Как руководителю оптимизировать время и ресурсы в управлении проектами строительства?

Роль и ответственность руководителя проекта в каждом строительном объекте сложно переоценить, и непосвященный человек даже представить не может, сколькими задачами оперирует менеджер проекта, сколько разных вопросов он должен держать одновременно на контроле. Управление проектами в строительстве требует координации огромного числа людей: команды проекта, подрядчиков, субподрядчиков, поставщиков, а также внешних заинтересованных сторон — заказчики-клиенты, надзорные органы, инвесторы. И такая единоличная нагрузка, безусловно, влияет на руководителя — это постоянный стресс и  усталость, раздражительность и  неэффективная коммуникация, опрометчивые решения. В то время как важно быть сосредоточенным, собранным и активным, чтобы эффективно решать задачи проекта.

Может ли один человек управлять несколькими строительными проектами, оставаясь продуктивным и эффективным руководителем на всех этапах современного строительства? Можно, и стоит ли, эту ответственность распределить на нескольких людей? На чем лучше фокусироваться руководителю строительного проекта, не размениваясь на мелкие управленческие задачи? Какие цифровые инструменты могут облегчить работы руководителя проекта и повысить эффективность?

Об этом — далее в статье.

Проблемы в управлении строительными проектами

Основное внимание менеджеров, руководителей проектов распределяется между такими задачами:

• управление деятельностью на стройплощадке;
• командное планирование и коммуникация;
• финансирование и бюджет;
• общение с клиентами.

При этом, как показывает практика, акцент смещается либо на планировку рабочего процесса проекта, или на команду и общение — действительно, охватить все задачи одному человеку крайне сложно.

Управление проектами в строительстве подразумевает ряд операций по оптимизации процессов, сокращения затрат по реализации — как времени, так и ресурсов, а также прогнозирование и предвосхищение рисков — на самых ранних стадиях проектирования. Это тоже ответственность руководителя проекта, который должен быть в достаточной степени компетентен в этой сфере.

И даже несмотря на опытность и многозадачность, один руководитель проекта не может всегда полностью контролировать все вопросы проекта: ряд задач и ответственности будут невольно или распределяться на помощников и других специалистов проекта, или сознательно делегироваться конкретным подчиненным — более мелкие и рутинные вопросы,- так называемый микроменеджмент. В крупных строительных компаниях — 2-3 руководителя проекта со своей зоной ответственности, которые взаимодействуют между собой по проекту. Но для ряда даже масштабных проектов такой подход не всегда улучшает ситуацию.

Для большинства стройорганизаций с целью экономии типична практика иметь одного специалиста на один проект, а то и на два.Чаще всего такие проекты  — и довольно просты, и находятся в относительной близости друг от друга.

Читайте также: Как PlanRadar может решать задачи управления коммерческой недвижимостью

Три «кита» эффективного управления проектами в строительстве

Тем не менее, для многих строительных компаний талантливый руководитель проекта  является важным ключом в успешности бизнеса. И такие кадры высоко ценятся, поскольку современное строительство усложняется и становится масштабнее, бюджеты также укрупняются — а вместе с этим задачи и ответственность по управлению инвестиционными проектами в строительстве становятся сложнее, эффективно управлять которыми одному человеку довольно трудно. Однако все же возможно при трех условиях:

1.компетентности управленца

2.правильной организации рабочего процесса

3.применения профильного программного обеспечения

Руководитель проекта должен разбираться в процессах инициирования и ведения проекта, закупках, финансовом и юридическом сопровождении, разбираться в целом в строительном бизнесе — иметь соответствующее образование и опыт.

Среди его важных навыков:

• работать с возражениями;
• стрессоустойчивость;
• умение делегировать полномочия и задачи;
• коммуникабельность;
• умение брать на себя и нести ответственность;
• взаимодействовать с командой;
• широкая эрудиция и постоянный интерес к инновациям;
• многозадачность.

Ситуация с управлением строительными проектами существенно изменилась в лучшую сторону, когда постепенно начали внедрятся цифровые инструменты для менеджмента проектов. И если ранее строительным проектным менеджерам (ПМ) приходилось довольствоваться универсальными программными решениями для управления проектами, то теперь есть программы, ориентированные именно на строительство. Поскольку управление строительными проектами имеет свою специфику, крайне важно, чтобы программное обеспечение удовлетворяло все аспекты строительных процессов: коммуникация, планирование и контроль процессов, задач, мониторинг сроков и бюджета, управление командой и задачами, ресурсами.

И кроме того, программное обеспечение должно быть простым в использовании, быть мобильным и не зависеть от Интернета.

Таким мобильным программным решением является PlanRadar — приложение со множеством встроенных инструментов и широкими возможностями, которые делают его больше, чем просто цифровой инструмент для отслеживания задач и ведения документации.

PlanRadar для эффективного управления строительными проектами

Возможность на одной платформе вести несколько проектов

Функционал PlanRadar позволяет менее чем за 10 минут создавать цифровой проект вашего объекта — необходимо лишь заполнить предложенные поля и загрузить чертеж, план или BIM-модель. Можно создавать несколько проектов (зависит от тарифного плана), информация по каждому из них будет предложена в информационной панели в виде диаграмм или списка — чтобы одновременно можно было видеть ситуацию по каждому и расставлять приоритеты.

Мониторинг процессов

Отслеживание всех действий и событий на стройплощадке, любых изменений или проблем возможно благодаря менеджменту задач: с помощью PlanRadar вы всегда будете иметь актуальную информацию по задачам — их статусе, кто ответственен за выполнение, дату предполагаемого завершения и задачи с горящими сроками.

