Dziennik budowy – istotny dokument realizacji robót budowlanych

Co to jest dziennik budowy i kto go wydaje?

Dziennik budowy jest istotnym dokumentem, o którym zapisy zostały zawarte w Ustawie Prawo Budowlane oraz w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 26 czerwca 2002 r. w sprawie dziennika budowy, montażu i rozbiórki, tablicy informacyjnej oraz ogłoszenia zawierającego dane dotyczące bezpieczeństwa pracy i ochrony zdrowia. Dz.U. 2002 nr 108 poz. 953,. Według ustawy¹ zaliczany jest on do dokumentacji budowy i stanowi urzędowy dokument przebiegu robót budowlanych oraz zdarzeń i okoliczności zachodzących w toku wykonywania robót.

Dziennik budowy jest wydawany odpłatnie inwestorowi przez ten sam organ, który wydał decyzję o pozwoleniu na budowę lub w którym inwestor dokonał zgłoszenia budowy. Dokument ten musi zostać przez organ zarejestrowany i ostemplowany na każdej stronie.

Organ wydaje dziennik budowy inwestorowi w terminie do 3 dni od dnia:

• w którym decyzja o pozwoleniu na budowę stała się wykonalna albo
• w którym inwestor nabył prawo do wykonywania robót budowlanych na podstawie zgłoszenia.

W obydwu przypadkach odbywa się to za zwrotem kosztów związanych z jego przygotowaniem.

Alternatywą dla tradycyjnego sposobu dokumentowania prac budowalnych jest elektroniczny dziennik budowy. Pozwala on zminimalizować wymagany nakład pracy, ułatwiając gromadzenie wszelkich niezbędnych danych.

Gdzie kupić dziennik budowy?

Dziennik budowy można kupić w dowolnej księgarni lub w punkcie sprzedaży druków w urzędzie. W praktyce jego zakupu dokonuje inwestor. Nie istnieje ściśle określony wzór dziennika budowy, a wytyczne co do jego zawartości zostały zawarte w Rozporządzeniu². Ten dokument budowlany ma format A-4, ponumerowane strony i jest zabezpieczony przed zdekompletowaniem. Strony przeznaczone do wpisów są podwójne – oryginał i kopia – z perforacją umożliwiającą łatwe jej wyrywanie.

Przy jego zakupie najlepiej kierować się liczbą stron. Do prostych realizacji (np. zjazdy na teren działki, niewielkie budynki o prostej konstrukcji) można zakupić cienki dziennik zawierający do kilkunastu stron. Przy bardziej złożonych budowach lepiej kupić dziennik np. o około 20 stronach. Natomiast skomplikowane i duże projekty będą wymagać grubszego egzemplarza dziennika budowlanego.

Inwestor przekazuje taki dziennik do organu, który wydaje go inwestorowi po jego rejestracji i ostemplowaniu.

Prowadzenie dziennika budowy

Za prowadzenie dziennika budowy i jego właściwe przechowywanie odpowiedzialny jest kierownik budowy. Dokument ten powinien znajdować się na budowie w bezpiecznym miejscu, które uniemożliwi jego uszkodzenie, kradzież lub zniszczenie. Dziennik powinien być dostępny dla wszystkich uprawnionych osób, tak aby w dowolnym momencie mogły z niego korzystać i dokonywać w nim wpisów.

Jeśli w trakcie realizacji budowy zabraknie stron w dzienniku, to inwestor występuje do organu o wydanie kolejnego tomu dokumentu. Proces ten odbywa się na podobnych zasadach jak w przypadku wydania pierwszego tomu dziennika.

Jak powinny wyglądać wpisy do dziennika budowy

Według Rozporządzenia² wpisy do dziennika budowy muszą rejestrować przebieg robót budowlanych oraz wszystkich zdarzeń i okoliczności zachodzących w toku ich wykonywania i mających znaczenie przy ocenie technicznej prawidłowości wykonywania budowy, rozbiórki lub montażu. Wpisy dokonuje się w sposób trwały i czytelny na oryginałach oraz kopiach stron. Zamieszcza się je w porządku chronologicznym, w sposób uniemożliwiający dokonanie późniejszych uzupełnień.

Wpisy do dziennika budowy powinny być wyczerpujące, by można było z nich odczytać, co i kiedy oraz w jaki sposób zostało wykonane. Nie mogą być lakoniczne i muszą być czytelne. Za nieprawidłowe i niedokładne prowadzenie dziennika budowy kierownik budowy może zostać ukarany mandatem przez organ nadzoru budowlanego.

