Как автоматизация процессов может облегчить ведение строительной документации.

Цифровые решения, такие как PlanRadar, помогают оперативно решить вопросы в условиях многозадачности и постоянных изменений в строительном проекте. 

Строительная документация – одна из серьезных проблем, которая может влиять на сроки сдачи объекта, поскольку кроме огромного массива документов как такового, они должны быть вовремя и должным образом подготовлены и предоставлены. Ведение строительной документации на каждом из этапов стройки  – довольно сложная задача, учитывая количество задействованных специалистов. Однако унификация всех процессов и форм может быть одним из шагов для контроля и облегчения рутины. В этом смысле важно использовать не только цифровой документооборот, но и цифровую единую платформу, которая объединит всех участников, предоставляя всем актуальные версии всех документов и позволяя составлять цифровые отчеты или любые другие формы документации автоматизированно – используя простые для компоновки формы или готовые шаблоны, которые заполняются в несколько кликов с любого девайса.

Преимущества цифрового управления дефектами

Скачать практическое руководство

Компании, которые уже работали с облачной платформой PlanRadar, отметили, что экономия времени составляет 30-40%. Цифровые решения заменяют устаревшие методы ведения и составления дефектных актов, выводят контроль качества на новый уровень. Как ими правильно воспользоваться, чтобы повысить эффективность всей команды и увеличить прибыль компании?

Читайте также: Акты в строительстве: сдачи-приемки, акт осмотра квартир

Дефектный акт в строительстве: помощник в приемке качества

Один из способов сохранить качество при максимально быстрых сроках реализации проекта – выявление ошибок на ранних этапах возведения проекта. Если выявить дефекты сразу, можно избежать дополнительных работ, просто не допустить, чтобы проект задерживался из-за поздно обнаруженных проблем и нуждался в существенных переделках. 

Приемка коммерческого здания зачастую производится отдельными этапами, каждый из которых подразумевает составление дефектного акта. Проведение таких проверок на финальном этапе приведет к тому, что не останется достаточно времени для исправления всевозможных дефектов. К тому же, в итоговой дефектной ведомости довольно сложно найти крайнего, ведь на стройке обычно задействованы несколько субподрядчиков. 

Лучшее решение – составление дефектных списков на каждом этапе, и работа с современным приложением, которое позволяет документировать все недостатки, отслеживать их исправления, назначать ответственных, координировать все процессы. Используя облачные платформы, такие как PlanRadar, строительные компании могут работать гораздо продуктивнее и поддерживать высокие стандарты качества в сложных условиях.

Чтобы облегчить ежедневную рутину, важно максимально автоматизировать управление документации в цифровом виде. Вы можете скачать готовый образец дефектного акта  – готовая форма универсальна и может быть адаптирована под ваши цели. Заполните данные ниже, чтобы скачать дефектный акт образец бесплатно:



Однако вы также можете составить для своих задач дефектный акт с помощью компоновщика шаблонов в приложении PlanRadar. Используя простое перетаскивание блоков в структуру документа, вы сможете составить любой документ, который удобно заполнять на ходу, а также отправить готовую ведомость на подпись в цифровом виде подрядчику.

Протестируйте PlanRadar бесплатно

Дефектный акт в PlanRadar

В приложении вы можете добавлять на проект неограниченное число подрядчиков бесплатно – таким образом у вас будет единая база для документооборота и коммуникации.

 Узнайте, как составить дефектный акт при помощи PlanRadar

Для чего нужна дефектная ведомость

Дефектный акт РК – один из тех документов, который помогает гарантировать высокое качество работ строительных объектов, в том числе и в Казахстане. Его составление необходимо, чтобы выявить, зафиксировать и успешно устранить недостатки на объекте. То есть  это список всех ошибок и недочеты как по итогу строительного проекта, так и на промежуточных этапах. 

Цифровизация в сфере
строительства и недвижимости

Скачать уникальное исследование

Например, трещины на бетонном перекрытии, негерметичность стыков, неуместно использованные материалы. В этом документе детализируются все несоответствия нормам и стандартам, указанным в контракте. Она служит для обоснования предстоящих расходов. А еще является доказательствам некомпетентности подрядчика, допустившего брак при возведении нового объекта. Если вовремя провести тщательный осмотр и быстро составить дефектную ведомость и отправить подрядчику, застройщику не понадобится дополнительное время и средства для исправления поздно обнаруженных проблем.