 

Все задачи в зависимости от состояния выполнения имеют свой цвет, их можно легко находить как на чертеже, так и при помощи умных фильтров. Обновления по каждой и задач приходят push-уведомлениями, поэтому вы никогда не пропустите важную информацию. Все действия по задачам проходят в режиме реального времени, поэтому вопросы по дефектам, проверкам и согласованиям проходят быстрее и прозрачнее, а значит, нет задержек по времени и проект идет по графику.

Единый канал для коммуникации со всей командой

Приложение позволит вам быть на связи со всеми участниками проекта — начиная от ваших специалистов, заканчивая субподрядчиками, инвесторами, заказчиком и других любых людей, причастных к проекту. На один аккаунт (в зависимости от тарифного плана) можно будет добавить неограниченное число приглашенных пользователей, выдать им права доступа — для  создания своих задач, например, внесения комментариев и медиафайлов, создание отчетов.

Читайте также: Менеджмент в строительстве: эффективная работа с субподрядчиками

Для инвесторов или надзорных органов, или заказчика можно настроить доступ к информации проекта по вашему усмотрению — определить роль наблюдателя, например. Таким образом, они смогут видеть ситуацию по проекту без каких-то внутренних подробностей, но вносить свои изменения не смогут.

Все события, комментарии и новые задачи обновляются в режиме реального времени. На мобильный девайс будут приходить уведомления или сообщения на почту. Все данные надежно хранятся в облаке, ничего не потеряется. Нет необходимости созваниваться, назначать совещания, встречаться на объекте — функционал мессенджера реализован в чате задачи. Там можно прикреплять не только фото, аудиозапись, текстовые комментарии, но и добавлять 30 секундные видео — это дает больше точной информации и исключает недопонимание или разночтение задач.

Каждое обновление плана, чертежа, внесение дополнительных данных, уточнений — вы ничего не пропустите благодаря автоматическим уведомлениям, и в любой момент сможете получать фидбек от своей команды, напрямую распределять задачи и видеть ход выполнения через единый канал коммуникации, без необходимости подключения других мессенджеров или проведения личных встреч. Это очень оптимизирует работы и экономит время в менеджменте команды.

Сбор данных для аналитики и планирования

Менеджеру проекта всегда важно иметь полную информацию по ситуации на объекте, о дедлайнах или обнаруженных проблемах, которые надо оперативно решать, чтобы соблюдать график. Традиционно, управленцы вынуждены собирать отчеты от разных подразделений, анализировать, чтобы составить общий итоговый, чтобы увидеть, что необходимо на данном этапе делать в первую очередь, и насколько проект укладывается в сроки и бюджет. Функционал PlanRadar может быстро получить систематизированные статданные по задачам, по проекту, по членам команды и прочим показателям — в виде наглядных диаграмм. Благодаря ним можно выполнить анализ ситуации сразу по нескольким проектам, избегая кропотливой рутины анализа отчетов в Excel-формате, и быстро и правильно расставить задачи и сроки для всей команды.

Читайте также: Как PlanRadar упрощает контроль качества работ любого объекта и сокращает расходы

Создание отчетов на ходу

Строители особо оценят возможность работы с приложением на мобильных девайсах прямо на объекте — полноценный функционал для создания любого типа отчета: дефектного акта, акта приемки/сдачи, освидетельствования скрытых работ, чек-листы, предписания, журнала объекта, отчета по задаче, отчета по проекту и любого другого. Руководитель объекта напрямую получает все отчеты  — нет необходимости заходить в почту, нет взаимодействия с бумажными версиями отчетов. Причем компоновщик шаблонов отчетов дает возможность создавать их по внутренним стандартам организации, с фирменным лого — все гибко настраивается под конкретные задачи и пользователя.

Чтобы составить отчет, нужно всего лишь несколько кликов на смартфоне: выбрать задачу или проект, форму отчета и система автоматически подгрузит все нужны данные и сформирует готовый отчет, который можно предварительно просмотреть перед отправкой в PDF-формате. Отпадает необходимость компилировать данные от разных ответственных лиц, ждать получения отчета. Руководитель проекта всегда сможет показать самый актуальный отчет по проекту инвестору или заказчику без необходимости подключения третьих сторон для предоставления нужной информации.

Цифровая документация в облаке доступна в любой момент

PlanRadar очень удобный инструмент для создания любого типа цифровой документации. С его применением можно полностью отойти от бумажных версий, оцифровать свои бизнес-процессы с максимальной отдачей. Цифровые документы по проекту всегда будут у вас под рукой — приложение работает на любом девайсе, данные хранятся в защищенном облаке. Где бы вы ни находились, вы всегда сможете получить все документы, чертежи и отчеты в приложении. То есть вам не нужны больше бумажные носители, громоздкий ноутбук в дороге, чтобы контролировать рабочие процессы и команду. Любой из документов можно импортировать или экспортировать в нужном формате PDF или  Excel для распечатки, помимо того, цифровые документы можно подписывать — эта функция также реализована.

Программное облачное решение также можно интегрировать с разным ПО, например, таким распространенным, как 1С — открытый API позволяет объединять системы, автоматизируя вопросы смет, объемов выполненных работ и прочего.

Читайте также:  Мониторинг строительства удаленно — перспективы и выгоды

Очевидно, что даже очень классному специалисту — руководителю строительных проектов, кроме соответствующих скиллов  менеджера и образования,  крайне необходимо цифровое мобильное решение, чтобы эффективно решать задачи и успешно вести проект без срывов сроков и превышения бюджета.

Мы уверены, что наш цифровой инструмент сможет  улучшить ваши бизнес-процессы, оцифрует и поможет оптимизировать управление проектами в строительстве, экономя ваше время и ресурсы, помогая эффективно их распределять и контролировать. Попробуйте PlanRadar бесплатно в течение 30 дней тестового периода — оцените простоту работы и очевидные выгоды.