Роль и ответственность руководителя проекта в каждом строительном объекте сложно переоценить, и непосвященный человек даже представить не может, сколькими задачами оперирует менеджер проекта, сколько разных вопросов он должен держать одновременно на контроле. Управление проектами строительства требует координации огромного числа людей: команды проекта, подрядчиков, субподрядчиков, поставщиков, а также внешних заинтересованных сторон — заказчики-клиенты, надзорные органы, инвесторы.
Эффективность работы строительных компаний в рыночных условиях во многом зависит от своевременного разрешения руководителем возникающих проблем. Менеджеру строительного проекта приходится сталкиваться с множеством вызовов и работать в режиме многозадачности, одновременно контролируя выполнение длинного списка задач.
Управление проектами строительства затрагивает специалистов разного профиля, которые должны вместе работать над одним проектом и эффективно коммуницировать. Координация работы команды проекта, подрядчиков, субподрядчиков, контроль за работой поставщиков, общение с инвесторами и заказчиками, подготовка отчетности для надзорных органов – это только “верхушка айсберга” в работе менеджера строительного проекта.
Одному человеку практически невозможно уследить за всеми операционными процессами, к тому же, постоянный стресс и нагрузка приводят к усталости. Сказывается человеческий фактор, и, как следствие, менеджер может принимать ошибочные или малоэффективные решения. Ведь человек – не машина, чтобы в течение длительного периода не выпускать из внимания ни одну мелочь. Но, в то же время, руководителю для успешного ведения проекта необходимо быть собранным и максимально сфокусированным на решении ежедневных задач.
Сложно эффективно руководить на всех этапах строительства, не упуская из поля зрения ни одной мелочи. Часть рутинных процессов можно делегировать подчиненным, чтобы не фокусироваться на решении исключительно важных задач. Но также можно обратиться к цифровым решениям, которые значительно упрощают работу современного менеджера, повышая его эффективность. Как именно современные решения помогают оптимизировать работу руководителя строительного процесса?
Управление проектами строительства в реалиях техпрогресса – тема нашей статьи, в которой мы расскажем о преимуществах применения программного обеспечения PlanRadar.
Читайте также: Современный строительный аудит и цифровые решения
Управление проектами строительства: с какими проблемами сталкивается менеджер строительного проекта
От менеджера проекта зависит главное: сдача объекта в сроки и в рамках установленного бюджета. Но чтобы добиться результата, необходимо решить большой список задач. Руководителю проекта приходится “объять необъятное” и заняться решением таких вопросов:
- Управление процессами на строительной площадке
- Командное планирование проекта
- Финансирование и бюджет
- Управление стоимостью и финансированием проекта
- Переговоры с заказчиками и инвесторами
- Контроль за качеством проекта на всех его этапах
- Обеспечение эффективных коммуникаций
- Управление рисками проекта
- Управление закупками
- Организация человеческих ресурсов
- Управление материальными ресурсами проекта
- Управление контрактными отношениями
- Обеспечение безопасности проекта и сотрудников
- Правовое обеспечение проекта
Управление проектами строительства включает большой спектр задач, и охватить их одновременно одновременно одному человеку не под силу: приходиться распыляться между всеми процессами. В итоге приходится смещать фокус внимания на одну из задач, пытаясь параллельно не упустить из виду текущие процессы.
Читайте также: Как оптимизировать организацию строительных процессов в 2023 году: топ-10 советов
Например, сосредоточить свое внимание на планирование рабочего процесса на строительной площадке, но тогда могут снизиться эффективные коммуникации в команде или другие пункты из списка задач. Наиболее проблемные пункты, которые представляют наибольшую сложность для менеджера:
Неэффективное управление рисками
Часто руководители проектов принимают меры для защиты от долгосрочных рисков, не учитывая во внимание текущие мелкие проблемы. Но они могут быстро превратиться в снежный ком и начать оказать влияние на итоговую прибыль. Например, ненадежные подрядчики и поставщики, нестыковки в расписании, текущие изменения от заказчиков могут сорвать сроки проекта. Поэтому важно предусмотреть план действий на случай непредвиденных обстоятельств.
