Ušteda vremena uz učinkovitu komunikaciju i rješavanje pritužbi

Kako REWE Group Austria optimizira upravljanje nedostacima i odobrenjima tijekom pregleda, izgradnje i obnove maloprodajnih jedinica.

REVE Group Austria osnovana je 1953. godine pod imenom BILLA. Danas je sjedište u Wiener Neudorfu, Austrija. S preko 46,000 zaposlenika u oko 2500 trgovina, REWE Group pouzdano opskrbljuje prehrambene i drogerijske proizvode putem svojih maloprodajnih tvrtki: BILLA, PENNY, BIPA i ADEG Austrija. Prodaja iznosi preko 9 milijardi eura godišnje. 

Tehnički odjel (TAB), na čelu sa Stefanom Panyem, zadužen je za novogradnje i obnove u BILLA i BILLA PLUS mreži trgovina, kao i na lokacijama skladišta i ureda. Od planiranja i izgradnje do servisiranja, održavanja i zatvaranja i ponovne upotrebe različitih lokacija, cjelokupni životni ciklus zgrade odgovornost je tehničkog odjela. Zato tim koristi PlanRadar za otklanjanje nedostataka. Općenito, softver poboljšava učinkovitost razmjene informacija i obrade pritužbi. 

Izazov: uklanjanje dupliciranja posla

Kao stariji voditelj projekata, Roger Lenherr odgovoran je za uvođenje PlanRadara u tehnički odjel. Tehnički voditelji projekta odgovorni su za koordinaciju i praćenje troškova, rokova i kvalitete cijelog projekta. 

BILLA je upoznala PlanRadar kada je tim tražio web-baziranu aplikaciju za standardizaciju procesa u upravljanju greškama i odobrenjima. Na ranijim projektima tim je testirao druge metode, na primjer korištenje softvera Microsoft Office za istraživanja. Također su isprobali slanje jednostavnih poruka o nedostacima putem telefona, e-pošte ili unutar različitih izvješća o izgradnji. To nije dovelo do željene učinkovitosti — velik dio posla se duplicirao. Na primjer, lokalni tim za građevinsku inspekciju i tehničari specijalisti su označili iste nedostatke. 

Tada je tim odlučioisprobati PlanRadar. 

Rješenje: Povećana učinkovitost korištenjem PlanRadar jednostavnog alata za tickete

Unutar REWE Group Austrija, uvođenje PlanRadara započelo je s njihovim BIPA trgovinama 2014. godine. Tim je testirao različite funkcije softvera u početnom projektu. Konkretno, otkrili su da je prilagodljivi sustav ticketa optimizirao radne procese. Mogli su izravno dodjeljivati zadatke i radne naloge odgovornoj osobi; svi ostali sudionici mogu vidjeti status quo u bilo kojem trenutku. Roger Lenherr objasnio je zašto je zadovoljan softverom: “ „Pristupom centralnoj platformi svi tehničari imaju istu razinu informacija. Time se sprječavaju pogreške i nesporazumi.“  

PlanRadar pomaže tehničarima i arhitektima uštedjeti mnogo vremena dopuštajući im dodavanje oznaka na digitalne nacrte, pohranjivanje slika te dostavljanje kompletne dokumentacije, izravno na licu mjesta, pomoću tableta ili pametnog telefona. Upravljanje potraživanjima može se započeti odmah nakon što je identificiran problem. 

Radeći s PlanRadarom, tim također treba manje opreme za upravljanje nedostacima na lokaciji. Radnici više ne moraju sa sobom nositi velike ispise planova, fotoaparate ili bilježnice. To je zamijenio PlanRadar za mobilne uređaje. 

PlanRadar se redovito koristi za obnove i radove na novogradnji maloprodajnih objekata za BILLA, BILLA PLUS, BIPA, PENNY i ADEG. „Softver koristi oko pet korisnika po trgovini”, rekao je Stefan Pany.

Zbog tako velikog broja korisnika, faza obuke je vrlo važna. Svi sudionici moraju imati dobro znanje o softveru i moraju biti spremni koristiti njegove brojne značajke da bi postigli najbolje rezultate. U REWE Group Austria ovaj izazov savladali su korištenjem pripremljenih dokumenata za obuku koje je tvrtka izradila. Ti dokumenti obuhvaćaju sve odgovornosti i osnovne uvjete za korištenje važne za korisnike.  

Ušteda u vremenu, učinkovita obrada i nove primjene

U REWE Group Austria su primijetili značajno povećanje učinkovitosti procesa korištenjem PlanRadara u procesima pregleda i izgradnje. Roger Lenherr je o svom pozitivnom iskustvu sa softverom izjavio sljedeće: „S PlanRadarom naši su procesi standardizirani, jasni i učinkoviti. Nijedan zadatak se ne duplicira.” Budući da korištenje softvera za upravljanje zadacima i nedostacima smanjuje potrošnju papira, tvrtka i na taj način smanjuje svoje troškove.  

Roger Lenherr već planira implementirati PlanRadar u REWE Grupi Austrija za više primjena: “PlanRadar je dokazao da je intuitivan i jednostavan za uporabu za sve naše procese. Trenutačno se uglavnom koristi za odobrenja i upravljanje nedostacima. U budućnosti će se koristiti i za građevinsku dokumentaciju.“