Каждый день на стройке — это новый день с новым объемом задач, и те, кто в них участвует, должны быть в курсе того, что произошло. Один из самых простых способов сделать это — составлять ежедневный отчет о ходе реализации проекта.
Ежедневный отчет о ходе строительства – для чего?
В ежедневных отчетах о ходе строительства отображаются основная информация о всех работах за день, плюс, проблемы и непредвиденные корректировки в процессах, а также форс-мажоры или несчастные случаи.
Каждый отчет о ходе реализации проекта должен быть аккуратно заполнен с максимальной точностью и внимательностью, чтобы гарантировать безукоризненный обмен точной и объективной информацией в случае возникновения претензий, вопросов ответственности или юридических споров в будущем.
Такая строительная документация, как отчет о ходе выполнения строительных работ, требует от менеджеров проектов серьезной административной работы. Не будет преувеличением сказать, что руководители тратят до 40 % своего дня на отчеты, проведение собраний, встреч, а также отслеживание обновлений на строительной площадке.
Читайте также: Цифровые решения облегчат ситуацию с нехваткой инженеров
Естественно, работа в таких условиях кажется трудоемкой, напряженной, а ведь при этом надо успевать заполнять всю исполнительную документацию: журнал объекта, ежедневные отчеты о ходе выполнения проекта , другие виды отчетов. Такая нагрузка и степень ответственности по заполнению документации влияет не только на руководителей, но и на всю команду.
Поэтому крайне важно сместить акцент в процессах строительной команды в вопросах общения и взаимодействия. И в этом может существенно помочь цифровизация и стандартизация документооборота.
Читайте также:Реконструкция зданий: помощь цифровых технологий
Что обычно включает ежедневный отчет о ходе выполнения строительных работ
Несмотря на то, что существует много споров о том, что следует и что не следует включать в ежедневный отчет о проделанной работе, есть базовый список элементов, которые чаще всего включаются в отчеты.
Формы отчетов с этими параметрами будут облегчать связь между офисом и стройплощадкой – все будут иметь удобную и стандартизированную отчетность.
Вот 10 основных пунктов, которые могут быть включены в ежедневный отчет о ходе строительства:
- Дата самого отчета и когда отправляется
- Обзор погодных условий
- Условия на рабочей площадке: обзор условий на рабочей площадке
- Доступность ресурсов: информация о работниках, оборудовании и материалах, которые могут понадобиться в этот день.
- Статус по выполненной работе: что именно было сделано и текущий статус проекта.
- Сбои или задержки в работе: любые сбои или задержки, которые могли повлиять на работу, которая была завершена в этот день.
- Контрольный список инвентаря: список всех предметов инвентаря, оборудования и предстоящих потребностей в материалах.
- Обзор рисков: любые потенциальные риски, которые могут повлиять на будущие рабочие дни.
- Отчет о происшествии: подробное описание всех происшествий, которые могли произойти на объекте за день.
- Дополнительные комментарии и примечания: любые дополнительные комментарии или примечания, которые могут повлиять на реализацию проекта.
Очевидно, что отчет о ходе строительства требует больших усилий и внимания к деталям. С другой стороны, все можно делать намного быстрее и эффективнее при наличии правильных цифровых инструментов и стратегии.
Ведь основные составляющие успеха любого строительного проекта – это люди, инструменты и рабочие процессы. Организуйте все три компонента – и все получится. С чего можно начать, чтобы реорганизовать свою работу по администрированию – составлению ежедневных отчетов.
Читайте также: Как вести журнал объекта в PlanRadar
Автоматизируйте процесс отчетности с помощью цифровых инструментов
До сих пор много менеджеров проектов полагаются на бумажные отчеты, на объект приходят с блокнотами и ручкой, а также используют громоздкие таблицы Excel – их заполняют после посещения объекта. Но эта двойная работа отнимает уйму полезного времени: вначале надо собрать все факты, вручную зафиксировав на бумаге или в цифровом блокноте, а уже в офисе перенести эту информацию в более строгую отчетность в Excel или другие программы Microsoft Office.
