Sparer tid med effektiv kommunikation og klagehåndtering

Hvordan REWE Group Austria optimerer mangelstyring og godkendelser under byggeri og indretning af detailforretninger samt afdelingslagerinspektioner.

REWE Group Austria blev stiftet i 1953 under navnet BILLA. I dag drives REWE Groups internationale forretningsaktiviteter ligeledes fra koncernens hovedsæde i Wiener Neudorf i Østrig. Med over 46.000 medarbejdere i omkring 2.500 forretninger sørger REWE Group for et stabilt udbud af kolonial- og apoteksvarer via sine detailselskaber, BILLA, PENNY, BIPA og ADEG Austria. Omsætningen ligger på over 9 mia. euro om året. 

Koncernens tekniske afdeling (TAB) under ledelse af Stefan Pany har ansvaret for nybyggerier og ombygninger i BILLA- og BILLA PLUS-forretningsnettet samt kædens lagre og hovedkontorer. Alt fra projektering og byggeri til service og vedligeholdelse samt lukning og retablering af forskellige lokationer – kort sagt hele en bygnings livscyklus – er den tekniske afdelings ansvar. REWE Group Austrias tekniske afdeling bruger PlanRadar til mangel- og acceptstyring. Samlet set sikrer dette en mere effektiv informationsdeling og klagebehandling.

Udfordringen: eliminering af dobbeltarbejde

Som chefprojektleder har Roger Lenherr ansvaret for at indføre PlanRadar i den tekniske afdeling. De tekniske projektledere har ansvaret for at koordinere og overvåge omkostninger, tidsfrister og kvalitet i hele projektet.  

BILLAs team fik øjnene op for PlanRadar, da de ledte efter en webbaseret applikation til standardisering af mangelstyrings- og godkendelsesprocedurerne. I tidligere projekter havde teamet testet andre metoder, eksempelvis brug af Microsoft Office-software ved forretningsinspektioner. De havde også prøvet at udsende enkle mangelbeskeder via telefon eller e-mail eller indeholdt i forskellige byggerapporter. Dette gav dog ikke den ønskede effektivitet – og medførte i mange tilfælde dobbeltarbejde. Eksempelvis blev visse problemer indberettet både af de lokale bygningsinspektører og af specialteknikerne. 

I stedet besluttede teamet sig for at prøve PlanRadar. 

Løsningen: øget effektivitet med PlanRadars brugervenlige arbejdsseddelværktøj

I REWE Group Austria begyndte udrulningen af PlanRadar i koncernens BIPA-forretninger i 2014. Teamet testede softwarens forskellige funktioner i et indledende projekt, der overbeviste brugerne. Især bemærkede teamet, at det fleksible arbejdsseddelsystem optimerede arbejdsgangene. Opgaver og arbejdsordrer kunne direkte tildeles den ansvarlige medarbejder, og alle øvrige medarbejdere kan til enhver tid se status på arbejdet. Roger Lenherr forklarer, hvorfor han er tilfreds med softwaren: “Ved at benytte en central platform får alle teknikere adgang til samme mængde information. Dette forebygger fejl og misforståelser.”  

 PlanRadar hjælper teknikere og arkitekter til at spare megen tid ved at tillade dem at sætte virtuelle nåle i digitale plantegninger, uploade fotos og indsende komplet dokumentation fra lokationen ved hjælp af en tablet eller smartphone. Skadesbehandlingen kan indledes straks efter, at et problem er blevet opdaget. Takket være brugen af PlanRadar skal teamet også bruge mindre udstyr til accept- og mangelstyringen på lokationen. Medarbejderne behøver ikke længere medbringe store trykte plantegninger, kameraer eller bærbare computere. Dette kan alt sammen erstattes af PlanRadars faciliteter for mobilenheder.  

“PlanRadar bruges fast ved ombygninger og indretning af nyt detailforretningsbyggeri i BILLA, BILLA PLUS, BIPA, PENNY og ADEG. Softwaren bruges af cirka fem brugere i hver forretning,” siger Stefan Pany. 

Med et så stort antal brugere er det meget vigtigt med en oplæringsfase. Alle de involverede medarbejdere skal have et godt kendskab til softwaren for at kunne udnytte dens mange faciliteter og opnå de bedst mulige resultater. Hos REWE Group Austria har man løst denne udfordring ved at udarbejde relevante anvendelses- og undervisningsdokumenter. De indeholder alle de ansvarsområder og grundlæggende brugsbetingelser, som brugerne skal kende til. 

Tidsbesparelser, effektiv behandling og nye anvendelser

Ved at bruge PlanRadar til byggeri og tilsyn med REWE Group Austrias forretninger har selskabet opnået en betydelig forøgelse af proceseffektiviteten. Roger Lenherr fortæller om sine positive erfaringer med softwaren og om, hvordan den sparer tid: “Med PlanRadar er vores arbejdsgange blevet standardiserede, klare og effektive. Der er intet dobbeltarbejde.” Fordi brugen af opgave- og mangelstyringssoftware reducerer papirgangen, reduceres selskabets omkostninger ligeledes.  

Roger Lenherr planlægger allerede at udbrede brugen af PlanRadar til flere anvendelsesområder i REWE Group Austria: “PlanRadar har vist sig som et intuitivt og brugervenligt værktøj i vores procedurer. For øjeblikket bruges det hovedsageligt til byggeaccepter og mangelstyring. Men senere vil det også blive tilpasset udfærdigelse af byggedokumentation.”