Facility Management Software – Recht & Dokumentation

Wie in jeder Branche werden auch im Facility Management die grundlegendsten Versicherungen abgeschlossen. Mit einer obligatorischen Haftpflichtversicherung glaubt man sich in ausreichender Rechtssicherheit. Wie trügerisch diese gefühlte Sicherheit oftmals ist, stellt sich dann erst in einem Haftungsfall heraus. Vermeiden Sie mit PlanRadar diesen vorprogrammierten Ärger.

Waage mit Geld

Facility Management ist wie jedes unternehmerische Handeln mit Chancen und Risiken verbunden. Mehr als Grund genug um sich rechtzeitig Gedanken über wichtige Arbeitsprozesse zu machen. Hierbei ist die Anwendung eines geeigneten Ticketing-Systems wie PlanRadar es verwendet allein zur Historienverfolgung von größtem Vorteil.

Die Haftungsrisiken im Facility Management sind aufgrund des hohen Potenzials an unterschiedlichen Schadensfällen umfangreich. Auch die Komplexität vieler Arbeitsprozesse sowie die Arbeitsteilung zwischen mehreren Projektbeteiligten erfordert ein hohes Grad an Verantwortung. Nicht selten kommt es vor, dass zu Beginn eines Projektes keine klare Abgrenzung zwischen Projektentwicklern, -steuerern, Fachplanern, Dienstleistern, FM-Managern gegeben ist. Daher kommt es besonders in dieser Phase oftmals zu Interessenskollisionen, Loyalitätskonflikten und Kompetenzstreitigkeiten. Aber auch unklar formulierte Leistungsvereinbarungen führen zu unterschiedlichen Auffassungen der Leistungsinhalte und Qualität.

PlanRadar und die Haftung des Facility Managers

Um sich langfristig aus der Haftung nehmen zu können, bedarf es auch im Facility Management einer übersichtlichen Organisation mit schnellen Wegen und Abläufen. Das hilft Ihnen als Facility Manager den Überblick über Ihre Projekte zu bewahren. Auf der anderen Seite benötigen Sie ausführliche und beweissichere Dokumentationen mit denen Sie stets informationsfähig bleiben.

PlanRadar als Dokumentationswerkzeug im Mängelmanagement und in Störungsfällen greift auch an dieser Stelle ein und sorgt für eine klare Aufgabenverteilung und eine beweissichere Pflichterfüllungshistorie.

 

Facility Management Software – Chronologische Dokumentation zur Beweissicherheit

Die Kommunikation mit allen Projektbeteiligten geschieht schnell, intuitiv und einfach. Jeder der im Besitz eines Smartphones ist und am Projekt mitarbeitet, wird über seine Aufgaben in Kenntnis gesetzt und kann diese nach ihrer Erledigung im Protokoll dokumentieren und abhaken. Ihnen stehen diese in einer Cloud gespeicherten Daten jederzeit zum Export als Pdf oder Excel Datei zur Verfügung. Nutzen Sie sie für Ihre Berichte zur eigenen Absicherung. PlanRadar erspart analoge Unterlagen und automatisiert die chronologische Dokumentation Ihrer Aufgaben im Facility Management für eine lückenlose Beweissicherheit.

Nach dem Hochladen Ihrer Gebäudepläne als Pdf, Jpg oder Png Datei im Interface, können Sie Abläufe chronologisch dokumentieren. Mit Hilfe der Funktion „Tickets“ machen Sie künftig direkte Anmerkungen im Plan, weisen diese den Verantwortlichen zu, überblicken die Projekte und verfolgen den Erledigungsstatus.

Die Inhalte eines solchen „Tickets“ sind Ihren Bedürfnissen zugeschnitten. Informationen in Form von Fotos, Sprach- und Textanmerkungen sind genauso möglich wie das Vermerken von Fristen, Auftragnehmern, Prioritäten sowie Ausführungsstand.
 

Technisches Facility Management

Im technischen Facility Management, speziell im Umgang mit komplizierten und technischen Strukturen wie sie in der Industrie vorzufinden sind, braucht es Spezialisten. Spezialisten, um den Ausfall elektrischer und computergesteuerter Installationen (bspw. HKLS Planung, Lastenaufzüge oder komplexe Computerserver) vorzubeugen.  Im Schadensfall müssen zielführende Maßnahmen eingeleitet werden, um die technische Gebäudeausrüstung wieder in Betrieb zu nehmen.

Die PlanRadar Applikation bietet hier eine Software, die sich als Dokumentationswerkzeug im Fall technischer und nicht technischer Störungsfälle und Mängel eignet. Zum Erstellen einer digitalen Akte, die sie jederzeit binnen Sekunden abrufen können, brauchen Sie nun nicht mehr als Ihr Smartphone oder Tablet. Auf der Baustelle können Sie PlanRadar über Ihr mobiles Endgerät bedienen, wobei sämtliche Änderungen binnen Sekunden bei den Kollegen im Büro über die Plattform synchronisiert werden.

Im Falle eines Ausfalles von technischen Anlagen geht es häufig nicht mehr nur um eine Menge Geld, sondern eine empfindliche Pflichtverletzung im Rahmen der gesetzlich auferlegten Verantwortung. PlanRadar setzt hier mit einer ganzheitlichen Lösung an und verhindert das so genannte Organisationsverschulden. Darunter fällt die Verletzung der Organisationspflicht, zu der folgende Punkte zählen:

  1. Verschulden hinsichtlich Festlegung der Aufbau- und Ablauforganisation
  2. Selektionsverschulden
  3. Anweisungsverschulden
  4. Überwachungsverschulden.