Отсутствие четких планов и задач
Без постановки конкретных целей трудно добиться эффективного результата. Строительный проект может легко отстать от графика или превысить бюджет, если нет четкого плана и графика выполнения работ. А также без ведения основных показателей сложно привлечь сотрудников к ответственности за их участок на проекте в случае неудачи. Необходимо разбивать более крупные цели проекта на мелкие ежедневные задачи, назначать ответственных и контролировать результат.
Недостаточная коммуникация
Без четкой и эффективной коммуникации команда может своевременно не реагировать на возникающие проблемы и обновления по проекту. Это приведет к задержкам в принятии решений. Недостаток связей между проектировщиками и исполнителями, малоэффективный информационный обмен приводит к нарушению важных коммуникаций. Это все ведет к переделкам, затягиванию сроков и бюджета строительства. Должна быть четкая коммуникация, оперативное информирование команды в режиме реального времени. Лучшее решение проблемы – использование облачного программного обеспечения.
Нереалистичные ожидания и прогнозы
Работа с недостижимыми целями может на самом деле снизить производительность. Проблема прогнозирования оказывает значительное влияние на реализацию всего проекта. Ошибочные цифры, показатели, завышенные ожидания, обусловленные ошибками в прогнозах, могут привести к катастрофическим результатам и большим финансовым потерям. Опытный руководитель знает, что прогнозы необходимо разбивать на более мелкие ежедневные цели, которые помогут выявить несоответствие планов и действительности. Для этого необходим сбор статистики и ежедневный анализ данных.
Управление проектами строительства в 2023 году: как добиться успеха
В области управления проектами строительства для руководителя проекта очень важно иметь большой опыт управления и высокий уровень профессиональной подготовки. Благодаря прогнозированию и управлению рисками, менеджер на самых ранних стадиях проектирования может предупредить неверные шаги, которые приведут к дополнительным расходам и переделыванию части работ, что скажется на затягивании сроков сдачи объекта. Менеджер проекта должен обладать достаточными компетенциями и опытом, чтобы грамотно применить управление строительства для оптимизации всех процессов, снижения финансовых и временных затрат на реализацию проекта.
Но даже несмотря на опытность и стрессоустойчивость, ряд задач необходимо делегировать, распределяя зоны ответственности между подчиненными, которые будут заниматься рутинными вопросами, чтобы освободить время менеджера на решение более глобальных задач.
Такой порядок организации труда называют микроменеджментом. Например, в крупных строительных проектах может быть несколько менеджеров, которые занимаются руководством в разных секторах, но коммуницируют между собой по проекту. Однако подобный подход не всегда приносит высокие результаты даже в масштабных проектах.
Как правило, в строительных компаниях ведением одного проекта занимается один менеджер. При чем иногда в его ведении находятся даже два проекта параллельно: они не представляют значительной сложности, а сами строительные площадки находятся на близких локациях.
Руководитель проекта, обладающий необходимыми компетенциями – важное звено в успешности реализации проекта и процветании бизнеса в целом. Навыки конкретных менеджеров по обеспечению реализации проектов — залог успешности проекта, поэтому подготовка проектных менеджеров высокого профессионального уровня требует не только теоретического подготовки, но и наличие практического опыта.
Менеджер, работая над проектом, должен использовать самые передовые теоретические знания, чтобы сделать проект успешным, и должен стать более квалифицированным в процессе завершения проекта. Такие кадры высоко ценятся, ведь с появлением технологий современное строительство усложняется. Необходимо владеть современными инструментами управления строительства, которые могут помочь масштабировать бизнес, вывести его на качественно новый уровень. Вместе с этим растут бюджеты проектов, усложняются задачи и растет ответственность менеджера по управлению строительством. Эффективно справиться со всем задачами управленцу довольно сложно. Но достичь желаемого результата можно, выполнив три условия:
- Высокая квалификация и компетенции управленца;
- Грамотная организация всей цепочки рабочих процессов;
- Использование современного программного обеспечения в сфере строительства.