И мало того, что теряется время на двойную работу – сообщить об итогах своих проверок, претензиях или поставленных задачах по обнаруженным дефектам всей команде сразу не получиться. В лучшем случае, вы сообщите прорабу или мастеру, который был в это же время с вами на стройплощадке, сможете позвонить инженеру или по мессенджеру прислать несколько фотографий. Но это не даст вам ни одновременного оповещения всей команды, ни уверенности, что вся переданная вами информация будет понята всеми одинаково и без искажений.
Чтобы в конечном итоге у всех была единая и полная картина о ходе выполнения работ, понадобится вернуться в офис и потратить время на создание отчета, а потом рассылку каждому на почту, а потом ожидания фидбека. Такой подход, как обычно, сопровождается простоями на объекта (пока все будут уведомлены), частыми прерываниями, а также спорами.
И новая “вводная” в нашей жизни – COVID-19 – также определила важность применения цифровых инструментов, чтобы эффективнее управлять процессами строительства дистанционно, в режиме реального времени.
При использовании правильных цифровых инструментов и процессов отчет о последних обновлениях сайта не должен занимать более трех кликов. Все проектные группы получат необходимую им информацию в тот момент, когда она им понадобится, и быстро примут рациональные решения, избегая задержек в отчетности и экономя время.
Используйте мобильные решения для строителей
Автоматизация процесса отчетности о прогрессе проект — это первый шаг по уменьшению нагрузки по администрированию. Но этого мало: главное использовать ПО, заточенное под строительную специфику. Крайне важно, чтобы цифровое решение обеспечивало разную отчетность в режиме реального времени, а также помогало соотносить основной график работ и планирование на 3–6 недель.
Кто-то спросит, а чем плохи традиционные электронные таблицы, Viber и прочие диджитал-сервисы? Действительно, еще лет пять назад для многих руководителей Excel было реальной помощью. Но для управления комплексным проектом, таким как строительство, их не просто недостаточно. Напротив, они могут стать определенным препятствием для успешной реализации проекта. Поскольку они не поддерживают функцию работы в режиме реального времени, не могут работать без Интернета, плюс, они не создавались под мобильные девайсы, а потому и неудобны на смартфонах.
Новые данные, которые будут вводиться в таблицы, не имеют связи ни с основным, ни с краткосрочным расписанием, что приводит к разночтению, недопониманию и серьезным ошибкам. Универсальные цифровые сервисы не поддерживают чертежи и BIM-модели (а вскоре BIM в России будет обязательным в применении для госзаказов) – для строителей очень важно иметь комплексное представление, не просто описание и отчет, но и указание места, а также наличие фото или видео возникшей проблемы. Только специальные цифровые решения для строителей могут предоставить такой функционал и вести точную цифровую документацию.
Читайте также: Как составить дефектный акт при помощи PlanRadar
Стандартизируйте системы и рабочие процессы
В каждом строительном проекте, независимо от типа проекта, 80% всех строительных процессов всегда одинаковы и имеют одни и те же алгоритмы. Так что каждому руководителю проекта имеет смысл стандартизировать свои системы и процессы, чтобы было меньше ошибок. В единой системе проектные группы всегда будут знать, что они должны делать и каким образом. Проще говоря, это резко сократит количество времени, которое тратится на связь строительной площадки и офиса, и даст руководителям проектов спокойствие и уверенность, что все под контролем.
Отчетность будет простой, прозрачной: все заинтересованные стороны легче смогут находить источник ошибки и принимать правильные действия. У всех будет одинаковый вид отчетности, это систематизирует всю документацию и с ней будет легче работать. Опять же, использование правильных инструментов имеет принципиальное значение. Только цифровые решения, разработанные для строительной отрасли, могут поддерживать такие функции в долгосрочной перспективе.