 

Jeder Facility Manager benötigt daher ein Tool welches Ihn bei der ganzheitlichen Betrachtungsweise seiner Immobilien unterstützt– vom baubegleitenden Facility Management, über die laufende Betreuung, bis hin zum technischen FM. Holen Sie sich jetzt gratis die 30-tägige Demoversion von PlanRadar.

Denn gerade Immobilien mit komplexer Gebäudeausstattung und technisch höchsten Anforderungen benötigen das richtige Softwareprogramm das Ihnen hilft die Übersicht zu behalten. Dies gilt insbesondere für High-Risk-Gebäude mit hochsensibler Technik. Beispielsweise in Rechenzentren, Funktürmen, etc. ist das technische Facility Management der Herzschlag eines jeden Gebäudes. Es hält den Betrieb aufrecht, sichert die notwendige Funktionalität der technischen Anlagen und somit langfristig die aufgewendeten Investitionen in die Technische Gebäudeausrüstung.

Das Gebäude als lebender Organismus – eine holistische Sichtweise

holistishe Sichtweise auf ein Gebäude

Quelle: victoria.modernhomemag.ca

Da Facility Manager selten mit der Betreuung nur eines Objektes beauftragt sind, sondern häufig als Selbstständige einem Credo folgen – je mehr Objekte, desto profitabler – präsentieren wir Ihnen im Folgenden die PlanRadar Software als Werkzeug für ein optimiertes Facility Management. Diese ermöglicht Ihnen nicht nur ein schnelleres und reibungsloseres Arbeiten, sondern sichert Sie zusätzlich auch in Haftungsfragen ab. Neben soziokulturellen, wirtschaftlichen, ökologischen und vielen weiteren Faktoren wird eine durchgehende Betreuung von Objekten äußerst anspruchsvoll. Denn bei gleichzeitiger Berücksichtigung sämtlicher Nachunternehmer stellt dies eine der größten Herausforderungen für jeden Facility Manager dar. Umso wichtiger ist es die geeignete Software zu haben, welche es Ihnen erlaubt in solchen Umständen die Übersicht aller Prozesse zu behalten. So gewinnen Sie kostbare Zeit welche es Ihnen in weiterer Folge gestattet mehr Aufträge annehmen zu können und Ihrer Verantwortung dennoch gerecht zu werden.

Die zunehmende Bedeutung mobiler Anwendungen

Wichtigkeit mobiler Anwendungen

Quelle: de.statista.com

Weltweites Marktvolumen im Facility Management im Jahr 2016 und 2025 (in Milliarden US-Dollar)

Wie die angeführte Statistik prognostiziert wird zukünftig ein Anstieg des weltweiten Marktvolumens im Facility Management erwartet. Für das Jahr 2025 wird ein globales Marktvolumen im Bereich Facility Services von knapp 950 Milliarden US-Dollar prognostiziert. Bei zukünftig immer mehr zu betreuenden Objekten werden besonders mobile Anwendungen an Bedeutung gewinnen die ein Arbeiten in Echtzeit erlauben und so für Zeitersparnis bei der Datenerfassung als auch bei der Dokumentation sorgen.

Bewirtschaftungskosten und dessen Senkung stehen in einer Wechselbeziehung mit der Koordination von einer Vielzahl an Prozessen, die dazu dienen die Werte der Technik, Ästhetik und der Nutzbarkeit aufrecht zu erhalten und den Wert ganzer Anlagen zu erhalten oder zu steigern. So erspart PlanRadar beispielsweise 20% der Kosten beim baubegleitenden Facility Management. Des Weiteren ersparen Ihnen die PlanRadar Funktionen durchschnittlich 7 Stunden Zeit pro Woche, weshalb Sie im Jahr 360 Netto-Stunden mehr Zeit zur Verfügunhttps://www.planradar.com/de/funktioneng haben um sich anderen wichtigen Dingen widmen zu können.

 

Ticket-Management-System zur rechtlichen Absicherung

Als Unternehmen stehen Sie vor der Frage, welche Form von Software zur Koordination einzelner Projekte Sie einsetzen. Sie schwanken zwischen klassischer E-Mail-Verwaltung und modernen Issue-Tracking-Systemen. Bei der Frage, was mehr Sinn macht, gewinnt klar das Ticket-Management-System.

Denn Störungen im Betriebsablauf können Sie sich gerade in technisch anspruchsvollen Gebäuden nicht leisten. Eine geeignete Mängelmanagement Software wie PlanRadar schafft daher folgende Vorteile:

  • Effizienz – durch eine klare Definition der Prozessabläufe, das Erfassen von Änderungen in Echtzeit aufgrund cloudbasierter Technologie sowie der direkten Kommunikationsmöglichkeit mit allen Projektbeteiligten.
  • Transparenz – die Projektmitglieder erhalten über alle Tasks die Ihnen zugeteilt werden eine sofortige Meldung. Die Kommunikation innerhalb mehrerer Projektmitglieder wird deutlich einfacher. Dies steigert die Qualität von Projektarbeiten.
  • Kommunikation mit System: Es ist gut, wenn jeder Projektbeteiligte weiß, welche Tickets für ihn interessant sind. Als Schnittstelle zwischen den einzelnen Projektteilnehmern bietet PlanRadar die Möglichkeit, eindeutige Bezeichnungen zu wählen. Durch die eindeutig zuordenbaren Tasks wird ein lästiges Durchblättern einzelner Tickets erspart.

 

PlanRadar gibt Ihnen somit die Möglichkeit sämtliche Prozesse zurückzuverfolgen um sich ggf. rechtlich absichern zu können. Minimieren Sie Ihr Risiko und holen Sie sich die ideale Softwarelösung für Ihr Büro jetzt 30 Tage lang gratis!