Top Construction oszczędza 20 godzin tygodniowo dzięki PlanRadar
Jak dzięki digitalizacji firma przeprowadziła renowację szpitala bez czasowego wyłączenia go z użytku
Top Construction to firma z 30-letnią historią na polskim rynku budowlanym, działająca jako generalny wykonawca. Specjalizuje się w realizacji wielobranżowych projektów kubaturowych zarówno dla sektora publicznego, jak i prywatnego. Firma dostarcza rozwiązania w modelu „zaprojektuj i wybuduj”, realizując obiekty szpitalne, urzędy czy inwestycje z zakresu nowoczesnych technologii energetycznych, takich jak kogeneracja i trigeneracja.
Na co dzień Top Construction angażuje kilkadziesiąt osób w swoim zespole inżynierskim i kierowniczym, wspierając się firmami podwykonawczymi. Zespoły na największych kontraktach liczą nawet 90 pracowników.
Wyzwanie
Top Construction realizuje obecnie wymagający projekt renowacji szpitala w Ciechanowie, który nieprzerwanie funkcjonuje w trakcie prowadzonych prac. Roboty odbywają się na wielu kondygnacjach jednocześnie, również w kluczowych strefach – takich jak sale operacyjne, OIOM i sale zabiegowe. Ponieważ część pomieszczeń musi być okresowo wyłączana z użytkowania, harmonogram jest ściśle uzgadniany z ordynatorami, oddziałowymi oraz instytucjami zewnętrznymi, m.in. Lotniczym Pogotowiem Ratunkowym. Kluczowe jest precyzyjne dotrzymywanie terminów – tak, aby uniknąć zarówno opóźnień, jak i zbyt wczesnego zajmowania pomieszczeń. Zespół dba o to, by niezbędne prace modernizacyjne miały jak najmniejszy wpływ na działanie szpitala.
Zakres prac to:
- przebudowa budynków (dostosowanie do obowiązujących przepisów pożarowych),
- termomodernizacja (docieplenie, nowy efekt wizualny budynków),
- wymiana instalacji sanitarnych,
- przebudowa instalacji klimatyzacji i wentylacji na jednym z oddziałów.
Przed wdrożeniem PlanRadar firma zarządzała projektami przy użyciu arkuszy Excel oraz komunikacji mailowej i telefonicznej. Taki model pracy był wystarczający przy mniejszych projektach, ale przy rosnącej liczbie zadań i coraz bardziej złożonych realizacjach zaczął generować poważne problemy. Pracownicy tracili czas na ręczne aktualizowanie tabel i dokumentów, co spowalniało procesy i zwiększało ryzyko pomyłek.
Firma zdawała sobie sprawę, jak dużym wyzwaniem będzie koordynacja prac w szpitalu w Ciechanowie. Potrzebna była precyzyjna dokumentacja postępów i sprawna wymiana informacji, aby uniknąć błędów – np. dotyczących piętra czy etapu robót – oraz skutecznie zarządzać ryzykiem i zapewnić kadrze zarządzającej dostęp do danych niezbędnych do błyskawicznego podejmowania decyzji.
Rozwiązanie
Top Construction rozpoczęło poszukiwania odpowiedniego narzędzia. Po serii spotkań z różnymi dostawcami firma zdecydowała się na PlanRadar ze względu na intuicyjność platformy i szeroki zakres jej możliwości. Szczególnie istotna okazała się opcja samodzielnej konfiguracji formularzy bez konieczności angażowania zespołu IT.
