La gestión de subcontratistas es una de las actividades más importantes en cualquier proyecto de construcción. Tanto si eres el contratista principal como si diriges una empresa de subcontratación, necesitas una forma fiable de organizar el tiempo y las tareas de tus equipos. Hasta ahora, esto ha sido principalmente un proceso manual y presencial. Pero la tecnología digital está empezando a cambiar el proceso.

Contratistas de todo tipo están adoptando nuevos tipos de software para subcontratistas ¿Qué beneficios aportan estas herramientas digitales? ¿Cómo ayudan a la gestión de subcontratistas?

Desk of architects engineer with a blueprint on table in the office. Engineering tools and construction concept.

La tecnología aplicada a la gestión de subcontratistas

Nuestro software para la gestión de subcontratistas abarca una serie de herramientas que ayudan a gestionar el trabajo de los subcontratistas y la relación con ellos. Esta tecnología pretende digitalizar la gestión de tareas y proyectos y sustituir las técnicas manuales tradicionales por aplicaciones y herramientas móviles.

Las empresas pueden utilizar el software de subcontratación por diversas razones:

  • Gestión de las tareas de los subcontratistas: Permite al contratista principal o al jefe de la empresa subcontratista asignar trabajos a empleados individuales.
  • Verificación del trabajo: Las aplicaciones móviles permiten utilizar la cámara del teléfono o las funciones de geolocalización para verificar el progreso del proyecto sin tener que visitar físicamente la obra. Por ejemplo, una foto de un inconveniente que un subcontratista ha arreglado evita que el jefe de obra tenga que desplazarse hasta el lugar y comprobarlo él mismo.
  • Interacción con el plano del proyecto: El software para subcontratistas permite a los usuarios ver un plano digital o un modelo BIM. Así, pueden entender el aspecto de la estructura y hacer preguntas.
  • Facilita la facturación: Las herramientas de gestión de las tareas de los subcontratistas permiten proporcionar pruebas claras de los trabajos que ha realizado un subcontratista, cuándo y cuánto tiempo le ha llevado. Esto también facilita la facturación precisa y mejora la confianza de todas las partes.
  • Comunicarse: Las aplicaciones para subcontratistas permiten que todos los usuarios discutan el proyecto en un lugar centralizado y que esas conversaciones queden registradas para su posterior consulta.

¿Por qué utilizar aplicaciones de gestión de tareas para subcontratistas? 

La gestión de los subcontratistas suele ser una actividad muy manual. Una vez que los subcontratistas llegan a la obra, los jefes de obra les muestran una copia en papel del plan de construcción y les informan verbalmente de los plazos, problemas y expectativas. A continuación, se les pide que terminen su trabajo en un plazo determinado.

El problema es que este enfoque invita a los malentendidos y a la falta de comunicación. Aunque la mayoría de los subcontratistas están muy cualificados, este método manual hace más probable que se produzcan los siguientes problemas:

  • Retrasos

Innumerables estudios han puesto de manifiesto la tendencia de los proyectos de construcción en el Reino Unido a entregarse con retraso y por encima del presupuesto. Esto no es, ni mucho menos, culpa exclusiva de los subcontratistas; la mala gestión de los mismos desempeña, sin duda, un papel importante. Por ejemplo, un subcontratista puede estar en la obra y listo para trabajar, pero un trabajo que tiene que estar terminado antes de que pueda empezar puede haberse sobrepasado. Con una herramienta de gestión de subcontratistas, el jefe de obra puede seguir fácilmente el progreso para que haya menos «tiempo muerto» en la obra.

  • Conflictos

Son muchos los conflictos habituales que surgen entre contratistas y subcontratistas. Estos problemas se producen, al menos en parte, por la falta de claridad sobre las responsabilidades y expectativas. El software de gestión de subcontratistas puede minimizar estas disputas. Si todos comparten la misma información y expectativas del proyecto -y se comunican digitalmente-, el riesgo de disputas es menor.

  • Errores de comunicación

La mala comunicación entre la parte interesada y el subcontratista es un problema muy común. Una vez más, el software para subcontratistas ayuda. Si un techador, albañil, fontanero o electricista tiene alguna duda, puede enviar un mensaje directamente al contratista principal mediante herramientas de comunicación digital.

