Art-Invest Real Estate : La gestion des biens immobiliers pilotée par logiciel accroît l’efficacité

Les logiciels de gestion immobilière permettent de gagner du temps et d’économiser des ressources

En tant qu’investisseur, promoteur et gestionnaire d’actifs, Art-Invest Real Estate réalise et supervise l’entretien et la rénovation de 30 hôtels.

Art-Invest Real Estate est un investisseur, un gestionnaire d’actifs et un développeur de projets dont le siège est à Cologne et qui possède des bureaux dans les principales villes d’Allemagne, à Vienne et à Londres. La société gère une centaine de propriétés dans le centre de la ville. Les actifs d’une valeur d’environ 7 milliards d’euros sont principalement situés dans les secteurs des bureaux, du commerce de détail, du résidentiel, des centres de données et des hôtels. Pour gagner du temps, l’entreprise utilise le logiciel PlanRadar pour gérer les propriétés du secteur hôtelier.

PlanRadar nous épargne les surcharges d’emails et peu pratiques et la documentation dans les fichiers. Comme toutes les informations, y compris la correspondance, se trouvent au même endroit, le traitement est plus rapide et le statut est facile à vérifier. Nous gagnons du temps sur le travail administratif, ce qui libère des ressources pour d’autres tâches.

Konstantin Hoss, gestionnaire d’actifs hôteliers

Problème : la coordination des courriers électroniques est source de confusion et de perte de temps.

Avec son équipe, il gère une trentaine de propriétés existantes. Sur le plan commercial, il s’agit de toutes les activités liées aux baux et aux contrats. Sur le plan technique, l’accent est mis sur les travaux d’entretien, allant des réparations mineures aux investissements plus importants. Pendant son travail, Konstantin Hoss est en contact étroit avec les techniciens de maintenance. La situation était auparavant problématique. « Les emails se perdaient dans le flux quotidien. Et si vous vouliez connaître la situation actuelle d’une installation, vous deviez d’abord passer par tous les emails. Il arrivait parfois que quelqu’un oublie de sauvegarder les documents pertinents. Et il était difficile de les trouver », explique le gestionnaire d’actifs. L’absence de contrôle global a augmenté l’effort administratif. Et ça a coûté du temps.

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30

hôtels

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Applications concrètes de PlanRadar

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% de contrôle en plus

Solution : la gestion immobilière par logiciel rend les processus plus efficaces

Art-Invest Real Estate utilise le logiciel de gestion immobilière PlanRadar pour entretenir et réparer les bâtiments plus efficacement. Après des essais pilotes réussis dans deux hôtels, Constantin Hoss et son équipe ont connecté toutes les propriétés du portefeuille de la société au logiciel. Avec PlanRadar, toutes les mesures de maintenance sont contrôlées pour gérer et éliminer les défauts.

L’accent est mis sur quatre aspects :

1. La communication.

    Les grands hôtels de ville, notamment ceux qui comptent plusieurs centaines de chambres, connaissent naturellement de nombreuses pannes au fil du temps. Toutes les informations et communications se font désormais sur la plateforme PlanRadar, avec des images, des vidéos, des commentaires et une fonction de chat – au lieu de l’e-mail.

2. Les accords.

    L’élimination des défauts, y compris l’obtention d’offres et le contrôle par des entreprises externes, est en partie réalisée par les techniciens de l’entreprise sous-traitante sur place. En tant que propriétaire, Art-Invest Real Estate prend en charge la plupart des coûts. Cela signifie que les processus relatifs aux défauts qui surviennent doivent être approuvés par Konstantin Hoss et son équipe à l’aide d’un logiciel. Avec PlanRadar, les approbations sont délivrées plus rapidement grâce à l’échange rapide d’informations.

3. Le contrôle.

    Grâce à un tableau de bord intuitif et à la fonction de statistiques de PlanRadar, Constantin Hoss suit l’état actuel des opérations dans tous les hôtels gérés.

4. Stockage des documents.

    Tous les documents relatifs à la gestion des défauts sont stockés sur PlanRadar.

Résultat

Grâce au logiciel de gestion immobilière PlanRadar, Konstantin Hoss et son équipe travaillent beaucoup plus efficacement : « PlanRadar réduit le trafic d’e-mails et de documents. Parce que toutes les informations, y compris la correspondance, se trouvent au même endroit. Les défauts sont traités plus rapidement et le statut est facile à vérifier. Cela permet d’économiser du temps administratif et de libérer des ressources pour d’autres tâches.“. Les gestionnaires d’actifs d’Art-Invest Real Estate, mais aussi les exploitants d’hôtels, en bénéficient. „Nous avons reçu des commentaires positifs sur PlanRadar de la part des hôtels. Les opérateurs ont apprécié la réduction du temps de traitement – tout est beaucoup plus rapide. Il est très pratique que dans PlanRadar vous puissiez attribuer différents rôles et droits aux utilisateurs. De cette façon, les opérateurs ne voient que les informations qui sont importantes pour eux.“, – raconte Konstantin Hoss..

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Résultat

Il est très pratique que dans PlanRadar vous puissiez attribuer différents rôles et droits aux utilisateurs. De cette façon, les participants ne voient que les informations qui sont importantes pour eux.

Konstantin Hoss, gestionnaire d’actifs chez Art-Invest Real

Art-Invest Real Estate utilise PlanRadar pour ces tâches

Maintenance et réparation

Les hôtels enregistrent les tâches d’entretien et de maintenance et complètent les informations par des notes, des photos, des vidéos et des enregistrements vocaux. Et ces informations sont transmises en temps réel à Art-Invest Real Estate.

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Maintenance et réparation

Résolution par simple pression d’un bouton

Avec PlanRadar, les responsables peuvent toujours voir l’état actuel des pannes, des besoins de réparation et des autres problèmes à partir de n’importe quel appareil.

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Une gestion efficace des documents

Art-Invest Real Estate utilise également PlanRadar pour gérer la documentation. Tous les dossiers et documents de maintenance, les rapports et les applications sont disponibles en un seul endroit et sont très faciles à trouver à tout moment grâce à des filtres pratiques.

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