Как заказчику строительства удостовериться, что подрядчик работает честно, не завышая цены и не раздувая объемы работ? Проконтролировать проект, уложиться в бюджет и не погрязнуть в бесконечных дополнительных работах? В этом поможет строительный аудит, а цифровые решения ускорят и упростят этот процесс. 

Технологии строительного аудита

Технологии строительного аудита

Сейчас много современных средств, которые позволяют автоматизировать процессы и уйти от низкоэффективных традиционных форм проверок.

    • Программное обеспечение для управления строительством: это комплексный инструмент, который позволяет менеджерам отслеживать буквально каждую деталь. Такое ПО часто позволяет создавать автоматический журнала аудита, что упрощает мониторинг, выявление проблем или несоответствий.
    • Облачные платформы: позволяют получать все данные в режиме онлайн. Все данные по аудиту, коммуникации с командой, обновления по проекту моментально доступны. 
    • Мобильные приложения: существует множество приложений, разработанных специально для управления строительными проектами. С ними удобно проводить строительный учет даже на стройплощадке прямо со смартфона. Эти приложения позволяют вводить и обновлять данные в режиме реального времени.
    • Технология блокчейна: несмотря на то, что технология блокчейна все еще относительно нова в строительной отрасли, она обладает потенциалом для создания безопасных и неизменяемых контрольных журналов. Используя децентрализованный и зашифрованный реестр, блокчейн может обеспечить проверяемую и постоянную запись транзакций. Это делает его отличным инструментом для ведения контрольного журнала в строительстве.
    • Искусственный интеллект (ИИ) и машинное обучение (МО): используются для автоматизации и оптимизации различных аспектов управления строительством, анализа данных во время строительного аудита. Эти технологии позволяют быстро и точно анализировать большие объемы данных, выявлять закономерности и аномалии и делать прогнозные предложения.

Как сокращать стоимость издержек в строительстве?

Скачайте уникальное исследование PlanRadar

Строительный аудит: основные задачи

Цели строительного аудита 

Источник фото: https://technadzor77.ru/

Строительный аудит отвечает на главный вопрос: какова реальная стоимость строительного проекта. Он не даёт недобросовестным подрядчикам завысить цены или выполнить работы только на “бумаге”. Используя современные инструменты и технологии, строительные компании могут гораздо эффективнее справиться с задачей строительного аудита, как внешнего, так и внутреннего. Среди основных целей аудита:

      • Проверка подрядчиков и стоимости работ: помогает минимизировать расходы, контролировать выбор материалов и выявить завышение цен.
      • Подтверждение объемов работ: обосновывает необходимость дополнительных работ и финансирования.
      • Сбор доказательств для суда: предоставляет базу для судебных разбирательств в случае мошенничества или нецелевого использования средств.
      • Привлечение инвестиций и кредитов: подтверждает достоверность данных о качестве и сроках строительства для инвесторов и банков.
      • Решение споров: помогает разрешить разногласия между участниками строительства по поводу объема и качества работ.
      • Проверка строительной компании: подтверждает соответствие компании стандартам.

Аудит — это довольно емкий и долгий процесс, который вовлекает множество участников: инженеров, финансистов, бухгалтеров, специалистов по коммуникациям и других. Но позволяет заказчику получить четкую картину строительства, обеспечить качество, контролировать стоимость и соблюдение сроков.

До применения приложения PlanRadar на составление полноценного отчета только по осмотру выбранного заказчиком помещения, здания, уходило около 2 дней. Но с цифровым инструментом PlanRadar мы экономим до 8 часов на каждом отчете.

Вячеслав Рыжков, управляющий партнер в Universum Project

Преимущества цифрового ведения строительного аудита

Преимущества цифрового ведения строительного аудит

Традиционные методы ведения строительного аудита всегда сопряжены с обработкой значительных объемов документации, бесконечными заполнениями отчетности, дубляжем информации, временными затратами и ограниченной коммуникацией. 

Цифровые инструменты, такие как PlanRadar, произвели революцию в строительном аудите. Они облегчили поиск данных благодаря цифровому документообороту, сэкономили время на заполнении документов и отчетов, дали возможность получать обновления в реальном времени и общаться онлайн со специалистами на единой платформе.

Читайте также: Строительные отчеты с PlanRadar: автоматизируйте это!