W razie konieczności wprowadzenia poprawek do umieszczonych już wpisów w dzienniku należy niewłaściwy tekst skreślić w taki sposób, aby pozostawić możliwość jego odczytania, i wprowadzić właściwą treść z uzasadnieniem wprowadzonej zmiany.

Kto może zamieszczać wpisy do dziennika budowy?

Wpisy do dziennika budowy powinni zamieszczać tylko wymienieni w Rozporządzeniu² uczestnicy procesu budowlanego:

• inwestor,
• inspektor nadzoru inwestorskiego,
• projektant,
• kierownik budowy,
• kierownik robót budowlanych,
• osoby wykonujące czynności geodezyjne na terenie budowy,
• pracownicy organów nadzoru budowlanego i innych organów uprawnionych do kontroli przestrzegania przepisów na budowie – w ramach dokonywanych czynności kontrolnych.

Warto zauważyć, że wpisy do dziennika budowy nie mogą być zamieszczane przez generalnego wykonawcę.

Co należy zrobić w przypadku zgubienia lub zniszczenia dziennika budowy?

Jeśli dziennik budowy zniknie (zagubi się, zostanie zniszczony lub ukradziony), to inwestor powinien to zgłosić organowi, a następnie wystąpić o nowy dokument. W przypadku wystąpienia takiej sytuacji kierownik budowy może zostać ukarany mandatem.

Organ nadzoru budowlanego zaleca, by w miarę możliwości odtworzyć oryginalny dokument. Powinien o to zadbać kierownik budowy oraz inne osoby, które mogą zamieszczać wpisy do dziennika budowy. Dlatego warto w trakcie przebiegu robót budowlanych robić dokumentację fotograficzną, która w takich okolicznościach okazuje się bezcenna i bardzo przydatna w rekonstrukcji dziennika. Należy jednak pamiętać, że według Prawa Budowlanego¹ tego typu dokumentacja nie jest zaliczana do dokumentacji budowy.

Elektroniczny dziennik budowy – przyszłość dokumentowania robót budowlanych

Ze strony uczestników procesu budowlanego, czyli kierowników budów, inspektorów nadzoru inwestorskiego itd. wciąż są oczekiwania, by ustawodawca wprowadził elektroniczny dziennik budowy. Już teraz są dostępne aplikacje, które mogą pełnić tego typu rolę. Postępująca digitalizacja każdego sektora przemysłu sprawia, że pojawiają się nowe narzędzia, dzięki którym wykonywana praca staja się jeszcze bardziej efektywna. Proces ten dotyczy również sektora budowlanego, w którym cyfrowe rozwiązania, oprócz możliwości prowadzenia dziennika budowy, pozwalają między innymi skutecznie zarządzać dokumentacją budowlaną i usprawnić komunikację w przebiegu realizacji projektu. Na pewno skorzystają na nim wszyscy uczestnicy procesu budowlanego.

Jednym z takich rozwiązań jest PlanRadar.

Dziennik budowy w PlanRadar

Oprogramowanie do prowadzenia dziennika budowy, takie jak PlanRadar, udostępnia już uporządkowany, elektroniczny dziennik z wieloma opcjami raportowania – w tym rejestrowaniem codziennych zadań i wyników pracy każdej osoby. Pasek nawigacyjny zawiera główne sekcje z informacjami potrzebnymi do wypełnienia dziennika budowy. W razie potrzeby można używać filtrów, aby szybko zawęzić wyniki wyszukiwania.

Można tworzyć zadania i przypisywać osoby odpowiedzialne nie tylko z biura, ale również będąc bezpośrednio na budowie, w drodze czy podczas spotkania. Aplikacja jest dostępna na każde urządzenie mobilne i zgodna z systemami operacyjnymi iOS, Windows i Android. PlanRadar działa w chmurze, dzięki czemu dane są dostępne dla użytkowników w dowolnym czasie. Interfejs aplikacji jest przyjazny, a nawigacja intuicyjna – nie jest wymagana żadna specjalistyczna wiedza ani szkolenie, aby rozpocząć z nią pracę.