„Wdrożenie PlanRadaru nie zajmuje dużo czasu. Jest intuicyjny i obsługuje się go równie prosto jak popularne aplikacje czy media społecznościowe.” — Andrzej Janik, Wicedyrektor ds. Monitorowania Projektów
Na początku firma zakładała, że PlanRadar będzie służył głównie do tzw. zadań jakościowych – czyli zgłaszania i monitorowania usterek, prowadzenia list kontrolnych i weryfikacji jakości wykonania prac na budowie. Jednak dzięki elastyczności systemu możliwe było szybkie dopasowanie go do wewnętrznych procesów bez konieczności programowania. Już po kilku tygodniach zespół odkrył, że narzędzie sprawdza się także w wielu innych obszarach. Niedługo po wdrożeniu zespoły same zaczęły zgłaszać własne pomysły na wykorzystanie PlanRadar – na przykład do tworzenia kart materiałowych.
„Na samym uzupełnianiu danych oszczędzamy co najmniej kilka godzin tygodniowo na osobę. Obecnie z PlanRadar aktywnie korzysta około 10 osób, co daje łącznie nawet 20 godzin oszczędności tygodniowo dla całej firmy.” — Andrzej Janik, Wicedyrektor ds. Monitorowania Projektów
Rezultaty
Narzędzie znacząco przyspieszyło procesy związane z inspekcjami, odbiorami i zarządzaniem usterkami oraz umożliwiło pełną digitalizację obsługi serwisu gwarancyjnego. Praca na cyfrowych planach i automatyczne generowanie przejrzystych raportów pozwoliły ograniczyć ryzyko błędów i usprawniły codzienne działania zespołu.
PlanRadar ułatwił także zarządzanie ryzykiem operacyjnym. Top Construction przeniosło cały ten proces na platformę dzięki stworzeniu dedykowanego formularza opartego na macierzy ryzyka. Każdy Manager Projektu wprowadza nowe ryzyko do systemu: opisuje je, przypisuje do konkretnego zagrożenia i celu projektu, określa jego typ (np. finansowe) oraz jego wartość. Następnie ocenia prawdopodobieństwo wystąpienia i potencjalny wpływ, co automatycznie wyznacza poziom istotności ryzyka.
Na tej podstawie zarząd określa akceptowalny poziom ryzyka dla organizacji. Dzięki temu możliwe jest bieżące śledzenie odchyleń i szybkie podejmowanie decyzji o działaniach korygujących. Raportowanie odbywa się cyklicznie – co tydzień – i zapewnia aktualny przegląd sytuacji we wszystkich kluczowych obszarach. W PlanRadar widoczny jest również status ryzyka: czy znajduje się ono na poziomie akceptowalnym, czy wymaga pracy zespołu projektowego. Całość procesu została tak skonfigurowana, aby umożliwić szybką reakcję i bieżący dostęp do danych – bez potrzeby sięgania do oddzielnych raportów czy plików.
„Okazało się, że PlanRadar świetnie sprawdza się jako platforma do szybkiej komunikacji między zarządem, dyrektorami a kierownikami projektu w zakresie raportowania ryzyka. Cały rejestr ryzyka przenieśliśmy do systemu, służy nam do ich identyfikacji, oceny oraz zarządzania kluczowymi ryzykami operacyjnymi – wszystko w jednym miejscu.” — Andrzej Janik, Wicedyrektor ds. Monitorowania Projektów.
Podsumowanie
Przykład Top Construction pokazuje, jak PlanRadar wspiera firmy budowlane w cyfryzacji codziennych procesów – bez długotrwałych wdrożeń, bez angażowania zespołu IT i bez oporu ze strony użytkowników. Dzięki intuicyjnej obsłudze i możliwości pełnego dostosowania do wewnętrznych procedur, PlanRadar stał się dla Top Construction nie tylko narzędziem do zarządzania jakością i usterkami, ale także platformą do skutecznego zarządzania ryzykiem operacyjnym.
To dowód na to, że nawet w najbardziej wymagających projektach – takich jak modernizacja działającego szpitala – można zyskać pełną kontrolę, przejrzystość i oszczędność czasu dzięki odpowiednio dobranemu narzędziu cyfrowemu.
Chcesz sprawdzić, jak PlanRadar może pomóc Twojemu zespołowi? Skontaktuj się z nami lub rozpocznij bezpłatny okres próbny.
