Úspora času vďaka efektívnej komunikácii a vybavovaniu reklamácií

Ako REWE Group Austria optimalizuje správu závad a schvaľovanie pri výstavbe a rekonštrukcii maloobchodných jednotiek a pri inventarizácii pobočiek.

REWE Group Austria bola založená v roku 1953 ako BILLA. Medzinárodné aktivity skupiny REWE sa dnes riadia tiež z jej centrály vo Wiener Neudorf v Rakúsku. S viac ako 46 000 zamestnancami v približne 2 500 predajniach skupina REWE spoľahlivo poskytuje potraviny a drogériu prostredníctvom svojich maloobchodných značiek: BILLA, PENNY, BIPA a ADEG Rakúsko. Tržby dosahujú viac ako 9 miliárd eur ročne. Technické oddelenie (TAB) ktoré vedie Stefan Pany, je zodpovedné za nové stavby a rekonštrukcie v sieti predajní BILLA a BILLA PLUS, rovnako ako aj za lokality skladov a centrálnych kancelárií. Celý životný cyklus budov, od plánovania a výstavby až po servis, údržbu, uzatvorenie a opätovné využitie rôznych lokalít je v kompetencii technického oddelenia. Technické oddelenie REWE Group Austria používa aplikáciu PlanRadar na riadenie závad a schvaľovanie. Celkovo sa tým zlepšuje efektívnosť zdieľania informácií a spracovania sťažností.

Výzva: odstrániť duplicitné činnosti

BILLA sa dozvedela o aplikácii PlanRadar, keď jej tím hľadal webovú aplikáciu na štandardizáciu procesov v správe závad a schvaľovaní. Pri predchádzajúcich projektoch jej tím testoval iné aj metódy, napríklad pomocou softvéru Microsoft Office vykonávali prieskumy obchodov. Skúšali aj posielanie jednoduchých chybových správ cez telefón alebo e-mail, prípadne v rámci rôznych stavebných reportov. Neviedlo to k očakávanej efektivite — dochádzalo k duplicite pri mnohých činnostiach. Napríklad miestny tím stavebnej inšpekcie a špecializovaní technici upozornili na niektoré identické problémy. Tím technického oddelenia sa preto rozhodol vyskúšať aplikáciu PlanRadar.

Riešenie: zvýšená efektivita s ľahko použiteľným nástrojom na správu požiadaviek PlanRadar

V rámci REWE Group Austria sa začalo zavádzanie aplikácie PlanRadar v predajniach BIPA v roku 2014. Tím testoval rôzne funkcie softvéru v počiatočnom projekte a ten si svojich používateľov okamžite získal. Zistili napríklad, že flexibilný systém pre riadenie požiadaviek optimalizoval pracovné procesy. Mohli priamo zadávať úlohy a pracovné príkazy zodpovednej osobe. Všetci ostatní pracovníci si môžu kedykoľvek overiť status quo danej požiadavky. Roger Lenherr vysvetlil, prečo je so softvérom spokojný: „Vďaka prístupu na centrálnu platformu majú všetci technici prístup k rovnakej úrovni informácií. Tým sa zabráni chybám a nedorozumeniam.“ PlanRadar pomáha technikom a architektom ušetriť veľa času tým, že im umožňuje pridávať špendlíky do digitálnych plánov, nahrávať fotografie a odosielať kompletnú dokumentáciu z miesta pomocou tabletu alebo smartfónu. Riadenie reklamácií je možné spustiť ihneď po tom ako je problém identifikovaný. Vďaka práci s aplikáciou PlanRadar tím tiež potrebuje menej vybavenia na schvaľovanie a správu závad na mieste. Pracovníci si už nemusia so sebou nosiť veľké výtlačky plánov, fotoaparáty či poznámkové bloky. To všetko dokážu jednoducho nahradiť rôzne funkcie aplikácie PlanRadar pre mobilné zariadenia. „Aplikácia PlanRadar sa pravidelne používa pri rekonštrukciách a prácach na nových budovách v maloobchode s potravinami pre siete BILLA, BILLA PLUS, BIPA, PENNY a ADEG. Softvér používa približne päť používateľov na jeden obchod,“ povedal Stefan Pany. Pri takom veľkom počte používateľov je veľmi dôležitá fáza zaškolenia. Všetci zainteresovaní pracovníci musia softvér dobre poznať, aby mohli využívať jeho početné funkcie na dosiahnutie najlepších možných výsledkov. V REWE Group Austria bola táto výzva vyriešená pomocou aplikačných a školiacich dokumentov, ktoré spoločnosť vytvorila. Tieto obsahujú všetky povinnosti a základné podmienky používania, o ktorých musia používatelia vedieť.

Výsledok: Úspora času, efektívne spracovanie a nové spôsoby použitia

Vďaka používaniu aplikácie PlanRadar pri výstavbe a kontrole predajní REWE Group Austria táto spoločnosť zaznamenala výrazné zvýšenie efektivity procesov. Roger Lenherr hovorí o svojich pozitívnych skúsenostiach so softvérom a o tom, ako šetrí čas: „S aplikáciou PlanRadar sú naše procesy štandardizované, jasné a efektívne. Žiadna práca nie je duplicitná.“ Pretože používanie softvéru na správu úloh a závad znižuje spotrebu papiera, spoločnosť tiež znižuje svoje náklady. Roger Lenherr už plánuje implementáciu PlanRadar v REWE Group Austria aj v ďalších oblastiach: „PlanRadar sa v našich procesoch osvedčil ako intuitívny a užívateľsky prívetivý nástroj. V súčasnosti sa používa najmä na preberanie stavby a manažment závad. V budúcnosti sa však začne používať aj v oblasti stavebnej dokumentácie.”