Można załączać do formularzy różne treści: notatki głosowe, komentarze tekstowe, zdjęcia, filmy. Można też dodawać naklejki lub rysować po zdjęciach i planach, aby jeszcze lepiej zaznaczyć usterkę lub zadanie. Następnie przypina się zadanie do konkretnego miejsca na rysunku technicznym, planie lub modelu BIM. Do każdego zgłoszenia można dodać dokumenty w formacie PDF, Word, Excel i innych. Zmiany są zapisywane w czasie rzeczywistym, a system automatycznie powiadamia wszystkich użytkowników zaangażowanych w dane zadanie.

Platforma rozwiązuje odwieczny problem komunikacji między członkami zespołu budowlanego. Gdy przypiszesz osobę do zadania, możesz sprawdzić, czy je otworzyła i zobaczyła. Gdy podejmie jakieś działania lub doda informacje, zobaczysz to natychmiast.

Jeśli prace są zakończone, odpowiedzialna osoba może oznaczyć zadanie jako zakończone – co od razu będzie widoczne w systemie. Dodatkowo każde zgłoszenie zawiera czat, w którym można wymieniać się dodatkowymi informacjami i doprecyzować szczegóły.

Zamiast ręcznego wypełniania formularzy papierowych, można korzystać z gotowych szablonów raportów, które można dostosować do swoich zadań i celów. Szablony te pozwalają na tworzenie raportów w kilka sekund i ich wysyłkę e-mailem bezpośrednio z placu budowy.

Szablony raportów są bardzo praktyczne i oszczędzają czas. Raport jest gotowy w kilka sekund, a Ty możesz go od razu wysłać lub pobrać w formacie PDF lub Excel.

Raport można spersonalizować, dodając logo firmy i informacje o projekcie. Dzięki temu PlanRadar umożliwia stworzenie kompletnego dokumentu gotowego do udostępnienia. Zamiast spędzać godziny na tworzeniu raportu, masz go gotowego w kilka chwil.

Jak utworzyć dziennik budowy w PlanRadar

W sekcji Formularze i Listy wybierz „Formularze”. Znajdziesz tam gotowy szablon „Dziennik budowy”.

Szablon zawiera wszystkie niezbędne pola – możesz wybrać potrzebne i usunąć zbędne. Przykładowe pola:

• tytuł,

• priorytet,

• postęp (status zadania),

• firma wykonawcza,

• odpowiedzialny brygadzista itp.

Dodatkowe pola:

• data,

• godzina,

• lista (np. użytych materiałów),

• pole wyboru (checkbox),

• opis krótki / długi,

• pole liczbowe.

Po utworzeniu formularza przejdź do zakładki „Zadania” i wybierz projekt. Możesz utworzyć zadanie powiązane z lokalizacją na planie lub ogólne. Aby przypiąć je do planu, otwórz rysunek, kliknij „Utwórz zadanie”, umieść pinezkę i kliknij zielony znacznik, aby otworzyć formularz.

Możesz wybrać wcześniej stworzony formularz. Funkcja „Listy” umożliwia tworzenie rozwijanych menu – przyspiesza to wypełnianie i standaryzuje wpisy (np. lista warunków pogodowych lub kategorii prac).

Listy można edytować i przenosić między projektami. Cyfrowe przechowywanie danych ułatwia zarządzanie – wszystko jest bezpiecznie przechowywane w chmurze. Możesz na bieżąco śledzić zmiany, postęp projektu oraz przeglądać statusy, daty zakończenia, odpowiedzialne osoby, a także dokumentację fotograficzną, filmy, nagrania głosowe i korespondencję z podwykonawcami.

Dzięki łatwości wypełniania szablonów możesz monitorować sytuację na budowie szybciej i skuteczniej. Wszystkie dane są archiwizowane po zakończeniu projektu i gotowe do wykorzystania przy ewentualnych roszczeniach.

Cyfryzacja dokumentacji może być prostsza, niż się wydaje. Konfiguracja projektu w PlanRadar zajmuje zaledwie 10 minut. Nie potrzebujesz szkoleń – wystarczy założyć konto i zacząć korzystać z 30-dniowego okresu próbnego!

1. Ustawa z dnia 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane Dz.U. 1994 nr 89 poz. 414
2. Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 26 czerwca 2002 r. w sprawie dziennika budowy, montażu i rozbiórki, tablicy informacyjnej oraz ogłoszenia zawierającego dane dotyczące bezpieczeństwa pracy i ochrony zdrowia. Dz.U. 2002 nr 108 poz. 953

• Budownictwo