Как составить дефектный акт

  • Единого образца, которому должна соответствовать ведомость сейчас не существует. Она не унифицирована. Можно скачать шаблон, или же настроить его под себя, добавив необходимые графы. Документ должен быть удобен для работы, устроить проверяющие органы и налоговую. Форму ведомости утверждает сама компания. Можно разработать один универсальный образец или отдельную ведомость под разные случаи. Дефектный акт РК детально описана в приказе Об утверждении руководящих документов в строительстве Республики Казахстан. 
  • Для создания дефектной ведомости создается комиссия. В ее состав входит минимум 2-3 человека: специалисты, руководитель участка, приглашенные эксперты, которые осматривают объект. Желательно включить в комиссию специалистов, которые будут работать над устранением неисправностей. Это позволит детально обследовать объект и отразить более развернутые данные о неполадках и способах их исправления. Иногда в комиссию входят представители технадзора и разработчик сметчик (его присутствие желательно для точности составления документа).
  • После выполнения работ ведомость передается в архив, где хранится установленный законодательством срок. 

Что указывают в дефектном акте 

Дефектный акт является подтверждением, на основании которого составляется локальная смета и определяются расходы на закупку необходимых материалов и выполнения работ. Хотя не существует фиксированной формы заполнения, есть обязательные пункты, которые нужно указать:

  • Название компании, структурное подразделение, дата и номер составления, адрес объекта, местонахождение участка, информация о специалистах, которые провели экспертизу.
  • В таблице  – список дефектов и работ, которые необходимы для устранения проблем. Каждый дефект указывается с новой строки с указанием проблемного участка, оборудования, материалов, их наименования, инвентарного номера. Детально описываются выявленные проблемы, по возможности их причины. К ведомости можно приложить фото, скриншоты с видео, на которых виден дефект. (В цифровом ведении документации возможно не только фотодоказательства, но и голосовые комментарии и видео)
  • В ведомости работ указываются варианты устранения недостатков, наименование ремонтных и строительно- восстановительных работ, сроки проведения работ, ответственные лица.
  • Детально прописываются материалы: например, габариты окон или дверей, ширина подоконников, параметры радиаторов, количество единиц. От этого зависит стоимость дальнейших работ, ведь дальше с документом будет работать сметчик.
  • Документ заверяется всеми членами комиссии, проводившей обследование, а также ответственным менеджером. 
  • Можно указать в тексте ссылки на нормативные документы и локальные акты, которые регламентируют проведение ремонтных работ. 
  • При выполнении масштабных работ стоит составить несколько смет под конкретные участки. А затем составить суммарную ведомость.

Цифровое управление документацией в 2023 году

Скачайте полную версию

Дефектный акт: образец и виды

Он может составляться под разные цели и для проведения разных операций. Например:

  • Дефектный акт (ведомость) на ремонт помещения. Используется для обоснования расходов на проведение ремонтных работ. В ней перечисляются дефекты и ремонтные работы, которые требуются для их исправления. Все работы нужно указывать в соответствии с принятой номенклатурой. Описывая нарушения в полном объеме, желательно прилагать фото, указывать лиц, ответственных за каждый участок работ.
  • Дефектный акт на капитальный ремонт. Во время планирования капитального ремонта довольно часто дефектные ведомости становятся основанием для составления сметной документации, особенно когда нет проекта капитального ремонта. Образец заполнения дефектовки на капитальный ремонт кровли:
  • Дефектный акт по окончании строительно-монтажных работ. Его цель – выявить все дефекты, которые были допущены при выполнении работ. В нее заносится перечень дефектов, оставленных подрядчиками. Важно указывать наименование и объем работ согласно справочниками сметчиков, а также прописать ответственных за исправление допущенных пробелов.
  • Дефектный акт на ремонт оборудования описывает брак или поломку, которую необходимо исправить. Нужно указывать модель, инвентаризационный номер, описать запчасти, которые подлежат замене. На основании этих данных подсчитываются расходы на ремонт.
  • Дефектный акт отделки помещений. Составляется, если в отделочных покрытиях и элементах найдены недостатки. В ведомость заносят подробное описание отделочных покрытий и состояние несущих конструкций, детальное месторасположение дефекта, его площадь.
  • Дефектный акт на ремонт здания. Например, в многоэтажном здании прохудилась крыша. Прежде чем приступить к ремонту, необходимо составить акт, на основании которого будет разработана смета и выделено финансирование. В такой ведомости указывается суть проблемы, обосновывается, какие материалы и в каком количестве необходимы для работы. Кроме названия и адреса объекта детализируется, на каком участке найдены повреждения, тип выполняемых работ, какие элементы повреждены, площадь повреждения.