Это значительно ускорило процесс строительного аудита управление инспекциями, безопасность и оценку рисков. Среди преимуществ цифровых решений по сравнению с традиционными методами стройаудита: 

  • Централизованное хранение и доступ к информации. Вся документация, чертежи, планы и отчеты хранятся на одной платформе, доступной всем участникам проекта в режиме реального времени. Это большой плюс по сравнению с традиционным подходом к аудиту, когда документация часто разрознена и хранится в разных местах, что затрудняет поиск и совместную работу. Единая база данных исключает потерю или искажение информации, упрощает поиск нужных документов и экономит время. Все действия, изменения, обновления и транзакции записываются и хранятся на единой платформе. А это упрощает отслеживание прогресса, выявление проблем и принятие обоснованных решений.
  • Обновления в режиме реального времени: все данные по проекту моментально отражаются в PlanRadar. Любые изменения или обновления, внесенные в систему управления проектами, мгновенно отражаются в журнале аудита. 
  • Удобная фиксация и отслеживание дефектов. Цифровое приложение дает возможность быстро создавать задачи по выявленным дефектам, прикреплять фотографии и комментарии для четкой фиксации проблем. А в традиционных методах фиксация дефектов происходит на бумаге или в отдельных электронных таблицах, что может привести к ошибкам и задержкам. Задачи автоматически назначаются ответственным лицам, что ускоряет процесс их устранения. А отслеживание статуса задач позволяет контролировать ход работ и обеспечивать своевременное устранение дефектов.

Преимущества цифрового управления дефектами

Скачать практическое руководство

  • Эффективная коммуникация и совместная работа. Все участники проекта могут обмениваться информацией, комментариями и фотографиями в режиме реального времени, в отличие от традиционных методов, где коммуникация часто происходит через электронную почту, телефонные звонки или личные встречи, что тормозит все процессы.
  •  Мобильность и удобство использования. Доступ к платформе с любого устройства (компьютер, планшет, смартфон) позволяет работать на объекте и в офисе, в отличие от традиционного подхода, где документация часто привязана к бумажным носителям или стационарным компьютерам.
  •  Анализ данных и отчетность. PlanRadar предоставляет инструменты для анализа данных, позволяющие выявлять тенденции и проблемные места. Автоматическое формирование отчетов экономит время и упрощает подготовку документации для аудита. 
  • Экономия времени и ресурсов. Автоматизация рутинных процессов и сокращение бумажной работы позволяют сэкономить время и ресурсы. Вы не дублируете одну и ту же информацию дважды, избегаете вероятность совершить ошибку и экономите время. Вместо того, чтобы вводить данные в несколько систем, члены команды могут ввести их один раз в интегрированную систему, где они автоматически переносятся в журнал аудита. 
  • Бесшовная интеграция. Все процессы происходят в рамках одной платформы. Если вам нужно достать финансовые данные из бухгалтерских программ, вы можете легко интегрировать их с PlanRadar благодаря открытому коду. И продолжить работу без дополнительного дублирования информации. Интеграция не только оптимизирует сбор данных и управление ими, но также повышает общую эффективность и результативность ваших усилий по управлению проектами.
  • Целостность и безопасность данных. Доступ к цифровой информации ограничен кругом лиц, которые получили разрешение на использование данных. Внедрите такие меры, как аутентификация пользователей, шифрование и регулярное резервное копирование, чтобы защитить ваши данные от потенциальных угроз. Это намного надежнее, чем хранить данные на бумажных носителях. 

Как цифра помогает на всех этапах строительного аудита

Строительный аудит с помощью PlanRadar

Строительный аудит можно условно разделить на несколько основных этапов:

  • Сбор общих сведений. Это огромный пласт работы, включающий анализ всей документации по объекту, проверку соответствия документации законодательству, заключенных с поставщиками договоров, мониторинг документации по строительным работам. Во время проведения строительного аудита экспертам приходится поднимать всю документацию (журналы работ, дефектные акты, акты о проведении скрытых работ, справки о стоимости затрат и работ, акты приеме-передаче работ, договора с субподрядчиками). Это отнимает уйму времени, если все данные хранятся в разных источниках или представлены на бумаге. Но с PlanRadar, где вся документация по проекту собрана в отдельном разделе документы, где ее можно структурировать: отчеты, сметы, акты доступны моментально на любом устройстве. Это значительно сокращает потери времени по сравнению с проверкой данных в бумажных документах. Найти данные удобно по ключевым словам или отфильтровать их по параметрам. Поиск документов в PlanRadar для строительного аудита
  • Благодаря облачному решению, все вносимые замечания сразу отображаются в системе в режиме онлайн. Это позволяет участникам команды оперативно реагировать на изменения в задачах и принимать меры в режиме реального времени. Заказчик строительного аудита постоянно получает обновления, которые отображаются в системе.

  • Ведение электронного строительного журнала. Журнал, в котором отображены все работы, выполняемые на объекте день за днем, позволяет быстро отследить ход строительства. К тому же, это прозрачный инструмент, исключающий внесение каких-либо данных задним числом или незаметных исправлений. Это полезный инструмент для внутреннего аудита, который проводится в течение всего строительного процесса.