Cómo puede ayudar PlanRadar a la gestión de subcontratistas

PlanRadar es una aplicación de gestión de tareas y defectos diseñada para apoyar la gestión de tareas de los subcontratistas. La herramienta permite a cada miembro del proyecto acceder a los planos digitales (2D y 3D) desde su móvil/tableta. Todos los participantes pueden emitir un ticket, hacer un seguimiento de los avances, crear una lista de tareas y comunicarse con sus compañeros. Todos los subcontratistas que trabajan en un proyecto pueden descargarse fácilmente la aplicación y ponerse en marcha con un software muy fácil de usar.

Los contratistas y subcontratistas pueden utilizar PlanRadar para:

  • Asignación de tareas: Tras iniciar sesión con su nombre de usuario y contraseña, los subcontratistas obtienen una visión general de todas las tareas que se les han asignado.
  • La vista del plano: Los subcontratistas pueden identificar la ubicación exacta de cada ticket en el plan digital y tocar un pin para ver los detalles. Todos los tickets tienen una categoría para mostrar su estado (abierto/en progreso/resuelto/recluido/cerrado/rechazado).
  • La vista en lista: Utilizando esta función, un subcontratista puede desplazarse por los tickets de un proyecto en particular y obtener una visión más detallada simplemente haciendo clic en el titular del ticket.
  • Detalles del ticket: Además de ver toda la información sobre el ticket, un subcontratista puede especificar el progreso, el estado y también utilizar el icono de la cámara para adjuntar fotos con los tickets para su aclaración. Cuando hacen una foto, los subcontratistas también pueden anotarlas con texto, pegatinas o dibujar marcas.
  • Observaciones: Desde la pestaña del diario, cada subcontratista puede leer el historial de comunicaciones en orden cronológico y también comentar por sí mismo.

Ejemplo práctico: Cómo beneficia PlanRadar al subcontratista

Imagina que eres un electricista que instala el cableado en una nueva urbanización. La siguiente tabla compara la gestión de tareas de los subcontratistas con y sin tecnología digital:

Tarea Enfoque tradicional Enfoque digital
Asignación de tareas Recibirás un plano en papel con los planos actuales de la disposición de las paredes y los puntos eléctricos. Utilizarás el mismo plano para todo el proyecto o quizás tendrás que estar esperando nuevos planos en papel cuando alguien haga un cambio. Tienes acceso a un plano en tu  smartphone y puedes ampliarlo fácilmente para obtener más detalles. El plano se actualiza automáticamente si hay cambios en el diseño. No hay peligro de perder o dañar el plano.
Gestión del tipo Si se te acaba el plazo, tienes que visitar al director de la obra y solicitar una prórroga en persona, suponiendo que puedas encontrarlo. Esto no garantiza que informen al director del proyecto del cambio. Puedes solicitar una prórroga desde la aplicación y registrarla automáticamente en el plan del proyecto. No hay confusión y puedes demostrar cuándo y por qué has pedido el cambio.
Dudas/Consultas Si no estás seguro de una tarea, debes pedir aclaraciones al jefe de obra. Puede que tengan que llamar al arquitecto. Si necesitas una aclaración o más detalles sobre una tarea, sólo tienes que enviar las consultas (incluyendo fotos o una nota de voz) a la persona que la asignó a través de la aplicación móvil. Entonces recibirán una notificación push y sabrán inmediatamente que alguien necesita ayuda.
Facturación Facturas según tu tarifa establecida, pero siempre existe el riesgo de que el contratista principal pueda impugnar cualquier cargo si no puede ver las pruebas de tu trabajo. Hay un registro digital claro de todas las tareas que se completan. Los jefes de obra te asignan trabajos y tú también tienes pruebas concretas de lo que terminas.

¿Ha llegado el momento de digitalizar la gestión de subcontratistas?

La digitalización de la gestión de subcontratistas aporta muchas ventajas, tanto para el subcontratista como para el contratista principal. Al mejorar la comunicación, la transparencia y la asignación de tareas, los proyectos fluyen de forma más eficiente y productiva.

El software para subcontratistas de PlanRadar te ayudará a revolucionar la gestión de tus proyectos. Pruébalo hoy mismo de forma gratuita.