Primum ing oszczędza 30–40% czasu pracy dzięki PlanRadar

W jaki sposób Primum ing zajmuje się zadaniami wykorzystując PlanRadar

Primum ing, firma zajmująca się zarządzaniem projektami budowlanymi, wdrożyła PlanRadar, aby rozwiązać problemy wynikające z nieskoordynowanej komunikacji mailowej. Zespół składający się z sześciu specjalistów szybko zaznajomił się z oprogramowaniem PlanRadar, które okazało się nieocenioną pomocą na różnych etapach, od wstępnych działań przed rozpoczęciem budowy, przez projektowanie, dokumentację przetargową, inspekcje, aż po zarządzanie placem budowy.

Platforma PlanRadar zapewniła możliwość kategoryzowania zadań i monitorowania zmian w czasie rzeczywistym, a ponadto poprawiła przejrzystość komunikacji między wszystkimi uczestnikami projektu. Przerzucenie się z komunikacji przez pocztę elektroniczną na PlanRadar pomogło Primum ing zaoszczędzić nawet 40% czasu poświęcanego na korespondencję dotyczącą projektu, a procesy archiwizacji stały się o 70% bardziej wydajne.

Problem: błędy wynikające z nieskoordynowanej komunikacji mailowej

Firma postanowiła zacząć stosować PlanRadar, by zmniejszyć częstotliwość występowania błędów, które zawsze pojawiały się w komunikacji mailowej. Kiedy informacje rozsyłane są masowo (na 6–10 adresów e-mail), a w projekcie uczestniczy wiele osób, łatwo pominąć istotne fakty i dane.

Projekty zajmują dużo czasu, dlatego też firma musiała rozwiązać problem nieskutecznej komunikacji między licznymi członkami zespołu biorących udział w procesie, jednocześnie minimalizując liczbę błędów.

Zespół Primum ing składa się z sześciu specjalistów, w tym z trzech dyplomowanych inżynierów budownictwa. Spółka miała okazję po raz pierwszy zobaczyć PlanRadar w akcji bezpośrednio na placu budowy. Użyteczność oprogramowania pokazała, że przydaje się nawet na etapach projektu poprzedzających roboty budowlane – jeszcze przed uzyskaniem pozwolenia na budowę, przy projektowaniu i omawianiu dokumentacji przetargowej w związku z wszystkimi usługami i źródłami zarobku. Pozwala to zmodernizować codzienną rutynę związaną z przeprowadzaniem inspekcji i zarządzaniem budową, i pomaga pozbyć się ogromnej liczby e-maili.

Rozwiązanie: PlanRadar automatyzuje procesy

Primum zaimplementowało PlanRadar w niecały dzień roboczy. Od samego początku firma wdrożyła oprogramowanie w prawdziwym projekcie do wykonywania realnych zadań. Jak komentuje pan Banowetz: „W tamtym okresie ludzie nie chcieli przygotowywać projektów na komputerze. Mimo wszystko technologia idzie na przód, czy tego chcemy, czy nie, a my nie możemy pozostawać w tyle. PlanRadar okazało się wspaniałym repozytorium wszystkich danych powiązanych z projektami budowlanymi, a wszelkie aktualizacje rejestrowane są nieustannie, w czasie rzeczywistym, a nie dopiero na sam koniec projektu.

Zadania można pogrupować w kategorie, np. na problemy związane z mechaniką, elektryką i konstrukcją. Daje to bieżący wgląd we wszystkie informacje związane z danym problemem – kto i co napisał lub powiedział, ile czasu minęło od wystąpienia problemu oraz jakie rozwiązanie wdrożono.

Oto główne problemy komunikacji mailowej: ktoś w ogóle nie otrzyma wiadomości, ktoś inny jej nie przeczyta albo nawet nie zrozumie, kolejna osoba zapomni uwzględnić wszystkich adresatów w odpowiedzi i odpisze tylko do jednego. PlanRadar pozwoliło rozwiązać ten problem: aplikacja stanowi najlepszą platformę do skutecznej komunikacji z dowolną liczbą uczestników”.

Rezultat: zaoszczędzony czas i zwiększona produktywność

Zastosowanie PlanRadar na etapie przed rozpoczęciem prac na budowie i wdrożenie PlanRadar jako obowiązkowego narzędzia do koordynacji wszystkich uczestników projektu pomogło Primum ing zaoszczędzić nawet 40% czasu, który wcześniej trzeba było poświęcić na komunikację dotyczącą projektu.

Doświadczenia Primum ing pokazują, że wszyscy, którzy zaczęli pracować z tym oprogramowaniem bazując na ich rekomendacji – przeróżni wykonawcy, projektanci i nadzorcy – uznali PlanRadar za lepszy sposób komunikowania się w trakcie realizacji projektów budowlanych niż standardowa wymiana wiadomości e-mail. Niekończący się rutynowy proces zastąpiono odpowiednio uporządkowaną i przejrzystą metodą komunikacji z wykorzystaniem PlanRadar. Oprogramowanie łączy funkcjonalność wielu urządzeń w jednym smartfonie.

Według pana Banowetza, firma oszczędza 70% czasu na samej archiwizacji, co jest dla nich niezwykle istotne, ponieważ prowadzenie dokumentacji jest dla nich równie ważne jak pozostała cześć pracy. Zalety: „Główne zalety PlanRadar to uproszczenie pracy, raportowania i archiwizowania informacji. To zastosowanie pozwala oszczędzić na czasie, uprościć komunikację i zdecydowanie skuteczniej archiwizować dane”.

Zespół Primum nie wątpi w wysoką jakość oprogramowania do dokumentacji i komunikacji PlanRadar, wykorzystując je w realizacji zobowiązań wynikających z umowy, by nowocześnie zarządzać realizowanymi projektami.