По статистике западных исследований, всего только 35% зарубежных стройкомпаний используют программы для ведения отчета о ходе строительства в режиме реального времени. Это лишний раз говорит, что строительство даже на Западе является наименее оцифрованной отраслью, а ведь для него использование цифровых решений может стать гигантским шагом к оптимизации и эффективности всех процессов и экономии времени. Каждый строительный проект представляет собой цепочку задач, обязанностей и несколько заинтересованных участников. И малейшая задержка в одной задаче может привести к разрушительным последствиям для всего проекта.
Вот почему ежедневные отчеты о ходе выполнения строительных работ должны полагаться на цифровые технологии для строительства, собирающие все нужные данные и автоматически формируя отчеты. Кроме того, единая стандартная система обеспечит прозрачное сотрудничество и общение между разными сторонами, а также будет предоставлять все актуальные данные в режиме реального времени.
Читайте также: Оптимизация строительства с помощью цифровых решений в 2022
Объедините всех участников проекта, используя единое поле общения
Эффективность комплексного процесса строительства напрямую связана насколько быстро, без задержек происходит взаимодействие разных ответственных специалистов, насколько плавно происходят один вид работы за другим – приемки проходят без претензий, а качество всех работ контролируется на всех этапах. Быстрая реакция на возникающие проблемы и устранение выявленных дефектов без лишних затягиваний благодаря налаженной коммуникации в режиме реального времени – залог сдачи объекта в срок и обеспечение надлежащего качества.
Для продуктивной работы всей команды проекта необходимо специальное мобильное решение для управления строительством и ведения документации. PlanRadar отвечает всем главным требованиям к строительному цифровому инструменту для управления строительством:
- Широкий функционал позволяет применять его для проектов строительства и коммерческой недвижимости
- Масштабируется в зависимости от задач
- Имеет мобильные приложения
- Простая интуитивная пользовательская навигация, есть подсказки
- Не требует внедрения – вход прямо с браузера или через приложение
- Может работать без подключения к Интернету
- Работает с BIM-моделями (и в приложениях на мобильных девайсах)
- Поддерживает русский язык
- На один аккаунт можно пригласить неограниченное число субподрядчиков
- Доступ к нужной информации в любой точке мира – все данные надежно хранятся в облаке
- Интегрируется со сторонним ПО и ERP-системами
- Гибкие доступные тарифные планы
- 30 дневная бесплатная тестовая версия
PlanRadar обеспечивает важную задачу руководителя проекта: своевременное взаимодействие с каждым специалистом и всей командой. Каждый из участников проекта имеет одинаковую актуальную информацию, каждая созданная задача назначается на конкретное ответственное лицо, с приоритетом и сроками.
Все задачи имеют цветовые маркеры и их статус можно посмотреть в информационной панели по проекту.
Система будет уведомлять того, кого касается эта задача о смене ее статуса. Сами задачи имеют привязку к чертежу с точным расположением.
В форме задачи можно добавлять любые важные доказательства по проблеме в виде фото, видео, аудиокомментария, оставлять текстовые заметки.
Действия, которые отмечают участники проекта по конкретной задачи – надежно фиксируются в протоколе, и всегда можно увидеть хронологию решений и ответственных лиц.
Таким образом можно наладить бесшовную коммуникацию между офисными сотрудниками и специалистами на стройплощадке, экономя время и оптимизируя процессы с максимальной эффективностью.
Время на отчет о ходе выполнения проекта или ведение дневника объекта, журнала авторского надзора, любой отчет с PlanRadar сократится в два раза!
Создав нужную вам форму и добавив нужные для вашего проекта поля (или выбрав готовый шаблон формы), вы получите простой цифровой вид отчетности, которую заполните в несколько кликов.
Эту форму вам не нужно вносить каждый раз – добавьте опцию “повторять”, и каждый день вы мгновенно будете иметь цифровой формат, не тратя на это лишнего времени.
Перейти на работу с цифровыми документами легче, чем вы думаете! Не нужно устанавливать “тяжелые” программы со сложными алгоритмами – попробуйте нашу программу, с которой просто работать даже на смартфоне!
Ознакомьтесь со всем функционалом PlanRadar для ведения цифровой отчетности вашего проекта в течение 30 дней бесплатно!