Желательно, чтобы менеджер проекта имел опыт работы в разных секторах строительства, так как это поможет ему лучше разбираться во всех процессах, от инженерного ведения проекта до юридического и финансового сопровождения. Поэтому сейчас особенно ценится так называемая «горизонтальная» карьера, когда прежде чем занять высокий пост менеджер набирается опыта на разных участках строительства, получает соответствующий опыт и образование. Среди так называемых «софт склиз», которыми должен обладать руководитель, можно выделить:
- умение работать с возражениями;
- способность работать в условиях многозадачности
- стрессоустойчивость;
- умение делегировать полномочия;
- способность к построению эффективных коммуникаций:
- широкий кругозор, слежение за трендами;
- умение брать на себя и нести ответственность.
На помощь управленцам в последние годы пришли цифровые инструменты для руководителей проектов. Еще не так давно приходилось использовать универсальные решения. Например, те же таблицы Excel или планировщики задач. Но такие средства не решали всех проблем.
Сейчас на строительном рынке представлено много программных решений, рассчитанные для управления проектами. Однако важно выбрать из представленных программ такое ПО, которое сможет обеспечить удобную работу на всех этапах строительства, помогая контролировать процессы, ставить задачи, взаимодействовать с командой, мониторить бюджет и соблюдение сроков, распределять ресурсы.
Также стоит обратить особое внимание на облачные платформы, которые можно использовать со смартфона, загружать и работать с данными в режиме реального времени и даже не зависеть от наличия Интернета на стройплощадке, в отличие от программ, требующих инсталляции.
Рекомендуем попробовать программное решение для управления проектами строительства PlanRadar, обладающее широким функционалом и большим выбором встроенных инструментов, позволяющих полностью оцифровать бизнес.
Читайте также: Как PlanRadar может решать задачи управления коммерческой недвижимостью
Управление проектами строительства с PlanRadar
Возможность на одной платформе вести несколько проектов
Функционал PlanRadar позволяет менее чем за 10 минут создавать цифровой проект вашего объекта — необходимо лишь заполнить предложенные поля и загрузить чертеж, план или BIM-модель. Можно создавать несколько проектов (зависит от тарифного плана), информация по каждому из них будет предложена в информационной панели в виде диаграмм или списка — чтобы одновременно можно было видеть ситуацию по каждому и расставлять приоритеты.
Мониторинг процессов
Отслеживание всех действий и событий на стройплощадке, любых изменений или проблем возможно благодаря менеджменту задач: с помощью PlanRadar вы всегда будете иметь актуальную информацию по задачам — их статусе, кто ответственен за выполнение, дату предполагаемого завершения и задачи с горящими сроками.
Все задачи в зависимости от состояния выполнения имеют свой цвет, их можно легко находить как на чертеже, так и при помощи умных фильтров. Обновления по каждой и задач приходят push-уведомлениями, поэтому вы никогда не пропустите важную информацию. Все действия по задачам проходят в режиме реального времени, поэтому вопросы по дефектам, проверкам и согласованиям проходят быстрее и прозрачнее, а значит, нет задержек по времени и проект идет по графику.
Единый канал для коммуникации со всей командой
Приложение позволит вам быть на связи со всеми участниками проекта — начиная от ваших специалистов, заканчивая субподрядчиками, инвесторами, заказчиком и других любых людей, причастных к проекту. На один аккаунт (в зависимости от тарифного плана) можно будет добавить неограниченное число приглашенных пользователей, выдать им права доступа — для создания своих задач, например, внесения комментариев и медиафайлов, создание отчетов.
Читайте также: Менеджмент в строительстве: эффективная работа с субподрядчиками
Для инвесторов или надзорных органов, или заказчика можно настроить доступ к информации проекта по вашему усмотрению — определить роль наблюдателя, например. Таким образом, они смогут видеть ситуацию по проекту без каких-то внутренних подробностей, но вносить свои изменения не смогут.
Все события, комментарии и новые задачи обновляются в режиме реального времени. На мобильный девайс будут приходить уведомления или сообщения на почту. Все данные надежно хранятся в облаке, ничего не потеряется. Нет необходимости созваниваться, назначать совещания, встречаться на объекте — функционал мессенджера реализован в чате задачи. Там можно прикреплять не только фото, аудиозапись, текстовые комментарии, но и добавлять 30 секундные видео — это дает больше точной информации и исключает недопонимание или разночтение задач.
