать выборку по поставщикам или поставкам определенных материалов.
Анализируйте данные о поставках и браке, чтобы оперативно принимать решения и планировать дальнейшие действия.
Разобраться с приложением просто: PlanRadar интуитивно понятен. Достаточно один раз настроить все шаблоны, чтобы затем экономить время на автоматизации процессов.
Журнал учета входного контроля качества — это своеобразный дневник, отображающий данные поставкам, где отображены все претензии к поставщику и производителю. А своевременное выявление дефектных материалов позволяет оперативно отреагировать на ситуацию, заключить дополнительные контракты и не сорвать сроки строительства.
Оцифровка вашего рабочего процесса может произойти проще, чем вы думаете. Разобраться в работе приложения не составит никакого труда — всего 10 минут настройки (заполнение полей и шаблонов, загрузка чертежа) вашего проекта.
Не надо никаких сложных внедрений — просто зарегистрируйтесь на 30 бесплатных дней в PlanRadar и начните использовать приложение сейчас!