Образец заполнения:

дефектная ведомость

  • Дефектный акт для госзакупок. Все, что касается бюджетных средств, проходит жесткий контроль. Заказчик не может провести закупки,  если они не стоят в плане. Для включения тендера в график, необходимо иметь основание, то есть, соответствующие документы. В случае со строительством – это дефектная ведомость, в которой указаны данные о найденных дефектах, необходимых мерах для устранения, объектах работ, материалах, временных и трудовых затратах. В ведомость закладывают заработную плату рабочих и давальческие материалы госзаказчика. На базе документа составляется смета, которая проходит государственную экспертизу. 
  • Дефектный акт на списание основных средств. К примеру, вышел из строя или морально устарел фрезерный станок. Необходимо указать инвентарный номер оборудования и детально описать проблему – например, консоль подверглась коррозии из-за длительного хранения на складе. Дефектный акт образец РК:

Дефектная ведомость РК

Источник изображения https://nalog-nalog.ru/storage/images/e8/Qb9r7CPBUb4RPVp6Z1BfXtD7O0pZzuJhDGgyoxl8.pn

Сложности в дефектных актах

  • Неправильно заполненная ведомость может быть признана недействительной. 
  • Исправления допустимы, но есть нюанс: обязательно ставить подпись ответственного лица и дату исправления. Если исправлений много, придется заново составить и подписать документ, что ведет к потере времени сотрудника. Конечно, если акт создан в цифре, внести исправления намного проще, поэтому цифровая документация предпочтительнее бумажной.
  • Составить акт можно и от руки. Но это долгий и неудобный путь. К тому же, работники не всегда имеют разборчивый почерк, да и заполнять документы на стройплощадке на коленке” неудобно. А неразборчивое описание в дефектной ведомости может привести к разночтениям и неверно составленной смете.
  • Ремонтные работы важно классифицировать правильно: от этого будет зависеть точность бухгалтерского учета, а налоговая тщательно проверяет классификацию ремонтных работ. Укажите наименование работ согласно со справочниками строительных и отделочных работ. Это не просто сделать на ходу во время проведения проверки: придется затратить время на составление чистовой ведомости в офисе. Составляйте дефектную ведомость грамотно, иначе после проверки налоговой службой организация подвергнется серьезным штрафам. Существует много нюансов. Например, при реконструкции и модернизации здания дефектный акт не заполняется, потому что меняются технико-экономические показатели объекта: она будет признана необоснованной. 
  • Составление дефектного акта отнимает много времени, ведь обычно сверяются с таблицами Excel, нет оперативного доступа к данным проекта, приходится долго уточнять информацию и вносить данные. 

Решить все эти вопросы помогают современные цифровые решения. Многие компании уже осознали пользу новых технологий, но есть и те, к относится к ним с осторожностью. К сожалению, строительство довольно критично относится к новым технологиям: не все руководители понимают потенциала цифрового ведения документации, хотя с оно помогает снизить число ошибок и ускоряет все процессы.

Как сокращать стоимость издержек в строительстве?

Скачайте уникальное исследование PlanRadar

Цифровой дефектный акт с PlanRadar

С помощью PlanRadar дефектный акт составляется прямо на объекте в несколько кликов, без необходимости оформления его в офисе. Вы можете как загрузить готовую вашу форму в Excel- документе и заполнять ее уже в цифровом виде, а можно составить на базе готовых шаблонов или применить компоновщик шаблонов, который даст возможность создать индивидуальный  дефектный акт.Цифровой шаблон отчетов с PlanRadar

Проведя инспекцию и отметив в цифровой форме все дефекты, прикрепив к ним фотодоказательства, тут же можно отправить  дефектный акт ответственному лицу для скорейшего устранения обнаруженных претензий.

Предписание по обнаруженному дефекту

Компоновщик шаблонов отчетов с PlanRadar

Кроме того, платформа предоставляет бесшовную коммуникацию между всеми участниками команды, задействованными в обнаружении и устранении дефектов.  Это оптимизирует сам рабочий процесс по принятию решений и экономит время, дает простой поэтапный контроль работ и исполнителей, а значит, соблюдения сроков выполнения и отсутствие перерасходов средств.

Составление дефектного акта или любого отчета строительной документации с помощью цифрового решения намного практичнее не только по скорости ведения документа – исключаются двойная работа заполнения рабочих заметок на объекте, а потом перенос данных в офисе в Excel-таблицы – но и цифровая документация надежно хранится, но что еще самое ценное – передача и обмен документами происходит без задержек во времени, в режиме реального времени. А для строительного проекта крайне важно иметь бесшовную прямую коммуникацию и обмен актуальными данными между множеством подрядчиков – так как от готовности конкретного этапа работ зависят последующие этапы проекта. 

Оцените преимущества использования PlanRadar для цифрового документооборота: составления любой документации – отчетов, ведомостей, предписаний, а также дефектного акта в строительстве. Готовые шаблоны и возможность просто составлять свои индивидуальные отчеты, акты, чек-листы в несколько кликов, сэкономив вам время и упростив ваши ежедневные административные обязанности по документации.

Протестируйте PlanRadar бесплатно