Каждое обновление плана, чертежа, внесение дополнительных данных, уточнений — вы ничего не пропустите благодаря автоматическим уведомлениям, и в любой момент сможете получать фидбек от своей команды, напрямую распределять задачи и видеть ход выполнения через единый канал коммуникации, без необходимости подключения других мессенджеров или проведения личных встреч. Это очень оптимизирует работы и экономит время в менеджменте команды.
Сбор данных для аналитики и планирования
Менеджеру проекта всегда важно иметь полную информацию по ситуации на объекте, о дедлайнах или обнаруженных проблемах, которые надо оперативно решать, чтобы соблюдать график. Традиционно, управленцы вынуждены собирать отчеты от разных подразделений, анализировать, чтобы составить общий итоговый, чтобы увидеть, что необходимо на данном этапе делать в первую очередь, и насколько проект укладывается в сроки и бюджет. Функционал PlanRadar может быстро получить систематизированные статданные по задачам, по проекту, по членам команды и прочим показателям — в виде наглядных диаграмм. Благодаря ним можно выполнить анализ ситуации сразу по нескольким проектам, избегая кропотливой рутины анализа отчетов в Excel-формате, и быстро и правильно расставить задачи и сроки для всей команды.
Читайте также: Как PlanRadar упрощает контроль качества работ любого объекта и сокращает расходы
Создание отчетов на ходу
Строители особо оценят возможность работы с приложением на мобильных девайсах прямо на объекте — полноценный функционал для создания любого типа отчета: дефектного акта, акта приемки/сдачи, освидетельствования скрытых работ, чек-листы, предписания, журнала объекта, отчета по задаче, отчета по проекту и любого другого. Руководитель объекта напрямую получает все отчеты — нет необходимости заходить в почту, нет взаимодействия с бумажными версиями отчетов. Причем компоновщик шаблонов отчетов дает возможность создавать их по внутренним стандартам организации, с фирменным лого — все гибко настраивается под конкретные задачи и пользователя.
Чтобы составить отчет, нужно всего лишь несколько кликов на смартфоне: выбрать задачу или проект, форму отчета и система автоматически подгрузит все нужны данные и сформирует готовый отчет, который можно предварительно просмотреть перед отправкой в PDF-формате. Отпадает необходимость компилировать данные от разных ответственных лиц, ждать получения отчета. Руководитель проекта всегда сможет показать самый актуальный отчет по проекту инвестору или заказчику без необходимости подключения третьих сторон для предоставления нужной информации.
Цифровая документация в облаке доступна в любой момент
PlanRadar очень удобный инструмент для создания любого типа цифровой документации. С его применением можно полностью отойти от бумажных версий, оцифровать свои бизнес-процессы с максимальной отдачей. Цифровые документы по проекту всегда будут у вас под рукой — приложение работает на любом девайсе, данные хранятся в защищенном облаке. Где бы вы ни находились, вы всегда сможете получить все документы, чертежи и отчеты в приложении. То есть вам не нужны больше бумажные носители, громоздкий ноутбук в дороге, чтобы контролировать рабочие процессы и команду. Любой из документов можно импортировать или экспортировать в нужном формате PDF или Excel для распечатки, помимо того, цифровые документы можно подписывать — эта функция также реализована.
Программное облачное решение также можно интегрировать с разным ПО, например, таким распространенным, как 1С — открытый API позволяет объединять системы, автоматизируя вопросы смет, объемов выполненных работ и прочего.
Читайте также: Мониторинг строительства удаленно — перспективы и выгоды
Очевидно, что даже очень классному специалисту — руководителю строительных проектов, кроме соответствующих скиллов менеджера и образования, крайне необходимо цифровое мобильное решение, чтобы эффективно решать задачи и успешно вести проект без срывов сроков и превышения бюджета.
Мы уверены, что наш цифровой инструмент сможет улучшить ваши бизнес-процессы, оцифрует и поможет оптимизировать управление проектами в строительстве, экономя ваше время и ресурсы, помогая эффективно их распределять и контролировать. Попробуйте PlanRadar бесплатно в течение 30 дней тестового периода — оцените простоту работы и очевидные выгоды.
