Risparmiare tempo grazie a una comunicazione efficiente e alla gestione dei reclami
Come ha fatto REWE Group Austria a efficientare le fasi di costruzione, ristrutturazione e gestione dei suoi negozi?
Il REWE Group Austria è stato fondato nel 1953 con il nome BILLA. L’attività internazionale del REWE Group è ora gestita anche dalla sede centrale di Wiener Neudorf, in Austria. Il REWE Group, con oltre 46.000 dipendenti in circa 2.500 negozi, distribuisce in modo affidabile prodotti alimentari e farmaceutici attraverso le proprie società di vendita al dettaglio: BILLA, PENNY, BIPA e ADEG Austria. Le vendite ammontano a oltre 9 miliardi di euro all’anno.
L’Ufficio tecnico (TAB), gestito da Stefan Pany, si occupa delle nuove costruzioni e delle ristrutturazioni nella rete di negozi BILLA e BILLA PLUS, nonché dei magazzini e delle sedi centrali. Dalla progettazione alla costruzione, dall’assistenza alla manutenzione, fino alla chiusura e al reimpiego dei vari edifici, l’intero ciclo di vita di un immobile è di competenza dell’Ufficio tecnico di REWE Group Austria che utilizza PlanRadar per la gestione dei difetti e delle verifiche. In generale, migliora l’efficienza della condivisione delle informazioni e dell’elaborazione dei reclami.
La sfida: evitare la duplicazione del lavoro
In qualità di Senior project manager, Roger Lenherr è responsabile della presentazione di PlanRadar all’ufficio tecnico. I responsabili tecnici del progetto si occupano di coordinare e monitorare i costi, le scadenze e la qualità dell’intero progetto.
BILLA ha scoperto PlanRadar quando il team era alla ricerca di un’applicazione web-based in grado di standardizzare i processi di gestione dei difetti e delle approvazioni. Nei progetti precedenti, il team ha provato altri metodi, ad esempio utilizzando i software di Microsoft Office per le indagini sui punti vendita. Ha inoltre provato a inviare messaggi sui difetti tramite telefono o e-mail o all’interno di diversi report di costruzione. Ma non è stata raggiunta l’efficienza desiderata: molto lavoro è stato duplicato. Ad esempio, alcuni problemi venivano segnalati sia dal team locale di ispezione degli edifici che dai tecnici specializzati.
Il team ha così deciso di provare PlanRadar.
La soluzione: maggiore efficienza con i ticket di facile utilizzo di PlanRadar
All’interno del REWE Group Austria, la diffusione di PlanRadar è iniziata dai negozi BIPA nel 2014. Il team ha testato le varie funzioni del software in un progetto iniziale conquistando gli utenti. In particolare, il team ha scoperto che il sistema flessibile di ticket ottimizzava i processi di lavoro. È stato possibile assegnare direttamente le attività e gli ordini di lavoro alla persona responsabile; tutti gli altri lavoratori possono visualizzare lo status quo in qualsiasi momento. Roger Lenherr ha spiegato perché sia soddisfatto del software: “Accedendo a una piattaforma centrale, tutti i tecnici hanno accesso alle stesse informazioni. In questo modo si evitano errori e malintesi“.
PlanRadar aiuta tecnici e architetti a risparmiare molto tempo, consentendo loro di aggiungere pin alle planimetrie digitali, caricare foto e inviare la documentazione completa dal cantiere con un tablet o uno smartphone. La gestione dei reclami può essere avviata immediatamente dopo l’identificazione di un problema. Lavorando con PlanRadar, il team ha anche bisogno di meno strumenti per l’accettazione e la gestione dei difetti in cantiere. I lavoratori non hanno più bisogno di portare con sé planimetrie stampate di grandi dimensioni, macchine fotografiche o blocchi per appunti. Questi possono essere sostituiti dalle funzioni di PlanRadar per i dispositivi mobili.
“PlanRadar viene regolarmente utilizzato per le ristrutturazioni e i lavori di costruzione di nuovi edifici nel settore della vendita al dettaglio di prodotti alimentari per BILLA, BILLA PLUS, BIPA, PENNY e ADEG. Il software viene utilizzato da circa cinque utenti per negozio”, ha dichiarato Stefan Pany.
Con un numero così elevato di utenti, la fase di formazione è molto importante. Tutti i lavoratori coinvolti devono avere una buona conoscenza del software per poterne utilizzare le numerose funzioni e ottenere i migliori risultati possibili. In REWE Group Austria, questa sfida è stata superata grazie ai documenti relativi all’applicazione e alla formazione che l’azienda ha creato. Questi contengono tutte le responsabilità e le condizioni di base per l’utilizzo che gli utenti devono conoscere.
Risparmio di tempo, processi efficienti e nuove applicazioni
Utilizzando PlanRadar per la costruzione e il rilievo dei negozi del REWE Group Austria, l’azienda ha registrato un significativo aumento dell’efficienza dei processi. Roger Lenherr ha raccontato la sua esperienza positiva con il software e il modo in cui consente di risparmiare tempo: “Con PlanRadar, i nostri processi sono standardizzati, chiari ed efficienti. Nessun lavoro viene duplicato“. Poiché l’uso del software per la gestione delle attività e dei difetti riduce l’uso della carta, l’azienda riduce così anche i costi.
Roger Lenherr ha già in programma di implementare PlanRadar presso il REWE Group Austria per altre applicazioni: “PlanRadar si è dimostrato uno strumento intuitivo e di facile utilizzo nei nostri processi. Attualmente viene utilizzato principalmente per la verifica della costruzione e la gestione dei difetti. Tuttavia, in futuro sarà adottato anche per la documentazione relativa ai lavori di costruzione“.
