Lean Facility Management – So klappt es

Lean Facility Management macht den Betrieb von Gebäuden effizienter. Wir klären auf, worauf es dabei ankommt und wie Sie mit Software den Schritt zu mehr Qualität in der Objektsteuerung machen.

Lean Facility Management: Darauf kommt es an

Was ist Lean Facility Management?

Die LEAN-Methoden (aus dem Englischen „schlanke Methoden“) entwickelten sich in den 1940er Jahren aus dem Toyota-Produktionssystem. Das Konzept von Lean, wie wir es kennen, wurde in den 1990er Jahren zur Fachsprache der Branche und basiert hauptsächlich auf zwei Prinzipien:

  • Just in Time: Arbeiten werden nur dann durchgeführt, wenn sie benötigt werden und wann sie benötigt werden
  • Autonomie von Prozessen: Abläufe werden weitestgehend automatisiert. Das soll den Menschen nicht ersetzen aber dafür sorgen, dass er seine Zeit für wichtigere Dinge aufwenden kann

 

LEAN-Methoden zielen im Wesentlichen auf zwei Dinge ab: Die Qualität von Prozessen soll verbessert werden, während gleichzeitig „Abfall“ reduziert wird. Im Kontext von Lean Facility Management ist Abfall als jeder Schritt oder jede Aktion definiert, die nicht erforderlich ist, um einen Prozess abzuschließen. Derartigen Ineffizienzen treten im Gebäudemanagement in verschiedenen Bereichen und Formen auf. Auffällig ist dabei, dass laut Daten der International Facility Management Association (IFMA) rund 70 Prozent der entstehenden Kosten durch etwa 25 Prozent aller Aktivitäten im Gebäudebetrieb anfallen.

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Häufige Problembereiche im Facility Management

Im Folgenden wollen wir näher auf mögliche Problemzonen eingehen, die von Lean Facility Management profitieren können:

  1. Mängel und Defekte

Mängel können in Gebäuden in verschiedenen Formen auftreten: Schäden, Verschmutzungen, oder nicht gemäß den Anforderungen durchgeführte Dienstleistungen. Ein Beispiel dafür ist eine nicht ordnungsgemäß gereinigte Toilette, die eine weitere Reinigung erfordert. Ein anderes Beispiel ist ein falsch ausgeführter Wartungsauftrag, der zusätzliche Ressourcen benötigt, um korrekt abgeschlossen zu werden.

  1. Ineffiziente Arbeitsleistungen

Wenn Tätigkeiten im Gebäude zu viel Zeit in Anspruch nehmen, wirkt sich das negativ auf den Zeitplan aus. Steht ein Mitarbeiter oder Auftragnehmer zeitlich unter Druck, leidet darunter oft auch Qualität von Leistungen.

  1. Verzögerungen

Treten Verzögerungen auf, behindert das die Durchführung von Aufgaben. Ein Beispiel ist ein Wartungstechniker, der auf ein kritisches Teil für eine Maschine warten muss, um einen Arbeitsauftrag abzuschließen.

  1. Ineffizienter Einsatz von Mitarbeitern und Personal

Diese Ineffizienz tritt immer dann auf, wenn die vorhandenen Mitarbeiter nicht effektiv in Prozesse eingebunden sind. Ein Beispiel sind Mitarbeiter, die nicht über die erforderlichen Schulungen oder Werkzeuge verfügen, um die ihnen zugewiesenen Aufgaben zu erledigen.

  1. Mangelhafte Planung

Werden Prozesse nicht sorgfältig geplant, kann das unerwünschten Folgen mit sich bringen. Ein Beispiel: Sind Arbeitswege, Auffindungsort und Verfügbarkeit von Ressourcen den verantwortlichen Personen nicht klar, müssen sie viel Zeit und Energie dafür aufwenden, bis Mann und Material am Einsatzort zur Verfügung stehen. Ein weiteres Beispiel können schwer zugängliche Geräte sein, die die Planer während der Entwurfsphase der Anlage nicht berücksichtigt haben. In Folge müssen Techniker Leitern und Arbeitsbühnen verwenden, da geeignete Zugangspunkte auf Bodenhöhe nicht zur Verfügung stehen. Das kostet Zeit und stellt eine Gefahr für die Sicherheit von Personal und Gebäudenutzern dar.

