Menghemat waktu dengan komunikasi dan penanganan komplain yang efisien
Bagaimana REWE Group Austria mengoptimalkan manajemen pekerjaan cacat dan persetujuannya selama konstruksi dan perbaikan unit ritel dan survei persediaan cabang.
REWE Group Austria didirikan pada tahun 1953 sebagai BILLA. Bisnis internasional REWE Group kini juga dilakukan dari kantor pusatnya di Wiener Neudorf di Austria. Dengan lebih dari 46.000 karyawan di 2500 toko, REWE Group dapat diandalkan untuk menyediakan kebutuhan sehari-hari dan produk obat-obatan melalui perusahaan ritelnya: BILLA, PENNY, BIPA, dan ADEG Austria. Penjualan mencapai lebih dari 9 miliar euro per tahun.
Departemen Teknis (TAB), yang dipimpin oleh Stefan Pany, bertanggung jawab dalam pekerjaan bangunan baru dan renovasi di jaringan toko serta gudang dan kantor pusat BILLA dan BILLA PLUS. Dari perencanaan dan konstruksi hingga pelayanan, pemeliharaan, penutupan, dan penggunaan kembali lapangan proyek, seluruh siklus hidup bangunan adalah tanggung jawab Departemen Teknis. Departemen Teknis REWE Group Austria menggunakan PlanRadar untuk manajemen dan penerimaan pekerjaan cacat. Secara keseluruhan, hal ini meningkatkan efisiensi berbagi informasi dan pengolahan komplain.
Tantangan: mengeliminasi pekerjaan ganda
Sebagai manajer proyek senior, Roger Lenherr bertanggung jawab dalam memperkenalkan PlanRadar di Departemen Teknis. Manajer proyek teknis bertanggung jawab dalam koordinasi dan pemantauan biaya, tenggat waktu, dan kualitas seluruh proyek.
BILLA mengenal PlanRadar saat timnya mencari aplikasi berbasis web untuk menstandarkan proses dalam manajemen dan persetujuan pekerjaan cacat. Dalam proyek sebelumnya, tim ini menguji metode lain, misalnya menggunakan perangkat lunak Microsoft Office untuk menyimpan survei. Mereka juga mencoba mengirimkan pesan pekerjaan cacat sederhana melalui telepon atau email atau dalam laporan konstruksi yang berbeda-beda. Hal ini tidak menghasilkan efisiensi yang diharapkan – banyak pekerjaan ganda. Misalnya, beberapa masalah ditandai oleh tim inspeksi bangunan lokal dan teknisi spesialis.
Setelah itu, tim ini memutuskan untuk mencoba PlanRadar.
Solusi: efisiensi meningkat dengan tool pembuatan tiket PlanRadar yang mudah digunakan
Di REWE Group Austria, PlanRadar mulai hadir dengan toko BIPA pada tahun 2014. Tim menguji berbagai fungsi perangkat lunak dalam proyek awal, memenangkan pengguna. Secara khusus, tim menemukan bahwa sistem tiket yang fleksibel mengoptimalkan proses kerja. Mereka dapat secara langsung menugaskan pekerjaan dan perintah kerja pada penanggung jawab; semua pekerja lainnya dapat melihat status quo kapan pun. Roger Lenherr menjelaskan alasan dia senang dengan perangkat lunak ini: “Dengan mengakses platform pusat, semua teknisi memiliki akses pada informasi yang sama. Hal ini mencegah kesalahan dan miskomunikasi.”
PlanRadar membantu teknisi dan arsitek untuk menghemat banyak waktu dengan mengizinkan mereka menambahkan pin pada gambar kerja digital, menggunggah foto, dan mengirimkan dokumentasi lengkap dari lapangan dengan tablet atau ponsel. Manajemen klaim dapat segera dimulai setelah masalah teridentifikasi. Dengan bekerja bersama PlanRadar, tim juga memerlukan peralatan yang lebih sedikit untuk penerimaan dan manajemen pekerjaan cacat di lapangan. Pekerja tak perlu lagi membawa gambar kerja cetak besar, kamera atau catatan. Semuanya itu dapat digantikan oleh fitur PlanRadar untuk perangkat seluler.
“PlanRadar secara rutin digunakan untuk renovasi dan pekerjaan bangunan baru di ritel barang kebutuhan sehari-hari untuk BILLA, BILLA PLUS, BIPA, PENNY, dan ADEG. Perangkat lunak digunakan oleh sekitar lima pengguna per toko,“ kata Stefan Pany.
Dengan begitu banyak jumlah pengguna, fase pelatihan sangat penting. Semua pekerja yang terlibat perlu memiliki wawasan yang baik mengenai perangkat lunak sehingga dapat menggunakan berbagai fiturnya untuk mencapai hasil terbaik. Di REWE Group Austria, tantangan ini telah diatasi dengan aplikasi dan dokumen pelatihan yang perusahaan buat. Ini mencakup semua tanggung jawab dan kondisi dasar penggunaan yang perlu diketahui pengguna.
Penghematan waktu, pengolahan efisien, dan aplikasi baru
Dengan menggunakan PlanRadar saat toko-toko REWE Group Austria dibangun dan disurvei, perusahaan telah melihat peningkatan signifikan dalam efisiensi proses. Roger Lenherr bicara tentang pengalaman positifnya dengan perangkat lunak dan caranya menghemat waktu: “Dengan PlanRadar, proses kami distandarkan, jelas, dan efisien. Tak ada pekerjaan ganda.” Karena menggunakan perangkat lunak pekerjaan dan manajemen pekerjaan cacat mengurangi penggunaan kertas, perusahaan juga mengurangi beban biaya mereka.
Roger Lenherr telah merencanakan implementasi PlanRadar di REWE Group Austria untuk lebih banyak aplikasi: “PlanRadar telah membuktikan dirinya sebagai tool intuitif dan ramah pengguna dalam proses kami. PlanRadar saat ini digunakan terutama untuk penerimaan pekerjaan konstruksi dan manajemen pekerjaan cacat. Namun, PlanRadar juga akan diadopsi untuk dokumentasi konstruksi di masa mendatang.”