    Заранее укажите, какие данные будут отслеживаться, кто будет иметь доступ к этим данным и как эти данные будут использоваться. Установите правила записи: какие действия необходимо включать в контрольный журнал, кто несет ответственность за ввод данных, проверяйте свой контрольный журнал на полноту и точность. Это может помочь выявить любые ошибки или несоответствия на раннем этапе и своевременно внести исправления. 

    Работа на площадке. Особенно удобно становится работать “в поле”. Все данные можно сразу заносить в смартфон, а не делать черновые заметки, которые затем придется переносить в “чистовик”. Легко оформить контрольные замеры на строительной площадке, проверить качество выполненных работ и материалов, выявить дефекты, проконтролировать качество материалов, определить состояние несущих конструкций, проверить соответствие сметной документации реалиям. Нужную документацию можно открыть с мобильного телефона во время проверки на строительной площадке и сверить зафиксированные и реальные данные. Например, в пару кликов найти дефектный акт и ознакомиться с проблемным участком.

Читайте также: Как составить дефектный акт c PlanRadar (видео)

  • Все возникающие по ходу работы заметки можно внести на платформе при помощи настраиваемых шаблонов. Если на стройплощадке нет сети, нужные документы можно скачать заранее на смартфон или планшет, а с приложением работать оффлайн. Как только появится подключение к сети, все внесенные данные синхронизируются в системе.
  • Выявление нарушений. При сравнении фактически выполненных работ и данных, указанных в журналах работ и финансовых ведомостях, удобно обращаться к проектной документации. Все данные о материалах и их количестве, площадях, объемах работ могут быть почерпнуты из BIM-модели. В любой момент можно обратиться к виртуальной модели здания вместо выезда на строительную площадку. Работа с цифровыми 2D-чертежам или 3D-моделями значительно облегчает процесс контроля. А чертежи можно сравнить в приложении за пару минут. Если понадобится, пересмотреть более ранние версии чертежей, чтобы найти несоответствие: разница подсвечивается цветами. Сравнение версий планов в PlanRadar
  • Составление дефектных ведомостей, протоколов. В PlanRadar легко зафиксировать выявленные недостатки при помощи фото или видеосъемки: достаточно сделать на смартфон фото и загрузить в приложение.
  • Если не хватает времени на заполнение документации по ходу работы, можно отправить голосовые заметки. Создавайте индивидуальные контрольные списки осмотра и аудита зданий с помощью цифровых шаблонов PlanRadar. Это значительно сэкономит время, а внесенные данные сразу же будут сохранены защищенной облачной среде. После заполнения данных в шаблон остается только нажать одну кнопку, чтобы скачать готовую дефектную ведомость. Составление дефектной ведомости в PlanRadar

  • Составление отчетности. Подготовка протоколов, актов о выполненных объемах работ и понесенных затратах осуществляется в пару кликов, на базе уже внесенных данных. Можно выбрать нужную форму отчета из списка или же настроить его под себя, создав свой пользовательский шаблон. Это ускоряет составление технического заключения и рекомендаций, оформление отчётов, а это один из самых затратных по времени этапов аудита. Цифровой отчет по проекту с помощью PlanRadar

  • С PlanRadar заказчик моментально получает итоговое заключение, в котором дается оценка эффективности инвестиций в проект, анализ соответствия затрат первоначальному бюджету, фактически выполненным работам.

  • Анализ данных, статистика. Сформировать удобные для визуального восприятия диаграммы можно за несколько кликов.

Строительный аудит- срез в диаграммах

Приложение, основываясь на введенных ранее данных, само проведет анализ и выстроит графики. Например, легко определить численное отношение фактически выполненного объема строительных работ к намеченным, оценить сроки сдачи проекта, существующие риски. Это облегчит проведение технической и финансовой экспертизы, анализ отклонений и нарушений, прогноз рисков.

Цифровое решение облегчает анализ полученных данных, сверку проектно-сметной документации с ситуации на строительной площадке, экспертиза бюджета. Plan Radar интегрируется с ERP-системами, такими как бухгалтерия 1С. Таким образом, обращаться к данным для работы с финдокументами, сметами удобно благодаря единой платформе.

И главное, простота использования приложения. Ведь члены команды могут столкнуться с проблемами при переходе на новую систему, особенно если она сложна или неудобна для пользователя. Интуитивно понятный интерфейс, с которым можно быстро разобраться и за 10 минут настроить свой первый проект, делает PlanRadar ведущим цифровым решением для строительного аудита. Оптимизируйте процессы, избавьтесь от рутины, установив цифровой контроль!