  1. Überflüssige Leistungen

Auch redundanten Qualitätsprüfungen oder die Buchung doppelter Arbeitsaufträge aufgrund mangelhafter Aufzeichnungen zählt gemäß Lean Facility Management zu Ineffizienzen, die es zu vermeiden gilt.

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Was sind die Voraussetzungen für erfolgreiches Lean Facility Management?

Grundlegend für gutes Lean Facility Management ist, dass Sie ineffiziente Prozesse und Aktivitäten rund um Betrieb und Wartung Ihrer Gebäude identifizieren. Nur dann können Sie die richtigen Maßnahmen ergreifen. Haben Sie einen mangelhaften Ablauf ausgemacht, entwickeln Sie einen gut strukturierten Workflow, der das Wiederauftreten von Problemen in Zukunft verhindert.

Doch das sagt sich leichter, als es sich in der Tat umsetzen lässt. Welche Tools stehen dem Facility Management zur Optimierung von Prozessen zur Verfügung?

BIM ermöglicht Datenbasis

Wenn Sie das Facility Management in einem neuen Gebäude verantworten, wissen Sie zum Zeitpunkt der Übernahme meistens wenig über die tatsächlichen physischen und funktionalen Bedingungen im Objekt. Stehen Informationen darüber, wer ein Gebäude entworfen hat, wie es gebaut wurde, welche Komponenten und Systeme verwendet wurden, wie diese installiert wurden, zur Verfügung, profitiert das Facility Management sehr stark. Das schließt auch das Vorhandensein von ordnungsgemäßen Wartungsplänen mit ein.

Leider stehen diese Informationen nicht ohne weiteres zur Verfügung und sind bestenfalls oft unvollständig. Building Information Modeling (BIM) hilft dabei, diese Lücke zu schließen. Denn in Gebäudemodellen lassen sich alle notwendigen Informationen zu Planung, Materialien, Konstruktion, Wartung, etc. verknüpfen. So schaffen Sie eine gemeinsame Datenumgebung für kollaborative LEAN-Prozesse.

LESETIPP: So setzen Drees & Sommer BIM im Facility Management ein

Gebäudebetrieb mit Software unterstützen

Mit Software wie PlanRadar erfassen Anwender im Facility Management (und bereits während der Errichtung) alle Sachverhalte und verknüpfen Sie auf digitalen Gebäudeplänen oder in BIM-Modellen. Softwarelösungen unterstützen aber auch die Kommunikation zwischen Mitarbeitern und externen Auftragnehmern. Denn ein weiteres häufiges Problem im Facility Management ist die mangelnde Organisation bei der Abwicklung von Aufgaben. Häufig werden Aufgaben schlecht kommuniziert (z. B. bei einem Unternehmen, das sich über mehrere Standorte erstreckt) oder den falschen Personen zugewiesen. Software wie PlanRadar unterstützt die Beteiligten bei Ihren Aufgaben und macht Abläufe effizienter:

  • Erfassen Sie Daten im Büro oder vor Ort im Gebäude als Kommentar, Bild oder Tonaufnahme. Die Software teilt alle Daten zu Leistungen und anderen Sachverhalten automatisch mit den relevanten Mitarbeitern und Auftragnehmern
  • Dank Deadlines, Priorität und Fortschrittsanzeige sehen Sie jederzeit, wie der Stand einzelner Arbeiten ist
  • Mittels individualisierbarer Statistikfunktion sehen Sie auf einen Blick alle für Sie relevanten Daten zu einzelnen Objekten und Personen. Alles zu den flexiblen Statistikfunktionen von PlanRadar
  • PlanRadar führt alle erfassten Informationen auf Knopfdruck zu fertigen Berichten zusammen, die Sie auf Knopfdruck als PDF exportieren. Mehr zu den Berichtsvorlagen von PlanRadar
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